Kompetensförsörjningsplan för Regionservice

Transkript

1 HR-avdelningen Jenny Sellberg HR specialist HANDLINGSPLAN Datum Dnr 1 (9) Kompetensförsörjningsplan för Inledning är en serviceorganisation och medarbetarna är dess viktigaste resurs. Detta är handlingsplan för arbete med kompetensförsörjning och även bidrag till den övergripande kompetensförsörjningsplanen på regionnivå. s kompetensmål ska verka för att medarbetarna breddar sin kompetens Medarbetaren vill se sin karriärmöjlighet i. Det krävs nya kompetenser för att klara att leverera de tjänster som kundverksamheterna behöver. Många medarbetare behöver även bredda sin kompetens genom multiskilling. Det är viktigt att organisationen har förändringskraft och arbetar enligt våra processer och paketerade tjänster. medarbetare ska bidra med sin vilja och kompetens Att vara medskapare innebär till skillnad från ordet medarbetare något utöver det vanliga. En medskapare är med och skapar den utveckling som eftersträvar. Medskaparen är delaktig och tar ansvar för utvecklingen och bidrar med sin vilja och kompetens till att förverkliga tankar i handling. Detta bidrar också till trivsel på jobbet. Postadress: S Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: Skånehuset, J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum Dnr 2 (9) ska verka för att medarbetarna ska ha rätt kompetens utifrån verksamhetens mål ska vara en attraktiv arbetsgivare för såväl nuvarande som framtida medarbetare samt vid varje tidpunkt ha rätt kompetens för att kunna möta ägarnas och kundernas krav samt behov av optimal serviceverksamhet i. (utdrag ur Verksamhetsplan 2015) Ramar/verktyg för arbete med kompetensförsörjning Strategisk kompetensförsörjning på verksamhetsnivå Kompetensförsörjningsprocessen sker fortlöpande för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål. Processen ingår i det regionala verksamhetsledningssystemet. Arbetet med kompetensförsörjningsplaner ska integreras i budget och verksamhetsplaneringen inom samtliga förvaltningar. Strategisk kompetensförsörjning möjliggör en systematisk kartläggning av behov och tillgång på kompetens inom förvaltningen. Kompetensförsörjning handlar om att attrahera rätt medarbetare, rekrytera och introducera dessa genom effektiv process, skapa möjligheter för utveckling samt avsluta anställningen på ett professionellt sätt. Employee Life Cycle Grundstruktur för kompetensförsörjningsplanen

3 Datum Dnr 3 (9) Ledningssystem för kompetensförsörjning Inom har beslut fattats om att samtliga chefer ska arbeta aktivt med kompetensförsörjningsplaner utifrån ett gemensamt och standardiserat ledningssystem för kompetensförsörjning SS604070:2009. Ledningssystem för kompetensförsörjning Processen börjar med kompetenskartläggning utifrån verksamhetens mål och uppdrag. I medarbetarsamtalen kartlägger chefer medarbetarnas kompetens och får där fram ett underlag till kommande kompetensutvecklingsinsatser som stödjer verksamhetens mål. Arbetet sker utifrån ett verksamhets- och individperspektiv som sedan aggregeras vidare i organisationen så att man får en samlad bild av förvaltningarnas och regionens kompetensresurser och kompetensgap. Varför ska arbeta med strategisk kompetensförsörjning på verksamhetsnivå? Nyttan för chefen Arbeta med kompetensförsörjning i linje med kundbehov, efterfrågan, mål och strategier Möjlighet att styra resurser till relevanta kompetensutvecklingsinsatser Möjlighet att styra kompetenser till rätt uppdrag Överblick och struktur över verksamheten Överblick inför pensionsavgångar och rekryteringar Underlag till medarbetar- och lönesamtal Nyttan för medarbetaren Tydligare se kopplingen mellan egen kompetens, utvecklingsbehov och kundbehov, efterfrågan, mål och strategier Tydligare se vilka karriärvägar som erbjuds inom organisationen (synliggöra vilka kompetenser som krävs för att arbeta i olika roller).

4 Datum Dnr 4 (9) Möjlighet att synliggöra sin kompetens och koppla denna till den egna löneutvecklingen. Större ansvarskänsla för den egna kompetensutvecklingen och det medarbetaren kan erbjuda organisationen. Nyttan för organisationen Överblick och struktur för att stödja organisationen vid exempelvis organisationsförändringar och kompetensväxling Tydliggöra erbjudandet till våra medarbetare Tydliggöra karriärvägar och möjligheter till löneutveckling inom organisationen Lättare samordning av utbildningsinsatser. Minskad risk för höga kostnader vid gemensam planering av insatser. Lättare hitta kompetenser vid tillfälliga behov. Ramar för kompetensförsörjningsarbetet : Kontinuerlig uppdatering av rollbeskrivningar och kompetensinventeringar för verksamhetsspecifika roller. Kontinuerliga kompetensinventeringar på medarbetarnivå i samband med medarbetarsamtalen. Uppföljning och redovisning av fastställda aktiviteter görs årligen och i samband med att underlaget för nästa års kompetensförsörjningsplan tas fram. HR-representant från är medlem i koncernens kompetensförsörjningsnätverk för att säkerställa kopplingen till Nuläge och behov Nuläge Antal anställda har 1781 anställda ( ) varav 1530 tillsvidareanställda, 228 visstidsanställda, 22 under arbetsmarknadsåtgärder och 1 övrig.

5 Datum Dnr 5 (9) 33 är anställda inom Huvudkontoret, 4 inom KAM-divisionen, 11 inom Stora Bygg, 101 inom AM-divisionen samt 1632 inom FM-divisionen. Yrkesgrupper Det finns över 30 olika yrkeskategorier inom och för cirka 50 % av dessa krävs universitets-/högskoleutbildning. 509 medarbetare tillhör gruppen ledning/administration, 1265 övriga yrkesgrupper samt 7 gruppen undersköterska/skötare

6 Datum Dnr 6 (9) Pensionsavgångar Inom förväntas cirka 480 medarbetare gå i pension fram till Detta inom såväl yrken med som utan krav på högskole- /universitetsutbildning (ca 30% med krav på högskoleutbildning). I och med detta behövs ett långsiktigt arbete och framförhållning för att säkra kompetensförsörjningen. Behov Konkurrenter tillhör en kunskapsintensiv sektor och måste konkurrera med andra arbetsgivare om kompetenta medarbetare. främsta konkurrenter är - Privata företag inom bygg- och fastighetsbranschen - Privata företag inom servicebranschen - Offentliga organisationer såsom Kommuner. I pågår arbete med att på olika sätt underlätta och öka rekrytering av såväl unga medarbetare som andra grupper som står långt från arbetsmarknaden. Projekt med fokus på psykisk funktionsnedsättning samt olika former för utbildnings- och introduktionsanställning är exempel. Behov - specifika grupper aviserar stor efterfrågan på ingenjörer, logistiker, tekniker inom VVS och el, projektledare och fastighetsförvaltare. Det är utbildningar som främst finns vid Lunds Tekniska Högskola (LTH) och hos olika Yrkeshögskoleanordnare (YH). Yrkeshögskolemyndighetens tilldelningssystem är osäkert för såväl skola som arbetsgivare eftersom nya ansökningar måste göras varje år. Vi ser också ett ökat rekryteringsbehov av servicemedarbetare till vårdnära tjänster. Vi ser även ett behov av att rekrytera chefer, seniora rekryterare och löneadministratörer. Vidare finns stora utmaningar med att rekrytera framtida kompetens till kundfunktion för att kunna säkerställa en långsiktig kompetensförsörjning inom facility management. Kompetensförsörjningsprocessen I planen nedan lyfts långsiktiga insatser för att Attrahera, Rekrytera, Introducera, Utveckla & Motivera samt Avsluta kompetens. De planerade insatserna utgår från respektive affärsområdes kompetensförsörjningsplan.

7 Datum Dnr 7 (9) Attrahera Behovet av att attrahera specifika kompetenser har tagits fram i respektive affärsområdes kompetensanalys. Aktiviteter För att kunna attrahera kompetenser till vår verksamhet och därmed stärka vårt varumärke kommer vi bland annat att delta på arbetsmarknadsdagar, samarbeta med olika utbildningar (högskola/universitet/yh högskolor) kring praktik och examensarbete, nätverka och arbeta aktivt med omvärldsbevakning. Arbeta aktivt med annonsering/synas i rätt forum ex socialmedier. Sammanställa ett erbjudande om vad en anställning på innebär. har också en arbetsmarknadsgrupp som arbetat aktivt med området att attrahera rätt kompetens och hur vi kan stärka vårt varumärke. Rekrytera Rekryteringsbehovet inom olika kompetenser har tagits fram i respektive affärsområdes kompetensanalys och behovet av att rekrytera ser olika ut inom olika kompetenser. Analysen baseras på framtida pensionsavgångar, behov av andra kompetenser än vad vi har idag, personalomsättning, ökad konkurrens på marknaden inom vissa kompetensområden. Aktiviteter För att säkerställa att vi får den kompetens vi behöver kommer vi att fortsätta/utveckla vårt samarbete med GSF Rekrytering och rekrytera enligt fastställd rekryteringsprocess och vid behov använda sociala medier i rekryteringssyfte. Fortsätta satsa på nyutexaminerade medarbetare som trainee eller liknande juniora roller inom vissa grupper. Vi arbetar även med lärlingssystem och fadderverksamhet inom vissa yrkesgrupper. Introducera För att kunna säkerställa en god introduktion för våra medarbetare är det viktigt att varje chef tar ansvar för att den nyanställde får den introduktion hen behöver för att klara sitt arbete. Det gäller utbildningar, handledning, introduceras för kollegorna och att det material som medarbetaren behöver finns på plats vid start. Detta sammantaget skapar en förutsättning för ökad trygghet och högre kompetens och den har sannolikt betydelse både för medarbetarens hälsa och för medarbetarens benägenhet att stanna kvar i verksamheten.

8 Datum Dnr 8 (9) Aktiviteter På förvaltingsnivå finns två framtagna checklistor för introduktion som ska följas, en för chef och en för medarbetare, vid nyanställning. Dessa uppdateras kontinuerligt efter behov. Alla nyanställda ska också gå igenom s digitala introduktionsutbildning som ger information om som verksamhet samt skapar en helhetsförståelse för vad den nya medarbetaren blir en del av. Samtliga medarbetare inom ska genomgå vår utbildning En bättre partner för vården. Vi behöver också se över hur vi introducerar konsulter i våra verksamheter. För att förbättra vår introduktion kommer vi även att arbeta med att utveckla handledarrollen. Våra nya chefer ska gå den regiongemensamma basutbildningen för chefer. Utveckla och motivera Våra medarbetare är vår viktigaste resurs och för att kunna behålla och utveckla vår personal krävs en arbetsmiljö som främjar delaktighet och medarbetarinflytande. I medarbetarsamtalen skapas för varje medarbetare en plan för den fortsatta utvecklingen kopplat till verksamhetens och den enskilde medarbetarens mål. Härigenom ges medarbetaren ett tydligt uppdrag och får kunskap om vilka karriär- och utvecklingsmöjligheter som erbjuds. Det är viktigt att kompetensutveckling erbjudas och premieras. Medarbetarna ska också ges möjlighet att ta eget ansvar för sin utveckling och cheferna ska skapa förutsättningar för sina medarbetare att öka sin motivation och möjlighet att utvecklas för att möta både nuvarande och kommande behov. Lönepolitiken ska bidra till att vi kan rekrytera, utveckla och behålla den kompetens som behövs. Aktiviteter Arbeta mer strukturerat med kunskapsöverföring inför avgångar men även i syfte att bredda och utveckla medarbetarnas kompetens, vilket ger minskad sårbarhet. Genomföra utbildningssatsningar inom vissa områden/verksamheter (t.ex. team- och handledarutbildning, utbildning i rehabilitering för chefer, projektledning), synliggöra karriärvägar både i förvaltningen och inom, nätverka internt och externt, se över möjligheten till specialisering inom vissa kompetenser, fortsätta arbeta med kompetensgrupper inom vissa områden. Arbeta aktivt med chefsutveckling och samla ihop de utbildningsinsatser som erbjuds chefer, både nya och erfarna. Avsluta ska hantera omställning och avslut av medarbetare på ett verksamhetsorienterat och respektfullt sätt. Detta gäller även när medarbetare pensioneras. En genomtänkt och välplanerad avveckling är en avgörande framgångsfaktor för att nya organisationsförändringar ska kunna

9 Datum Dnr 9 (9) genomföras på ett bra sätt. Att behålla en god relation till tidigare medarbetare leder till att de blir goda ambassadörer och referenser vid nyrekryteringar samtidigt som organisationen ses som en attraktiv arbetsgivare. Aktivitet Vi ska följa den rutin som ska tas fram inom för exitintervjuer och genomföra en årlig utvärdering av de medarbetare som slutar/byter anställning. Arbeta med omplacering och avslut vid behov. Fortsätta genomförandet av avgångssamtal för att ta lärdom kring varför man väljer att lämna sin anställning och se vad vi kan göra annorlunda. Arbeta med att hålla motivationen uppe hos våra medarbetare fram till avslut. Uppföljning av aktiviteter Uppföljning och redovisning av fastställda aktiviteter görs årligen och ses över i samband med att underlaget för nästa års kompetensförsörjningsplan tas fram/revideras.