VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

Transkript

1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016 Kollektivtrafiknämnden Kollektivtrafiknämnden ansvarar för planering och genomförande av regional kollektivtrafik som följer av att Region Skåne är regional kollektivtrafikmyndighet enligt lag. Nämnden har det samlade kundansvaret och ansvarar för utvecklingen. Nämnden driver i samverkan med sex syd län och danska Trafikministeriet Öresundstågstrafiken. Nämnden ansvarar för färdtjänsten i 23 kommuner och för sjukresorna i Skåne. Året som gått viktiga händelser Fortsatt resandeökning i en obruten trend sedan Region Skåne bildades Beslut om en helt ny, modernare och för kunden enklare Prismodell. Den 4 januari införs ID-kontroller på Kastrup med stor negativ inverkan för bropendlare Överenskommelse med Helsingborg om start av HelsingborgsExpressen 2019 I Ängelholm införs en tystare och grönare stadstrafik med eldrift Kortbetalning på stadsbuss införs i hela Skåne Tågtrafikens bristande infrastruktur med återkommande allvarliga störningar i kombination med dålig störningshantering och därmed missnöjda kunder. Genomförandeavtal för spårväg Lund och projektets uppstart Avsiktsförklaring med Malmö om omställning till eldrift i stadstrafiken Säljrekord för Jojo Sommar Ny upphandling trafikföretag till Serviceresor- fokus ökad kvalitet Viktiga trafiksatsningar i december 2015 följs upp under året med riktade förbättringar för att möta efterfrågan. Ny teknikplattform för fordonen som förenklar förändringar av utrustning och tjänster Ny upphandling av regionbuss i avtal Lund Väster Start av Pågatågstrafik på Marieholmsbanan i december Arbetet för en ny samverkansmodell Öresundståg Avtal med Helsingborg om HelsingborgsExpressen 2 o 3 Ekonomi i balans Övergripande mål: Nöjda medborgare För komplettering när Kolbar publicerats i februari För kollektivtrafiken sker uppföljningen dels som månatliga mätningar bland drygt 750 skåningar- Nöjd kundindex (NKI), dels genom två stora ombordmätningar - vår respektive höst, med drygt svarande. Året har inte motsvarat den önskade bilden vad gäller kundernas nöjdhet med Skånetrafiken. NKI för återkommande kunder når sammantaget XX procent, vilket är lägre än 2015 (61 %) och även lägre än det satta målet för hela året 2016 (65 %). Nöjdheten variera dock mellan olika kundgrupper och mest nöjda är kunder som reser med regionbussar XX medan tågkunderna ger lägst betyg XX procent. Kunderna i serviceresor tillfrågas om sin senaste och då säger 83 procent att man är nöjda. Det är i nivå med fjoråret (85 %) men under årets mål (90 %). Kvalitetsmätningen ombord visar en positiv utveckling, bland annat kunderna i regionbusstrafiken med betyg 8,3 (10-gradig skala), vilket är bättre än 2015 (8,2) och högre än årets mål (8,2). Kunderna i Pågatågstrafiken hamnar på samma höga nivå och även här är utvecklingen bättre än tidigare år. Stadstrafiken får sammantaget betyget 8,1 och här ligger Lund och Helsingborg högre (8,2) och 1

2 Malmö lägre (7,8). Betyget i Malmö är ändå en liten uppgång gentemot Lägst kundnöjdhet har resande med Öresundståg med betyget 7,4. Övergripande mål: En effektiv verksamhet med hög kvalitet Fortsatta satsningar i trafiken skapar förutsättningar att ta emot fler kunder och attrahera nya kundgrupper. Störst fokus har det årliga tidtabellsskiftet i december men olika förbättringar under året är också viktiga. Visionsarbetet med de fyra största städerna kring stadstrafikens utveckling har hög prioritet med sikte att tillsammans skapa en effektivare och smartare infrastruktur. Viktiga steg har här under året tagits med de tecknade genomförandeavtalen I Helsingborg, Lund och Malmö. Utmaningarna i tågtrafiken är särskilt stora och som komplicerats genom ID-kontroller i Danmark och utökad gränskontroll i Sverige. Region Skåne har begärt ersättning från staten för ID-kontrollernas direkta och indirekta kostnader. Tåginfrastrukturens brister ställer verksamheten inför stora påfrestningar när något inträffar som stör eller hindrar trafiken. Tågens bristande kvalitet är den främsta orsaken till det minskade förtroendet bland tågkunder. Dialogen och samtalen med staten och Trafikverket har intensifierats. Brister i hanteringen av störningar har fått stor kundpåverkan. Framkomligheten i trafiken förändras lite, vilket gör att punktligheten i busstrafiken inte når målen utan ligger i princip kvar på motsvarande procentandelar som Regionbuss når punktlighet 83 procent och stadsbuss 84 procent. Tåg, med generösare förseningstid, har högre värde för Pågatågen (92 %) och med Öresundstågen något lägre (87 %). Utfall för serviceresor (84 %)är högre än 2015 men lägre än målet. Den med busstrafikföretagen tillämpade affärsmodellen har central roll för en effektiv verksamhet. Den syftar till att trafikföretagen ska bli delaktig i och påverkas av kundernas val. Fler och nöjdare kunder ger bonus för busstrafikföretagen och omvänt minskad ersättning när resandet minskar. Under 2016 görs mer än hälften av alla resor i busstrafiken i avtal med affärsmodellen. Ny upphandling av hela Pågatågstrafiken har inletts och där frågor om ökad kvalitet och drivkraften i affären har särskilt fokus enlig samma grundprinciper som i busstrafiken. I Pågatågstrafiken har också arbetet mot klotter och förbättrad städning intensifierats som en del i detta och haft stor effekt. För Pågatågen gäller nu t ex 0-tolerans mot klotter. Ny upphandling har även skett av delar av Serviceresor och även här är stort fokus på frågor som ska stärka och utveckla kvalitet till kund och som ska göra resandet tryggare och mer tillförlitligt. Övergripande mål: En drivande utvecklingsaktör Kollektivtrafikens roll stärks som en viktig del i Skånes fortsatta utveckling. Genom Skånetrafiken går Region Skåne från ord till handling. Den regionala utvecklingsstrategin i sina mera generella ambitioner och inriktningar blir för skåningarna konkreta erbjudande om resmöjligheter i ett brett och stort utbud av trafik. Resmöjligheter som för den enskilde ska underlätta vardagen och göra det enkelt och effektivt att förflytta sig antingen det gäller resa till arbete, utbildning, service eller fritid. Resmöjligheter som för näringsliv och företag ska underlätta rekrytering av medarbetare. Resandet ökar sammantaget med 3 procent, vilket samtidigt innebär att trenden med årliga resandeökningar sedan Region Skåne bildades vidmakthålls. Därmed uppfylls den av fullmäktige antagna utvecklingstakten om årlig ökning på tre till sex procent men hamnar under förvaltningens eget mål på 5 procent. Utvecklingskurvan hittills når inte upp till den förväntade nivån för att till år 2

3 2020 fördubbla resandet jämfört med Marknadsandelarna av motorburna resor har haft en liknande positiv trend de senaste åren men 2016 går den ner några procentenheter till XX procent trots uppgången i det kollektiva resandet. Utvecklingsarbetet för ett nytt modernt betalsystem har fortsatt och dialogen kring en för kunden enklare och mer lättförståelig prismodell har inletts med målsättningen att kunna börja lanseras i mars Omställningen till fossilbränslefri kollektivtrafik fortsätter och med projektet El-buss Ängelholm, som startat under året, vinns värdefull egen erfarenhet av ett nytt framtida energislag för stadstrafik. I samverkan med fordonstillverkare prövas från och med augusti i år nya lösningar för utrustning och inredning av framtidens bussar i stadstrafik. Nya regler för färdtjänst och sjukresa har tagits fram för beslut. I syfte att stärka och utveckla kvalitén i Öresundstågsystemet pågår en översyn av samverkan med grannlänen i Sydsverige och med bäring på Regionsamverkan Syd. Övergripande mål: Medarbetarna är Region Skånes viktigaste resurs Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare I 2016 års medarbetarundersökning uppnår Skånetrafiken ett dynamiskt fokustal på 71,6 (förra mätningen 2015: 71,5). Vi befinner oss fortsatt i zonen för förändringskraft. Vårt mål är att ha ett dynamiskt fokustal på minst 70 vilket vi når i årets undersökning. Ledarskap och delaktighet är de två förbättringsområden som vi lyfter som prioriterade i verksamhetsplanen och där målet för ledarskap är 76 och för delaktighet 77. I år når vi inte detta mål på ledarskap då vi tyvärr minskar från 75,4 (år 2015) till 73,8 på ledarskap, ledarskapet ligger dock fortsatt på en bra (grön) nivå då riktvärdet är 70. Vad gäller delaktighet ser vi en ökning från 75,8 (2015) till 76,4. I verksamhetsplanen har vi valt att ha kvar ledarskap som ett prioriterat förbättringsområde men har bytt ut delaktighet emot målkvalitet. Samtliga verksamheter ska upprätta handlingsplaner med aktiviteter kopplat till medarbetarundersökningen. Handlingsplanerna lyfts vid chefsdialogerna med HR. Ny medarbetarundersökning kommer att ske till hösten I ledarforum (forum för alla våra chefer) har vi inför enkäten, och även i samband med resultatpresentationen lyft goda exempel från verksamheten och haft workshop-övningar för att förbereda våra chefer på det fortsatta arbetet. Heltidstjänst är norm på Skånetrafiken, alla tillsvidareanställningar erbjuds på heltid och i stort sett samtliga våra tidsbegränsade tjänster också. Medelsysselsättningsgraden ligger på 98,9 %. 95,9% av våra anställda har en heltidstjänst. I samband med utvärdering av lokal löneöversyn har löneanalys/kartläggning tillsammans med de fackliga organisationerna genomförts. Analysen kunde inte peka på några avvikelser ur köns- eller yrkesjämförelseperspektiv därmed behöver inga åtgärder vidtas. Gott ledarskap är en förutsättning för framgång Ledarskap är som tidigare nämnt ett av de två förbättringsområden som vi lyfter som prioriterade i verksamhetsplanen 2016 och där vårt mål för ledarskap är 76. I 2016 års medarbetarundersökning når vi inte detta mål utan hamnar på 73,8. Resultatet är dock fortsatt bra då det befinner sig över riktvärdet 70. 3

4 HR följer fortsatt upp kompetensbehoven hos cheferna i de terminsvisa chefsdialogerna. Respektive chef följer upp sina underställda chefers individuella kompetensbehov vid medarbetarsamtal och målkortssamtal. Ledarfrågorna har fortsatt fokus i våra interna ledarforum och för tillfället pågår en ledningsgruppsutveckling på övergripande ledningsgruppsnivå som kommer att tas vidare ner i avdelningarnas ledningsgrupper. Ledarförsörjning står högt på agendan och till våren startar ledarförsörjningsprogram VÄXA med 8 adepter. Lika rättigheter och möjligheter Inom Skånetrafiken finns en handlingsplan för lika rättigheter och möjligheter med mål och aktiviteter som gäller En översyn att planen planeras under Vi har inte valt något specifikt arbetsområde för kartläggning och analys. Kontroll görs i samband med kontrollfråga i medarbetarundersökning och i samband med chefsdialogmöte där vi kontrollerar att punkten tas upp på medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Vi lyfter upp mål och åtgärder inom följande områden: arbetsförhållande, förena förvärvsarbete med föräldraskap, förebygga trakasserier, rekrytering och kompetensutveckling samt lönefrågor. Vi uppdaterar planen med statistik kopplat till de olika områdena. Vi har även en handlingsplan mot kränkande särbehandling och trakasserier. Tydliga karriär- och utvecklingsvägar för medarbetare och chefer För att stärka verksamhetens och den enskildes möjlighet att utvecklas har varje medarbetare, förutom ett årligt medarbetar-/utvecklingssamtal och lönesamtal, också individuella mål som beskrivs i målkort. I målkorten bryter man ner verksamhetens mål till konkreta mål/uppgifter för varje medarbetare och lyfter även personliga utvecklingsmål. Målen följs upp minst två gånger per år. Karriär- och utvecklingsbehov diskuteras även vid chefsdialogerna med HR (2 gånger per år). Hälsofrämjande arbete Årlig uppföljning av SAM görs enligt regionens riktlinjer. Prioriterat arbetsområde (sedan förra SAM) för året var att förbättra strukturen och överskådligheten på intranät avseende arbetsmiljö så att instruktioner är lätta att finna, samt länka till VGI. Ny uppföljning gjordes under hösten Svarsfrekvensen var god. 35 svarade från 38 arbetsenheter. Resultatet föranleder att förvaltningen fortsätter utbilda nyanställda chefer i arbetsmiljö så att de erhåller nödvändig kunskap för att cheferna efter genomförd utbildning kan erhålla arbetsmiljödelegation. Till förvaltningen har under året 6 tillbud rapporterats och 1 arbetsskada. Arbetsskadan orsakades av färdolycksfall till arbetet. Statistik och anmälningar analyseras kontinuerligt vid arbetsmiljögruppens möten. Sjukfrånvaron har ökat jämfört med föregående period. Vad beträffar långtidssjukskrivningar (mer än 180 dagar) har sjuktalet minskat från 5, till 4, vilket är en minskning med 0,70. Samt i intervallet dagar har sjuktalet minskat något från 3, till 3, vilket är en minskning med 0,28 från föregående period. Medan sjukfrånvaron ökat något i de övriga sjukfrånvarointervallerna, ackumulerat för perioden jan-december 2015 (18,66) har sjukfrånvaron ökat till (19,09) i jan-december I de fall som är aktiva genomförs åtgärder enligt rehabiliteringsprocessen. Vid jämförelse mellan män och kvinnors sjukfrånvaro under perioden har kvinnors sjukfrånvaro minskat medan männens sjukfrånvaro ökat. 4

5 Avseende frisknärvaron har det skett en ökning för både män och kvinnor jämfört med föregående år: För 2016 har vi fortsatt stödja våra chefer med att arbeta mer proaktivt med tidiga insatser, ex genom friskvårdsaktiviteter. Vi arbetar fortsatt enligt Regionens rehabiliteringsprocess och genomför slumpvisa alkohol- och drogtester för att ha förebygga och åtgärda riskbruk och missbruk med fokus på friskvård. Under året har förvaltningen låtit genomföra en hälso- och arbetsmiljöprofilsundersökning som stod öppen för samtliga medarbetare att genomgå. Där fick den enskilde medarbetaren återkoppling. Verksamheterna erhöll återkoppling på individ och gruppnivå. Vi har haft dialogmöten med ansvariga verksamhetschefer/enhetschefer där sjukfrånvaron på individnivå gåtts igenom i form av status och aktivitet. Förvaltningen har under året intensifierat det preventiva rehabiliteringsarbetet på individnivå med upprättande av handlingsplaner med olika aktörer såsom FK och sjukvård så tidigt som möjligt, för att därefter kontinuerligt följas upp utifrån läge, aktiviteter och målbild. Målet för 2016 var 1 kalenderdagar/medarbetare mindre sjukfrånvaro än 2015, dvs 2016 var målet 17,6 kalenderdagar/medarbetare. Kompetensförsörjning Inom Skånetrafiken finns en kompetensförsörjningsplan för I arbetet med att ta fram denna kompetensförsörjningsplan har information hämtats från Region Skånes kompetensförsörjningsplan, Skånetrafikens verksamhetsplan samt från dialogmöten som hållits mellan HR-enheten och Skånetrafikens chefer där fokus legat på kompetensförsörjning. De strategiska och förvaltningsgemensamma problemområden som har identifierats beskrivs i planen som olika kompetensförsörjningsaktiviteter. I planen lyfts insatser för att Skånetrafiken ska kunna Attrahera, Rekrytera, Introducera, Utveckla och Motivera samt Avsluta kompetens. Kompetensförsörjningsplanen kommer att revideras och uppdateras under början av 2017 utifrån de ändringar som görs i Region Skånes, samt efter vad som framkommit i 2016 års dialogmöten. Vi har inte identifierat någon större obalans i någon viss yrkeskategori, däremot har vi märkt att det är svårrekryterat till vissa specialisttjänster där vi fått börja om rekryteringen. Vi ser ett behov av att GSF rekrytering bygger upp någon typ av kandidatbank då vi i de gängse rekryteringskanalerna enbart når de som aktivt tittar på nya tjänster (med undantag från search via Linkedin). I den regionala arbetsgruppen kopplat till kommande regionalt stöd för kompetensförsörjning finns Skånetrafiken representerade av en HR-representant och en verksamhetsrepresentant. Utrullningsplan för Skånetrafiken har börjat läggas upp för 2017 då vi förhoppningsvis också har ett system som stöd. 5

6 Region Skåne har tagit fram en strategi för kompetensmixplanering som vi kommer att applicera på Skånetrafiken. Vi jobbar redan nu med kompetensmixplanering på vissa av våra avdelningar/enheter. Ett exempel är vår kundtjänstenhet där de har tillgång till ett antal medarbetare från våra kundcentra, som ibland kan komma in och stötta i arbetet. Vidare finns en kompetensmix inom enheten där medarbetarna kan täcka för varandra. Vidare har vi inom affärsområde buss haft en junior trafikutvecklare som lärt upp sig på olika områden inom det egna affärsområdet. Tanken finns att utvidga detta till att även omfatta affärsområde tåg och vår planeringsenhet och enheten för marknadskommunikation. Genom att arbeta vidare med ovan upplägg så gör vi oss mindre sårbara eftersom det finns medarbetare som kan röra sig mellan olika enheter och funktioner, både tillfälligt och över längre tid. Skånetrafiken ska vara en attraktiv arbetsgivare också för äldre. Därför har de medarbetare som börjar närma sig pensionsålder möjlighet att gå ner i tid utifrån att detta är förenligt med verksamheten. Vi månar också om de medarbetare som önskar fortsätta arbeta efter 67 års ålder och har flera exempel på personer som är inne och arbetar som återkommande visstidsanställda då verksamheterna efterfrågar den seniora kunskapen. Parallellt med ovan kommer HR-enheten fortsatt att arbeta aktivt med cheferna i kompetensförsörjningsfrågor genom de halvårsvisa chefsdialogerna. Användning av bemanningsföretag Vi har haft högre nyttjandegrad av bemanningsföretag i år, totalt 590 tkr, jämfört med föregående år som var totalt 182 tkr. Bakgrunden till ökningen är främst kopplad till våra två Färdtjänstenheter i Hässleholm respektive Helsingborg, som haft svårigheter att rekrytera färdtjänsthandläggare. Rekryteringarna är nu gjorda och därmed ska tjänsten inte behöva nyttjas framöver. Därutöver har det varit för att täcka upp vid arbetstoppar för handläggning av resegarantiärenden vid Kundtjänst i Malmö samt växel/reception vid kontoret i Hässleholm. Framöver planerar dessa enheter att istället täcka sina behov med återkommande visstidsanställda. Antalet anställda och arbetad tid Antalet anställda har under perioden januari december ökat från 334 anställda 2015 till 366 anställda Ökning med 32 anställda. Varav 226 anställda är män och 140 anställda är kvinnor. Ökningen har främst skett pga nya rekryteringar av bl a ett antal affärschefer, projektledare, utvecklare, kundtjänstmedarbetare och säljare, därutöver har tidsbegränsade anställningar skett med allmän visstidsanställning och vikarier under perioden. Anställningar följer och handläggs i enlighet med beslutad anställningsprocess. Medelåldern på förvaltningen 2016 är 40,2 år vilket 2015 var 42,5 år. Medelsysselsättningsgraden har ökat till 98,2% för 2016 från 97,7% Kvinnors medelsysselsättningsgrad har ökat från 97,7% 2015 till 98,2% 2016, medan männens medelsysselsättningsgrad sjunkit från 99,4% 2015 till 99,1% Anställda omräknade till heltid har under perioden januari december ökat från 2015 (322,7) till 2016 (350,8), en ökning med 28,1. Använda månadsarbetare (AOH) har under perioden ökat från 2015 (321,7) till 2016 (349,6), en ökning med 27,9. Ökningen av anställda och använda resurser beror främst på ökningen av antalet anställda. Ökning av sjukfrånvaro (2015 med-16,9 och 2016 med -18,2 ökning med -1,3) och tjänstledighet utan lön (uttag av kompensationsdag för utförd beredskap som har ökat från 2015 (-27,4) till 2016 (-35,6) har ökat under jämförelseperioden. Övriga poster såsom mertid, övertid, tjänstgöring och kompensationsledighet ligger i stort konstant under jämförelseperioden. 6

7 Antal anställda Anställda AOH* Använda AOH* Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Avvik jmf fg år Huvudgrupp AID 2016 Antal % 2016 Antal % 2016 Antal % Ledning/Administratio n ,77 387,0 33,4 8,6 327,9 26,5 Läkare Medicinsk sekreterare Sjuksköterska Tandvårdsarbete Undersköterska/Sköta re Övrig personal ,1-1, ,4 0 8, 1 Övrig Vård/Rehab/Social ,5 4 31,3 4,3 13, 7 21,7 1,8 8, 3 Totalt ,58 418,5 36,7 8,8 349,6 27,9 8, 0 * Använd AOH: Använd tid för anställda omräknat till heltid (=anställda+mertid-frånvaro) Bisysslor Under året har 7 ansökningar inkommit. 5 har beviljats och 2 har avslagits pga. att verksamhet/aktieinnehav kan vara förtroendeskadlig. Medgivna bisysslor Avslagna bisysslor Antal med koppling till RS Antal utan koppling till RS Antal med koppling till RS Antal utan koppling till RS Läkare Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Handläggare Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande Verksamhetschef Förtroendeskadlig Arbetshindrande Konkurrerande 7

8 Övriga Förtroendeskadlig 3 2 Arbetshindrande 2 Konkurrerande Produktion Övergripande mål: Långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Budget 2016 baseras på beräknad generell resandeökning på 3 procent som förväntas generera 2 procent högre biljettintäkter. Biljettpriserna justeras i december 2015 med i genomsnitt 5 procent och samtidigt sänks rabattsatsen i Jojo Reskassa från 20 till 10 procent. Den 4 januari 2016 införs ID-kontroller mot Danmark vilket får stor negativ inverkan på resan för våra kunder. Längre restider, omständligare ombordstigning och förseningar är några av faktorerna som bidragit till minskat resande och tappade intäkter. Resultat Ekonomi (mkr) Intäkter Kostnader Resultat Budget 0 0 Avvikelse Antal anställda Resultatet för 2016 blir plus 4 miljoner kronor och med en kostnadstäckningsgrad på 57 procent. Biljettintäkterna uppgår till miljoner kronor vilket är 13 miljoner bättre än budget och 179 miljoner kronor bättre än Negativa effekter av ID-kontrollerna svarar mot ett intäktstapp på drygt 60 miljoner kronor. Övriga intäkter uppgår till 290 miljoner kronor. Det tilldelade regionbidraget 2016 är miljoner kronor. De totala intäkterna inklusive regionbidrag blir miljoner kronor, vilket är 40 miljoner kronor mer än budget. Trafikkostnaderna uppgår till miljoner kronor, vilket är 60 miljoner kronor sämre än budget och 325 miljoner kronor högre än ID-kontrollerna, som inte var upptagna i budget, medför kostnader på ca 42 miljoner kronor. Större avvikelse gentemot budget uppvisar Öresundstågen med en 41 miljoner kronor för underhåll. Kostnaderna för tågersättande buss har överstigit budget med 29 miljoner kronor. Positivt har kostnaderna påverkats med ca 11 miljoner kronor på grund av lägre index i trafikavtalen. De totala kostnaderna blir miljoner kronor, vilket är 36 miljoner kronor mer än budget. Rensat från vidarefakturering och reavinst ökar kostnaderna med 354 miljoner kronor jämfört med

9 Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Personalkostnadernas andel av de totala kostnaderna uppgår till 4 procent. Personalkostnaderna för 2016 blir 207 miljoner kronor, vilket är 13 miljoner kronor bättre än budget och en ökning med 16 miljoner kronor jämfört med utfall Antal anställda har under året ökat med 32 tjänster. Inhyrd personal används i ytterst liten omfattning och konsulter används som specialistkompetens i särskilda projekt. Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Effektiva och attraktiva upphandlingar i konkurrens med flera anbudsgivare. Uppföljning och kontroll av leverans och ekonomi. Verksamheten har utvecklat och förfinat processer och instruktioner. Nyckeltal Verksamheten uppfyller målet om ekonomi i balans. Uppföljning av investeringar Byggnadsinvesteringar/trafikinvesteringar/externa förhyrningar Region Skåne har gjort en beställning på ytterligare 30 Pågatåg, varav fyra har fakturerats i december 2016 till ett värde av 192 miljoner kronor. När alla 30 har levererats (i slutet av 2018) har Region Skåne totalt 99 Pågatåg. En investering i 2 begagnade Öresundståg har också påbörjats och investeringen är nu uppe i 2 miljoner kronor och beräknas bli 81 miljoner kronor totalt. Utrustningsinvesteringar Under 2016 har det också investerats i biljettsystem med 12 miljoner kronor. Det pågående projektet om Nytt betalsystem i kollektivtrafiken har under 2016 investerat i programvaruutveckling för 26 miljoner kronor och hårdvara för 13 miljoner kronor. 22 miljoner kronor har investerats i automatisk passagerarräkning (APC) på bussar och tåg och därutöver 6 miljoner kronor i mindre investeringar. Miljöredovisning SAMTLIGA NÄMNDER Tjänsteresor Beskriv hur nämnden arbetat med att minska antalet tjänsteresor under år Förvaltningen arbetar med Skype och telefonmöten när det är lämpligt. Resor i tjänsten sker med Skånetrafiken. Medarbetare uppmanas att följa Region Skånes riktlinjer för möten och resor och under året har efterlevnaden kontrollerats vid miljöinternrevisionen och kännedomen var god. I förvaltningen gäller stor restriktivitet med flygresor och alla flygresor ska godkännas av närmaste chef. Förvaltningen har egen bil pool när tjänsteresor inte kan ske med Skånetrafiken. Vid behov används även Region Skånes bilpoolsbilar. Har resandet med privat bil minskat/ökat sedan föregående år? Resandet har minskat. Under 2016 betalades ut 37 procent mindre kilometerersättning. Har andelen flygresor till Stockholm minskat/ökat sedan föregående år? Andelen resor till Stockholm har under 2016 minskat med 53 procent jämfört med Dock är fortsatt andelen flygresor fler än tågresor 54 procent mot 46 procent. 9

10 KOLLEKTIVTRAFIKNÄMNDEN Energi i kollektivtrafik (i görligaste mån utifrån tillgängligt underlag) Hur stor har den totala drivmedelsanvändningen (kwh) för kollektivtrafiken varit under 2016? Har användningen ökat/minskat sedan föregående år? Uppgifter avseende kvalitetssäkrade bränslesiffror inrapporteras till Region Skåne i software programmet position green i början av mars när underlaget är klart. Hur stor andel av drivmedelsanvändningen var fossilbränslefri? Har andelen ökat/minskat sedan föregående år? Se ovan. Uppföljning av arbetet med intern kontroll Kollektivtrafiknämnden/Skånetrafiken 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas, bör tas med i internkontrollplan. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna. Medborgarperspektivet P U P - Plan, U - Uppföljning 1. Nöjda medborgare NKI - röd, Resandeutveckling - gul Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Punktlighet - orange, Kris- och kontinuitetshantering - grön Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Fossilfria drivmedel - grön Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Dynamiskt fokustal - grön, Friskare medarbetare - orange Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Faktor ledarskap i Springlife - gul, Kompetensförsörjning - grön Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut Ekonomi i balans - grön, Biljettintäkter - grön, Intäktsredovisning - orange Avvikelse - moms vissa serviceresor Avvikelse - rutiner för budget-/resultatprognos 1. Hur ser processen för framtagande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen ut? Trafikdirektören har i uppdrag att säkerställa att förslag till intern kontrollplan tas fram till kollektivtrafiknämnden. Trafikdirektören har delegerat ansvar för arbetet till avdelning Kvalitet. Förslaget diskuteras med många berörda inklusive förvaltningens ledningsgrupp, innan det tas vidare till nämnden. 10

11 Framtagande av förslag till intern kontrollplan för kollektivtrafiknämnden utgår från beskrivning av intern kontroll i budget med verksamhetsplan för Region Skåne, jämte instruktion för intern kontrollplan. De gemensamma anvisningarna innehåller obligatoriska kontrollområden med koppling till Region Skånes budget med verksamhetsplan samt så kallade administrativa kontrollområden som berör bl a ekonomi, HR och upphandlingsfrågor. Förvaltningen utarbetar förslag till intern kontrollplan som lämnas till kollektivtrafiknämnden, inklusive riskbedömning. Behov har funnits att förbättra arbetet med riskbedömningen. I arbetet med den interna kontrollplanen för 2017 innehåller riskbedömningen fördjupande beskrivningar. Kopplingen mellan verksamhetsrisker, riskbedömning (risknivåer) och kontrollaktiviteter har stärkts. De obligatoriska och lokala kontrollområdena har lagts ut på riskkartor med respektive risknivå i planen för De lokala kontrollområdena utgår från arbetet med verksamhetsplan, resultatuppföljning/- rapportering, Granskningsrapporter, förvaltningens revisioner samt uppföljning av interna kontrollplaner. Den interna kontrollplanen har jämte en rutin för nämnden informerats om och fastställts av Kollektivtrafiknämnden. 2. Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som genomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Beskrivning av de olika nivåerna och deras nivåer nedan. Regionfullmäktige Beslutar om reglemente för intern kontroll och fastställer budget med verksamhetsplan som innehåller riktlinjer för intern kontroll i Region Skåne. Regionstyrelsen Föreslår reglementen m för det interna kontrollarbetet Har så kallad uppsiktsplikt över nämndernas arbete med intern kontroll och tar emot viss intern kontrollrapportering från förvaltningarna i samband med delårs- och årsredovisningen Kollektivtrafiknämnden Beslutar efter information och diskussion om intern kontrollplan för nämndens verksamhetsområde Översänder intern kontrollplan till Regionstyrelsen Nämnden hanterar interna kontrollrapporter med uppföljningar av den interna kontrollplanen/det interna kontrollarbetet till regionstyrelsen i samband med delårs- och årsredovisningen. Detta ger möjlighet till diskussion om resultatet och åtgärder. Rapporterna sänds sedan till regionstyrelsen för vidare hantering. Nämnden har fastställt en rutin för intern kontroll (Kollektivtrafiknämndens beslut , 20). 11

12 Förvaltningen - Skånetrafiken Förvaltningen omsätter beslut från regionstyrelsen och uppdrag från nämnden och regionfullmäktige i årliga verksamhetsplaner och antar mål och riktlinjer för vad som ska uppnås. Förvaltningen integrerar det interna kontrollarbetet i linjearbetet och har styrt upp processen i denna riktning. Förvaltningschefen, med stöd av avdelning Kvalitet med flera, ansvarar för kontrollplanen, efterlevnad av rutin för uppföljning av kontrollmomenten och att rapportering sker. Kontrollansvariga och kontrollutförare ansvarar för kontrollpunkterna och rapporterar in genomförda kontroller, enligt frekvens som anges i planen. Avdelning Kvalitet tar fram interna rutiner för uppföljning och rapportering samt sammanställer en rapport per tertial. Intern översyn av arbetssättet med intern kontroll görs av avdelning Kvalitet och sker årligen. 3. Hur hanteras information/kommunikation inom organisationen och hur sker återrapportering på olika nivåer? Den interna kontrollplanen och rapporteringen av intern kontroll publiceras med övriga handlingar på Kollektivtrafiknämndens sida på skane.se. Ärendena tas fram i god tid för att kunna diskuteras under hela beredningen till nämnden. På intranätet publiceras intern kontrollplan efter beslut i nämnden och mall för intern kontrolluppföljning (som omvandlas till tertialrapport intern kontroll). Vid uppdateringar skickas mail till utförare och ansvariga. Resultatet av uppföljningen av intern kontroll publiceras efter varje rapportering på intranätet jämte övrig rapportering/resultatuppföljning. Avdelning Kvalitet har en lista och följer upp utvecklingen av avvikelser och åtgärder. Detta innebär bl a kontinuerlig dialog med kontrollansvariga och utförare för att följa upp att föreslagna åtgärder genomförs. Resultatet av den interna kontrollen rapporteras regionstyrelsen, koncernledningen, revisionen och nämnden. Som komplettering till rapporteringen och kvalitetsuppföljningar finns punkten Direktören informerar på nämndens dagordning. Härunder informerar direktören/förvaltningschefen i kort om viktiga frågeställningar som inte täcks upp i övrigt. Varannan måndag samlas Skånetrafikens medarbetare till informationsmöte. På dessa möten redogörs för ekonomi, resande och kvalitet. Nämndens ordförande har tagit initiativ till att informera på måndagsmöte om viktiga nämndbeslut och håller tät dialog med förvaltningen om aktuella frågeställningar. 4. Har åtgärder vidtagits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet? Beskriv, i förekommande fall, dessa åtgärder. Förvaltningen arbetar för att kontinuerligt utveckla en uppföljningskultur. Under 2016 har följande åtgärder vidtagits som följd av internt kontrollarbete: 12

13 Åtgärder för efterlevnad av moms/skattefrågor, däribland utredning av moms på viten och moms på vissa serviceresor Uppsägning av avtal med serviceombud till följd av intäkter som inte betalats för försäljning av kort och biljetter 5. Har arbetet med intern kontroll bidragit till måluppfyllelsen? Ge i förekommande fall, exempel på detta. Det interna kontrollarbetet bidrar genom sin årsplan och kontinuerlig uppföljning och rapportering under året med underlag för beslut och prioritering av aktiviteter som ska bidra till måluppfyllelse. Arbetet med planen och rapporteringar av det interna kontrollarbetet påminner om hur viktigt det är att hålla ordning och reda och åtgärda avvikelser. Ett exempel är kontrollområdet gällande revisioner av kassor och kassahantering. Personalen vet inte om när och hur revisionen kommer att utföras. Revisionen genomförs av medarbetare från såväl ekonomi som försäljning. Tidigare år har avvikelser i kassor upptäckts under revisioner, men inte under Området finns inte med i den interna kontrollplanen för 2017, men kassarevisionerna planeras fortsätta. 13