Delårsrapport mars 2015 Regionservice

Transkript

1 Sida 1(8) Delårsrapport mars 2015 Regionservice 1. Sammanfattning Arbete med att införa ny styrmodell pågår. Ny tjänstekatalog och prislista är beslutad av regiondirektören. Under april har serviceöverenskommelser, baserade på prislista och tjänstekatalog, arbetats fram. Dessa ersätter tidigare ramöverenskommelser för Regionstyrelsen har den 10 februari 2015 beslutat om en gemensam riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler. I en arbetsgrupp har förslag på handbok för städkvalitet arbetats fram. Tillämpningsanvisningar planeras att fastställas av regiondirektören i maj Ny måltidslösning håller på att införas. Investeringen för köket på SU/Sahlgrenska sjukhuset är beslutad av regionstyrelsen. Ombyggnationen påbörjas hösten Under 2015 kommer hjälpmedelsverksamheten att övergå i en ny samarbetsform avseende samverkan med kommunerna. Arbete pågår med att ta fram underlag för formerna gällande struktur och styrning. Från och med april 2015 överlämnas inköpsverksamheten inom Västra Götalandsregionen från servicenämnden till regionstyrelsen. Budgetförutsättningarna för 2015 har förändrats med anledning av beslut om ny styrmodell. Den ekonomiska analysen är därför svårbedömd, eftersom budget och utfall inte följer en enhetlig modell och inte fullt ut är anpassad till ny modell. Utmaningen för att säkerställa en verksamhet i balans är att styrmodellens principer om att varje tjänst ska bära sina kostnader följs fullt ut. Osäkerheter finns: ekonomisk reglering gällande överföring av område Inköp till koncernkontoret restaurangernas underskott finansiering av införande av nya städriktlinjer Regionservice följer i övrigt de mål, förändringsområden och aktiviteter som har fastslagits i verksamhetsplanen för Sjukfrånvaron har ökat med 1,4 procent från föregående år. Den totala sjukfrånvaron är 9,7 procent. Största ökningen har skett i sjukfrånvarointervall samt långa sjukfrånvaron 60 dagar och mer. Kvinnors sjukfrånvaro är 10,7 procent (9,3 % 2014) och männens sjukfrånvaro är 7,7 procent ( 6,4 % 2014). Andelen långtidssjukskrivna (60 dagar och mer) har ökat med 2,8 procent.

2 Sida 2(8) 4. Verksamheten Under 2015 ska Regionservice säkerställa att alla leveranser sker enligt överenskommelse för att på så sätt få ökat förtroende och mandat att gå vidare i utvecklingsfrågor tillsammans med kund och ägare. Arbete med att införa ny styrmodell pågår. Ny tjänstekatalog och prislista är beslutad av regiondirektören. Under april har serviceöverenskommelser, baserade på prislista och tjänstekatalog, arbetats fram. Dessa ersätter tidigare ramöverenskommelser för Samtidigt utvecklas struktur och process för servicesamspelet genom samarbete mellan Regionservice, koncernledning och förvaltningarna. Ledningsstruktur, inklusive kommunikationsstruktur och process för serviceöverenskommelser, kommer att beslutas av regiondirektören i maj. Förslag på ny mall för tjänstebeskrivningar är framtagen. En partssammansatt grupp kommer under maj att definiera tjänsterna lokalvård och lön. Fortsatt gemensamt arbete kring uppföljning och utveckling pågår. Arbete med nulägeskartläggning gällande avvikelsehanteringsprocessen har startat. Syftet är att ta fram tydligt beslutsunderlag, som stödjer ett fortsatt arbete med standardiserad avvikelsehanteringsprocess, kundgränssnitt och val av systemstöd. Regionstyrelsen har den 10 februari 2015 beslutat om en gemensam riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler. I en arbetsgrupp har förslag på handbok för städkvalitet arbetats fram. Handboken tillsammans med rutiner och instruktioner utgör tillämpningsanvisningar för städstandard inom Västra Götalandsregionen. Tillämpningsanvisningarna planeras att fastställas av regiondirektören i maj Ny måltidslösning håller på att införas. Investeringen för köket på SU/Sahlgrenska sjukhuset är beslutad av regionstyrelsen. Ombyggnationen påbörjas hösten Arbetet med att ta fram systemkalkyler för övriga kök fortsätter under Under 2015 kommer hjälpmedelsverksamheten att övergå i en ny samarbetsform avseende samverkan med kommunerna. Arbete pågår med att ta fram underlag för formerna gällande struktur och styrning. Från och med april 2015 överlämnas inköpsverksamheten inom Västra Götalandsregionen från servicenämnden till regionstyrelsen. 5. Personal Ett prioriterat arbete inom arbetsmiljöområdet är att minska sjukfrånvaron Det gäller både kort- och långtidssjukskrivningar. Kurvan över sjukfrånvaron för de första månaderna av året ser ut som föregående år men nivån är ca 1 procent högre, vilket är oroande. Både kort- och långtidssjukskrivningar har ökat, dock är det de med långa sjukskrivningar som har den största ökningen. Eftersom ledarskapet är en av de viktigaste framgångsfaktorerna har fokus lagts på att minska antalet medarbetare per chef. I ledarskapsprogrammet ingår bla rehabiliteringsutbildning.

3 Sida 3(8) Kompetensförsörjning och bemanning ska utgå från verksamhetens uppdrag, det vill säga produktion, process, arbetsmiljö och ekonomiska förutsättningar. Uppdrag ligger att balansera personalvolymen mot gällande uppdrag och ekonomiska förutsättningar med bibehållen god arbetsmiljö. Nettoårsarbetare har från föregående år minskat med 12. Kvinnors medellön av männens medellön är i mars ,5 procent. I mars 2015 har kvinnors medellön ökat till 98,4 procent av männens medellön. 5.1 Lönestruktur Regionservice gjorde inga speciella satsningar på några yrkesgrupper över områdesgränserna i löneöversyn I analysmaterialet kommer i stort sett samtliga grupper att nå upp till VGR:s önskvärda lönestruktur. Däremot genomfördes smärre justeringar inom områdena för att komma till rätta med osakliga löneskillnader, tex oförklarliga löneskillnader för lika/likvärdigt arbete mellan orter. VGR löneöversynsmodell tillämpades på samtliga personalorganisationer utom Kommunal och Sveriges Ingenjörer. Totalt av de anställda så tillämpades VGR löneöversynsmodell på 44 procent. Utbetalning av nya löner för samtliga fackförbund i april. Utfall totalt blev 2,35 procent (nivåhöjning) och en ökning med 580 kronor vid löneöversyn. Kvinnors medellön av männens medellön är i mars ,5 procent. I mars 2015 har kvinnors medellön ökat till 98,4 procent av männens medellön. Mål för lönespännvidd för 2014 har beslutats för de grupper som idag har väldigt liten lönespännvidd ska öka sin lönespännvidd med 2 procentenheter efter det att löneöversyn 2014 är genomförd. Lönespännvidden har delvis uppnåtts 5.3 Personalvolym Antalet anställda har ökar med 11 jämfört med samma månad föregående år (3262 mot ). Antalet tillsvidareanställda har minskat med 52 och visstidsanställda ökat med 63 (varav timavlönade med 5). Vid en jämförelse med nettoårsarbetare har det skett en minskning med 12 nettoårsarbetare i jämförelse med föregående år. Andelen som arbetar heltid är oförändrad från föregående år (81 procent). Kvinnors andel har minskat med en procentenhet och är nu 66 procent. Antal anställda har ökat inom etikett sjukhustekniker/labpersonal och minskat inom etikett teknik, hantverkare. Orsaken är att justering har gjorts i AID i samband med översyn av BAS Ett större antal som tidigare klassificerats i teknik, hantverkare har överförts till sjukhustekniker och det är främst inom Hjälpmedel som justering gjorts. Största andelen anställda finns inom etikett kök, städ, tvätt ( 53,1 %) därefter kommer administration ( 28,3 %). Förvaltningen har fortfarande ett förenklat anställningsstopp i och med att det pågår ett omställningsarbete samt att det finns ett antal i omställningsgruppen som inte har någon

4 Sida 4(8) permanent placering. Under året har det inte varit något större problem med att bemanna verksamheten med rätt kompetens. 5.4 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat med 1,4 procent från föregående år. Den totala sjukfrånvaron är 9,7 procent. Största ökningen har skett i sjukfrånvarointervall samt långa sjukfrånvaron 60 dagar och mer. Kvinnors sjukfrånvaro är 10,7 procent (9,3 % 2014) och männens sjukfrånvaro är 7,7 procent ( 6,4 % 2014). Andelen långtidssjukskrivna (60 dagar och mer) har ökat med 2,8 procent. Högst sjukfrånvaro har gruppen kök, städ och tvätt (12,4 %) vilket är en ökning från föregående år med 1,8 procentenheter. Denna grupp är det flest anställda (1732). Det prioriterade målet med att minska sjukfrånvaron har bl a skett genom arbete med personalvårdsronder. Syftet med dessa har varit att rikta konkreta åtgärder samt skapa ett lärande för chefer. Under november 2014 påbörjades en rehabiliteringsutbildning för alla chefer. Arbetet med ett arbetsmiljösystem påbörjades under juni och beräknas vara klart under Utifrån 2013 års medarbetarenkät har handlingsplaner upprättats. Förvaltningens prioriterade områden är att förbättra resultatet för delaktighet, ledarskap samt målkvalité. Eftersom ledarskapet är en av de viktigaste framgångsfaktorerna har stort fokus lagts inom detta område. Åtgärder har vidtagits för att minska antalet medarbetare per chef. Chefskapet har tydliggjorts genom att minska antalet teamledare och inrätta nya teamchefstjänster. Vidare har stöd, verktyg och processer tydliggjorts och kvalitetssäkrats som stöd till chef för att nå verksamhetens mål. 5.5 Bemanningsföretag Regionservice har inte använt sig av bemanningsföretag. 5.9 Personalkostnadsanalys Antalet anställda har ökar med 11 jämfört med samma månad föregående år (3262 mot ). Antalet tillsvidareanställda har minskat med 52 och visstidsanställda ökat med 63 (varav timavlönade med 5). Vid en jämförelse med nettoårsarbetare har det skett en minskning med 12 nettoårsarbetare i jämförelse med föregående år. Minskningen i nettoårsarbetare återspeglas i utvecklingen av personalkostnader där ökningen i lön arbetad tid endast är 1,6 procent. Inom kostnadsslaget lön ej arbetad tid så står sjuklönen för merparten av ökningen. Influensan förklaras ligga bakom ökningen i sjukskrivningstalen. Totalt ligger Regionservice 3 mnkr under budget för lönekostnader inklusive sociala avgifter. Det finns även en stor positiv avvikelse mot budget inom övriga

5 Sida 5(8) personalkostnader motsvarande 4,6 mnkr. 6. Ekonomi Budgetförutsättningarna för 2015 har förändrats med anledning av beslut om ny styrmodell. Ett intensivt arbete pågår för att ställa om överenskommelser, fakturering och budget till den nya modellen. Tidsplanen för justering sträcker sig fram till mitten av maj och innebär att resultatet för perioden jan - mars utgår ifrån tidigare förutsättningar. Den ekonomiska analysen är därför svårbedömd, eftersom budget och utfall inte följer en enhetlig modell och inte fullt ut är anpassad till ny modell. Utmaningen för att säkerställa en verksamhet i balans är att styrmodellens principer om att varje tjänst ska bära sina kostnader följs fullt ut. Osäkerheter finns kring: ekonomisk reglering gällande överföring av område Inköp till koncernkontoret restaurangernas underskott finansiering av införande av nya städriktninjer Regionservice följer i övrigt de mål, förändringsområden och aktiviteter som har fastslagits i verksamhetsplanen för 2015.

6 Sida 6(8) 6.1 Ekonomiskt resultat Budgeten i ovanstående resultaträkning visar en blandning av den gamla och nya styrmodellen. Regionservice har inledningsvis inte följt den här budgeten utan följer istället den som bygger på den gamla styrmodellen. Se nedanstående resultaträkning. Det finns brister även i den här budgeten, eftersom det även i utfallet finns en mix av gammal och ny styrmodell, men den speglar verkligheten bättre än ovanstående budget. Den positiva avvikelsen mot budget finns framför allt inom Hjälpmedel. Efter det första kvartalet kommer både utfall och budget att revideras så att det följer den nya styrmodellen. Till dess så är det svårt att dra några slutsatser kring resultatet för Regionservice. Regionservice ackumulerade utfall för konsulter och IT-tjänster för perioden mars är 2,3 mnkr vilket är 2,6 mnkr under budget. Förvaltningens prognos är att budgeten och målnivån

7 Sida 7(8) kommer att hållas. 6.2 Eget kapital Regionservice lämnar inte in någon begäran om användande av eget kapital för När den nya styrmodellen är införd är kravet ett nollresultat vilket Regionservice bedömer som rimligt. Det ger ett eget kapital på 66,7 mnkr vid 2015-års slut. 6.3 Investeringar Låneutrymmet för Regionservice för år 2015 är 307 mnkr. För utrustningsinvesteringar uppgår ramen till 300 mnkr och för fastighetsinvesteringar är ramen 7 mnkr. Den nya investeringsmodellen kännetecknas av mer behovsanpassade låneramar för respektive förvaltning avseende både utrustning- och fastighetsinvesteringar. De största posterna i Regionservice investeringsbudget för utrustning 2015 är: - PC för internleasing 120 mnkr - Hjälpmedel cirka 110 mnkr - Textilier cirka 27 mnkr Under 2015 och de därpå närmast följande åren kommer omfattande investeringar ske i regionens produktionskök enligt beslut i regionstyrelsen. Dessa investeringar i både fastigheter och utrustning kommer ske med regionens medel för strategiska fastighetsinvesteringar. Avsatta medel för dessa projekt uppgår till 290 mnkr. Inga avvikelser från den tilldelade ramen kan ses och bedömningen är att Regionservice håller sig inom ramen. 6.4 Åtgärder vid ekonomisk obalans Det finns i dagsläget inga obalanser jämfört med budget inom Regionservice. Men förvaltningen är mitt uppe i ett stort omställningsarbete till en ny styrmodell och det faktiska utfallet kommer att kunna ses i nästa månads bokslut.

8 Sida 8(8) 7. Bokslutsdokument och noter Analyslänkar Resultaträkning SR07../../userfiles/1/documents/2094_2559_7BAC9.xlsx Bokslutsdokument med noter mars /../userfiles/1/documents/2094_2559_C62B0.xlsx Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Analyslänkar Verksamhetsplan 2015 Regionservice../../userfiles/1/documents/2094_2559_B2E2F.docx