Hur behandlar Filminstitutet mina personuppgifter?

Transkript

1 Hur behandlar Filminstitutet mina personuppgifter? Vilka personuppgifter hanterar vi? 2 Vad används uppgifterna till? 2 För att handlägga stöd 2 För att genomföra filmpolitiken 2 Annan kommunikation 3 Avtal 3 Efterlevnad av lagar 3 Hur samlas uppgifterna in? 4 Hur länge sparas uppgifterna? 4 Till vem lämnas uppgifterna ut? 4 Hur skyddas uppgifterna? 4 Dina rättigheter 5 Rätt till tillgång 5 Rätt till rättelse 5 Rätt till radering ( rätten att bli glömd ) 5 Rätt till begränsning av behandling 6 Rätt till invändning 6 Rätt till dataportabilitet 6 Klagomål 6 Skadestånd 7 Cookies 7 Kontaktuppgifter 7 Svenska Filminstitutet Box 27126, Stockholm Besöksadress: Filmhuset, Borgvägen 1 Telefon: filminstitutet.se

2 2 Nedan beskriver vi hur vi använder, lagrar och på annat sätt behandlar din information samt vilka rättigheter du har. Vilka personuppgifter hanterar vi? I samband med att du söker stöd, ingår avtal med eller kontaktar oss förser du oss med vissa personuppgifter. Därutöver genereras viss information, inklusive personuppgifter, när du använder våra e-tjänster. Personuppgifter: De uppgifter vi lagrar om dig är samtliga uppgifter som du lämnat till oss i samband med olika kontakter med Filminstitutet. Det rör sig om bland annat namn, adress, telefonnummer, e-post, personnummer, organisationsnummer, bilder på personer, hälsostatus och könstillhörighet. Uppgifter om hälsostatus kan röra anmälningar om behov av specialkost vid olika evenemang. Vi behandlar uppgifter om könstillhörighet i samband med den stödgivande verksamheten. Vad används uppgifterna till? För att handlägga stöd Vi behandlar personuppgifter i syfte att handlägga stöd i enlighet med Förordning (2016:989) om statsbidrag till film. Stödsökare ansvarar för att de personer som anges i ansökan informeras om att deras uppgifter behandlas av Filminstitutet. Rättslig grund: Behandlingen är ett led i Filminstitutets myndighetsutövning Exempel på personuppgifter som behandlas i stödansökningar är de funktioner som anges i en ansökan om produktionsstöd. Där anges exempelvis regissör, manusförfattare och andra för filmen relevanta funktioner. För att genomföra filmpolitiken Vi behandlar personuppgifter inom ramen för vårt uppdrag att genomföra den nationella filmpolitiken. Filminstitutet är en stiftelse som grundades 1963 vars verksamhet sedan den 1 januari 2017 finansieras helt och hållet genom statliga medel. Filminstitutet ska aktivt verka för att den svenska filmpolitiken genomförs. Målen för filmpolitiken, som finns i filmpropositionen, är utgångspunkt för Filminstitutets verksamhet. Våra uppdrag finns definierade i filmpropositionen, i det årliga regleringsbrevet samt i regeringens årliga riktlinjer till Filminstitutet.

3 3 Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse Exempel på verksamhet som är en del i genomförandet av filmpolitiken är bevarandet av filmarvet, pressrelaterad kommunikation kring svensk film så som publiceringar på våra hemsidor, administrationen av Filminstitutets råd, samt genomförande av filmkulturella evenemang så som Filmrummet och Guldbaggen. Annan kommunikation Vi behandlar personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, till exempel för att tillhandahålla dig information om Filminstitutets verksamhet. Vi behandlar även personuppgifter när vi är i kontakt med dig i frågor angående vår verksamhet. Vi behandlar även uppgifter som vi från tid till annan separat samlar in från dig, exempelvis genom att du väljer att svara på ett frågeformulär som vi har skickat till dig. Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse Exempel på sådan behandling är när du kommunicerar skriftligt med oss, t.ex. via e-post, och dina personuppgifter sparas hos Filminstitutet. Avtal Vi behandlar personuppgifter när dessa är nödvändiga för att fullgöra ett avtal. Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal Exempel på behandling som sker för att fullgöra ett avtal är när du anmält dig till ett av Filminstitutets nyhetsbrev eller evenemang. Du kan alltid kontakta Filminstitutet om du inte längre önskar få ett utskick som du anmält dig till. Efterlevnad av lagar Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter. Rättslig grund: Rättslig förpliktelse Exempel på behandling som kan förekomma för detta ändamål är lagring av faktureringsunderlag för att uppfylla vår skyldighet enligt bokföringslagen.

4 4 Hur samlas uppgifterna in? Som huvudregel kommer uppgifterna från dig själv när du exempelvis kontaktar en av Filminstitutets anställda. Uppgifterna kan också komma från det företag som söker stöd för ett projekt där du deltar. Stödsökare ansvarar för att de personer som anges i ansökan informeras om att deras uppgifter behandlas av Filminstitutet. Hur länge sparas uppgifterna? Då vi är en offentligt finansierad aktör omfattas vi av offentlighets- och arkivlagstiftning vilket innebär att de uppgifter som kommer in till oss utgör allmän handling och inte får förstöras om det inte finns så kallade gallringsföreskrifter. Du kan läsa mer om allmänna handlingar på Filminstitutet här. Samtliga uppgifter som inkommit till Filminstitutet och ingår i allmänna handlingar bevaras för arkivändamål av allmänt intresse. Till vem lämnas uppgifterna ut? Vem som helst kan begära ut allmänna handlingar från Filminstitutet. Vi är skyldiga att lämna ut alla allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Därför kan dina uppgifter komma att lämnas ut. Till skydd för dig som enskild finns sekretessbestämmelser om personuppgifter i 21 kap. 7 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) som innebär att sekretess gäller för uppgift om det kan antas att uppgiften efter ett utlämnande kommer att behandlas i strid med gällande personuppgiftslagstiftning. Dina personuppgifter används av Filminstitutet och våra personuppgiftsbiträden. Vi lämnar inte ut personuppgifter till andra bolag om vi inte behöver göra detta på grund av lag, förordning eller myndighetsbeslut eller för att skydda våra rättigheter eller tredje parts rättigheter. Vi vidarebefordrar, säljer eller byter aldrig dina personuppgifter för marknadsföringsändamål till tredje part. Hur skyddas uppgifterna? Filminstitutet vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, för att säkerställa att all information som Filminstitutet behandlar skyddas från åtkomst av obehöriga.

5 5 Dina rättigheter Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter som till exempel när och hur dina personuppgifter behandlas och varför. Du har dessutom rätt att i vissa fall få ut dina personuppgifter eller få dem flyttade, rättade, raderade eller blockade. Nedan listar vi upp vilka rättigheter du har och hur du kan utnyttja dem. Rätt till tillgång Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar. Begäran om sådant så kallat registerutdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Blankett för registerutdrag finns här. Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi att lämna en motivering till dig. Vi kan endast lämna ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran skickar du till adressen nedan och registerutdraget skickas till din folkbokföringsadress. Märk kuvertet "Registerutdrag". Svenska Filminstitutet Box Stockholm Rätt till rättelse Vi ansvarar för att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Du har rätt att begära rättelse av dina personuppgifter som vi behandlar om det skulle visa sig att de är felaktiga. Du har också rätt att komplettera med personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet för behandlingen av personuppgifterna. Om din begäran leder till en rättelse kommer vi att informera eventuella mottagare som fått uppgifterna av oss så länge inte det skulle visa sig vara omöjligt eller innebära en alltför betungande insats. På din begäran kommer vi att informera dig om till vem rättelsen har lämnats ut. Rätt till radering ( rätten att bli glömd ) Då Filminstitutet är en offentligt finansierad aktör omfattas vi av offentlighets- och arkivlagstiftning vilket innebär att de uppgifter som kommer in till oss utgör allmän handling och inte får förstöras om det inte finns så kallade gallringsföreskrifter. Rätten till radering av personuppgifter ( rätten att bli glömd ) gäller inte uppgifter i allmänna handlingar om behandlingen är nödvändig för arkivändamål och radering skulle försvåra eller omöjliggöra detta. Du har därför inte rätt att få allmänna handlingar gallrade. Vid Filminstitutet finns det därför i princip inga eller väldigt få möjligheter för någon att bli glömd.

6 6 Rätt till begränsning av behandling Du har rätt att i vissa fall kräva att vår behandling av dina personuppgifter ska begränsas. Detta innebär att personuppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds. Rätt till invändning Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen. Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om vi behandlar dina personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning kan du ha rätt att invända mot att personuppgifterna behandlas. Vid en sådan begäran gör vi en bedömning av om det ändå finns tvingande och berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen. Om vi kan visa att så är fallet får personuppgifterna fortsätta att behandlas. Rätt till dataportabilitet Om du har lämnat dina personuppgifter till oss har du i vissa fall rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll (dataportering). För att du ska kunna nyttja din rätt till dataportabilitet måste din begäran avse sådana personuppgifter som du själv har lämnat till oss och som vi behandlar med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal vi har med dig. Du har dock inte rätt att flytta dina personuppgifter om vår behandling av dessa uppgifter är baserad på en intresseavvägning eller skyldighet enligt lag. Klagomål Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.

7 7 Skadestånd Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med gällande dataskyddslagstiftning kan du ha rätt till skadestånd. I sådana fall kan du, efter en skriftlig begäran, begära skadestånd från oss eller väcka skadeståndstalan i domstol. Cookies Vi använder så kallade cookies för att ge dig som använder våra hemsidor så relevant information som möjligt. Det kan exempelvis handla om att du får information som är relevant för just ditt geografiska område. Kontaktuppgifter Svenska Filminstitutet Box Stockholm Besöksadress: Filmhuset, Borgvägen 1, Stockholm Telefon: E-post: Registrator@filminstitutet.se Dataskyddsombud: dataskyddsombud@filminstitutet.se