VÅR PERSONUPPGIFTSPOLICY

Transkript

1 VÅR PERSONUPPGIFTSPOLICY Dina personuppgifter Vi har stor respekt för våra kunders och webbplatsbesökares integritet. Denna policy ska på ett tydligt och transparent sätt beskriva hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar personuppgifter på ett säkert sätt. Vi utför all hantering av personuppgifter i enlighet med EU:s gällande integritetslagstiftning GDPR, på svenska översatt till dataskyddsförordningen. Personuppgiftsansvarig Arvid Nordquist HAB, org nr , Ekensbergsvägen 117, Box 1285, Solna ( AN", "vi", "oss ) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på denna och andra webbplatser som drivs av AN. Kontaktuppgifter Du kan kontakta oss på personuppgiftsansvarig@arvidnordquist.se eller via vanligt brev som skickas till Arvid Nordquist, Ekensbergsvägen 117, Box 1285, Solna. Insamling av personuppgifter Vad en personuppgift är Personuppgifter är alla typer av information, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, som kan knytas till en levande person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Bilder på och ljudupptagningar av individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer och cookies, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Ändamålet för att samla in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in Besök på webbplats & appar För att du ska kunna använda vår webbplats och våra appar på det sätt vi avsett och för vi ska kunna utvärdera samt förbättra dessa tjänster så använder vi cookies och analysverktyg. En cookie är en liten datafil med text som sparas i din webbläsare, och varje typ av cookie har en specifik uppgift. En del cookies används för att samla statistik om antalet besökare på webbplatserna medan andra används för att inhämta information om vilket operativsystem och vilken webbläsare besökaren använts. Denna information gör det möjligt för oss att utveckla och optimera våra webbplatser och appar. 1

2 Kundservice och konsumentkontakt Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via konsumentkontakt, på e-post, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter om namn, e-postadress eller telefonnummer. Vid personlig kontakt samlar vi också in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss. Det kan t.ex. vara uppgifter om allergier, hälsotillstånd eller andra uppgifter om dig som är relevanta för ditt ärende. Nyhetsbrev När du prenumererar på AN:s nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet. Vi kan även be om ytterligare uppgifter som exempelvis bostadsort och yrke, för att kunna skicka relevant information som är knuten till ort eller yrke. Webbshop När du köper produkter i vår webbshop samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning. Det är uppgifter om namn, adress, kontaktuppgifter och betalningsuppgifter. Tävlingar När vi arrangerar en tävling samlar vi in personuppgifter för att kunna identifiera deltagarna, kommunicera med deltagarna, för att säkerställa deltagarnas ålder samt kunna utse vinnare och förmedla vinster. Mässor & events På mässor och events kan vi komma att samla in personuppgifter med syftet att informera om våra produkter och tjänster. Vi samlar även in personuppgifter för att kunna kommunicera om mässan eller eventet som sådant, både innan, under och efteråt. Det kan då handla om bokningsbekräftelser, svar på frågor och utvärderingar. Kategorier av personuppgifter som behandlas är namn, yrkesroll, företagsnamn, postadress, e-postadress och eventuellt önskemål om specialkost. Sociala medier Vi använder oss av sociala nätverk i vår marknadsföring. Leverantörerna av dessa nätverk samlar in och behandlar personuppgifter från dig som användare av plattformen, för att kunna anpassa den totala tjänsten efter dina önskemål och ditt beteende. Vi samlar inte in personuppgifter från användare som besöker våra sociala konton utan att be om ett samtycke för varje specifikt fall, som exempelvis vid en tävling eller om vi behöver kompletterande uppgifter i övriga liknande konsumentärenden. Är du intresserad av att läsa mer om de sociala nätverkens respektive personuppgiftspolicy? Här är länkar till de vanligaste nätverkens integritetspolicy: 2

3 YouTube Facebook Instagram Twitter Hantering och lagring av personuppgifter AN:s rättsliga grund att behandla dina personuppgifter AN behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av avtalet, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part. Avtalspartners och IT-leverantörer Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner. Vissa events sker utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för att kunna genomföra eventet. Ibland har vi då ett delat personuppgiftsansvar, dvs båda parter ansvarar för att behandla dessa uppgifter i enlighet med rådande lagstiftning. Interna IT-system Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra säljstödsystem, i våra system för webbhandel, lager och varuleveranser och i vårt kundtjänstsystem. Dessa system är till för att kunna leverera de produkter du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras. Administration av dina inköp i webbshopen För att kunna leverera de produkter du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter för att registrera dig som ny kund och hantera din beställning i form av orderbekräftelse, betalning, lager och leverans. Administration av din beställning inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, genomförande av din betalning. 3

4 Leverans och betalning av produkter Vi använder oss av externa leverantörer för att genomföra din beställning av våra produkter. Personuppgifter vidarebefordras till distributionsföretag för leverans av din order och till betalningsleverantörer för hantering av din betalning. Marknadsföring och personifiering Kundinformation kan användas i marknadsföringssammanhang av AN för att kontakta dig per post, e-post och SMS. Om du har anmält dig till något av våra nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig. Det är dels din e-postadress och dels uppgifter om din köphistorik. Genom att använda dessa uppgifter kan vi ge dig de erbjudanden som vi tror att du har störst intresse och nytta av. I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring för dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Om du deltar i någon av våra tävlingar använder vi dina personuppgifter för att kommunicera med dig för att kunna meddela vinnare och förmedla vinster. För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies. Du kan läsa mer i vår cookiepolicy. Webbanalysföretag Vi använder oss av externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter det rör sig om är framför allt uppgifter som hämtas in genom cookies och hanteras på anonym och aggregerad nivå. Utveckling av tjänster och service Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten. I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. 4

5 Kundservice och konsumentkontakt Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e- postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet. Lagkrav Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning. Lagringstider AN följer god sed inom svensk handel. Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen. I kunddatabasen sparas personuppgifter i 3 år efter att du slutat vara kund. Om du reklamerar en produkt sparar vi samtliga dina uppgifter så länge ärendet pågår eller maximalt i 6 månader efter att ärendet är avslutat. Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet. Vid deltagande i tävlingar sparar vi dina personuppgifter tills vi har utsett och meddelat en vinnare. Därefter tar vi bort dina personuppgifter. Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som har gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. AN:s tekniska och organisatoriska åtgärder för säker behandling av dina personuppgifter Vi vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om inbyggt dataskydd och dataskydd som standard. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna. Vi utbildar kontinuerligt vår personal i dataskyddsfrågor. Har ni direkta frågor om hur vi arbetar med EU:s gällande integritetslagstiftning GDPR kontakta gärna personuppgiftsansvarig@arvidnordquist.se. 5

6 Dina rättigheter Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på arvidnordquist.se. Återkallelse av samtycke Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på personuppgiftsansvarig@arvidnordquist.se. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år. Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag? Du skriver och begär ett registerutdrag från AN. OBS! Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, du kan alltså inte bara skicka ett meddelande via e-post. Märk brevet Begäran om personuppgiftsutdrag. Så här kan du skriva: Personuppgiftsutdrag - till personuppgiftsansvarig på Arvid Nordquist HAB Härmed ansöker jag om information enligt Artikel 15 i dataskyddsförordningen (GDPR).... (Ort och datum)... (Namnteckning)... 6

7 (Namnförtydligande, personnummer och adress.) ( /telefonnummer). Rätt till kontroll över dina personuppgifter Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering. Cookies På AN.se och våra andra webbplatser använder vi cookies för att förbättra din upplevelse, för att samla information för vår marknadsföring och för att kunna utveckla webbplatserna. Informationen lagras anonymt. För denna hantering gäller förutom vår personuppgiftspolicy också vår cookiepolicy. Om du vill klaga Den som anser att ett företag bryter mot EU:s gällande integritetslagstiftning GDPR, på svenska översatt till dataskyddsförordningen, kan vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats 7