Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning

Transkript

1 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Arbetsfördelning Flik Kontrollmoment Ansvarig Verksamhet Status 1 Behörighet beslutsattester i HR fönster VS - Åsa S, Liz och Lena Bergelin FV/Bolag KLAR 2 Representation Maria Borg - Ivan Vasic, Anita Schwantes, Shahin Mirrezaei och Andreas Nilsson FV/Bolag KLAR 3 Kundfakturering - Kredit Mattias Jensen - Karin Skillborg, Lars Svensson, Eva Fredriksson och Madeleine Christensson FV/Bolag KLAR 4 Anstånd vid fakturering Mattias Jensen - Karin Skillborg, Lars Svensson, Eva Fredriksson och Madeleine Christensson FV/Bolag KLAR 5 Utomlänsfakturering Mattias Jensen - Bo Kos, Lars Svensson, Eva Fredriksson och Madeleine Christensson FV/Bolag KLAR 6 PASIS Mattias Jensen - Karin Skillborg, Lars Svensson, Eva Fredriksson och Madeleine Christensson Sjukvårdsförv KLAR 7 Kontantkassor (makuleringar) Ulf Nilsson Sjukvårdsförv förekommer ej 7_1 Kontantkassor (övriga kassor) Ulf Nilsson - Ivan Vasic Regionservice och FTVSAB förekommer ej 8 Reseräkningar Bo Ljungberg - Ulf Nilsson och Mats Hedlund FV/Bolag KLAR 9 Leverantörsfaktura - bemanningsföretag Bo Kos - Marita Annerfeldt, Åsa Nilsson, Peter Frost, Birgitta Olsson FV/Bolag Klar 10 EU moms Lina Lund - Jack Olsson, Karolina Thornström och Mats Hedlund FV/Bolag KLAR Anm. Ändra status till "klar" när respektive kontrollmoment är färdigt. OBS! Vi granska inte bara 71 utan även 77 och 79 Ansvar 8.. för 77 personalnämnden Ansvar 3.. för 79 Regionala utvecklingsnämnden SUS divisioner, sökväg UND09 i fv 16 Se flik, SUS Divisioner

2

3 A Benämning 1 Division 1 2 Division 2 3 Division 3 4 Division 4 5 Division 5 8 SAS 9 Projekt o Fondbidrag

4 Granskningsprogram - Intern kontroll Förvaltning Kultur Attest Kontrollmoment/utförande Kontrollera att registrerade beslutsattestbehörigheter i HR Systemet överenstämmer med upprättat beslut Stickprov Beslutattestant Hallberg Mats Nilsson Mesch Eva Wille Gitte Tsakiris Maria Stickprov beroende på förvaltningens storlek Inga avvikelser funna, blankett fanns på alla de som var uttagna för stickprov. Analys Listor på attestanter har tagits ut från HR-fönstret. Av det underlaget har det begärts in blanketter på hälfte

5 Datum 2017 tsunderlag Ansvar Avvikelse 400 OK OK 40 OK OK en av attestanterna.

6 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Representation Kontrollmoment/utförande Representation - Kontrollera att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Konto 463xx och 707xx - deltagarlista och syfte ska framgå Kontrollera gåvor till personal Information finns under punkten skatter Skatteverket Meddela avvikelser till redovisningsansvarig Stickprov Fakturanummer Korrekt moms avdragen Informationskrav uppfyllt Avvikelse Faktura nej ja övriga gåvor avser anställd förälders bortgång, helebeloppet borde kostnadsförs Faktura ja nej saknar syfte Faktura nej ja gränsvärde överskrids Faktura ja ja Faktura ja nej syfte, gåvotagarensnamn saknas Faktura nej ja helebeloppet borde kostnadsförs, enheten följer inte regionens policy Faktura nej nej vilken avgång pension eller personen i frågan slutar? Helebeloppet borde kostnadsförs -övriga gåvor Faktura nej ja helebeloppet borde kostnadsförs -övriga gåvor Faktura ja ja Faktura nej ja övriga gåvor avser anställd förälders bortgång, hela beloppet borde kostnadsförs Faktura nej ja Faktura ja ja Faktura ja nej helebeloppet borde kostnadsförs, förmånskatt enheten följer inte regionens policy företagsnamn saknas, organisatorisk tillhörighet saknas 70710

7 Faktura ja ja Faktura ja nej företagsnamn saknas, organisatorisk tillhörighet saknas Faktura ja nej företagsnamn saknas, organisatorisk tillhörighet saknas Faktura ja ja Faktura ja nej organisatorisk tillhörighet saknas Faktura ja? mötet skulle betraktas som ett internt möte istället, konto 46140, förmånsrapp Faktura ja ja Faktura ja ja Faktura ja ja Faktura ja ja Faktura ja ja Faktura ja ja Faktura nej ja helebeloppet borde kostnadsförs -övriga gåvor, enheten följer inte regionens policy Faktura ja ja borde konteras på konto Faktura nej ja helebeloppet borde kostnadsförs -övriga gåvor Faktura nej ja helebeloppet borde kostnadsförs -övriga gåvor, förmånskatt Stickprov beroende på förvaltningens storlek Vid vår granskning så har det identifierats olika avvikelser. Se granskningsprogrammet. Analys Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att reglerna för representation samt interna anvisningar gällande gåvor inte efterlevs. Detta leder till att rätt moms inte redovisas till Skatteverket. Ofta saknas det tillräckliga uppgifter för att i efterhand kunna bedöma kostnadens kontering och korrekthet. När det kommer till deltagarlistor samt syfte så måste Kultur Skåne bli bättre på att bifoga underlag om vilka som är med och vad fakturan avser. Attestanter måste informeras om Skatteverkets och Region Skånes regelverk kring representation och gåvor.

8 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Kundfakturering Kontrollmoment/utförande Att det finns ett skriftligt attesterat underlag som styrker kreditfakturering innebär större summor då små går digitalt? Identifiera vilka som har utförts under angiven period för att göra stickprov Meddela avvikelser till redovisningsansvarig Stickprov Ver Faktura Kommentar Avvikelse Underlag finns - Serviceportalen nej Underlag finns - Serviceportalen nej Underlag finns - pappersform nej Underlag finns - pappersform nej Stickprov beroende på förvaltningens storlek Nedanstående får utformas utifrån rapportformuläret! Fyra registrerade kreditfakturor under granskningsperioden. Samtliga har underlag som styrker kreditering. Analys Reglerna om skriftligt underlag efterföljs Alla underlag på krediteringar ska gå igenom serviceportalen.

9 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Kundfakturering Kontrollmoment/utförande Att det finns ett skriftligt och attesterat underlag som styrker anståndet. Att återrapportering sker till FV Kontakta Patientservice - Identifiera vilka som har utförts under angiven period för att göra stickprov Källa VGI Patientservice Meddela avvikelser till redovisningsansvarig Nedanstående får utformas utifrån rapportformuläret! Stickprov Ver Faktura Avvikelse Finns inga beviljade anstånd Stickprov beroende på förvaltningens storlek Finns inga anstånd under perioden Analys Enligt vår granskning så hittade vi inga beviljade anstånd

10 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Kundfakturering Kontrollmoment/utförande Att utomlänsfakturering sker inom 6 månader Kontakt med både Kund och Patientservice särskild reskontratyp för att se när patientbesöket ägde rum PASIS samt utförd fakturering Inkluderar även utländska medborgare? Källa VGI Patientservice Meddela avvikelser till redovisningsansvarig Nedanstående får utformas utifrån rapportformuläret! Stickprov Ver Faktura Avvikelse Stickprov beroende på förvaltningens storlek Kontrollmomentet kundfakturering utomlän finns ej i fv 40. Analys

11 Granskningsprogram - Intern kontroll Förvaltning Datum Kundfakturering Kontrollmoment/utförande Att alla avgiftsbelagda besök inom sjukvården, som inte betalas vid besökstillfället, blir fakturerade i enlighet med faktureringsriktlinjerna. I dessa riktlinjer framgår klart och tydligt att fakturering skall ske under första veckan i månaden efter vårdkontakten. Granskningen avser endast Pasisregistrerad sjukvård. Därtill handlar det endast om patienter som vid besöks/utskrivningstillfället var folkbokförda i Skåne. Urval: Förslagsvis uttag från pasis gällande vårdkontakter under en hel kalendermånad. Källa Utdrag ur Pasis, Utdrag ur Raindance ftg 95 saldoreskontran, kontakt med patientservice Meddela avvikelser till redovisningsansvarig Nedanstående får utformas utifrån rapportformuläret! Stickprov Ver Faktura Avvikelse Stickprov beroende på förvaltningens storlek Kontrollmomentet PASIS finns ej i fv 40. Analys

12

13 2017

14

15 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Kontantkassor Kontrollmoment/utförande Kontroll av antal makuleringar i förhållande till omsättning Kontanthantering har hög risk att felaktigheter förekommer, varför alla avvikelser bör rapporteras Dagskassor, betalningssätt och period Makuleringar Omsättning kr Fördelning Omsättning/makulering tot Kontant Kort Kontrollmoment Kontantkassor övrigt förekommer ej inom förvaltning Kultur. Analys Period Säker förvaring Finns kvitto för utlägg Stämmer summan

16 Analys Period Datum Säker förvaring Stämmer saldot Växelkassa 1 Växelkassa 2 Växelkassa 3 Analys

17 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Kontantkassor Kontrollmoment/utförande Kontroll av att inventering av kassor görs och att de följer anvisningar. Att avstämningsrutiner sköts enligt anvisningar. Kontanthantering har hög risk att felaktigheter förekommer, varför alla avvikelser bör rapporteras Period Säker förvaring Stämmer summan Kontrollmoment Kontantkassor övrigt förekommer ej inom förvaltning Kultur. Analys

18 Granskningsprogram - Intern kontroll Förvaltning Reseräkningar Kontrollmoment/utförande Kontrollera avdragsrätt på moms Stickprov Syfte Anställd Underlag Samtliga kvitton Anmärkning 1 PARKAVG 6702xx-xxxx Ja Ja Nej 2 PERSUTL 6506xx-xxxx Nej Nej Ja 3 Zinkurs 6009xx-xxxx Nej Nej Ja 4 Zuttaxi 6701xx-xxxx Ja Ja Nej 5 Ztaxi 5606xx-xxxx Nej Nej Ja 6 Zinresk 6704xx-xxxx Ja Ja Ja 7 Zintåbu 4201xx-xxxx Ja Ja Nej 8 Zutresk 6702xx-xxxx Ja Ja Nej 9 PERSUTL 5309xx-xxxx Nej Nej Ja 10 Zuttåbu 6402xx-xxxx Ja Ja Nej 11 PERSUTL 5504xx-xxxx Nej Nej Ja 12 PERSUTL 6506xx-xxxx Ja Ja Nej Stickprov beroende på förvaltningens storlek Nästan hälften av underlagen saknas i Löneservice arkiv. Momsen är i flertalet fall korrekt. Analys Den anställda har i en rullgardinsmeny i systemet att välja på olika momssatser. Vår uppfattning är att den anställde oftast endast väljer en momssats i sin redovisning även om kvittot innehåller belopp på flera olika momssatser. På motsvarande sätt händer det att den anställde väljer momssats 0 även om kvittot innehåller moms. Det är attestantens ansvar att tillse att alla kvitton i original blir bifogade. Bättre rutiner för att säkra upp att alla underlag tas till vara och arkiveras på ett överskådligt och säkert vis.

19 Datum 2017 Avvikelse Underlag saknas. Redovisat 0% moms Underlag saknas. Redovisat 25% moms Underlag saknas. Redovisat 6% moms Fel orsak Underlag saknas. Redovisat 25% moms Underlag saknas. Redovisat 0% moms

20 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Leverantörsfaktura Kontrollmoment/utförande Bemanningsföretag - kontrollera att pris i leverantörsfaktura överensstämmer med undertecknat avtal. Fokusera på levfakturor som avser bemanningsföretag, som inte ingår i ramavtalen, då föregående granskning av ramavtal inte påvisade några avvikelser. Eftersom dessa direktavtal är mer vanliga i vissa verksamheter än andra, bör stickproven främst riktas mot verksamheter med betydande andel direktavtal. Ta ut en rapport från Raindance på samtliga förvaltningar, som har personalkostnader, för att identifiera verksamheter med många direktavtal. Ta ett stickprov på dessa verksamheter. Urval : Stickprov Ramavtal med specifika bemanningsföretag. Vid granskning filtrera bort leverantörer som ingår i ramavtalen. Stickprov Ver nr Följer riktlinjer Kommentarer Faktura Konsultkostnad, alltså felkontering Faktura Konsultkostnad, alltså felkontering. Dock pris enl. avtal. Faktura Konsultkostnad, alltså felkontering Faktura Ja Fakturerat pris enl. direktavtal Faktura Kostnad för föreläsare, alltså felkonterat Faktura Kostnad för kulturvaneundersökning, alltså felkonterat Faktura Konsultkostnad, alltså felkontering Faktura Ersättning referensperson, snarare konsultkostnad, alltså felkonterat Faktura Ersättning referensperson, snarare konsultkostnad, alltså felkonterat Granskning av kontrollmomentet visar att det inte förekommer avrop från bemanningsföretag inom Kultur Skåne för perioden juni - dec 2016 eller jan - april 2017.

21 Analys Granskning av kontrollmomentet visar att det inte förekommer avrop från bemanningsföretag inom Kultur Skåne. I ett fall har arbetskraft hyrts in, stickprov 4, men då på direktavtal. Förvaltningen köper däremot diverse konsulttjänster som inte är att betrakta som tjänster från bemanningsföretag och konterar dessa på Konto används alltså ibland på ett felaktigt sätt. Förtydliga och komplettera Region Skånes kontoplan med instruktioner om hur resp. konto är tänkt att användas. Informera inom förvaltningen om hur man ska tänka när man väljer konto vid kontering.

22 Granskningsprogram - Intern kontroll Datum 2017 Förvaltning Kultur EU moms Kontrollmoment/utförande Kontrollera att upplägget av momskod stämmer överens med EU fakturan samt moms vid inskanning Urval : Stickprov Meddela avvikelse till GSF lev samt redovisningsansvarig Stickprov Fakturanummer Korrekt momskod Moms inskannad Avvikelse Anm Ja, T1 Nej Nej Nej, T0 Nej Ja Konferenskostnader ska självpåföras moms enl regler fr Nej, T1 Nej Ja Omvänd momsredovisning tillämpad. Kostnaden avser rundguidning på Louisiana museet i Danmark. Ska ej momsredovisas i Sverige Nej, T0 Nej Ja Fakturering för utländsk föredragshållare i Sverige. Borde varit momskod T Nej, V1 Nej Ja Konferenskostnader i Danmark är omvänd momsad som varuinköp. Fakturan har dansk moms i beloppet Nej, T0 Nej Ja Konferenskostnader i Danmark betald utan riktig faktura. Konferenskostnader i EU ska självpåföras Nej, T0 Nej Ja Omvänd momsredovisning skulle tillämpats med momskod T Ja, T0 Nej Nej Restaurangbesök i Århus momsas i Danmark. Fakturan innehåller också dansk moms Ja, T0 Nej Nej Fakturerade hotellkostnader i Danmark Nej, T0 Nej Ja Utförd tjänst i Tyskland för för Kultur Skåne Nej, T3 Nej Ja Fakturerade flygbiljetter från resebyrå i Portugal. Momskod V3 borde använts. Säljarens VAT nummer framgår inte av fakturan Ja, T1 Nej Nej Fakturering från Danmark för konferenskostnader. Cirka hälften av granskade fakturor visar på avvikelse. De granskade fakturorna avser i princip det totala antalet fakturor för granskningsperioden. Ingen moms har blivit inskannad i raindance, vilket är korrekt. Analys I genomsnitt varannan faktura blir felaktigt momsredovisad vilket är en hög andel. Det visar på komplexiteten som EU momsreglerna har. Dessutom kan det bli fel på grund av stående leverantörsupplägg. Information och utbildning i regelverket för EU moms. Genomgång av leverantörsupplägget av Ekonomiservice i Kristianstad på de leverantörer som har påvisat avvikelse i granskningen och ändra felaktigt inlagd momskod. Vid nyupplägg av nya leverantörer ska det säkerställas att korrekt momskod registreras.

23 Uppfyller fakturan skatteverkets krav: se mapp riktlinjer skattelagstiftning mm under U:/intern kontroll/2013