Så behandlar Överförmyndarnämnden dina personuppgifter

Transkript

1 Så behandlar Överförmyndarnämnden dina personuppgifter Dataskyddsförordningen, också känd som GDPR (General Data Protection Regulation), är en ny lagstiftning från EU som ersätter personuppgiftslagen. Lagstiftningen är till för att din integritet inte ska kränkas vid behandling av dina personuppgifter. Dina uppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i GDPR eller annan lag. Här berättar vi lite mer om hur Överförmyndarnämnden i Åstorps kommun behandlar personuppgifter enligt GDPR. Personuppgifter är all slags information som handlar om eller kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är adress, mejladress och fastighetsbeteckning. För att skydda dig mot att din integritet kränks när dina personuppgifter behandlas finns dataskyddsförordningen, även kallad GDPR. Med behandla menas bland annat att samla in, registrera, lagra och bearbeta personuppgifter. Personuppgiftsansvarig Det är alltid den nämnd eller det bolag som hanterar ditt ärende och dina uppgifter som är den ytterst ansvariga för att dina personuppgifter hanteras i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Vid frågor kring detta är det alltså i första hand respektive nämnd eller bolag du ska vända dig till. Överförmyndarnämnden kontaktar du genom Åstorps kommuns växel Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud om du har frågor om vårt arbete kring Dataskyddsförordningen och hur vi hanterar dina personuppgifter. Till dataskyddsombudet vänder du dig också när du tycker att du inte får tillräckligt mycket hjälp av oss i frågor om hur vi behandlar dina eller någon annans personuppgifter. Åstorps kommuns dataskyddsombud är JP Infonet och kontaktas på dso.astorp@jpinfonet.se. Du är alltid välkommen att kontakta oss för att få hjälp att tacka nej till vår kommunikation. Du kan också maila din fråga eller klagomål till kommun@astorp.se, eller ringa oss på telefonnummer Vad som händer med dina uppgifter när du kontaktar Överförmyndarnämnden På webbplatsen astorp.se kan du komma i kontakt med Åstorps kommuns verksamheter på olika sätt till exempel genom e-post, använda elektroniska webbformulär, e-tjänster eller genom de handlingar och uppgifter som skickas in till kommunen. När du skickar information till oss är vi skyldiga enligt grundlag att registrera denna eller på annat sätt hålla uppgifterna ordnade eftersom de utgör en del av en allmän handling. Hur länge uppgifterna sparas beror på vad ditt ärende gäller. För mer information om detta ska du kontakta den förvaltning som handlägger din synpunkt eller ditt ärende.

2 När du kontaktar oss så lämnar du ibland personuppgifter. Några exempel på när dina personuppgifter registreras hos oss är när du ansöker om god man/förvaltare lämnar in en intresseanmälan för uppdrag som god man/förvaltare eller när du ansöker om nämndens samtycke till fastighetsförsäljning för huvudmans räkning. När du kontaktar oss på till exempel Twitter eller Facebook registreras dina personuppgifter. Dina personuppgifter kan också registreras när du väljer att prenumerera på information från någon av våra verksamheter. Behandlingen av dina uppgifter sker för att vi ska kunna komma i kontakt med dig eller påbörja handläggning av ditt ärende. Det är de tjänstepersoner som administrerar ditt ärende som får ta del av dina personuppgifter. Vi hämtar ibland dina uppgifter från annan Ibland hämtar vi personuppgifter om dig från någon annan, exempelvis från socialförvaltningen eller annan myndighet. För att göra en sådan hämtning krävs att det finns en laglig grund för det. I det flesta fallen är den lagliga grunden att vi ska kunna fullgöra myndighetsutövning. När uppgifter hämtas om dig från annan part under handläggningen av ditt ärende har du alltid rätt att få information om det. Överförmyndarnämnden har många åtaganden som exempelvis att tillse behov av för att enskilda inte ska lida rättsförluster samt att exempelvis utöva tillsyn. För att kunna uppfylla våra åtaganden och planera verksamheten och satsningarna på ett effektivt sätt hanteras personuppgifter genom vårt datasystem. Dessa uppgifter kan komma att lämnas vidare till myndigheter som exempelvis Försäkringskassan, Polisen, Migrationsverket eller socialtjänsten om vi är skyldiga att göra det enligt lag såsom offentlighet- och sekretesslagen. Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. Då är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir det vi kallar offentlig handling. Syftet med att behandla dina personuppgifter När du blir ombedd att lämna dina personuppgifter till Överförmyndarnämnden så ska syftet med personuppgiftsbehandlingen i det aktuella ärendet tydligt framgå. Ibland hämtar vi personuppgifter från någon annan än dig själv, exempelvis från Kronofogden. De ärenden genom vilka du kan komma i kontakt med Överförmyndarnämnden följer nedan. Här kan du också läsa mer om vilka personuppgifter nämnden hanterar och i vilket syfte:

3 Ärende Personuppgifter som inhämtas Vilka kategorier av personuppgift er hanteras? Syfte till databehandlinge n Rättslig grund Anmälan, tillsyn och kontroll av aktör aktnummer, adress, kontaktuppgifter, sociala och händelser Tillsyn, kontroll och åtgärder (föräldra balken) Ansökningsförfarande god man förhållanden (ex diagnoser och sjukdomar gällande den ansökan avser), uppgifter om anhöriga och kontaktuppgifter Tillse behov av Samtycke Ansökningsförfarande förvaltare händelser uppgifter om anhöriga Tillse behov av Klagomål på ställföreträdare händelser, uppgifter om anhöriga Tillsyn, kontroll och åtgärder Rekrytering av ställföreträdare adress, arbetslivserfarenhe ter, utbildning, referenser, Extern, eventuellt referens Rekrytering

4 utdrag ur brottsregister/kred itupplysning/social register Uttag från överförmyndarspärrat konto bankuppgifter samt händelser Kund, Tillse huvudmans behov av medel Årlig omprövning av förvaltarskap uppgifter om anhöriga Kund, Tillse behov av fortsatt (förmynd arskapsfö rordning en) Ärendehantering i övrigt Överförmyndare adress, kontaktuppgifter, och sociala uppgifter om anhöriga, händelser, diverse ansökningar Tillsyn av ställföreträdare och tillse behov av Lagring av personuppgifter Dina personuppgifter sparas och hanteras när de är nödvändiga för att vi ska kunna behandla ditt ärende. Det kan gälla en ansökan om god man eller att du ställer en fråga som du vill få svar på i ditt ärende. Personuppgifter som kommer in till en kommun blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst utan måste följa lagar och regler för dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Kontakta den förvaltning som hanterar dina personuppgifter om du vill ha mer information.

5 Dina rättigheter när det gäller personuppgifter I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att vi har börjat behandla dina personuppgifter och varför vi gör detta. Det gäller även om du inte själv lämnat ut dina uppgifter, då vi har fått dem av någon annan. Detta gäller dock inte om det är omöjligt att informera eller det skulle medföra en oproportionellt stor ansträngning. Du kan begära tillgång till dina och dina barns personuppgifter, se länk till särskild e-tjänst nedan. Du kan begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter. I offentlig verksamhet kan en sådan begäran bara tillgodoses när det inte står i strid med offentlighetsprincipen och kraven på gallring och bevarande av allmänna handlingar. Du kan invända mot behandling av dina personuppgifter. Du kan begära dataportabilitet, vilket innebär en rätt att få ut dina personuppgifter så att de kan flyttas till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller i huvudsak främst konton i sociala medier och inte personuppgifter hos en kommun. Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på ditt samtycke kan du när som helst ta tillbaka detta. Om du tar tillbaka ditt samtycke gäller samtycket till och med den dag som återtagandet skedde. Sådan behandling som skett under tiden samtycket har varit gällande påverkas alltså inte av att du återtar samtycket. Du kan också klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen. Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas ibland vissa av dessa rättigheter. Om din begäran avslås har du rätt att få ett skriftligt beslut med motivering. Laglig grund för att behandla personuppgifter Det finns olika lagliga grunder för att behandla personuppgifter: Du har samtyckt till behandlingen av dina personuppgifter Det är nödvändigt att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla ett avtal där du är part, eller för att vi ska kunna vidta åtgärder på begäran av dig innan vi ingår ett sådant avtal Vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter (rättslig förpliktelse) Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för dig eller annan fysisk person Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning Du har alltid rätt att få information om på vilken laglig grund som hanteringen av dina uppgifter sker. Om du har frågor kring laglig grund, kontakta aktuell nämnd/förvaltning eller bolag.

6 Begära ut personuppgifter På vår hemsida kan du läsa mer om hur du går tillväga om du vill begära ut ett registerutdrag. Begäran görs hos respektive nämnd. Om du vill begära ut dina uppgifter från ett kommunalt bolag vänder du dig direkt till bolaget. Om du inte har tillgång till dator kan du lämna din begäran i medborgarkontorets reception mot uppvisande av legitimation. Du har också möjlighet att fylla i blanketten på plats i kommunhuset. Du kan välja att få ut en sammanställning över bland annat var dina uppgifter förekommer, ändamålet med behandlingen och på vilken laglig grund som behandlingen genomförs. Om du sedan skulle vilja ha en kopia av specifika uppgifter från en särskild behandling kan du höra av dig till nämnden igen. Du har enligt GDPR också rätt till att få ut ett mer omfattande registerutdrag som utöver ändamål och laglig grund också innehåller kopior av all den information som finns om dig hos nämnden. Mer information om dataskyddsförordningen Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen på datainspektionens webbplats. Om du inte får svar på dina frågor i texten kan du kontakta kommunens dataskyddsombud via e-post dso.astorp@jpinfonet.se.