Redovisning av genomförd granskning enligt plan för internkontroll 2016

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Diarienummer: N /15 Förvaltningscontroller Jannicke Hansson Telefon: E-post: Redovisning av genomförd granskning enligt plan för internkontroll 2016 Förslag till beslut 1. Rapporteringen av förvaltningens internkontrollgranskning för år 2016 godkänns. 2. Förslagen till åtgärder enligt bilaga 1 godkänns. 3. Föreslagna åtgärder följs upp i Uppföljningsrapport Ärendet Varje nämnd har ansvar för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt (6 kap 7 Kommunallagen). En god intern kontroll innebär att det finns tillräckliga rutiner för att: säkerställa att kommunens verksamhet bedrivs effektivt och korrekt säkra kommunens tillgångar och förhindra förluster säkerställa att oegentligheter inte sker. Därigenom skyddas även personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Genom en god intern kontroll ges möjlighet att förebygga, upptäcka och åtgärda allvarliga fel i verksamheten. Enligt stadens riktlinjer för intern kontroll ska stadsdelsnämnden årligen fastställa en intern kontrollplan som syftar till att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndens verksamhetsområde. Bakgrund Genom att anta den interna kontrollplanen beslutade nämnden den 15 december 2015 att följande processer eller områden skulle bli föremål för särskild granskning 2016: 1. Återsökning av statsbidrag - nyanlända 2. Lokalprocessen - enhetschefsnivå Stadsdelsförvaltningen har genomfört granskningar i enlighet med internkontrollplanen. De brister som iakttagits och de rekommendationer som ges ska ligga till grund för kvalitetsförbättringar. Vidtagna åtgärder följs upp i Uppföljningsrapport 3 (fokus kärnverksamhet). Resultatet av 2016 års granskning återges i sin helhet i bifogad rapport (bilaga 1). Göteborgs Stad Västra Göteborg, tjänsteutlåtande 1(2)

2 Samverkan Information i FSG den 22 november Stadsdelsförvaltningen Västra Göteborg Maria Lejerstedt Stadsdelsdirektör Jannicke Hansson Förvaltningscontroller Bilaga 1: Redovisning av genomförd granskning enligt plan för intern kontroll 2016 Bilaga 2: Internkontrollplan 2016, sammanfattning Göteborgs Stad Västra Göteborg, tjänsteutlåtande 2(2)

3 Redovisning av intern kontroll 2016

4 Innehållsförteckning 1 Inledning Redovisning av granskningar enligt intern kontrollplan Område 1 Lokalprocessen Bakgrund Riskbeskrivning Avgränsningar och kontrollmetod Iakttagelser Bedömning Förslag till åtgärder Område 2 Återsökning av stadsbidrag för nyanlända Riskbeskrivning Avgränsningar och kontrollmetod Iakttagelser Bedömning Förslag till åtgärder... 5 Göteborgs Stad Västra Göteborg, Intern kontroll (5)

5 1 Inledning SDN Västra Göteborg beslutade 15 december 2015 om en intern kontrollplan för Den interna kontrollplanen innehöll följande kontrollområden: - Lokalprocessen - Återansökning av stadsbidrag för nyanlända. Stadsdelsförvaltningen har genomfört granskningar i enlighet med internkontrollplan. Förvaltningscontroller har samordnat granskningarna, som har utförts av ett team med två kontrollansvarig. Resultatet överlämnas genom denna rapport till ansvariga chefer och ska ligga till grund för kvalitetsförbättringar. Respektive ansvarig sektorschef eller stödfunktionschef ska i Uppföljningsrapport redovisa vilka åtgärder som vidtagits med anledning av internkontrollgranskningen till nämnden. 2 Redovisning av granskningar enligt intern kontrollplan Område 1 Lokalprocessen Bakgrund Lokalprocessen beskriver det arbetssätt och de roller och ansvar som gäller vid ombyggnad, tillbyggnad och förändringar i lokaler. Av processen framgår vilket ansvar lokalsekretariatet, lokalförvaltningen respektive stadsdelen har. I samband med arbetet har det framkommit att det råder en förvirring och otydlighet kring vad som avses med begreppet lokalprocessen Riskbeskrivning Risk för effektivitetsbrister och arbetsmiljöproblem Avgränsningar och kontrollmetod Granskningen avser processen för enhetschefs beställning av tjänster gällande fastighets- och lokalfrågor. Fokus för granskningen har varit att komma fram till om det finns en tydlig, känd och ändamålsenlig process för verksamheterna att förhålla sig till. Intervjuer har genomförts med sex enhetschefer inom sektorerna ÄO-HS- IS och IFO-FH. Samtal har även skett med fastighetsstrateg för att öka förståelsen och kunskapen om granskningsområdet Iakttagelser Det finns ingen enhetlig bild över vilka styrande dokument som reglerar området för fastighet och lokaler, det vill säga vad man som chef har att förhålla sig till. I flera intervjuer hänvisas till den så kallade X listan samt felanmälan som hanteras av Intern service. Vidare nämns rutinen Gränsdragning fastighet vem ska göra vad?. Det råder dock en oklarhet i vilken mån den gäller och stämmer. Ett flertal använder felanmälan för alla sina ärenden gällande fastighets- och lokalfrågor. Möjligheten att felanmäla via en ingång, vilken återfinns på intranätet upplevs som positiv. Det finns dock enheter som tar direkt kontakt med Lokalförvaltningen alternativt externa fastighetsägare. När felanmälan skett gör Intern service en bedömning av de ärenden som kommer in. X-listan ligger till grund för vilka ärende som hanteras av Intern Service alternativt anmäls vidare till Lokalförvaltningen. Det finns exempel i verksamheten på insatser som skötts av Intern service men som borde gått vidare till Lokalförvaltningen såsom målningsarbete och uppsättning av väggar. Göteborgs Stad Västra Göteborg, Intern kontroll (5)

6 Flertalet av de intervjuade påtalar att det finns en otydlighet gällande uppdrag, ansvar och befogenheter. Utifrån granskat område sker inga systematiska riskbedömningar. Inte heller några kontrollaktiviteter genomförs för att säkerställa att arbetet sker så som det är avsett enligt X- listan. Södra skärgården har en arbetsordning som skiljer sig från övriga stadsdelen. Här utför fastighetsservice uppdrag för förvaltningar och bolag enligt särskilda avtal. Detta upplevs fungera bra av berörda Bedömning Det finns anledning att anta att enhetschefers arbetsmiljö har påverkats positiv genom möjligheten att felanmäla allt via en kanal. Granskningen har dock visat att beställning av tjänster rörande fastighets- och lokalfrågor hanteras på olika sätt. Det kan konstateras att det finns en otydlighet kring vad som avses med begreppet lokalprocessen. Det finns även en otydlighet avseende styrande dokument, ansvar och befogenheter. Det görs inga systematiska riskbedömningar, inte heller några kontroller vilket i sig är svårt när det inte finns en tydlig process att förhålla sig till. Det finns risk för effektivitetsbrister på grund av den otydlighet som beskrivits ovan. Det finns också en risk att stadsdelens ekonomi belastas i de fall tjänster utförs av Intern Service som borde utförts av Lokalförvaltningen. År 2015 genomfördes en översyn av fastighetsorganisationen i Västra Göteborg. Målsättningen var en förbättrad/effektivare organisation med tydliggjorda roller och ansvarsområden. Vissa av de utvecklingsområden som redovisas i denna rapport kvarstår och granskarna ställer sig frågande till om och hur dessa utvecklingsområden omhändertagits Förslag till åtgärder Såväl lokalprocessen som X-listan behöver tydliggöras samt hur de förhåller sig till varandra. Därefter behöver dessa implementeras hos samtliga chefer som berörs av fastighets- och lokalfrågor. Översyn och eventuell revidering avseende rutiner som påverkar beställning av tjänster gällande fastighets- och lokalfrågor. Utifrån framtagen process analysera risker och arbeta fram egenkontroller. Granskarna rekommenderar att egenkontroll sker avseende fördelning av inkomna ärenden mellan Intern service, Lokalförvaltning och externa hyresvärdar. Det åtgärder som föreslagits kan med fördel omhändertas inom ramen för den nya fastighetsorganisation som arbetats fram i stadsdelen. 2.2 Område 2 Återsökning av stadsbidrag för nyanlända Riskbeskrivning Det finns en osäkerhet om rutin finns och om den i så fall följs. Detta kan innebära att stadsdelen dels går miste om resurser dels att befintliga resurser används på annat sätt än avsett Avgränsningar och kontrollmetod Granskningen omfattar endast sektor Utbildning mot bakgrund av att det, jämförelsevis mot andra sektorer, finns många att söka bidrag för. Granskningens fokus har varit återansökning av extraordinära kostnader för asylsökande barn/elever i förskola/skola. Det finns ytterligare stadsbidrag som hanteras i sektorn som inte ingått i granskningen. Intervjuer har genomförts Göteborgs Stad Västra Göteborg, Intern kontroll (5)

7 med olika funktioner så som rektor, planeringsledare och kvalitetsutvecklare. Samtal har även skett med ekonom och ekonomichef Iakttagelser Granskningen visar att det finns en framtagen rutin från oktober 2015 för återsökningsbara ersättningar för nyanlända barn och elever i förskola och grundskola. Rutinen är känd i verksamheten bland dem som arbetar med frågan. Uppfattningen bland de intervjuade är att rutinen efterlevs. Det råder dock en osäkerhet kring vad som bedöms vara extraordinära kostnader samt om ansökningarna är korrekta. Samtliga intervjuade påtalar att återsökningen bygger på att en planeringsledare påminner om ansökningstid till verksamheten och skickar ut underlag som ska fyllas i. Planeringsledaren är även den som sammanställer dessa uppgifter innan de skickas vidare. Processen anses vara viktig. Det förekommer inte några systematiska riskbedömningar eller direkta kontroller av följsamhet till rutinen Bedömning Inom sektor Utbildning finns en framtagen rutin där ansvar och uppdrag är beskrivet. I intervjuerna framgår att rutinen är känd och att verksamheten anser att den efterlevs. Granskarnas bedömning är dock att rutinen är känd på grund av planeringsledarens påminnelser av ansökningstider. Granskarna kan också se att processen är knuten till planeringsledaren och inte till verksamheten så som beskrivs i rutinen. Då en personbunden rutin är en stor risk måste sektorn säkerställa att processen efterlevs i verksamheten oavsett planeringsledarens påminnelser. Utifrån den osäkerhet som uttrycks kring ansökningarna behövs ett förtydligande, vägledning och ökad kunskap ute i verksamheten. Kommunikation mellan ekonomi och sektor Utbildning bedöms i dagsläget vara personbunden vilket är en risk Förslag till åtgärder Lägga in tider för återansökning av stadsbidrag för nyanlända i verksamhetens årshjul. Som ett steg i att säkerställa kunskapen föreslås verksamheten ta del av andra stadsdelars goda exempel. Säkerställa kommunikationen mellan ekonomi och sektorn avseende återansökningarna. Göteborgs Stad Västra Göteborg, Intern kontroll (5)

8 Riskanalys Presidiet inför IK-plan 2016 Område: rutin eller process Återsökning av stadsbidrag - Nyanlända Lokalprocessen - enhetschefsnivå Riskbeskrivning Det finns en osäkerhet om rutin finns och om den i så fall följs. Detta kan innebära att stadsdelen dels går miste om resurser dels att befintliga resurser används på annat sätt än avsett. Risk för effektivitetsbrister och arbetsmiljöproblem. Existerande kontrollaktiviteter Muntliga avstämningar med chefer och administratörer Sker ej med systematik Kontrollmoment Kontrollaktiviteten syftar till att säkerställa att berättigade resurser kommer stadsdelen till del. Kontrollaktiviteten syftar till att säkerställa att lokalprocessen följs och är ändamålsenlig samt bidrar till en god arbetsmiljö. Risk- och väsentlighetsbedömning 12 Kontrollmetod Exempelvis stickprov och intervju 12 Exempelvis stickprov och intervju Ansvar delegerat till Sektorschef UTB Sektorschef IFO-FH Ekonomichef Utvecklingschef Sektorschef ÄO-HS, IS