Öfn 83 Redovisning av statistik från kansliet

Transkript

1 Öfn 83 Redovisning av statistik från kansliet - Månatlig statistik över överförmyndarnämndens verksamhet. Överförmyndarnämnden godkänner redovisningen.

2 Öfn 84 Beslut om redovisning i förenklad form Akt nr 2195 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

3 Öfn 85 Beslut om redovisning i förenklad form Akt nr 2041 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

4 Öfn 86 Beslut om samtycke till försäljning av fastighet Akt nr 2347 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

5 Öfn 87 Beslut om samtycke till försäljning av fastighet Akt nr 2348 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

6 Öfn 88 Informationsärende Akt nr 18 Innehållet i paragrafen är sekretessbelagt enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

7 Öfn 89 Delårsrapport Förslag till delårsrapport , daterad Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden godkänner, efter vissa justeringar och tillägg, förslaget till delårsrapport Överförmyndarnämnden beslutar att använda sitt eget kapital på 465 tkr för att delfinansiera kostnaderna för gode män till ensamkommande barn Överförmyndarnämnden beslutar att söka tilläggsanslag om 535 tkr för att delfinansiera kostnaderna för gode män till ensamkommande barn Expedieras: Regionstyrelsen & Ekonomi och styrning

8 Öfn 90 Uppgradering av ärendehanteringssystemet - Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar att initiera processen med att uppgradera kansliets ärendehanteringssystem WÄRNA till WÄRNA Go och om behovet finns inkludera e-wärna i uppgraderingen. Skäl för beslutet Kansliets ärendehanteringssystem WÄRNA har slutat att uppdateras och kommer på sikt att sluta fungera. Det enda alternativet som finns till det nuvarande är den nya, webbaserade, versionen av WÄRNA, WÄRNA Go. Informationen som finns i nuläget är att WÄRNA Go skall ha öppen källkod och därmed kunna vara kompatibelt med regionens egna e-tjänster. Hur det fungerar i praktiken vet vi inte i dagsläget varför det är mycket möjligt att det lämpligaste är att även köpa in e-wärna. En e- tjänst som är utvecklad parallellt med WÄRNA Go och därmed kompatibla. Priset beräknas, enligt offert från upphovsföretaget Explizit, till en merkostnad (i jämförelse med kostnad för WÄRNA idag) för nämnden på 120 tkr per år de första fem åren. Därefter en merkostnad på 36 tkr/år.

9 Öfn 91 Utökning av kansliets personalstyrka - Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar att, i samband med strategisk plan och budget , begära att kansliets bemanning utökas med 0,5 tjänst. Skäl för beslutet Under ett flertal år har det varit mycket svårt att rekrytera nya gode män. Medelåldern för gode män inom regionen är 62 år. Vissa ställföreträdare har flera huvudmän (en del har över 10 stycken) och om en sådan ställföreträdare lämnar sina uppdrag så får kansliet mycket svårt att få tag i lämpliga ersättare snabbt. Rekryteringsproblemen är nationella. Många överförmyndare har medarbetare som uteslutande arbetar med rekrytering och kompetensutveckling av gode män. Det krävs att rekryteringsarbetet pågår kontinuerligt för att kunna möta efterfrågan. Även de få gånger som kansliet har varit fullt bemannat har det varit svårt att hitta tid till utåtriktade aktiviteter i syfte att rekrytera och fortbilda ställföreträdarna. Rekryteringsarbetet har, förutom en större insats hösten 2017, bestått av punktinsatser i from av enskilda föreläsningar och annonskampanjer. Insatser som inte varit tillfredställande vad resultatet i nya ställföreträdare anbelangar. Rekryteringen av ställföreträdare är en knäckfråga för att på sikt kunna säkerställa att verksamheten bedrivs rättssäkert och med tydlighet, tillgänglighet och trygghet. En halvtidstjänst med fokus på att kontinuerligt rekrytera och fortbilda ställföreträdare samt att jobba med att utöka vårt kontaktnät med socialnämnd och andra myndigheter, skulle inte bara öka möjligheterna att möta den stora efterfrågan på gode män och förvaltare. Det skulle, i och med avlastningen, även frigöra resurser på kansliet som skulle kunna riktas mot övrigt förbättringsarbete inom verksamheten. Exempelvis digitalisering och översynen av nämndens styrdokument.

10 Öfn 92 Rapport från kansliet - Verksamhetsrapport, muntlig Överförmyndarnämnden godkänner informationen.

11 Öfn 93 Konsekvensanalys av kansliets underbemanning och prioriteringsordning för hösten Konsekvensanalys och prioriteringsordning för hösten 2018, daterad Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna konsekvensanalysen av kansliets underbemanning och förslaget på prioriteringsordning för hösten 2018 Skäl för beslutet Överförmyndarnämndens kansli kommer att vara underbemannat under en längre period hösten I värsta fall kommer bara 2 av 4 tjänster vara i tjänst. Förslaget är att kansliets prioritering under tiden för underbemanningen är handläggningen av nya ärenden och granskningen av årsräkningar. Detta innebär bland annat att telefontiden skärs ner till två gånger i veckan, att kansliets kvarvarande personal får prioritera bort möten och sammanträden som inte rör det dagliga arbetet, att den timanställning som arbetar med siffergranskning av årsräkningar fortsätter under hösten och att nämnden skjuter fram översynen av delegationsordningen.

12 Öfn 94 Informationsärende rekryteringen av ny medarbetare - Muntlig information Överförmyndarnämnden godkänner informationen.

13 Öfn 95 Remissvar på länsstyrelsens inspektion - Remiss från länsstyrelsens inspektion, inkom Förslag till remissvar, daterad Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar att, efter redaktionella ändringar och tillägg, godkänna förslaget till remissvar och att omedelbart skicka det till länsstyrelsen Omedelbar justering Sammanfattning Länsstyrelsen Stockholm är tillsynsmyndighet för överförmyndarnämnden vid Region Gotland och utför med jämna mellanrum inspektioner som sedermera mynnar ut i en rapport beträffande hur överförmyndare sköter sin verksamhet. Två medarbetare från Länsstyrelsen Stockholm besökte överförmyndarnämndens kansli den 24 maj 2018 för att under en dag noggrant granska ett flertal slumpvis utvalda akter. Överförmyndarnämnden erhåller därefter ett utkast på de synpunkter som Länsstyrelsen har utifrån sin granskning. I utkastet förekommer endast fakta och iakttagelser som Länsstyrelsen gjort. Bedömningar och eventuell kritik återfinns däremot i den slutliga rapporten. Överförmyndarnämnden bereds möjlighet att yttra sig över innehållet i utkastet innan den slutliga rapporten publiceras. Expedieras: Länsstyrelsen

14 Öfn 96 Svar på rapportutkast från PwC:s granskning - Rapportutkast Region Gotland för sakgranskning, inkom Förslag till svar på rapportutkast, daterad Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna förslaget till rapportutkast och att omedelbart skicka det till PwC Omedelbar justering Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland genomfört en granskning av överförmyndarnämndens styrning och intern kontroll. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Bedrivs överförmyndarnämndens verksamhet ändamålsenligt och med en tillräcklig intern kontroll? Överförmyndarnämnden erhåller därefter ett utkast på de synpunkter som PwC har utifrån sin granskning. I utkastet förekommer endast fakta och iakttagelser som PwC gjort. Bedömningar och eventuell kritik återfinns däremot i den slutliga rapporten. Överförmyndarnämnden bereds möjlighet att yttra sig över innehållet i utkastet innan den slutliga rapporten publiceras. Expedieras: PwC

15 Öfn 97 Beslut om gallring av arkivet - Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar om att gallring av arkivet skall ske rörande godmanskap/förvaltarskap, förmyndarskap och godmanskap för ensamkommande barn avslutade under 2012, 2013 och Skäl för beslutet Enligt 3 Arkivreglemente, antaget av kommunfullmäktige , ansvarar varje myndighet för vården av sitt arkiv. I 9, samma reglemente, beslutar varje myndighet efter samråd med arkivmyndigheten om gallring av handlingar i sitt arkiv. Enligt överförmyndarnämndens dokumenthanteringsplan upprättad , ändrad , kan gallring ske 3 år efter att ärendet avslutats. De rekommenderade gallringsfristerna är minimitider och den som vill tillämpar längre tider. Arkivarie Malin Hedström samtycker den 31 augusti till att gallring sker. Expedieras: Regionarkivet

16 Öfn 98 Beslut om att utse ny arkivansvarig - Tjänsteskrivelse, daterad Överförmyndarnämnden beslutar om att utse Svante Boström som ny arkivansvarig för Överförmyndarnämnden Skäl för beslutet Enligt Att hantera arkiv i Gotlands kommun, direktiv antagna av kommunstyrelsen , ska varje nämnd utse en arkivansvarig för att bevaka arkivfrågorna inom myndigheten och informera nämnden och personalen. I och med att nuvarande arkivansvarige Gustav Guteson lämnar sin tjänst vid överförmyndarnämnden behöver nämnden utse en ny arkivansvarig. Svante Boström är villig att ta på sig uppdraget. Expedieras: Regionarkivet

17 Öfn 99 Informationsärende Strategi kring rekrytering och kompetensutveckling - Rekrytering och kompetensutveckling av gode män, daterad Överförmyndarnämnden godkänner informationen

18 Öfn 100 Länsstyrelsens informationsblad i överförmyndarfrågor 2: Länsstyrelsen informationsblad i överförmyndarfrågor, inkom Överförmyndarnämnden godkänner informationsbladet och det läggs till handlingarna

19 Öfn 101 Anmälda ärenden Överförmyndarnämnden godkänner informationen och ärendena läggs till handlingarna RF 84 Digitaliseringsstrategi Region Gotland RF 88 Begäran om tilläggsanslag överförmyndarnämnden 2018 RF 89 Delårsrapport 2018:1 Region Gotland RF 90 Arvoden och ersättningar till Region Gotlands förtroendevalda 2019 RF 94 Uppdragsredovisning. Fördelning av besparing gällande administration och ledning RF 97 Strategisk plan och budget RF 98 Internränta 2019 RF 107 Medborgarförslag; förteckning över inte avgjorda

20 Öfn 102 Övriga frågor Inga övriga frågor