INTERN KONTROLLGRANSKNING 2016 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION KULTUR OCH UTBILDNING

Transkript

1 GRANSKNINGSRAPPORT För kännedom Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky HR-direktören Solveig Lampe Redovisningschef Susanne Gårdö Lönechef Josefin Zangerl Carlberg Verksamhetschef Anita Bereflod Kultur- och utbildning Verksamhetsområdeschef Mikael Palo Ekonomichef Marita Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2016 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION KULTUR OCH UTBILDNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av verifikat bokförda under perioden januari-juli Granskningsanteckningar har lämnats för faktaavstämning och synpunkter har beaktats i rapporten. Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, attest och kontraattest. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia, avtalstrohet mot, av landstingets, ingångna avtal samt tillämpning av kontoplan. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Rutin Syfte och deltagare Attest/kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet gällande resoroch hyrbilskostnader Kontoplan Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Resultatet för syfte och deltagare samt attest/kontrattest ligger kvar på samma bedömning (tillfredställande) som vid vår senaste granskning Leverantörsfakturans formalia har förbättrats från inte helt tillfredställanade till God samt att avtalstrohet är oförändrad och bedöms som God. Tillämpning av kontoplanen fanns inte med i bedömningen Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(6)

2 Bedömningar och rekommendationer redovisas enligt nedan. Syfte och deltagare Granskningen visar att rutin för att ange syfte och deltagare bedöms som tillfredsställande och möjlig att förbättra. Det finns tydliga redovisningsrutiner och Samlad redovisning uppmanar i programmets kommentarsfält att uppgifter om syfte samt deltagare ska anges. Rekommendation: Att stärka rutinen för att ange syfte och deltagare i inköpssystemet. Attest och kontraattest Granskningen visar att följsamheten till rutin för attest och kontraattest bedöms som tillfredställande och möjlig att förbättra. Detta på grund av att stickprov som inte angivit deltagare går att bedöma, samt att rutin gällande utlandresor behöver stärkas. Delegationsordningen av resor utanför Danmark, Norge och Finland ändrades under året. I det nyanskaffade inköpssystemet har kontroll av kontraattest blivit tydligare och lättare att följa upp. Rekommendation: Att stärka rutinen för att ange syfte och deltagare i inköpssystemet, samt utveckla rutin för godkännande av resor utanför Danmark, Norge och Finland i och med ändrade delegationer och rutiner för utlandsresor. Leverantörsfakturans formalia Leverantörsfakturans formalia bedöms som god men möjlig att förbättra. De vanligaste uppgifterna som saknas på leverantörsfakturan är referenskod (kostnad- och ansvarsställe) samt uppgift om säljarens registreringsnummer till moms. Rekommendation: Stärka rutin för att alltid ange referenskod till leverantörer samt se över befintliga leverantörer så att de har rätt uppgifter för fakturering. Avtalstrohet Avtalstrohet mot ingångna avtal bedöms som god gällande konton för hyrbil- och resekostnader. Övervägande del av transaktionerna på kontona avser leverantörer som har avtal med Landstinget Sörmland. Tillämpning av kontoplan Vi bedömer att tillämpning av kontoplanen är god men möjlig att förbättra. Konsekvent kontotillämpning är viktigt för jämförbarhet och ur uppföljningssynpunkt samt ger förutsättningar för förbättrad ekonomisk information. SID 2(6)

3 Rekommendation: Se över rutiner för kontotillämpning av konsulters hotell- och resekostnader. IAKTTAGELSER Granskning av rutiner För att kunna bedöma den interna kontrollen i löpande redovisning har vi granskat verifikat främst utifrån följande rutiner och anvisningar: Landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken, Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 1, landstingets kod- och kontoplan, anvisningar för tillämpning av kontoplanen 2, samt delegationsordning. Bedömning av avtalstrohet har skett mot avtalsdatabasen. Enligt anvisningarna ska fakturan innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, ska kontraattest ske. Vi har noterat att anvisningar för representation har uppdaterats. Kontoanalyser och stickprov har gjorts på nedanstående konton. Kurs- och konferensavgift Kontot består av 108 verifikationer som uppgår till 371 tkr, 11 transaktioner har granskats som motsvarar 42 procent av kostnaderna på kontot. Fyra verifikationer saknar antingen referenskod eller notering om deltagare. När deltagarförteckning saknas går det inte att bedöma om kontraattest varit nödvändig. En verifikation har attesterats av person som själv deltagit i utbildningen. Externa föredragshållare Kontot består av tio verifikationer som uppgår till 117 tkr, en transaktion har granskats som motsvarar 29 procent av kostnaderna på kontot. Den granskade transaktionen saknar deltagarförteckning. Interna kurser Kontot består av 4 verifikationer om 37 tkr, en transaktion har granskats, kostnaden borde konterats på konto för externa föredragshållare. Uppvaktning personal Kontot består av 50 verifikationer som uppgår till 25 tkr, fem transaktioner har granskats utan anmärkning. 1 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2 SID 3(6)

4 Informationsmöten, personalfester Kontot består av 32 verifikationer, två transaktioner har granskats som motsvarar 68 procent av kostnaderna på kontot, inga anmärkningar noterade. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 69 verifikationer som uppgår till 90 tkr, åtta transaktioner har granskats. Enligt landstingets anvisningar används kontot för personalens trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt, förfriskningar. En av de granskade fakturorna saknar referenskod, i övrigt inga anmärkningar. Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot består av 106 verifikationer som uppgår till 116 tkr, 11 transaktioner har granskats som motsvarar 49 procent av kostnaderna på kontot. En verifikation bör landstingdirektören kontraattestera. En annan verifikation saknar deltagarförteckning, vilket gör det svårt att bedöma om kontraattest varit nödvändig. Resekostnader och biljetter Kontot består av 500 verifikationer som uppgår till 493 tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 27 procent av kostnaderna på kontot. Tio verifikationer saknar antingen syfte eller deltagarförteckning, vilket gör det svårt att bedöma om kontraattest varit nödvändig. En verifikation avser resa utanför Norden. Det framgår inte om landstingsdirektören godkänt resan. Ett av de granskade verifikaten bör kontraattesteras då del av kostnad avser beslutattestanten. Under 2016 ändrades delegationer och rutiner kring beslut om konferensoch studieresor utanför Danmark, Finland och Norge 3. Landstingsdirektören beslutar om utlandsresor för tjänstemän 4. Dessa bestämmelser ersätter tidigare delegationsbeslut LS-LED10-029/25. Det är viktigt att rutiner upprättas så att samtliga utlandresor för tjänstemän godkänns av landstingsdirektören. 3 Landstingsstyrelsen 7/16, Landstingsstyrelsens delegationsordning 4 ibid SID 4(6)

5 Hotell och logikostnader Kontot består av 216 verifikationer som uppgår till 583 tkr, 21 transaktioner har granskats som motsvarar 38 procent av kostnaderna på konto. Två leverantörsfakturor saknar referenskod och ett verifikat saknar deltagarförteckning. Vi har noterat att konsulters logikostnader bokförs på kontot. Enligt L-Bas 2013 ska kontot användas i samband med anställdas resor i tjänsten. Vi rekommenderar att kontotillämpningen ses över gällande konsulters logikostnader. Extern representation Kontot består av 82 verifikationer som uppgår till 51 tkr, sju transaktioner har granskats som motsvarar 18 procent av kontot. En av de granskade fakturorna saknar referenskod. Arvode uppdragstagare Kontot består av 92 verifikationer som uppgår till 596 tkr, samtliga verifikationer har behandlats via lön, vilket synes vara korrekt. Inhyrd personal Kontot består av 389 verifikationer som uppgår till tkr, 25 transaktioner har granskats som motsvarar 54 procent av kostnaderna på kontot. Inget noterat. Konsultarvode Kontot består av 130 verifikationer som uppgår till 310 tkr, 13 transaktioner har granskats som motsvarar 79 procent av kostnaderna på kontot. Inget avvikande noterat. Extern handledning Kontot består av 87 transaktioner på tillsammans 223 tkr, 13 transaktioner har granskats som motsvarar 44 procent av kostnaderna på kontot. Två verifikationer saknar angivandet av syftet med handledningen. Övriga främmande tjänster Konto består av 87 verifikationer som uppgår till 401 tkr, nio transaktioner har granskats som motsvara 21 procent av kostnaderna på kontot. Inga anmärkningar noterade. Övriga kostnader Kontot består av 91 verifikationer som uppgår till 365 tkr, nio transaktioner har granskats som uppgår till 36 procent av kostnaderna på kontot. Tre transaktioner avser larmkostnader och konferensavgift dessa borde konteras på annat konto. SID 5(6)

6