Granskning av räkenskapsmaterial representation och gåvor

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av räkenskapsmaterial representation och gåvor Norrbottens läns landsting November 2007 Carina Olausson Certifierad kommunal revisor Åsa Öberg revisionskonsult

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsresultat Allmänt Gåvor Minnesgåvor Andra gåvor Representation Intern representation Extern representation Revisionell bedömning...9

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Landstingets revisorer genomför årligen granskningar av räkenskapsmaterial med inriktning mot vissa konton. Konton som valts ut avser kostnader som kan vara svåra att kontrollera och där felaktiga utbetalningar kan förorsaka landstinget förtroendeskada. 1.2 Uppdrag och revisionsfråga Norrbottens Läns Landstings revisorer har gett Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers i uppdrag att granska räkenskapsmaterial avseende representation och gåvor. Syftet med granskningen är att granska om den interna kontrollen i sammanhanget (anvisningar/regler/rutinbeskrivningar, redovisning och uppföljning/kontroll) är tillräcklig. 1.3 Metod och avgränsning Med utgångspunkt från formulerade kontrollmål görs: Genomgång av tillämpbar lagstiftning. Genomgång av landstingets anvisningar/regler/rutinbeskrivningar. Kartläggning av förekomsten av representation och gåvor. Översiktlig och stickprovsvis granskning av räkenskapsmaterial (utbetalningar, fakturor etc.) och andra underlag. Intervju med företrädare för landstingets ekonomifunktion samt avstämningar med ansvariga befattningshavare. Granskningen omfattar räkenskaper för perioderna januari december 2006 respektive januari augusti 2007, där samtliga divisioner ingår. Granskningen avgränsas till att omfatta följande kostnadsslag: Jubileumsgåvor (5872) Andra gåvor (5873) Representation (7170) Intern representation (5871) Under perioden januari december 2006 finns verifikatrader, av samtliga transaktionstyper exklusive budgetposter och bokföring med värde noll kronor, registrerade inom granskade divisioner och kostnadsslag. Under perioden januari augusti 2007 finns

4 verifikatrader, av samtliga transaktionstyper exklusive budgetposter och bokföring med värde noll kronor, registrerade inom granskade divisioner och kostnadsslag. I granskningen har samtliga verifikat/verifikatrader översiktligt granskats. Därutöver har också ett urval verifikat/verifikatrader granskats i detalj. De kriterier som har legat till grund för detta urval är: Verifikat med de största kostnadsposterna per slag. Avvikande/utmärkande verifikationer. Ett slumpmässigt urval verifikationer. Totalt har 123 verifikationer från 2007 års redovisning detaljgranskats. Urvalet är inte ett underlag för generell bedömning men ger ändå en bild av räkenskapsmaterialets kvalitet och den interna kontrollen av representation och gåvor. Redovisningen för valda kostnadsslag har hämtas via landstingets uppföljningsverktyg Lupp och BusinessObjects. Den fördjupade granskningen av verifikationer och underlag har gjorts via systemet för sökning av leverantörsfakturor, LEVIS. Intervjuer har gjorts med företrädare för landstingets ekonomifunktion. Avstämningar av granskade verifikationer har gjorts med ansvariga befattningshavare. 2

5 2 Granskningsresultat 2.1 Allmänt Kommunala redovisningslagen (KRL) och utfärdade rekommendationen och uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) samt information från skatteverket ligger som utgångspunkt för vår bedömning. Vi har även utgått från landstingets gemensamma regler och riktlinjer år 2007 samt anvisningar på landstingets intranät Insidan för det aktuella området. 2.2 Gåvor Utdrag från skatteverket: Gåvor från arbetsgivaren är enligt huvudregeln skattepliktiga. Under vissa förutsättningar är jul-, jubileums- och minnesgåvor skattefria. Skattefriheten gäller inte för kontanta medel. Gåva i form av presentkort som inte kan bytas mot pengar är skattefri. En gåva är skattefri så länge gåvans värde (marknadsvärde inkl mervärdesskatt) inte överstiger fastställda beloppsgränser: Julgåva är skattefri om värdet inte överstiger 400 kronor. Jubileumsgåva är en gåva till en anställd när företaget firar 25-, 50-, 75-, eller 100- årsjubileum. Värdet får inte överstiga kronor inkl mervärdesskatt Minnesgåva är en gåva av minneskaraktär för anställd vid t.ex. den anställdes 50- årsdag, längre tids anställning (25 år eller mer) eller när anställningen uppför. Minnesgåvor är skattefria om värdet inte överstiger kronor och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Ett bidrag till en semesterresa kan betraktas som en skattefri minnesgåva under förutsättning att arbetsgivaren betalar till resebyrån eller till den som tillhandahåller biljetterna. Minnesgåva kan enligt skatteverkets mening lämnas i form av vin eller sprit. Utdrag från landstingets regler och riktlinjer för uppvaktning och gåvor: När landstinget uppvaktar medarbetare ska det ske med skattefria gåvor. Andra gåvor ska inte delas ut. Julgåva utdelas årligen till landstingets medarbetare (både anställda tills vidare och för viss tid). Landstingsdirektören beslutar och upphandlar gåvan och närmaste chef utdelar den. När medarbetare fyller 50 år uppvaktas denne av arbetsgivaren. Minnesgåva utdelas det år då medarbetaren uppnått 25 års anställningstid i landstinget. Medarbetaren får välja mellan guldklocka eller annan minnesgåva till motsvarande värde (3 000 kronor exkl. moms). Gåvan får ej inhandlas via internet. 3

6 Minnesgåvor regleras i skattelagstiftningen, vilket innebär att minnesgåva ej får utgöras av presentkort, aktier eller kontanta medel. Medarbetare som lämnar landstinget med pension avtackas vid gemensam ceremoni. De pensionärer som inte uppnått 25 års anställningstid och därmed inte fått sin minnesgåva, får istället en gåva motsvarande antalet anställningsår gånger 100 kronor inkl. moms. Utöver detta sker blomsteruppvaktning på arbetsplatsen. Avtackning av avgående fullmäktigeledamöter De som varit fullmäktigeledamot i fyra mandatperioder eller fler får en minnesgåva i form av en guldklocka eller annat av motsvarande värd (3 000 kr exklusive moms). Övriga får en enklare gåva till ett värde av 500 kr exklusive moms Minnesgåvor Bokföring av minnesgåvor enligt skatteverkets definition och i landstingets regler och riktlinjer sker på ett slag kallat jubileumsgåvor. För perioden januari december 2006 redovisas kostnader för jubileumsgåvor på totalt 758 tkr. För perioden januari augusti 2007 redovisas kostnader för jubileumsgåvor på totalt 283 tkr. Tabell 1: Landstingets jubileumsgåvor 2006 jämfört med årsbudget Division Jubileumsgåvor Utfall 2006 (tkr) Jubileumsgåvor Budget 2006 (tkr) Landstingsgemensamt 12,5 5,0 Politik 22,6 0,0 Diagnostik 34,8 56,1 Folktandvård 65,6 150,0 Kultur och Utbildning 15,4 6,8 Medicinska specialiteter 183,3 320,0 Opererande specialiteter 176,6 134,0 Primärvård 138,9 55,0 Service 70,7 61,8 Vuxenpsykiatri 37,6 0,0 Totalt 758,0 788,7 Av tabellen framgår att samtliga divisioner förutom division Diagnostik, folktandvård och division Medicinska specialiteter har överskridit sin budget för jubileumsgåvor år Totalt för samtliga divisioner har budgeten överskridits med 4%. Granskningen av utvalda stickprov visar att tre av trettio verifikationer saknar fullständiga uppgifter på namn och syfte med gåvan. 4

7 För åtta av trettio verifikationer har fakturan en ofullständig varuspecifikation, d v s det framgår inte vad som kostnadsförts annat än jubileumsgåva. Fem verifikationer är presentkort, vilket strider mot gällande regler och riktlinjer inom landstinget. En verifikation är felbokad. Åtta verifikationer är delbetalningar för resor. Sju av verifikationerna är kostnadsförda varor som, enligt vår bedömning, inte är hänförliga till begreppet minneskaraktär. Ett exempel på denna typ av varor är diverse förbrukningsmaterial för små belopp till ett sammantaget värde av kr, såsom servetter, toalettborste, diskborste, blomkrukor, konstväxter, lampor, rullgardin m m. Andra exempel är glasögon, parkettgolv, fåtölj, frysbox, tapeter. Samtliga granskade verifikationer förutom två uppgår till belopp som följer skatteverkets regler om skattefri gåva. Två verifikationer har bokfört värde som överstiger landstingets regler om minnesgåvas värde upp till kr exkl moms Andra gåvor För perioden januari december 2006 redovisas kostnader för andra gåvor på totalt tkr varav julklappar till anställda motsvarar 912 tkr. För perioden januari augusti 2007 redovisas kostnader för andra gåvor på totalt 232 tkr. Tabell 2: Landstingets andra gåvor 2006 jämfört med årsbudget Division Andra gåvor Utfall (tkr) Andra gåvor Budget 2006 (tkr) Landstingsgemensamt 37,9 10,0 Politik 29,5 10,0 Diagnostik 112,6 33,1 Folktandvård 121,0 0,0 Kultur och Utbildning 95,7 90,5 Medicinska specialiteter 293,9 503,8 Opererande specialiteter 240,1 93,6 Primärvård 260,1 299,4 Service 111,0 144,3 Vuxenpsykiatri 95,4 178,1 Totalt 1 397, ,8 Av tabellen framgår att samtliga divisioner förutom Medicinska specialiteter, Primärvården, Service och Vuxenpsykiatrin överskridit sin budget för andra gåvor för år Totalt för samtliga divisioner har budgeten överskridits med 2,5%. 5

8 Granskningen av utvalda stickprov visar att drygt hälften av verifikationerna saknar namn och syfte för gåvan. En tredjedel av verifikationerna har en allmän beskrivning av vad som är syftet med köpet. Fullständigt ifyllt syfte och namn återfinns endast för fem verifikationer. För två verifikationer har fakturan ofullständiga uppgifter om vad som kostnadsförts. Fyra verifikationer har bokförts på fel slag. Tre verifikationer avser presentkort, vilket inte överensstämmer med landstingets regler och riktlinjer. Samtliga granskade verifikationer förutom två uppgår till belopp och syfte som följer skatteverkets regler om skattefri gåva. De två verifikationer som inte följer skatteverkets regler avser sommargåvor, vilket enligt definitionen ej är att betrakta som skattefria gåvor. Sommargåvor till personalen följer inte definitionen på godkända gåvor enligt landstingets regler och riktlinjer. 2.3 Representation Representation är ett samlingsbegrepp för gästfrihet som en organisation mottar från eller visar utomstående kontakter (extern representation). Representation kan även vara motsvarande gästfrihet från organisationen gentemot den egna personalen i syfte att öka trivseln och främja en god atmosfär på arbetsplatsen (intern representation). Skatteverkets rekommendation beträffande utgifter kring representation har inte direkt bäring på landstingets verksamheter då landstinget inte är inkomstskattepliktig. Dock är landstinget skyldigt att följa regelverket kring redovisning av mervärdesskatt och begränsningsreglerna för avdragsrätt. Arbetsgivaren får göra avdrag för kostnad för högst två personalfester per år. Avdrag medges för kostnad för måltid med 90 kronor exkl moms per person och tillfälle. För kringkostnader t.ex. musikunderhållning, medges avdrag med 180 kronor exkl. moms per person och tillfälle. Landstingets riktlinjer för intern och extern representation: Större representation - avser representation vid konferenser, kongresser. Beslut fattas av landstingsstyrelsen. Övrig extern representation avser representation i form av mat och dryck riktad till affärsförbindelser och liknande. Ändamålet och tidpunkten ska ha ett klart samband med den verksamhet som bedrivs. Representationen ska vara av skälig omfattning och får inte inbegripa drycker som starkvin, sprit och likör. För att vin, starköl eller mellanöl ska få ingå krävs beslut av landstingsstyrelsen. Landstingsstyrelsen fastställer vilka som har rätt att besluta om representation, exklusive vin, starköl, mellanöl. Intern representation avser representation i form av mat och dryck riktad till personal vid t.ex. avtackningar, informationsmöten, interna kurser och planerings- 6

9 konferenser. Intern representation ska tillämpas restriktivt och får inte inbegripa drycker med högre alkoholstyrka än folköl. Landstingsstyrelsen fastställer vilka som har rätt att besluta om representation. Attestunderlag representation ska styrkas genom namnteckning på nota eller liknande verifikat som visar sambandet och ändamålet. Vidare ska anges namnen på de personer som deltagit och vilka de företräder. Uppgifterna ska antecknas på ett varaktigt sätt Intern representation Bokföring av intern representation enligt skatteverkets definition och i landstingets regler och riktlinjer sker på ett slag kallat personalrepresentation. För perioden januari december 2006 redovisas kostnader för personalrepresentation på totalt tkr. För perioden januari augusti 2007 redovisas kostnader för personalrepresentation på totalt tkr. Tabell 3: Landstingets personalrepresentation år 2006 jämfört med årsbudget Personalrepresentation Utfall 2006 (tkr) Personalrepresentation Budget 2006 (tkr) Division Landstingsgemensamt 197,5 108,0 Politik 32,3 35,0 Diagnostik 243,7 270,3 Folktandvård 622,0 20,0 Kultur och Utbildning 78,2 110,5 Medicinska specialiteter 772,0 459,8 Opererande specialiteter 1 070,0 449,8 Primärvård 477,4 285,5 Service 705,6 515,6 Vuxenpsykiatri 189,6 402,3 Totalt 4 388, ,8 Av tabellen framgår att samtliga divisioner förutom Politik, Diagnostik, Kultur- och Utbildning och Vuxenpsykiatri har överskridit sin budget för intern representation år Totalt för samtliga divisioner har budgeten överskridits med 65%. Granskningen av utvalda stickprov visar att endast två av 28 verifikationer har fullständigt ifyllda uppgifter om namn och syfte för personalrepresentation. Mer än hälften av verifikationerna saknar helt namn och syfte. Några verifikationer har en allmän beskrivning av personalgruppen som deltagit. En verifikation har bokförts på fel slag. 7

10 Ingen verifikation i urvalet har tagit hänsyn till den skattemässiga momsbegränsningsregeln som gäller vid representation Extern representation För perioden januari december 2006 redovisas kostnader för extern representation på totalt 915 tkr. För perioden januari augusti 2007 redovisas kostnader för extern representation på totalt 292 tkr. Tabell 4: Landstingets externa representation år 2006 jämfört med årsbudget Extern representation Utfall 2006 (tkr) Extern representation Budget 2006 (tkr) Division Landstingsgemensamt 207,4 77,0 Politik 81,5 140,0 Diagnostik 75,7 85,6 Folktandvård 54,2 0,0 Kultur och Utbildning 119,4 114,8 Medicinska specialiteter 14,1 2,3 Opererande specialiteter 63,2 9,0 Primärvård 82,8 27,4 Service 167,5 165,4 Vuxenpsykiatri 48,8 10,2 Totalt 914,6 631,7 Av tabellen framgår att samtliga divisioner förutom Politik och Diagnostik har överskridit sin budget för extern representation år Totalt för samtliga divisioner har budgeten överskridits med 45%. Granskningen av utvalda stickprov visar att endast sex av 29 verifikationer har fullständigt ifyllda uppgifter om namn och syfte för extern representation. Åtta av verifikationerna saknar helt namn och syfte. En tredjedel av verifikationerna har en allmän beskrivning av personalgruppen som deltagit. Fyra verifikationer har bokförts på fel slag. Endast sex av verifikationerna ryms inom den skattemässiga momsbegränsningsregeln som gäller vid representation. 8

11 3 Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att den interna kontrollen (anvisningar/regler/ rutinbeskrivningar, redovisning och uppföljning/kontroll) i samband med representation och gåvor har brister som landstingsstyrelsen bör åtgärda. Dessa brister är: Vid extern och intern representation ska det framgå vem/vilka som deltagit och syftet med aktiviteten. Av det totala detaljgranskade stickprovet för intern och extern representation på 63 verifikationer har 87% av verifikationerna brister i noteringar om syfte och namn och 37% saknar helt syfte och namn på deltagare. Vi har inte kunnat kontrollera i vilken omfattning beslutsattest har skett avseende representation där attestanten själv deltagit, då namn och syfte är ifyllt för endast ett fåtal verifikationer. Vid gåvor ska det framgå vem som fått en gåva och ändamålet med inköpet. Av det totala detaljgranskade stickprovet för jubileumsgåvor och andra gåvor på 60 verifikationer har 47% av verifikationerna brister i noteringar om syfte och namn på gåvomottagare och 23% saknar helt syfte och namn på gåvomottagare. Landstinget är skyldigt att följa regelverket kring redovisning av mervärdesskatt och begränsningsreglerna för avdragsrätt vid representation. Dessa begränsningsregler efterlevs inte. Minnesgåvor beviljas som, enligt vår bedömning, inte är hänförliga till begreppet minneskaraktär. Av detaljgranskade verifikat för minnesgåvor har 27% kostnadsförts med bristfälligt underlag, d v s det framgår inte vad som kostnadsförts annat än jubileumsgåva. Stora budgetöverskridanden inom intern och extern representation. Vi noterar att en viss begreppsförvirring uppstår när landstingets regler och riktlinjer beskriver regelverket för minnesgåvor och slagförteckningen nyttjar begreppet jubileumsgåvor samt landstingets regler och riktlinjer använder ordet intern representation och slagförteckningen ordet personalrepresentation. Vi har inte granskat behörighet för beslutsattest, då behörighetskontroll sker automatiskt i systemet vid fakturascanning. 9

12 Enligt skatteverkets regler får arbetsgivaren göra avdrag för kostnad för högst två personalfester per år. Detta har inte varit möjligt kontrollera i stickprovet. Förslag till åtgärder: Utforma en tydlig definition av vad landstinget avser med gåvor av minneskaraktär. Informera/utbilda medarbetarna inom gällande regelverk för skattefria gåvor och representation samt landstingets regler o riktlinjer inom detta område avseende - dokumentation av deltagares/gåvomottagares namn och syfte med representationen/gåvan - utformning av godkänd fakturaspecifikation så att det tydligt framgår vad som kostnadsförs - begränsningsregler för avdragsrätt av moms vid representation. Förbättrad överensstämmelse mellan budget och utfall för representation. Vi föreslår att landstinget ändrar kontoförteckningens klartext så att den överensstämmer med regelverkets ordval. 10