Kommunfullmäktige 'Kommunstyrelsen. Granskning av fakturahanteringen. På vårt uppdrag har pwc utfört en granskning av fakturahanteringen.

Transkript

1 ÄNGELHOLMS KOMMUN Kommunrevisorerna Kommunfullmäktige 'Kommunstyrelsen Granskning av fakturahanteringen På vårt uppdrag har pwc utfört en granskning av fakturahanteringen. Revisorerna har vid sammanträde beslutat anta föreliggande granskning såsom sin egen och överlämnar härmed densamma till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Med anledning av de synpunkter som framförs i granskningen önskar revisorerna svar från kommunstyrelsen senast den 31 mars Ängelholtns kommuns revisorer rt~~jial//m Salbmanka~~~

2 Revisionsrapport Emelie Lönnblad Revisionskonsult Lotten Lasson Revisionskonsult pwc

3 Granskning av faktura hantering 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av s revisorer att genomföra en granskning av styrelse och nämnders fakturahantering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering är ändamålsenlig. Utifrån genomförda stickprov och dokumentgranskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende styrelse och nämnders fakturahantering inte fullt ut är ändamålsenlig. Vår bedömning grundar vi på att genomförd granskning visar att det finns reglemente och goda tillämpningsanvisningar avseende den interna kontrollen, men att dessa bör uppdateras utifrån nya rutiner sedan reglementets antagande år Vid uppdatering av reglementet och dess tillämpningsanvisningar, bör kommunstyrelsen upprätta en dokumenterad rutin gällande förändring av attestförteckning och delegationsordning eftersom detta i dagsläget mestadels sker muntligen. I intern kontrollplanen för kommunstyrelsen har vi kunnat notera tre kontrollområden hänförbara till fakturahantering. Enligt uppgift upprättas interna kontrollplaner utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Det sker dock inte någon dokumentation av hur riskanalyserna genomförs. Vi anser att kommunstyrelsen kan utveckla den interna kontrollplanen genom en dokumenterad övergripande riskbedömning för att sedan kunna identifiera vilka kontrollområden som bör vara med i intern kontrollplanen för kommunens olika avdelningar. Vi anser att kommunen har dokumenterade riktlinjer som är ändamålsenliga för att säkerställa att en och samma person inte kan göra inköp, attest och/eller utbetalning. Det centrala kontrollmomentet innebär att det endast är ekonomienheten som kan utföra en utbetalning från bank samt att beslutsattestanten inte har behörighet att skapa ny leverantör i kommunens leverantörssystem. I våra stickprovskontroller avseende attester noterades en avvikelse inom socialnämnden där beslutsattestanten inte hade befogenhet att utföra beslutsattest. Stickprovskontroller avseende kontering av kostnader har utförts och påvisade en del avvikelser. Vi har inte identifierar några tillämpningsanvisningar för hur kontering av kostnader ska ske för kommunens respektive verksamheter. Vi anser därför att kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer/vägledning för kontering av kostnader upprättas.

4 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och revisionskriterier Metod och avgränsning Utgångspunkter Kommunallagen Kommunala redovisningslagen GranskItingsresultat Övergripande tillämpningsanvisningar finns för hur den interna kontrollen ska skötas avseende kontering av fakturor Bedömning Ändamålsenlig arbetsfördelning finns dokumenterat som säkerställer att inköp, attest och/ eller utbetalning ej utförs aven och samma person Bedömning Tillämpningsanvisningar finns för hur kontering av kostnader ska ske inom respektive verksamhet Bedömning Sammanfattande bedömning lo 8

5 2. Inledning Bakgrund 2.1. Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att den interna kontrollen fungerar. För att säkerställa rättvisande räkenskaper samt möjliggöra uppföljningar avseende köp av varor och tjänster krävs att inköpen är konterade på rätt sätt. Syftet med granskningen är att kontrollera om kommunens inköp av varor och tjänster konteras på ett ändamålsenligt sätt i redovisningen Revisionsfråga och revisionskriterier Revisionsfråga Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering ändamålsenlig? Revisionskriterier Övergripande tillämpningsanvisningar finns för hur den interna kontrollen ska skötas avseende kontering av fakturor. En ändamålsenlig arbetsfördelning finns dokumenterat som säkerställer att inköp, attest och/ eller utbetalning ej utförs aven och samma person. Tillämpningsanvisningar finns för hur kontering av kostnader ska ske inom respektive verksamhet Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervju med företrädare för kommunstyrelsen avseende regler och rutiner, samt genomgång av relevant dokumentation. Därutöver har 10 stickprovskontroller av leverantörsfakturor utförts med kontroller av attest och kontering för varje nämnd och styrelse. Granskningen har omfattat styrelsen och samtliga nämnder under perioden Granskningen avgränsas till konto med benämningen; övrigt, köp av verksamhet, husbyggnadsentreprenader och anläggnings- och underhålls entreprenader. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 1 av 9

6 Granskning av faktura hantering 3. Utgångspunkter Nedan beskrivs den reglering som finns i kommunallagen avseende den interna kontrollen för kommuner. I den anges vilket ansvar nämnder och styrelse har för att kontrollera och säkerställa att den interna kontrollen är ändamålsenlig Kommunallagen I kommunallagens sjätte kapitel anges det vilket ansvar styrelse och nämnder har för den kommunala verksamheten. Styrelsen ska enligt kapitlets första paragraf leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i företag och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Nämnderna ska enligt sjunde paragrafen se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten drivs på ett tillfredställande sätt. De ska också se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har beslutat om samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Revisorernas ansvar, enligt nionde kapitlet i kommunallagen, är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och att nämndernas interna kontroll är tillräcklig Kommunala redovisningslagen Enligt den kommunala redovisningslagen ska kommuners bokföring vara ordnad så att det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, att en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas samt att en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. Den ekonomiska redovisningen ska vara ordnad så att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. Enligt tredje kapitlets sjunde paragraf ska bokföring och redovisning fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Kommunstyrelsen har ansvar för att en årsredovisning upprättas. 2 av 9

7 4. Granskningsresultat 4.1. Övergripande tillämpningsanvisningar finnsfor hur den interna kontrollen ska skötas avseende kontering av fakturor Detta revisionskriterium ska verifiera att anvisningar finns avseende den interna kontrollen för kommunens hantering och kontering av fakturor. Vi har tagit del av kommunens "Attest- och utanordningsreglemente". Dokumentet antogs av kommunfullmäktige Det är kommunens nämnder som har i uppgift att tillse att bestämmelserna i reglementet iakttas. I reglementet beskrivs attestens innebörd och formkrav. I attestordningen ska följande ingå: Kontroll mot beslut och anslag, kontroll mot beställning, kontroll mot leverans samt aritmetisk kontroll. Det finns definierat att attest ska tecknas med beständig skrift, men enligt uppgift är alla attester digitala, med få undantag. I reglementet anges att det är respektive nämnd som ska utse eller uppdra åt förvaltningschef att utse beslutsattestant. Varje attestantuppdrag gäller för ett budgetår i taget. Inför varje nytt budgetår fattar nämnderna beslut om beslutsattestanter och ersättare för dessa. Det finns beskrivet att vid fakturahandläggning utförd på respektive förvaltning ska registratorn utföra kontroll av utförda attestmoment. Registratorn har inte tillåtelse att teckna beslutsattest. I "Attest- och utanordning reglemente" beskrivs innebörden av besluts- och mottagnings attest. Beslutsattestanten intygar att gällande riktlinjer följs och att konteringen verkställs. Utsedd ersättare ska endast ta över ordinarie beslutattestants uppgifter om dennes frånvaro är så långvarig att uppenbara olägenheter annars bedöms uppstå. Mottagningsattestanten intygar att varan/tjänsten mottagits och stämmer överrens med beställning/utanordningsunderlag. Innan utbetalningsunderlag överlämnas för utbetalning ska minst två attestmoment vara undertecknade av olika befattningshavare. Dessa attestmoment ska vara mottagningsattest och beslutsattest. Vi har även tagit del av "Tillämpningsanvisningar till attest och utanordnings reglemente". Dokumentet antogs av kommunstyrelsen I anvisningarna anges att utsedd beslutsattestant ska underteckna skriftlig förbindelse att denne tagit del av och förstått attest- och utanordningsreglementet samt tillämpningsanvisningarna. Blanketten ska förvaras hos ekonomienheten. Tillämpningsanvisningarna beskriver också gällande riktlinjer för representation och utbildning. Intern kontroll plan bifogas respektive nämnds budget. Intern kontrollplanen innehåller bl a kontrollmoment, metod,frekvens, och risknivå. Vi har tagit del av intern kontrollplanen för kommunstyrelsen avseende år Vi har noterat tre PWC 3 av9

8 Granskning av faktura hantering kontrollmoment som går att hänföra till fakturahantering: att rätt moms redovisas vid leverantörsfakturor, att leverantörers organisationsnummer stämmer överens med bankgiro samt att inkomna fakturor är cirkulerade senast dagen efter ankomst till fakturacentral. Kontrollmomenten som anges i intern kontrollplanen ska utföras minst årligen och återrapporteras till kommunstyrelsen i slutet av året. Enligt uppgift upprättas de interna kontrollplanerna utifrån en risk och väsentlighetsanalys. Denna analys görs utifrån att bedöma om risken är allvarlig, kännbar osv. Varje avdelning diskuterar identifierade riskområden och för in de mest alarmerade riskerna i intern kontrollplanen. Det sker dock inte någon dokumentation av hur riskanalyserna genomförs. Det är ekonomichefen som ansvarar för att internkontroll genomförs enligt gällande internkontrollplan på ett övergripande plan Bedömning Vi bedömer att det finns ändamålsenliga tillämpningsanvisningar med förbättringsområden för hur den interna kontrollen ska skötas när det gäller fakturahantering. Vi har noterat att "Attest- och utanordningsreglemente" godkändes av kommunfullmäktige år Vi anser att reglementet är föråldrat med hänsyn till att reglementet hänvisar till attester med beständig skrift, vilket idag är inaktuellt. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att reglementet uppdateras. Vi har även tagit del av "Tillämpningsanvisningar till attest och utanordning reglemente" antaget av kommunstyrelsen år Tillämpningsanvisningarna bidrar till en tydlig reglering av kommunens "Attest- och utanordnings reglemente". I den interna kontrollplanen för kommunstyrelsen har vi noterat tre kontrollområden hänförbara till fakturahantering. Dock har vi inte kunnat identifiera någon dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för dessa kontrollområden. Vi anser att kommunstyrelsen kan utveckla den interna kontroll planen genom en dokumenterad övergripande riskbedömning för att sedan kunna identifiera vilka kontrollområden som bör vara med i intern kontroll planen för kommunens olika avdelningar. Vi har inte noterat några tillämpningsanvisningar som går att hänföra till kontering i samband med granskningen. Vi anser därför att kommunstyrelsen, vid uppdatering av reglemente och tillämpningsanvisningar, även bör ta konteringsanvisningar i beaktande. 4 av 9

9 Ändamålsenlig arbetsfördelning finnsdokumenterat som säkerställer att inköp, attest och/ eller utbetalning ej utförs aven och samma person. I kommunens "Attest- och utanordningsreglemente" beskrivs att utbetalningskontroll innefattar kontroll av att attest har skett av behörig person. När fakturahandläggningen sker på förvaltningsnivå ska utbetalningskontrollen utföras av förvaltningens registrator, i övriga fall av person på ekonomieenheten. Enligt uppgift sker dock alla utbetalningar från ekonomienheten. Det finns beskrivet i "Attest- och utanordningsreglemente" att attestmoment inte får utföras av den som själv ska ta emot betalning. Beslutsattestant får inte teckna attest för egen lön eller representation, resor, kurser och konferenser där denna själv deltagit. Beslutattest får inte heller tecknas för samtalsavgifter för egen mobiltelefon eller egna kontokortsfakturor. I dessa fall ska beslutattest tecknas av överordnad chef och för förvaltningschef av nämndsordförande. Under våren 2013 införde kommunen ett e-handelssystem. Systemet hanterar kommunens avtalshantering, inköp, beställning och fakturahantering. Kommunen har tillhandahållit utbildning i systemet och av attestfunktionen. Ekonomienheten lägger enligt uppgift in samtliga attestbehörigheter i systemet utifrån antagna attestförteckningar från respektive nämnd. När beslutsattestanten avslutar sin tjänst stoppas behörigheten i systemet. Dock används ingen dokumenterad anmälan vid förändring av attester, förändringar sker oftast muntligen via telefon. Enligt kommunens "Attest- och utanordningsreglemente" är det ekonomienhetens ansvar att sammanställa uppgifter över utsedda besluts- och mottagnings attestanter samt ersättare för dessa. Vid granskningstillfållet fanns dock inte samtliga attestförteckningar och delegationsordningar tillgängliga på ekonomienheten. Vid samtliga utbetalningar, kräver systemet att det måste vara två personer i förening som godkänner betalningen. Totalt är det 15 personer på ekonomienheten som har tillgång till kommunens internetbank men endast två personer har obegränsad behörighet. Däremot finns ett flertal antal anställda personer på kommunen som kan genomföra inköp. Dock kan endast fyra personer lägga upp nya leverantörer i systemet och systemet loggar även vilken användare som lagt upp respektive leverantör. För att kontrollera att hanteringen av attester är ändamålsenlig har stickprovskontroller utförts på tio leverantörsfakturor per nämnd, undantaget överförmyndarnämnden, där endast en faktura var konterad på de konton som granskningen avgränsats till. Totalt genomfördes 61 stickprovskontroller. Kontroll har gjorts om attestbehörigheterna i fakturahanteringssystemet stämmer överens med samtliga nämnders antagna attestförteckningar. Stickprovskontrollerna 5 av 9

10 påvisade en avvikelse, avseende socialnämnden, där beslutattestant i fakturahanteringssystemet inte stämde överens med antagen attestförteckning Bedömning Vi anser att de dokumenterade riktlinjerna är ändamålsenliga för att säkerställa att en och samma person inte kan göra inköp, attest och/eller utbetalning. Det centrala kontrollmomentet innebär att det endast är ekonomienheten som kan utföra en utbetalning från bank samt att beslutsattestanten inte har behörighet att skapa ny leverantör i kommunens leverantörssystem. Vi anser att det är tillfredställande att två personer i förening måste godkänna utbetalningar för att säkerställa att en och samma person inte kan utföra inköp, attest och/ eller utbetalning. Vi bedömer dock att kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade rutiner upprättas gällande förändring av attestbehörigheter, eftersom förändringar av attester vid granskningstillfållet oftast sker muntligen. Vi noterade även en avvikelse i våra stickprovskontroller avseende socialnämnden där beslutsattestant inte hade befogenhet att utföra beslutsattest. Vi anser att detta är en brist och att den interna kontrollen behöver förbättras avseende attester. Vi anser även att samtliga attestförteckningar och delegationsordningar bör finnas tillgängliga för samtliga medarbetare digitalt i kommunens interna system eller fysiskt på ekonomiheten. 4 3 Tillämpningsanvisningar finnsför hur kontering av kostnader ska ske inom respektive verksamhet. I kommunens "Attest och utanordningsreglemente" finns beskrivet att i de fall fakturahandläggningen sker vid den egna förvaltningen svarar förvaltningens registrator för inregistrering av fakturor i rutinen för ekonomisk redovisning. Nämnden ansvarar i dessa fall genom den lokala arbetsledningen för att formkrav uppfylls och att fastställda arbetsrutiner följs. Vid granskningstillfålle fanns inga rutinbeskrivningar som beskriver hur kontering ska ske, eller vem i kommunen som har tillåtelse att utföra kontering. Enligt uppgift är det upp till varje förvaltningsekonom att informera verksamhetens personal om hur kontering av kostnader ska utföras inom respektive verksamhet. Ekonomienheten har haft en del utbildningsinsatser, under 2013 har ett utbildningstillfålle anordnats gällande momshantering. För att kontrollera att kontering av kostnader är korrekt har stickprovskontroller utförs likt det urval som användes vid kontroll av attester dvs. 10 leverantörsfakturor för respektive nämnd frånsett Överförmyndarnämnden, totalt 61 stickprovskontroller. Kontroller har gjorts om kostnaden är hänförbar till använt kontots benämning och användningsområde. Vid stickprovskontrollerna påvisades nio avvikelser varav fyra avsåg socialnämnden. Vid avvikelserna var kostnaderna inte konterade på ett korrekt konto utifrån kostnadens ändamål. På konto 6099 "övriga lokalkostnader" påträffades tre avvikelser, t ex var en kostnad för en 6 av 9

11 matarslang i brandskyddssyfte konterad på detta konto trots att det finns ett annat konto med benämningen "brandskyddsutrustning". Tre avvikelser påträffades även på konto 6799 "Övriga främmande tjänster", t ex var en kostnad för återbetalning av hyra konterad på detta konto Bedömning Vi har i samband med denna granskning inte identifierar några tillämpningsanvisningar för hur kontering av kostnader ska ske för kommunens respektive verksamheter. Vi anser att det saknas rutiner och riktlinjer för hur kontering ska ske samt för vem som ska utföra kontering. Stickprovskontrollerna påvisade en del avvikelser mellan använt konto och kostnadens ändamål. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer/vägledning för kontering av kostnader upprättas. 7 av 9

12 5. Sammanfattande bedömning Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende fakturahantering ändamålsenlig? Utifrån vår granskning av samtliga revisionskriterier bedömer vi att den interna kontrollen avseende styrelse och nämnders fakturahantering inte fullt ut är ändamålsenlig. Vår bedömning grundar vi på att den genomförda granskningen visar att det finns ett reglemente och väl utformade tillämpningsanvisningar avseende den interna kontrollen, men att dessa bör uppdateras utifrån nya rutiner sedan reglementets antagande år Vi har inte identifiera någon dokumenterad riskbedömning som ligger till grund för kommunstyrelsens upprättade intern kontrollplan. Vi anser att kommunstyrelsen kan utveckla den interna kontrollplanen genom en dokumenterad övergripande riskbedömning för att sedan kunna identifiera vilka kontrollområden som bör vara med i intern kontrollplanen för kommunens olika avdelningar. Vid uppdatering av reglementet, och dess tillämpningsanvisningar bör kommunstyrelsen upprätta en dokumenterad rutin gällande förändring av attesterförteckning och delegationsordning, eftersom det idag oftast sker muntligen. Vi anser även att samtliga attestförteckningar och delegationsordningar bör finnas tillgängliga för samtliga medarbetare. Vi anser att de dokumenterade riktlinjerna är ändamålsenliga för att säkerställa att en och samma person inte kan göra inköp, attest och/eller utbetalning. De mest centrala kontrollmomenten innebär att det endast är ekonomienheten som kan utföra en utbetalning från bank samt att beslutsattestanten inte har behörighet att skapa ny leverantör i kommunens leverantörssystem. I våra stickprovskontroller avseende attester noterades en avvikelse inom socialnämnden där beslutsattestant inte hade befogenhet att utföra beslutsattest. Vi anser att detta är en brist och att den interna kontrollen behöver förbättras avseende attester. Vi har inte identifierar några tillämpningsanvisningar för hur kontering av kostnader ska ske för kommunens respektive verksamheter. Vi anser därför att riktlinjer/vägledning för kontering av kostnader bör upprättas. PWC 8 av 9

13 Emelie Lönnblad Projektledare Carl-GustafFolkesson Uppdragsledare 9 av 9