Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Transkript

1 _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc

2 Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund.. Syfte, genomförande och avgränsning.. Metod och avgränsning. Regelverk.. Kommunala redovisningslagen (KRL).. Skatteverkets allmänna råd. 3 Kommunens regelverk.- ArkivIagen, Arkivförordningen och kommunens arkivreglemente Granskningsresultat. Verifikationsgranskning.. Är fakturan adresserad till kommunen?.. Har ankomstregistrering skett?.3 Sker attester enligt gällande reglemente?. Sker attester enligt gällande attestförteckning?.5 Är verifikationerna fullständiga?..6 Har mervärdesskatten hanterats riktigt?.7 Har betalning skett i rätt tid?..8 Konteras utgiftsslag enligt gällande kontoplan?.9 Granskning av arkiveringen och bedömning 3 Revisionell bedömning Karlstads kommun

3 Sammanfathting På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlstads kommun har PwC gjort en granskning av den löpande redovisningen (verifikationsgranskning), för att säkerställa om den är tillfredställande. Den ledande frågan i granskningen är om den interna kontrollen är tillfredställande i redovisning, system och rutiner avseende löpande redovisning. Granskningen har genomförts genom kontroll av dokumentation, styrdokument, stickprov avseende år 0 samt intervjuer med ansvariga tjänstemän. Om vi bortser från arkiveringen är vår bedömning att den interna kontrollen avseende granskade delar för verifikationer; redovisning, system och rutiner i stort är tillfredställande. Det finns dock brister bl.a. i form av att det i ett flertal fall saknas deltagarförteckning och syfte vid kurser och representation samt knapphändiga uppföljningsrutiner. När det gäller arkiveringen är vår bedömning att följsamheten till arkiviagen och kommunens arkivreglemente är ytterst bristfällig. Förbättringar anges vara på gång men situationen är inte tillfredställande och påkallar teknik- och fastighetsnämndens skyndsamma förbättringsåtgärder. Utifrån våra erfarenheter av genomförd granskning lämnar vi följande utvecklingsförslag: Tillse att alla attestanter får information om hur representation och resor ska redovisas. Utveckla formella rutiner för hantering av manuella fakturor. Komplettera attestrutinerna med tydliga uppföljningsrutiner. Tillse att momsredovisningen förbättras. Uppdatera dokumentplanen och arkivbeskrivningen. Upprätta en arkivförteckning. Tillse att roller och ansvar mellan arkivmyndigheten (kultur- och fritidsnämnden), kommunstyrelsen samt teknik- och fastighetsnämnden, tydliggörs och fastställs i formell skrivelse. Karlstads kommun av

4 Inledning. Bakgrund En mycket stor del av kommunens utbetalningar sker med inkommande fakturor som underlag. Det regelverk som styr hanteringen av inkommande fakturor är bland annat den kommunala redovisningslagen och kommunens reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner. En väl fungerande intern kontroll i system och rutiner är en förutsättning för att informationen som ligger till grund för politiskt beslutsfattande är tillförlitlig. På samma sätt utgör den interna kontrollen i redovisningens system och rutiner en förutsättning för att årsredovisning och delårsrapporter motsvarar de krav som lag och normgivare ställer. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlstads kommun har PwC fått i uppdrag att genomföra en granskning av den löpande redovisningen, i form aven verifikationsgranskning, för att säkerställa att den följer god redovisningssed... Syfte, genomförande och avgränsning Syftet med granskningen är att säkerställa att hanteringen av verifikationer inom teknik- och fastighetsnämnden sker i enlighet med god redovisningssed. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillfredställande i redovisning, system och rutiner avseende löpande redovisning (verifikationsgranskning)? För att besvara revisionsfrågan behöver vi undersöka relevanta områden. Dessa är: Är fakturan adresserad till kommunen? Har ankomstregistrering skett? Sker attester enligt gällande reglemente? Sker attester enligt gällande attestförteckning? Är verifikationerna fullständiga? Har mervärdesskatten hanterats riktigt? Har betalning skett i rätt tid? Konteras utgiftsslag enligt gällande kontoplan? Sker arkivering i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens arkivreglemente?.. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom kontroll av dokumentation, styrdokument, stickprov avseende år 0 samt intervjuer med ansvariga tjänstemän. De intervjuade har beretts möjlighet att sakgranska ett utkast av granskningsrapporten. Karlstads kommun av 6

5 . Regelverk.. Kommunala redovisningslagen (KRL) Enligt KRL kap. ska för varje ekonomisk finnas en verifikation. Verifikationen ska innehålla uppgift om när den har upprättats, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör och, i förekommande fall, vilka handlingar som låg till grund för händelsen och var dessa förvaras. Enligt KRL kap. 5 ska det i en verifikation ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas... Skatteverkets allmänna råd För att en kommun ska ha rätt att dra av moms på sina inköp till verksamheten ska avdragsrätten styrkas med en faktura. Följande uppgifter ska framgå av fakturan: Datum för utfärdandet Ett unikt löpnummer för varje faktura Säljarens registreringsnummer till moms Säljarens och köparens namn och adress Varornas mängd och art Beskattningsunderlaget för varje skattesats (enhetspris exkl. moms) Tillämpas skattesats Den moms som ska betalas..3 Kommunens regelverk En del av god intern kontroll är att upprätta ett attestreglemente för att säkerställa att kommunens samtliga ekonomiska transaktioner med omvärlden sker på ett ändamålsenligt sätt. Detta ska bl.a. innehålla relevant information om hur betalningsprocessen ska gå till, underlaget, attestgången och vem som attesterar vad. Karlstads kommuns kommunfullmäktige har antagit ett attestreglemente (Dnr KS Dpl 00), som gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Reglementet har utformats för att bl.a. säkerställa att kommunens samtliga bokförda transaktioner är korrekta avseende prestation, bokföringsunderlag, betalningsvillkor, boliföringstidpunkt, kontering,finansiering, och beslut. Som komplement till kommunens attestreglemente har teknik- och fastighetsnämnden antagit en attest- och rekvirentförteckning med stöd av förvaltningens delegeringsordning. Denna ska enligt dokumentet vara reviderad den 3 oktober i år. I vår granskning har vi också tagit del av kommunens kontoplan och nämndens förteckning över slut attestanter för nämndens olika ansvarsområden kopplat till redovisningen... Arkivlagen, Arkivforordningen och kommunens arkivreglemente I ArkivIagen och Arkivförordningen ges det bestämmelser om hur myndigheter ska hantera sina arkiv. Enligt 3 framkommer det att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: Karlstads kommun av 6

6 . Rätten att ta del av allmänna handlingar. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen 3. Forskningens behov I ArkivIagen står det att varje myndighet ska svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 har övertagit detta ansvar. I Karlstads kommun är kultur- och fritidsnämnden utsedd arkivmyndighet men myndigheten har inte övertagit de andra nämndernas arkivvårds ansvar. I ArkivIagen 6 framkommer det vidare att myndigheten, i detta fall teknik- och fastighetsnämnden, ska upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning. I Arkivförordningen 5 står det att arkiven regelbundet ska inspekteras av respektive arkivmyndighet. Kommunfullmäktige i Karlstads kommun antog den oktober 009 ett arkivreglemente, som kompletterar ArkivIagen och Arkivförordningen. Som komplement till arkivreglementet finns följande dokument framtagna med koppling till teknik- och fastighetsnämndens arkivering: Bestämmelser om arkivhantering inom koncernen Karlstads kommun. (Dnr KFN Dpl 0) Framtagen av kultur- och fritidsnämnden i sin roll som arkivmyndighet. Dokumentplan för teknik- och fastighetsnämnden. (Dnr TFN Dpl 00) Arkivbeskrivning TF. Framtagen av staben på teknik- och fastighetsförvaltningen Granskningsresultat. Verifikationsgranskning.. Är fakturan adresserad till kommunen? Utifrån genomförd granskning och urval kan vi konstatera att samtliga fakturor är adresserade till kommunen... Har ankotllstregistrering skett? Samtliga fakturor som kommunen scannar skickas till kommunens samarbetspartner i Malmö, där fakturorna scannas in för att sedan skickas till Karlstad. I samband med att fakturan scannas sker ankomstregistrering. Fakturor ställda till kommunen scannas, men det finns även verifikationer som hanteras manuellt. Exempel på det är fakturor som inkommit till kommunen sent, regleringar mot fastighetsägare, återbetalningar och andra utbetalningar. Enligt kommunens uppskattning rör det sig om ca 000 manuellt hanterade verifikationer per år. För de fakturor som av någon anledning inte scannas utan hanteras manuellt, sker ankomstregistreringen när fakturan kommer till kommunen. Karlstads kommun 3 av 6

7 ..3 Sker attester enligt gällande reglemente? Enligt vår bedömning sker attestförfarandet avseende de elektroniskt hanterade fakturorna enligt kommunens reglemente. Avseende de verifikationer som hanteras manuellt har vi i vår granskning i några fall påträffat verifikationer som endast har attesterat aven person... Sker attester enligt gällande attestförteckning? Granskningen har skett utan anmärkningar avseende de elektroniskt hanterade fakturorna. För att kunna avgöra om rätt person attesterat en manuell verifikation är det nödvändigt med en attestförteckning som innehåller signaturprov på attestanterna. En sådan attestförteckning finns inte upprättad hos nämnden...5 Är verifikationernafullständiga? Samtliga verifikationer i det granskade urvalet är fullständiga i enlighet med KRL Kap Har mervärdesskatten hanterats riktigt? Vid måltidsrepresentation, såväl intern som extern gäller speciella avdragsregler. Det avdragsgilla beloppet är 90 kr per person exklusive moms. Det ger en avdragsgill moms på :50 kr per person. På fakturan ska det även framgå vem som deltagit och syftet. Vår granskning har visat att det i några fall har gjorts felaktiga momsavdrag, när full moms har dragits oavsett kostnaden...7 Har betalning skett i rätt tid? Vi har i vår granskning inte noterat några sena betalningar...8 Konteras utgiftsslag enligt gällande kontoplan? Vår bedömning är att utgiftsslagen konteras enligt gällande kontoplan. I granskningen har två fall av felkonteringar noterats...9 Granskning av arkiveringen och bedömning Hanteringen av scanningen av fakturor tydliggörs i dokumentet "Datafångstrutiner för Karlstads kommun" som vi erhållit från kommunledningskontoret. Fakturorna går automatiskt till kommunens samarbetspartner i Malmö där fakturorna scannas in för att sedan skickas till Karlstad för korttidsarkivering, långtidsarkivering och gallring hos kommunledningskontoret. När det gäller teknik- och fastighetsnämndens utgående fakturor t.ex. debitering av VA, hanteras de i ett system som heter EDP. Gallring sker automatiskt efter de regler som fastslagits i dokumentplanen. I teknik- och fastighetsnämndens dokumentplan från år 007 står det att den ska uppdateras varje år, vilket inte har skett på fem år. Det finns en arkivbeskrivning som enligt vår bedömning inte är antagen av nämnden och vår bedömning är också att den inte är tydlig i sin vägledning. Nämnden saknar helt en arkivförteckning, vilket inte är förenligt med arkiviagen. Arkivmyndigheten har försökt att stimulera teknik- och fastighetsnämnden till att arbeta mer kontinuerligt med sitt arkivarbete, utan större framgång. Nämnden förklarar delvis sina brister på att det skett byten av lokaler samt personalförändringar i arkivorganisationen. Detta har begränsat Karlstads kommun av 6

8 nämndens arkivutvecklingsarbete. Med nya rekryteringar är nämnden nu bättre rustad för att bedriva en ändamålsenlig arkivverksamhet. Kommande aktiviteter personalen nämner är att uppdatera dokumentplanen, att tillse att de synpunkter arkivmyndigheten lämnat i sina tillsyner åtgärdas och att förbättra ordningen i arkiven, som försämrats på grund av lokalbyten. När det gäller just den fysiska förvaringen och arkivlokalernas beskaffenhet, lämnade arkivmyndigheten synpunkter på detta i samband med tillsynen den 3 november år 0. Vår bedömning är att det har skett vissa förbättringar men att det finns flera förbättringsåtgärder att vidta, där arkivmyndighetens synpunkter är ledande. Utifrån vår granskning anser vi bl.a. att ordningen i annexarkivet bör förbättras. Bedömning Utifrån arkiviagens tydliga beskrivning av myndigheters arkivansvar anser vi att det är anmärkningsvärt att teknik- och fastighetsnämnden inte har mer aktuell och tillgänglig dokumentation om sin arkivhantering. Utifrån den bild vi har fått av hanteringen av verifikationerna idag, anser vi att det finns ett behov av att tydliggöra myndigheternas roller och ansvaret för den arkivering av teknik- och fastighetsnämndens verifikationer, som idag sker hos kommunstyrelsen i bibliotekshuset. Vi utgår ifrån att det är en självklarhet att nämnden hörsammar arkivmyndighetens synpunkter och snarast åtgärdar dem. Utifrån vår granskning kan vi konstatera att det idag finns brister i arkiveringen av teknik- och fastighetsnämndens verifikationer. Vår bedömning är att det framförallt är informationshanteringen som inte är tillfredställande, samtidigt som vi delar arkivmyndigheten synpunkter i sin tillsyn. Detta påkallar skyndsamma åtgärder för att säkerställa att nämnden uppfyller sitt ansvar i enlighet med gällande lagstiftning och kommunens arkivreglemente. Vi har granskat fullständigheten i äldre verifikationer genom stickprov med start från och med år 003 till och med år 0. Detta med fokus på åren i och med att teknik- och fastighetsnämnden i dess nuvarande skepnad bildades i januari år 007. Utifrån vår granskning kan vi konstatera att det finns vissa brister i verifikationerna. Resultatet av vår granskning sammanfattas nedan i punktform: I många fall saknas syfte och deltagare vid representation och resor. Det finns verifikationer som saknar relevanta underlag i form av följesedlar. Det finns verifikationer som saknar en referens från förvaltningen. 3 Revisioneli bedömning Om vi bortser från arkiveringen är vår bedömning att den interna kontrollen avseende granskade delar för verifikationer; redovisning, system och rutiner i stort är tillfredställande. Den största bristen vi noterat i vår granskning är att det i ett flertal fall saknas deltagarförteckning och syfte vid kurser och representation. Situationen visar att det finns ett utbildningsbehov för berörda personer. Karlstads kommun 5 av 6

9 En stor del av verifikationerna är idag elektroniska, men det finns fortfarande manuella verifikationer. För att säkerställa rätt hanteringen av dessa bör nämnden ta fram rutiner för hantering av manuella fakturor. Till detta hör att ta fram en attestförteckning som innehållande signaturprov och att fakturor alltid ska dubbelattesteras. Att det finns attestrutiner är inte tillräckligt för att säkerställa en god internkontroll avseende verifikationer. Attestrutinerna bör kompletteras med någon form av egna interna regelbundna kontroller för att tillse att reglementet efterlevs. När det gäller arkiveringen är vår bedömning att följsamheten till arkiviagen och kommunens arkivreglemente är ytterst bristfållig. Förbättringar anges vara på gång men situationen är inte tillfredställande och påkallar teknik- och fastighetsnämndens skyndsamma förbättringsåtgärder. Utifrån våra erfarenheter av genomförd granskning lämnar vi följande utvecklingsförslag: Tillse att alla attestanter får information om hur representation och resor ska redovisas. Utveckla formella rutiner för hantering av manuella fakturor. Komplettera attestrutinerna bör med tydliga uppföljningsrutiner. Tillse att momsredovisningen förbättras. Uppdatera dokumentplanen och arkivbeskrivningen. Upprätta en arkivförteckning. Tillse att roller och ansvar mellan arkivmyndigheten (kultur- och fritidsnämnden), kommunstyrelsen samt teknik- och fastighetsnämnden, tydliggörs och fastställs i formell skrivelse Maria Jäger Uppdragsledare Peter Aschberg Projektledare Karlstads kommun 6 av 6