Delårsrapport Överförmyndarnämnden

Transkript

1 Delårsrapport Överförmyndarnämnden Verksamhetsidé Överförmyndarnämnden är en tillsynsmyndighet som ansvarar för tillsyn över ställföreträdares förvaltning. Tillsynen ska garantera rätten åt personer som inte kan förvalta sin egendom, bevaka sin rätt eller sörja för sin person

2 Ordförande Birgitta Eriksson Viktiga händelser under perioden Kansliet och nämndens gemensamma arbete med utveckling fortsätter på bred front i alla perspektiv och i alla processer. Värt att nämna är att den utveckling som skett under delår 1 i stora drag motsvarar tidigare utveckling på årsbasis. Vilja och lust är stora drivkrafter hos nämndemän och tjänstemän, engagemanget är stort och förbättringsarbetet börjar generera goda resultat. Detta märks på till exempel genom att handläggningen blir tydligare, enklare och rättsäker. Nämnden får effektivare möten och dokumentationen beskriver tydligt ärendens gång med underlag och beslut. Ett flertal medborgare hör av sig och är intresserade av uppdrag, det är också glädjande då det tolkas som ett ökat förtroende. Verksamheten genomsyras av positiv energi och det gemensamma målet är att huvudmän som har ställföreträdare ska känna sig trygga med att de får de stöd de behöver och har rätt till. Gode män, förvaltare, förmyndare ska känna att de är kontrollerade, utbildade och stolta över sitt uppdrag.

3 Måluppfyllelse SAMHÄLLSUTVECKLING Gotland utvecklas i linje med visionsmålen och har ett starkt varumärke Framgångsfaktorer Marknadsföra vår verksamhet Handlingsberedskap för snabb handläggning i ärende om god man för ensamkommande barn (skall förordnas inom 48 tim) Nya vägar för rekrytering av god man/förvaltare Kundenkät, NKI ska överstiga normalvärdet % av ärenden om god man för ensamkommande barn ska förordnas inom 48 timmar 100 % av rekryteringsplanens insatser ska utföras Marknadsföring Marknadsföring av överförmyndarnämndens verksamhet pågår ständigt på många olika sätt, i samtliga möten med myndigheter, huvudmän, ställföreträdare, politiker och i andra nätverk. Nämnden och dess kansli arbetar aktivt med att myndigheten ska vara öppen, transperent och tydlig med information. Effekterna av det kvalitetsarbete som genomförts under 2012 och som fortsätter börjar ge effekter även när det gäller marknadsföring av myndighetens verksamhet. En indikation på att vi lyckas är att vi fått ett flertal intresseanmälning både från ställföreträdare som kan tänka sig fler uppdrag och medborgare som kan tänka sig att bli god man eller förvaltare. Ensamkommande barn Nämnden har kontaktat ställföreträdare för uppdrag inom utsatt tid och målet att förordna god man för ensamkommande barn inom 48 timmar är uppfyllt. Rekrytering När nämnden lyckas med sin marknadsföring påverkar även det rekryteringen av ställföreträdare. Något som också har visat sig vara gynnsamt för rekrytering är det utvecklingsarbete som kansliet genomför när det gäller utbildning och information till ställföreträdarna. Utbildningstillfällena och informationsutskick har aldrig erbjudits tidigare i så stor omfattning. Det ger nämnden en indikation mot att vi är på rätt väg mot vårt mål att ställföreträdare ska känna sig trygga, kontrollerade och därmed stolta över sitt uppdrag och därmed är goda ambassadörer och fler blir intresserade av att åta sig ett uppdrag.

4 BRUKARE/KUNDER Mål: Brukarna/kunderna upplever att de får tjänster av god kvalitet, är informerade, delaktiga och respektfullt bemötta Tydlig och tillgänglig information utifrån lagstadgade rättigheter Säkerställa tillsynen över personlig omvårdnad Ökad granskning av årsräkningar med samtliga verifikat Kundenkät, NKI ska överstiga normalvärdet 56 Handlingsplanen ska vara 1. Upprättad under Kvalitetssäkrad och jämförd med andra Implementerad och i bruk % av antalet årsräkningar ska granskas med samtliga verifikat Nya broschyrer Under perioden har myndigheten tagit fram tre nya broschyrer och ett flertal mallar har omarbetats för att de ska vara tydliga för användaren. Regionens hemsida Regionens nya hemsida är i bruk och samtlig information från nämnden ses över och nya broschyrer läggs ut. Det informationsbrev som skickas till ställföreträdarna varje månad görs också tillgänglig för andra genom att det läggs ut på internet. Regionens kundtjänst informerar om verksamheten Checklistor för regionens kundtjänst är under produktion. Detta för att kundtjänsten ska ha ett korrekt material att informera utifrån så att medborgare framöver kommer att kunna få hjälp med att få information och kunskap om var de kan hitta blanketter. De kan också få hjälp att få blanketter och informationsmaterial hemskickat från kundtjänsten. Tillsyn av personlig omvårdnad Ordförande och enhetschef har planerat in ett besök hos överförmyndarnämnden i Västerås för att knyta kontakt och utbyta erfarenheter. Frågan om hur tillsynen av personlig omvårdnad säkerställs berör alla nämnder och överförmyndare i landet. Förhoppningen är att ett gemensamt arbete kring tillsynsfrågan kan påbörjas. Granskning av årsräkningar Årets redovisningar kommer nu in till myndigheten. Där har 15 % av alla begäran om årsräkning markerats för att ställföreträdaren ska skicka in samtliga verifikat för granskning.

5 PROCESSER Mål: Processer ger resultat av god kvalitet till kostnader i nivå med jämförbara kommuner och landsting Kvalitetssäkra processer utifrån ett lean-perspektiv Goda relationer med samarbetspartners Mål för handläggningstider följs Huvudprocessen ansökan om god man/förvaltare ska vara klar 2013 Minst 4 gränsöverskridande träffar ska genomföras/år Mäts månatligen Kvalitetssäkring av processer Arbetet med att se över rutiner och processer fortskrider. Nämnden har sett över delegationsordningen till kansliet tjänstemän. Rutinbeskrivningar har upprättats för att till exempel kvalitetssäkra placering av medel. Handläggningstider Utvecklingsarbetet gör att kvaliteten på handläggning och beslut ökat markant. I ett flertal handläggningsuppgifter krävs en större administration i varje ärende när rutiner som uppfyller kvalitetskraven följs. Ett exempel är de ärenden som ligger för beslut i nämnden. Numera upprättas tjänsteskrivelser med utredning, förslag till beslut samt laghänvisning i varje enskilt ärende, en uppgift som inte har utförts tidigare av kansliet. Detta medverkar till att målen för handläggningstiderna inte alltid uppnås tillfredsställande. På sikt kan detta vända, när rutiner och processer är tydligare bör det effektivisera handläggningen. Det är svårt att sia om innan alla rutiner har setts över. Datorstöd Det nya datorstödet Wärna är i bruk och det arbetas intensivt med att säkra all information, upprätta mallar som dels stödjer lagstiftningen och också är tydliga och enkla att förstå för mottagaren. När all information är säkerställd efter konvertering från det tidigare systemet kommer nämnden att kunna ta fram mer statistik och rapporter för analyser. Materialet ger också möjligheter för att kunna jämföra verksamheten med andra kommuner. Kompetensutvecklingsmodulen kommer att börja användas under året, där kan myndigheten förteckna samtliga ställföreträdare med kompetensprofiler. Ärendemängd Den 31 adecember 2012 hade myndigheten 782 registrerade godmans-/förvaltarskapsärenden och 217 förmynderskapsärenden. Under perioden har 138 ärenden avslutats och 25 byten av god man har skett. Den 31 mars var 88 stycken ärenden under utredning, det vill säga ännu ej beslutade i tingsrätten. Ovanstående siffror beskriver troligen i stort hur ärendemängden ser ut även denna period. Med anledning av systembytet har inte exakta siffror kunnat tas fram i skrivande stund. 11 stycken Förvaltarfrihetsbevis har under perioden utställts. Förvaltarfrihetsbevis är ett bevis över att den det berör inte har förvaltare.

6 MEDARBETARE/LEDARE Mål: Medarbetare/ledare trivs, är engagerade, tar ansvar och utvecklas för att möta framtidens utmaningar. Gode män/förvaltare (förtroendeuppdrag) är välutbildade och har god kompetens för sitt uppdrag Bevaka att tjänstemän får erforderlig kompetensutveckling När regionens mål för NKI (nöjdkund-index) Minst 8 utbildningstillfällen/nätverksträffar ska anordnas för god man/förvaltare varje år Medarbetarenkät samt återrapportering till nämnden Kundenkät, NKI ska överstiga normvärdet 56 Utbildning av ställföreträdare Nya ställföreträdare erbjuds information på kansliet inför sitt åtagande av uppdrag som god man eller förvaltare. De får dessutom en bok om uppdraget som stöd och hjälp i sitt uppdrag. Ett flertal utbildningstillfällen har erbjudits under perioden. Utbildningstillfällen för god man/förvaltare Januari Februari Information från försäkringskassan Utbildning i att upprätta årsräkning Vad är ett gott liv för olika individer? Föreningen för utvecklingsstörda barn, ungdomar och vuxna Utbildningstillfällen för god man för ensamkommande barn I samverkan med socialförvaltningen håller kansliet utbildningstillfällen med särskilda fokusområden för god man. På utbildningarna deltar handläggare från överförmyndarnämndens kansli, tjänstemän från socialförvaltningen och personal från boenden för ensamkommande barn. Ett gemensamt lärande om varandra och våra ansvarsområden som höjer kvaliteten i ett helhetsperspektiv. Tre utbildningstillfällen har genomförts under perioden. Januari Februari Mars Grundläggande information om likheter och skillnader mellan god mans och tillfällig vårdnadshavares uppdrag Ekonomiska förutsättningar för ensamkommande barn i asylprocess samt för de som fått uppehållstillstånd Att ansöka om asyl, asylprocessen ur ett juridiskt perspektiv NKI Enkätunderlaget för årets enkät är under produktion. Kompetensutveckling Samtliga handläggare har fått grundutbildning för det nya datorstödet. En handläggare har deltagit i nätverksträff anordnad av SKL, i Stockholm. Detta är ett värdefullt nätverk där kansliet får ta del av nyheter och möjlighet att dryfta gemensamma frågeställningar. Nämndsekreteraren på kansliet har varit på 3 dagars grundutbildning i arkivering. Nämndsekreteraren deltar också regelbundet i regionens sekreterarnätverk som leds av 1:e stadssekreterare Nina Gustafsson. Huvudsyftet med nätverket är, förutom fördelarna med ett yrkesnätverk, att skapa samsyn och enhetlighet inom ärendeprocessen.

7 EKONOMI Mål: Ekonomin är uthållig och i balans ur ett generationsperspektiv Månadsuppföljning Handläggningskostnader jämförs med likvärda kommuner Arvodering på likvärdiga villkor Utfall skickas till nämnden varje månad Framtagande av metod för kostnad/ärende ska vara påbörjad 2013 Mäta antalet omprövningar vid överklagande Månadsuppföljning Rollerna mellan nämnderna och Serviceförvaltningen har förtydligats. Ordföranden och avdelningschef på avdelningen Ledningsstöd upprättar en överenskommelse om köp av kanslitjänst med kostnad. Kansliet är organiserat i enheten tillsyn och service som ansvarar för produktionen. Nämndens budget 2013 omfattar totalt tkr som fördelas enligt följande; tkr kansli, tkr arvoden och 250 tkr nämnden. Ny rapport för redovisning av nämndens ekonomi är under produktion av förvaltningens ekonomienhet. Handläggningskostnader jämförs med likvärda kommuner När det nya datorstödet är i full drift kommer uppgifter och rapporter att tas fram för att skapa underlag för jämförelse med andra. Detta är också en fråga att lyfta i de nätverk tjänstemän och ordförande ingår i. Viktigt är att säkerställa materialet så att jämförelser sker på lika villkor. Mäta antalet omprövningar vid överklagande När det nya datorstödet är i full drift kommer denna uppgift att kunna presenteras. Budget och prognos Ställföreträdare lämnar, enligt lag, in sin årsräkning till 1 mars varje år. Till årsräkningen bifogas redogörelse för insatser i uppdraget. Redogörelsen ligger sedan som grund för vilket arvode och omkostnadsersättning ställföreträdaren har rätt till. Nämnden har därför inte betalat ut arvoden någon större omfattningen. Nämnden gör därför ingen annan bedömning än att budgeten är tillräcklig för året. Välkommen att kontakta Överförmyndarnämndens kansli. Telefontid: måndag, onsdag, fredag kl Tfn vxl E-postadress: registrator-ofn@gotland.se