INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE14 PRIMÄRVÅRDEN

Transkript

1 För kännedom Primärvårdsnämnden T.f. landstingsdirektör Helena Söderquist Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE14 PRIMÄRVÅRDEN SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, kontraattester, leverantörsfakturans formalia samt hantering av friskvårdskostnader. Vid granskningstillfället har vi noterat att landstingets anvisningar för representation behöver ses över på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurang- och cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Vi har försökt att bedöma förvaltningens avtalstrohet utifrån det verktyg som mäter avtalstrohet men vi kan inte göra denna bedömning på grund av att informationen i rapporten inte är komplett. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Friskvård Ej tillfredsställande Ej helt tillfredsställande X X Tillfredsställande God X X Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(8)

2 Även om vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare har stärkts jämfört med föregående års granskning, lämnar vi fortfarande rekommendationen att stärka rutinen. Det är viktigt att informationskravet uppfylls för att kunna bedöma ändamålet med inköpet samt beakta det skattemässiga regelverket. Vi bedömer att rutiner kring leverantörsfakturans formalia har blivit bättre. Ur intern kontroll- och uppföljningssynpunkt är det viktigt att kontoplanen används konsekvent. lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationer Rutinen att ange syfte och deltagare bör fortfarande stärkas. Hantering av avdragsgill moms vid intern och extern representation bör säkerställas. Rekommendationer Rutinen för kontraattester behöver säkerställas. Rutinen för kontraattester behöver säkerställas. Rekommendationer Vi rekommenderar att skriftliga anvisningar och rutiner för hantering av personalens friskvårdskostnader samt information till personalen tas fram. Rekommendationer Tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare behöver säkerställas. Detta för att kunna säkra att sociala avgifter och skatteavdrag hanteras korrekt. SID 2(8)

3 IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken samt landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och noterat följande; Konto 4611, Kurs- och konferensavgift Kontot består av 207 transaktioner på tillsammans 836 tkr. Vi har granskat 15 verifikat. Vår granskning visar att oftast framgår det mycket tydligt vem och vad utbildningskostnaden avser samt kontraattester har funnits där dessa har varit nödvändiga. I ett fall framgår inte deltagare och på grund av saknade uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändig. Konto 4631 Uppvaktning personal Kontot består av 18 fakturor på tillsammans 15 tkr. Vi har granskat 5 verifikat. En bedömning har gjorts av i vilken utsträckning anvisningarna, som tagits fram inom hälso- och sjukvården, har följts. Granskningen visar att ett verifikat har hanterats enligt anvisningarna och innehåller tydligt underlag. Fyra av fem verifikat saknar uppgift vem som är mottagare och tre av fem verifikat saknar syfte med inköpet. Tre av fem verifikat följer inte anvisningarna 3 avseende uppvaktning. Det är viktigt att informationskravet uppfylls för att kunna bedöma ändamålet med inköpet samt att kunna beakta de skattemässiga reglerna som finns. Konto 4632 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 7 transaktioner på tillsammans 38 tkr. Vi har granskat 4 verifikat. Granskningen visar att i två fall har för mycket moms dragits av och i ett fall saknades kontraattest. I ett fall har inte sociala avgifter hanterats på korrekt sätt. Det är viktigt att säkerställa rutinen för att anlita uppdragstagare för att säkra korrekt hantering av sociala avgifter och skatteavdrag. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 3 Administrativa anvisningar för Hälso- och sjukvården, SID 3(8)

4 Vid granskningstillfället har vi noterat att landstingets anvisningar för representation behöver kompletteras på grund av att momssatsen för måltider har ändrats. Den 1 januari 2012 sänktes momssatsen för restaurangoch cateringtjänster från 25 % till 12 %. Anvisningarna avser avdragsgill moms vid 25 % momssats. Vi har noterat att en vårdcentrals kick-off kostnader har bokförts som verksamhetskostnader, till kontot övriga främmande tjänster. Ur internkontroll- och uppföljningssynpunkt är det viktigt att kontoplanen används konsekvent. Det saknas uppgifter som syfte och deltagare. På grund av saknade uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändig. Fakturor som omfattar aktiviteter som inte entydigt är kopplade till verksamheten ska styrkas genom att syfte med aktiviteten och vilka personer som deltagit ska anges. Det är också viktigt att kostnader som avser samma arrangemang kan följas i redovisningen för att kunna bedöma den skattemässiga behandlingen då det finns begränsningar i representationsavdrag, exempelvis kringkostnader för en personalfest. I Hälso- och sjukvårdens uppdragsförteckning 4 anges, avseende riktlinjer för uppvaktning och intern representation, att länk kommer att läggas in när dokument finns. Vi har noterat, liksom föregående år, att riktlinjerna inte återfinns under angiven plats. Konto 4639 Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 237 transaktioner på tillsammans 363 tkr. Vi har granskat 15 verifikat. Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för bokföring av trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. En genomgång av verifikaten visar att kontot används i stort enligt anvisningarna. Men vi har noterat att i två fall framgår inte syfte och deltagare vid måltider. Dessa uppgifter ska framgå för att ändamålsenligheten ska kunna bedömas och att avdragsgill moms kan hanteras rätt. På grund av att underlaget saknar uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest har varit nödvändig. I ett fall saknas kontraattest och i ett fall av fakturan framgår inte vad inköpet avser. På kontot finns också bokförda kostnader avseende uppvaktning av personal. Vi har granskat 4 verifikat och i ett fall framgår mottagare. Syfte saknas på alla verifikat. Vid uppvakning av personal med blommor, t.ex. 50- årsdagar och i samband med pension, bör användas kontot Hälso- och sjukvårdsledningen, Uppdragsförteckning för delegations- och verkställighetsbeslut, sid. 10, diarienummer LSN-HSF och PVN-HSF SID 4(8)

5 Uppvaktning och gåvor till personal. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Vi kan inte uttala oss om i vilken utsträckning Hälso- och sjukvårdens administrativa anvisningar följs på grund av att informationskravet inte har uppfyllts. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 1 verifikat på 1 tkr. Vi har noterat att vid redovisning av kontantkassa saknas uppgifter som syfte och deltagare. Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot används både för intern fakturering genom TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Kontot består av 80 transaktioner på tillsammans 469 tkr. Vi har granskat 6 verifikat och noterat att i ett fall saknas uppgift om syftet och i två fall saknas kontraattest. Leverantörsfakturans formalia Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura. Vi har gjort stickprov på följande konton; Konto 4351 Arvode uppdragstagare På kontot finns 4 tkr bokförda och vi har noterat att alla arvoden har hanterats via lönesystemet Heroma. Konto 5550 Inhyrd personal På kontot finns 27 mnkr bokförda och vi har granskat 12 av 554 verifikat. Vår granskning visar att dessa fakturor uppfyller kraven på fullständig faktura. Ett verifikat är utbetalningsorder som avser hyrläkarkostnader. Enligt blankettens anvisningar används utbetalningsorder för utbetalningar för verksamhetens kostnader som inte kunnat faktureras av leverantören. Exempelvis utbetalning av skatter, avgifter och beviljade bidrag. Det är verksamhetens ansvar att säkerställa att fakturor från leverantörer mottas. Konto 7551 Konsultarvode På kontot finns 42 tkr bokförda. Vi har granskat 2 av 5 verifikat från de två leverantörer som bokförts på kontot och har inget att anmärka på. Konto 7595 Extern handledning På kontot finns 275 tkr bokförda. Vi har granskat 5 av 56 verifikat och har inget att anmärka på. SID 5(8)

6 Friskvård Ett urval av leverantörsfakturor har granskats för att bedöma hantering av verksamhetens kostnader för anställdas friskvård. Vi har gjort stickprov på följande konto; Konto 4661 Friskvård På kontot finns 105 tkr bokförda och vi har granskat 5 av 27 verifikat. Granskningens resultat kan sammanfattas enligt följande; I två fall finns tydligt underlag och fakturorna avser massage. En faktura saknar uppgifter som vad och vem den avser. I ett fall uppfylls inte Skatteverkets regler om skattefri friskvård samt saknas uppgift om vem kostnader avser. I ett fall är oklart om regler om skattefri friskvård uppfylls på grund av att det saknas uppgifter. Vi har noterat att primärvårdens friskvårdskostnader har bokförts hos RE10, Länssjukvården. Enligt uppgift har inte förvaltningen skriftliga rutiner för hantering av kostnader för friskvård. Hantering av friskvårdskostnader är inte helt i linje den Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar som finns. Av Koncernpolicy friskvård och riktade arbetsmiljösatsningar framgår bland annat att landstinget har friskvårdsaktiviteter som erbjuds alla medarbetare via personal-/fritidsföreningar. Via föreningarna erbjuds bland annat allmänna friskvårdsaktiviteter genom eget utbud och genom subventionerade träningskort till flera andra arrangörers motionsaktiviteter. Några övriga åtaganden som belastar landstinget ska härutöver inte förekomma. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren i dag erbjuda sin personal motionsaktiviteter av enklare slag och mindre värde vid motionsanläggningar som ligger skilt från arbetsplatsen eller annan friskvård som exempelvis s.k. kontorsmassage. Det finns reglering vad som anses vara en skattefri motions- eller friskvårdsförmån. Skattefriheten förutsätter att motions- eller friskvårdsförmånen riktar sig till hela personalen. Skatteverket ställer också krav på arbetsgivaren att ha full insyn av vilken aktivitet som betalas. Granskningen visar att hantering av friskvårdskostnader inte är enhetlig. Det finns behov av anvisningar för att säkerställa en enhetlig hantering, att underlagen uppfyller informationskraven och uppföljning av friskvårdskostnader. Det är också viktigt att säkerställa att vid hantering av personalens friskvårdskostnader beaktas det skattemässiga regelverket. Vi SID 6(8)

7 rekommenderar att skriftliga anvisningar och rutiner för hantering av personalens friskvårdskostnader samt information till personalen tas fram. Inköp och avtalstrohet Vi har tidigare år granskat avtalstrohet genom att göra stickprov bland inköpen inom olika kostnadsslag. I landstingets delårsrapport 1, , rapporterades att det under 2011 installerats ett verktyg i rapportsystemet Måttdatabasen som kan mäta avtalstrohet. Köptrohet till ramavtal ska följas upp under året så att landstinget når målet på 95 %. Ekonomicheferna har varit piloter för projektet med hjälp av verktyget kan det nu sättas mål och göras uppföljningar ute på verksamheterna. I år har vi därför använt oss av informationen i Måttdatabasen. Rapporten avseende Primärvårdens inköp under perioden januari-juni 2012 visar att förvaltningens inköp sker 69 % mot avtalade leverantörer alternativt inte är upphandlingspliktigt. Enligt information från ekonomienheten finns identifierade avgränsningar och felkällor i rapporten. Informationen i rapporten upplevs som otillförlitlig. Meningen är att rapporten ska användas som ett underlag för diskussion kring frågor om avtalstrohet. Rapportens utveckling i Måttdatabasen anses inte vara aktuell utan lösningen förväntas finnas i det nya E-handelssystemet. Upphandling av E-handelssystemet pågår och beräknas att vara klar i januari Vi kan inte bedöma avtalstroheten, utifrån rapporten avseende Primärvårdens inköp, på grund av att rapporten inte är komplett. 5 Landstingsfullmäktiges beslut 40/2012, Landstingets delårsrapport 1, 2012, sid. 18, under miljöperspektiv SID 7(8)

8