Svar på motion om stärkt arbete mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret KSKF/2017:258 1 (5) Kommunfullmäktige Svar på motion om stärkt arbete mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige Motionen anses besvarad. Sammanfattning Det motionärerna yrkar på görs redan sammantaget i Eskilstuna kommun eller planeras för, genom kommunens systematiska arbete inom området för korruption, muta och jäv. Arbetet inom detta område är en naturlig och viktig del i det interna kontrollarbetet och kommunen avser att fortsätta utveckla arbetet och planera för åtgärder så att kommunens och koncernens arbete mot korruption, mutor och jäv förbättras och stärks. Någon ytterligare utredning eller granskning än det som beskrivits under rubriken System och verktyg för att förebygga, upptäcka och förhindra korruption, mutor och jäv i Eskilstuna kommunkoncern är inte just nu påkallat. Motionen får således förklaras besvarad. Ärendebeskrivning Bakgrund Maria Chergui m.fl. (V) har den 22 mars 2017 lämnat in en motion om stärkt arbete mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun. Motionärerna yrkar på följande: - Att Eskilstuna kommun genomför en utredning och granskning där man ser över hur kommunen ensam och i samverkan med andra aktörer kan stävja risken för korruption, fusk och bedrägerier. - Utredningen ska granska kommunkoncernens olika verksamheter för att hitta svagheter och riskområden samt se över rutiner, uppföljning och kontroll. - Utredningen ska belysa viktiga systemfrågor som kommunen bör lyfta till andra myndigheter eller till regeringen och ett erfarenhetsutbyte ska ske med andra kommuner. - Utifrån utredningen ska en handlingsplan tas fram för att stävja korruption, fusk och bedrägerier inom Eskilstuna kommunkoncern. Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Eskilstuna kommun (5) Den 23 mars 2017 beslutade fullmäktige att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. System och verktyg för att förebygga, upptäcka och förhindra korruption, mutor och jäv i Eskilstuna kommunkoncern Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv 2012 antog kommunfullmäktige riktlinjer mot korruption, mutor och jäv. Denna riktlinje har årligen följts upp i koncerngemensamma internkontrollmoment. Utöver riktlinjen finns rutiner och arbetssätt för bedömning av bi-syssla och genomförande av värdebaseradesamtal mellan chef och medarbetare. Riktlinje för intern styrning och kontroll Under 2017 antogs en reviderad riktlinje för intern styrning och kontroll, och till den, anvisningar för genomförande. Riktlinjen med anvisning förstärker ett enhetligt, systematiskt och integrerat arbetssätt. Till riktlinjen och anvisningar finns därutöver: ett arbetsflöde i fem steg, inklusive rutiner så som en instruktion för att ta fram risker en organisation i form av en internkontrollsamordnare eller motsvarande under varje nämnd och styrelse, samordning av planering och uppföljning av intern styrning och kontroll, utbildning och erfarenhetsutbyte samt systemstöd via basöverenskommelse mellan kommunledningskontoret och konsult och uppdrag dokumentation i form av internkontrollplan, delårs- och slutrapporter och uppföljningar i olika typer av system Kommunrevisorerna har en viktig roll i den interna kontrollen. Kommunkoncerngemensam intern styrning och kontroll Varje år beslutar kommunfullmäktige om kommunkoncerngemensamma internkontrollmoment. Senaste åren har just riktlinjen mot korruption, mutor och jäv följts upp. Kommunfullmäktige följer årligen även upp att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig och detta återrapporteras i en granskningsrapport. Revisorerna återkopplar också sin granskning årligen med förslag om huruvida ansvarsfrihet ska beviljas. Koncerngemensamt internkontrollmoment 2017 års internkontroll visade att 75 % av medarbetarna hade kunskap om riktlinjen mot korruption, mutor och jäv och att 36 % av medarbetarna kände till att det finns rutiner för att lokalt förhindra och förebygga uppkomsten av korruption, mutor och jäv. För innevarande år omfattar koncerngemensamma internkontrollmoment kontroll av otillbörlig påverkan, mutor och 02Eskilstuna den stolta Fristaden

3 Eskilstuna kommun (5) jävssituationer. Kontrollerna föreslås ske i form av stickprov av en oberoende externt upphandlad konsult. Var och hur stickprover ska genomföras är ännu inte fastslaget, men skulle kunna göras i enkla upphandlingar, inköp, myndighetsbeslut så som försörjningsstöd, bygglov, tilldelning av förskoleplats, beslut om vård- och omsorgsboende, alkoholtillstånd, beslut om föreningsbidrag, ärenden om etableringar, byggnationer och rekryteringar. Ansvarig för att hålla ihop arbetet med kontrollmomentet är kommunstrateg ekonomi och HR med stöd av chefsjuristen på kommunledningskontoret. Anvisningar för genomförandet av kontrollmomenten utarbetas under våren 2018 och förmedlas till respektive nämnd och bolagsstyrelse via internkontrollsamordnarna. Kontrollen ligger till grund för en analys och bedömning av hur det förebyggande arbetet mot korruption, fusk och bedrägeri fungerar i kommunkoncernen. Inbyggd internkontroll Den interna styrningen och kontrollen sker dagligen i verksamheten där det gäller att bedöma allt ifrån ekonomiska transaktioner till känsliga frågor i verksamhet. Det finns anvisning, arbetsprocesser och rutiner för olika områden där det kan finns risk för korruption, mutor och jäv. Inom följande områden kan det finnas en objektiv förhöjd risk: : köp och upphandling av varor och tjänster näringslivsetableringar försäljning av kommunal egendom och verksamheter beslut om bygglov, försörjningsstöd, alkohol, förskoleplats, föreningsstöd och boende inom vård- och omsorgsverksamheten, anställningsärenden Den interna kontrollen styrs av på vilket sätt kommunen fördelat roller och ansvar i organisationen genom tex. reglementen, delegationsordningar, attestreglementen, firmateckningsbeslut och arbetsordningar. I dessa typer av styrdokument regleras t.ex. ansvar, beslutsfattande och hur kommunens firma tecknas. Det kan också handla om behörighetsstrukturer och vem som har tillgång till elektroniska system och vem som har tillgång till information i specifika ärenden. Stickprov genomförs för att kontrollera att medarbetare följer de rutiner som är uppställda. Särskilt om upphandling När det gäller upphandlingar i kommunen genomförs dessa i ett elektroniskt upphandlingssystem. Anbuden tas in och hanteras uteslutande elektroniskt. Verksamhetssystemet bidrar till ett systematiskt arbetssätt för att förebygga och förhindra fusk, bedrägeri och korruption. Som exempel på funktionaliteten i systemet kan nämnas att samtliga händelser i ett upphandlingsärende journalförs automatiskt. Handläggare kan inte heller ta 02Eskilstuna den stolta Fristaden

4 Eskilstuna kommun (5) del av inkomna anbud innan anbudstidens utgång. Kommunen har också som rutin att två personer alltid deltar vid anbudsöppning. I det enskilda upphandlingsärendet ställs också krav på att förebygga identifierade risker. Ett exempel på detta är att kontroll alltid görs mot skatteverket avseende betalning av skatter och sociala avgifter samt eventuella skulder hos kronofogdemyndigheten. Vanligen ställs också krav på anbudsgivares ekonomiska status vilket kontrolleras via utdrag från kreditupplysningstjänst. Frekvent förekommande är också krav på tidigare erfarenheter och referenser för att kontrollera att anbudsgivaren har en adekvat bakgrund och att anbudet är allvarlig menat. Riktlinjer för insyn och uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare under mandatperioden antogs riktlinjer för insyn och uppföljning av verksamhet som bedrivs av privata utförare under mandatperioden Nämndernas tillämpning av riktlinjen med tillhörande anvisning har följts upp under 2017 och stämts av inför den så kallade granskningsrapporten för intern styrning och kontroll Riktlinjerna ifrån 2016 var en direkt följd av förändringar i kommunallagen som innebar att kommuner ska: kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal drivs av en privat utförare, och detta arbete ska vara strategiskt och systematiskt, genom avtal tillförsäkra information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i den överlämnade verksamheten, se till att kommunala företag ger allmänheten insyn i verksamhet som de överlämnar till privata utförare ha en generell informationsskyldighet när enskilda personer kan välja mellan olika utförare Nuvarande riktlinje med anvisningar kommer att utvärderas och revideras inför kommande mandatperiod. Samverkan och nätverk Förutom intern samverkan mellan olika nämnder och dess förvaltningar och bolag med dess styrelser, samverkar kommunen med externa myndigheter så som tex. försäkringskassa, skattemyndighet, arbetsförmedling, åklagarmyndigheten för att stävja t.ex. bidragsfusk och oegentligheter. Sveriges kommuner och landsting arbetar också aktivt med kommunerna för att förhindra muta och korruption. SKL nätverkar med kommuner och landsting för att det ska komma tillstånd ett lärande mellan kommunerna och landstingen och ett utbyta av erfarenheter mellan olika kommuner. Eskilstuna kommun deltar aktivt i detta nätverk, ibland annat i internkontrollsammanhang och inom upphandling-/inköpsverksamheten. 02Eskilstuna den stolta Fristaden

5 Eskilstuna kommun (5) Kommunledningskontorets bedömning Eskilstuna kommunkoncern har system, arbetssätt och verktyg på olika nivåer i sin organisation och inom verksamheten för att förebygga, upptäcka och förhindra korruption, mutor och jäv. Arbetet mot korruption, mutor och jäv är dock ett ständigt och fortgående arbete som kräver att kommunen fortlöpande håller i och följer upp beslutade styrdokument och fastställda arbetssätt och rutiner års stickprov kommer att bidra till analysunderlag av det pågående förebyggande arbetet och inom vilka områden Eskilstuna kommunkoncern särskilt behöver fokusera och vidareutveckla. Kommunen kommer att jobba vidare med att förbättra det förebyggande arbetet genom förankring i verksamheterna. Detta förankringsarbete kommer att fokusera på att bl.a. medvetandegöra beslutade rutiner och systematiskt följa upp verksamheterna. Kommunrevisionen och visselblåsarfunktionen kommer också att göras mer kända genom olika kommunikationsinsatser så att medborgare och medarbetare vet vem de kan kontakta när det finns en misstanke om oegentlighet. Kommunledningskontorets bedömning är att det motionärerna yrkar på, redan sammantaget görs i Eskilstuna kommun eller planeras för, genom kommunens systematiska arbete inom området för korruption, muta och jäv. Arbetet inom detta område är en naturlig och viktig del i det interna kontrollarbetet och kommunen avser att fortsätta utveckla arbetet och planera för åtgärder så att kommunens och koncernens arbete mot korruption, mutor och jäv förbättras och stärks. Kommunledningskontorets bedömning är att någon ytterligare utredning eller granskning än det som beskrivits ovan under rubriken System och verktyg för att förebygga, upptäcka och förhindra korruption, mutor och jäv i Eskilstuna kommunkoncern inte just nu är påkallat. Motionen får således förklaras besvarad. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Birgitta Berg T.f. Administrativ direktör Beslutet skickas till: 02Eskilstuna den stolta Fristaden

6

7

8 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(1) 92 Motion - Stärk arbetet mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun - inlämnad av V (KSKF/2017:258) Beslut Motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning. Ärendebeskrivning Maria Chergui (V), Maria Forsberg (V), Joel Hamberg (V), Anette Stavehaug (V) samt Alar Kuutmann (V) har den 22 mars 2017 lämnat in en motion Stärk arbetet mot korruption, fusk och bedrägeri i Eskilstuna kommun. Motionären yrkar på följande: - Att Eskilstuna kommun genomför en utredning och granskning där man ser över hur kommunen ensam och i samverkan med andra aktörer kan stävja risken för korruption, fusk och bedrägerier. - Utredningen ska granska kommunkoncernens olika verksamheter för att hitta svagheter och riskområden samt se över rutiner, uppföljning och kontroll. - Utredningen ska belysa viktiga systemfrågor som kommunen bör lyfta till andra myndigheter eller till regeringen och ett erfarenhetsutbyte ska ske med andra kommuner. - Utifrån utrednigen ska en handlingsplan tas fram för att stävja korruption, fusk och bedrägerier inom Eskilstuna kommunkoncern. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande