Trelleborgs kommun Revisorerna

Transkript

1 Revisorerna Kommunstyrelsen Granskning av kommunens faktura hantering har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborg kommun genomfört en granskning av om styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering är ändamålsenlig. Revisionen beslutade vid sammanträde att anta föreliggande revisionsrapport såsom sin egen. Från kommunstyrelsen önskade revisorerna svar på de bedömningar som görs i revisionsrapporten senast den 15 september. Rapporten översändes till kommunfullmäktige tillsammans med kommunstyrelsens skriftliga svar. s revisorer Lena Näslund Ordförande TRELLEBORGS KOM Kommunstyrelsen Dnr. KS r:

2 TRELLE BORG S KOMMUN Datum Kommunstyrelsen Protokollutdrag 4(4) 162 Svar på revisorernas granskning av kommunens fakturahantering Dnr KS 2013/458 Ärendebeskrivning Revisorerna har granskat kommunens fakturahantering och önskar svar från kommunstyrelsen på de bedömningar som görs i revisionsrapporten. Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering är ändamålsenlig. Revisorerna gör bedömningen att så är fallet. Revisorerna har dock noterat ett behov av uppdatering av kommunens attestreglemente samt att det finns behov av att lägga till en rutin som anger hur och när kontroller av behörigheterna i ekonomisystemet ska genomföras. Beredning Ekonomiavdelningen har vid tidigare granskning av den interna kontrollen av leverantörsfakturor noterat att det finns behov av att både uppdatera och informera om kommunens attestreglemente. Detta arbete är påböijat och förslaget till uppdaterat attestreglemente med tillämpningsanvisningar kommer att kompletteras med rutinbeskrivning för kontroll av behörigheter i ekonomisystemet. Ekonomiavdelningen har som riktlinje att samtliga utbetalningar ska verifieras av två personer i förening. Med anledning av händelsen i Gävle har en kontroll gjorts för att säkerställa detta. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att besvara revisorernas bedömningar i enlighet med vad som anges under rubriken Beredning ovan. Skickas till Revisionen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

3 Emelie Lönnblad Revisionskonsult u juni

4 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 2 2. Inledning i 2.1. Bakgrund l 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier i 2.3. Metod och avgränsning 1 3. Utgångspunkter Oegentligheter inom Gävle kommun Kommunallagen Kommunala redovisningslagen 3 4. Granskningsresultat Övergripande tillämpningsanvisningar finns för hur den interna kontrollen ska skötas Bedömning Nämnden/styrelsen har fastställt en formell attestförteckning som finns tillgänglig för dess medarbetare Bedömning Alla systembehörigheter är anpassade till respektive persons aktuella arbetsuppgifter/ansvarsområde Bedömning Ändamålsenlig arbetsfördelning finns dokumenterad som säkerställer att inköp, attest och/eller utbetalning ej utförs av en och samma person 6 4,4.1. Bedömning 7 5. Sammanfattande bedömnmg 8

5 har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse och nämnders fakturanantering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering är ändamålsenlig Utifrån vår granskning av samtliga revisionskriterier bedömer vi att den interna kontrollen avseende styrelse och nämnders fakturahantering är ändamålsenlig. Vår bedömning grundar vi på att genomförd granskning visar att det finns reglemente och goda tillämpningsanvisningar, men att dessa bör uppdateras. Orsaken är bland annat att fakturahanteringssystemet är inaktuellt samt att kommunen numera scannar in sina fakturor. Vid uppdateringen av reglementet, och dess tillämpningsanvisningar, bör kommunstyrelsen upprätta en rutin som anger hur och när kontroller av att behörigheter na i ekonomisystemet är anpassade till respektive medarbetares arbetsuppgifter. Vi anser att de dokumenterade riktlinjerna är ändamålsenliga för att säkerställa att en och samma person inte kan göra inköp, attest och/eller utbetalning. Det centrala kontrollmomentet innebär att det endast är ekonomiavdelningen som kan utföra en utbetalning från bank. Vi har även kunnat identifiera att styrelse och samtliga nämnder har antagit och fastställt en formell attestförteckning för sina medarbetare Våra stickprovskontroller visar att hanteringen av kompletteringar av behörigheter, efter att attestförteckningen antagits fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Dock noterade vi avvikelser avseende kommunstyrelsen, men korrigering i attestförteckningen har åtgärdats under granskningen.

6 Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen fungerar. De händelser från bland annat Gävle kommun som figurerat i media har medfört att uppmärksamhet riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå och att förtroendet för kommunerna skadas. Revisorerna har i sin väsentlighet- och riskanalys uppmärksammat detta och beslutat om att granska detta område. Revisionsfråga Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering ändamålsenlig? Revisionskriterier Övergripande tillämpningsanvisningar finns för hur den interna kontrollen ska skötas. Nämnden/styrelsen har fastställt en formell attestförteckning som finns tillgänglig för dess medarbetare. Alla systembehörigheter är anpassade till respektive persons aktuella arbetsuppgifter/ansvarsområde. Ändamålsenlig arbetsfördelning finns dokumenterad som säkerställer att inköp, attest och/eller utbetalning ej utförs av en och samma person. Granskningen har genomförts genom intervju med ekonomichef och leverantörsreskontraansvarig avseende regler och rutiner, samt genomgång av relevant dokumentation. Samtliga förvaltningschefer har tillfrågats avseende deras anpassning av systembehörigheter till respektive persons/medarbetares aktuella ansvarsområde. Därutöver har 10 stickprovskontroller av leverantörsfakturor utförts samt kontroll av systembehörigheter för styrelse och varje nämnd. Granskningen har avsett styrelsen och samtliga nämnder. 1 av 8

7 Granskning av faktura hantering Nedan beskrivs händelsen från Gävle kommun som visade på brister i den interna kontrollen. Den interna kontrollen för kommuner regleras i kommunallagen. Där anges vilket ansvar nämnder och styrelse har för att kontrollera och säkerställa att den interna kontrollen är ändamålsenlig Oegentligheter inom Gävle kommun Det var en kvinna i 50 års åldern, som arbetat inom Gävle kommun i över 20 år som skoladministratör, som under flera års tid förskingrade totalt cirka 20 miljoner av kommunens pengar. Hon utnyttjade sin situation som både kommunalt anställd och sitt uppdrag som kassor i en facklig organisation. Under nära tre år hade hon fört över pengar från kommunen via ett manuellt ekonomisystem till ett transaktionskonto hos fackföreningen. Därifrån hade hon fört över pengar till konton hon själv kontrollerade. Kvinnan tros mot slutet ha plockat ut pengar i princip varje arbetsdag, genomsnittsuttaget var närmare kronor. Först när banken slog larm upptäcktes förskingringen. Anledningen till att oegentligheten har kunnat ske är brister inom den interna kontrollen. Bristerna innebär att en och samma person har kunnat hantera både upplägg och ändring av fasta data i leverantörs registret, samt sammanställa utbetalningsförslag och skicka dem direkt till betalning. Även brister inom budgetprocessen gjorde att det skapades utrymme för de felaktiga utbetalningarna år efter år. Efter utredning av händelsen kunde man slutligen konstatera att det fanns omfattande brister i nämndens interna kontroll rörande kontrollmiljö, riskhantering, kontroll aktiviteter och uppföljning Kommunallagen I kommunallagens sjätte kapitel anges det vilket ansvar styrelse och nämnder har för den kommunala verksamheten. Styrelsen ska enligt kapitlets första paragraf leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i företag och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Nämnderna ska enligt sjunde paragrafen samma kapitel se till att den interna kontrollen är tillräcldig samt att verksamheten drivs på ett tillfredställande sätt. De ska också se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Revisorernas ansvar, enligt nionde kapitlet kommunallagen, är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt 2 av 8

8 Granskning av faktura hantering tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och att nämndernas interna kontroll är tillräcldig. 3.3, Kommunala redovisning slagen Enligt den kommunala redovisningslagen ska kommuners bokföring vara ordnad så att det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, att en tillräcldig kontroll av verksamheten kan upprätthållas samt att en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. Den ekonomiska redovisningen ska vara ordnad så att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. I en kommun har kommunstyrelsen ansvaret för att en årsredovisning upprättas. 3 av 8

9 skötas. Detta revisionskriterium ska verifiera att anvisningar finns avseende den interna kontrollen för kommunens hantering av fakturor. Vi har tagit del av kommunens "Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsanvisningar". Dokumentet är utgivet och framtaget centralt av ekonomienheten. Det har behandlats i kommunstyrelsen och antogs av kommunfullmäktige Reglementet förändrades 2006 då kommunen gick över till elektronisk fakturahantering. Kommunstyrelsen godkände förändringen av reglementet 2006/ 2ii. Reglementet reglerar hanteringen av kommunens samtliga verifikationer inklusive verifikationer för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. För varje paragraf i reglementet finns det tillhörande tillämpningsanvisningar för att tydliggöra hanteringen ytterligare samt hur hanteringen ska möjliggöra att reglementet efterlevs. Enligt reglementet ska varje verifikation kontrolleras avseende prestation, bokföringsunderlag, villkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Dessa kontroller ska utföras för att undvika oavsiktliga eller avsiktliga felaktigheter gällande transaktioner som bokförs. Kommunstyrelsen ska enligt reglementets tredje paragraf ansvara för utfärdandet av gemensamma tillämpningsanvisningar samt ansvara för övergripande uppföljning och utvärdering av att reglementet med tillämpningsanvisningar efterlevs. Ekonomikontorets ansvar är att följa upp och utvärdera att tillämpningsanvisningarna följs genom stickprovskontroller. Kommunstyrelsen har enligt reglementet det övergripande ansvaret för uppföljning av anvisningarna men det är upp till varje nämnd att säkerställa att de följs. På förvaltningsnivå är det respektive förvaltningschef som har ansvaret för att de som är kontroll ansvariga/attestant er har information om reglerna och anvisningarnas innebörd. Det är den som har benämningen kontrollansvarig/attestant som har i uppgift att tillämpa dessa anvisningar. Det finns beskrivet vilket ansvar varje typ av kontrollansvarig/attestant har såsom mottagnings attest, gransknings attest, beslutsattest och behörighets attest samt vilka kontroller de ska utföra för respektive verifikation. De olika kontrollmomenten ska enligt reglementet utföras av någon med erforderlig kompetens och ha en självständig ställning till den som blir kontrollerad. Den som utför kontrollen får ej kontrollera betalningar till sig själv eller närstående för att undvika jäv. Alla utförda kontroller ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. 4 av 8

10 Granskning av faktura hantering Reglementet återfinns på s intranät som är tillgängligt för samtliga medarbetare inom kommunen Bedömning Vi har noterat att "Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsanvisningar" godkändes av kommunfullmäktige år 2001 och reviderades av kommunstyrelsen år Reglementet hänvisar exempelvis till inaktuellt fakturahanteringssystem samt att kommunens hantering av fakturor har helt gått över till scanning. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att reglementet uppdateras. Vi bedömer att övergripande tillämpningsanvisningar finns för hur den interna kontrollen ska skötas i form av kommunens "Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsanvisningar". Vi anser att det blir en tydlig reglering eftersom det finns förldarande tillämpningsanvisningar kopplade till reglementets olika paragrafer. Vi har tagit del av attestförteckningar för samtliga nämnder och styrelsen. Alla attestförteckningarna är uppdaterade under år Vi har kontrollerat protokoll från nämnder och styrelse där attestförteckningen/attestlistan godkänts av nämnd/styrelse och expedierats till ekonomikontoret. En del nämnder har utsett förvaltningschefen till att löpande under året ha mandat att justera attestförteckningen vid behov. Vi har noterat att en del kompletteringar och förändringar har gjorts efter nämndens/styrelsens antagande av attestförteckning/attestlista. Dessa kompletteringar finns samlade hos ekonomiavdelningen som även justerar behörigheterna i ekonomisystemet Bedömning Vi har kunnat identifiera att samtliga nämnder och styrelse har antagit och fastställt en formell attestförteckning för dess medarbetare. arbetsuppgifter/ansvarsområde. Enligt "Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsanvisningar" är det varje förvaltningsekonom som ska hålla den aktuella attestförteckningen uppdaterad och sedan meddela systemansvarig på det centrala ekonomiavdelningen vilka personer som har beslutsattest inom de olika ansvaren. Vi har fått bekräftat från förvaltningschefer att det finns olika rutiner för hur uppföljning av systembehörigheter sker. Vi har inte tagit del av någon dokumenterad rutin som anger när och hur denna uppföljning ska utföras. Blankett måste fyllas i och undertecknas av närmsta chef och översändas till ekonomiavdelningen för att de ska ändra behörigheter i ekonomisystemet. Vi har 5 av 8

11 tagit del av dessa blanketter som finns för nyanställning, medarbetare som slutar och för ändrade förhållanden. I antagna attestförteckningar finns det en kolumn där förvaltningen kan ange om det är någon tidigare attestant som ska tas bort. Denna administration sköter ekonomiavdelningen. För att kontrollera att hanteringen av attester är ändamålsenlig har stickprovskontroller utförts på tio leverantörsfakturor per nämnd och styrelse. Kontroller har gjorts om attestbehörigheterna i ekonomisystemet stämmer överens med nämnder/styrelses antagna attestförteckning/attestlista. Stickprovskontrollerna visade på fyra avvikelser varav tre avsåg kommunstyrelsen. Avvikelserna avseende kommunstyrelsen gällde transaktioner inom pensioner och amortering av krediter. Skälet till avvikelserna visade sig vara att ansvarsområdet finans (ex. pensioner, krediter etc.) hade fallit bort vid upprättande av år 2013 attestförteckning. Systembehörigheter na gällande finans stämde överens med den tidigare attestförteckningen från Den fjärde avvikelsen som avsåg socialnämnden berodde på att en nyanställning skett sedan januari då attestförteckningen antogs. Vi har kunnat ta del av det kompletterande beslutet avseende upplägg av ny användare Bedömning Vi anser att det finns en god rutin avseende kontroller av att behörigheterna i ekonomisystemet är anpassade till respektive medarbetares arbetsuppgifter. Vi anser dock att en dokumenterad rutin bör finnas när och hur denna uppföljning ska ske. Kommunstyrelsen bör ta detta i beaktande vid uppdateringen av de övergripande tillämpningsrutinerna. De avvikelser som vi har noterat i våra stickprovskontroller avseende kommunstyrelsen har åtgärdats under granskningen. I "Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) med tillämpningsanvisningar" anges det under kontrollernas utformning att dessa ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcldig. Det ställs specifika krav på hur utformningen av kontrollrutinerna ska se ut. I kontrollerna ska ansvarsfördelning, kompetens, integritet jäv, dokumentation och kontrollordning beaktas. När det gäller ansvarsfördelningen står det i reglementet definierat att: "Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut". Ansvarsfördelningen mellan de olika kontrollansvariga/attestanterna finns även beskrivna i reglementet. 6 av 8

12 Det minimikrav som anges för kontrollåtgärderna är att vid inköp av varor och tjänster ska mottagningsattest i det elektroniska fakturahanteringssystemet utföras av annan än besluts att estanten. Det vill säga att det måste vara minst två personer som måste godkänna ett inköp för att en verifikation ska gå för utbetalning. Det finns även reglerat hur hanteringen ska ske om fakturor eventuellt skulle komma i form av en pappersfaktura. Enligt uppgift från ekonomiavdelningen utförs samtliga utbetalningar av dem. Förvaltningarna kan själva inte utföra någon utbetalning , Bedömning Vi anser att de dokumenterade riktlinjerna är ändamålsenliga för att säkerställa att en och samma person inte kan göra inköp, attest och/eller utbetalning. Det centrala kontrollmomentet innebär att det endast är ekonomiavdelningen som kan utföra en utbetalning från bank. 7 av 8

13 5- Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende falcturahantering ändamålsenlig? Utifrån vår granskning av samtliga revisionskriterier bedömer vi att den interna kontrollen avseende styrelse och nämnders fakturahantering är ändamålsenlig. Vår bedömning grundar vi på att genomförd granskning visar att det finns reglemente och goda tillämpningsanvisningar, men att dessa bör uppdateras. Orsaken är bland annat att fakturahanteringssystemet är inaktuellt samt att kommunen numera scannar in sina fakturor. Vid uppdateringen av reglementet, och dess tillämpningsanvisningar, bör kommunstyrelsen upprätta en rutin som anger hur och när kontroller av att behörigheterna i ekonomisystemet är anpassade till respektive medarbetares arbetsuppgifter. Vi anser att de dokumenterade riktlinjerna är ändamålsenliga för att säkerställa att en och samma person inte kan göra inköp, attest och/eller utbetalning. Det centrala kontrollmomentet innebär att det endast är ekonomiavdelningen som kan utföra en utbetalning från bank. Vi har även kunnat identifiera att styrelse och samtliga nämnder har antagit och fastställt en formell attestförteckning för sina medarbetare Emelie Lönnblad Alf Wahlgren Projektledare Uppdragsledare 8 av 8