Revisionsrapport. Karlstads kommun. Granskning av leverantörsfakturor och förbrukningsinventarier inom vård- och omsorgsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor och förbrukningsinventarier inom vård- och omsorgsnämnden Peter Aschberg Stefan Fredriksson Karlstads kommun

2 1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlstads kommun har PwC genomfört en granskning av bokföringsunderlag kopplat till leverantörsfakturor samt inventerat ett urval av under året inköpta förbrukningsinventarier inom vård- och omsorgsnämnden. Syftet med granskningen är att bedöma om det finns en tillräcklig intern kontroll i vård- och omsorgsnämndens redovisning, system, rutiner vad avser inköp av stöldbegärliga inventarier samt resor och representation. Utifrån genomförd granskning är vår samlade bedömning att vård- och omsorgsnämnden har goda formella rutiner till grund för sitt interna kontrollarbete och i de områden vi har granskat och funnit påtagliga brister, känner nämnden till dem. Dock kan vi samtidigt konstatera att de förbättringsåtgärder nämnden har åtagit sig att genomföra, inte är tillräckliga. Detta påkallar därför behovet av skyndsamma utbildningsinsatser. Utifrån våra erfarenheter av genomförd granskning lämnar vi följande utvecklingsförslag: Ställ högre krav på upprättande och uppföljning av inventarieförteckningar samt utöka och påskynda utbildningsinsatserna till ansvarig personal. Komplettera riktlinjerna om stöldbegärlig egendom med information om hur inventarierna ska förvaras. Utöka och påskynda utbildningsinsatserna kring redovisningen av representation och resor, där syfte och deltagare tydligt ska framkomma. Komplettera riktlinjerna för representation med ett förtydligande om vad nämnden anser är rimlig omfattning och försvarbar kostnad. Komplettera chefspärmen med rutinen för hantering av fakturor för kurser, konferenser, resor, hotell samt intern och extern representation. 1 av 6

3 2 Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Karlstads kommun har PwC fått i uppdrag att genomföra en granskning av bokföringsunderlag kopplat till leverantörsfakturor samt en inventering av ett urval av under år 2012 inköpta förbrukningsinventarier inom vård- och omsorgsnämnden. 2.1 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om det finns en tillräcklig intern kontroll i kommunens redovisning, system, rutiner vad avser inköp av stöldbegärliga inventarier samt resor och representation. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga Är tillämpningen av rutinerna för leverantörsfakturor tillräckliga och ändamålsenliga ur ett internkontrollperspektiv? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: 1. Finns under året införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna på en inventarieförteckning och förvaras de där de ska på ett säkert sätt? (Utförs genom fysisk inventering) 2. Har attest skett på ett tillfredsställande sätt med beaktande av god intern kontroll vid aktuella inköp? 3. Finns tillräckligt med bokföringsunderlag avseende fakturor innehållande t.ex. representation och resor (syfte och deltagare)? Omfattning och metod Granskning av förbrukningsinventarier genomförs utifrån ett på förhand bestämt spektra av kostnadsslag och förutsättningar. Exempel på inköp av intresse är inventarier, möbler, lokalutrustning, fordon, datorer och IT-utrustning, arbetstekniska hjälpmedel, telefoner, kameror, TV-apparater, maskiner, arbetskläder och skyddsmaterial, resor, hotell och logi samt representation. Utifrån dessa förutsättningar har ett urval tagits fram beroende på inköpens omfattning, frekvens och leverantör. Granskningen har utförts genom att relevanta konton med koppling till förbrukningsinventarier och representation har valts ut. Betalda fakturor har undersökts och, utifrån ett risk- och väsentlighetsperspektiv, har ett urval av dessa valts ut för närmare granskning och som grund till den fysiska inventeringen. Totalt omfattar detta 131 verifikationer. Samtliga 35 utvalda fakturorna i kostnadsslaget förbrukningsmaterial har utgjort underlag till inventeringen. Inventeringen har skett genom kontakt med attesterande ekonomiassistent, som sedan hänvisat till vidare kontakt med ansvarig person på respektive berörd arbetsplats. Då några av inventarierna finns i brukarboenden och vi även har behövt säkerställa tillträde till låsta lokaler och att personal finns på plats, har flertalet av våra besök varit föranmälda, dock med kort varsel. 2 av 6

4 3 Granskningsresultat och bedömning 3.1 Rutiner för internkontroll inom vård- och omsorgsnämnden På Karlstad kommuns intranät Solsidan finns det, under rubriken Ekonomi, en underrubrik Interkontroll. På denna sida har kommunen samlat olika rutiner som utgör underlag till arbetet med internkontroll. För att underlätta för främst cheferna inom vård- och omsorgsförvaltningen, har ekonomienheten på förvaltningen iordningställt en s.k. chefspärm som innehåller rutiner, riktlinjer och annan chefstjänstrelaterad information. I detta underlag ingår även de rutiner och riktlinjer som gäller för att säkerställa en god internkontroll. Relaterat till detta uppdrag ingår bl.a. rutiner för fakturahantering, kontering av representation julbord m.m., attestreglemente och stöldbegärlig egendom (inventarieförteckning). I december år 2011 genomförde Karlstads kommuns centrala kontrollgrupp en intern kontrollgranskning av vård- och omsorgsnämnden. Granskningen visade att nämnden bl.a. hade utvecklingsmöjligheter gällande redovisningen av intern- och extern representation. I enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll, återrapporterade vård- och omsorgsnämnden sin uppföljning av denna granskning till kommunstyrelsen i februari i år. I rapporten uttrycker vård- och omsorgsnämnden att de under året kommer att stärka utbildningsinsatserna för att förbättra sig kring de områden som visat brister Finns under året införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna på en inventarieförteckning och förvaras de där de ska på ett säkert sätt? Vård- och omsorgsnämnden har ett rutinunderlag för stöldbegärlig egendom, som är en del av den chefspärm alla chefer i förvaltningen ska ha fått. I rutinen framgår att inventarier som är att beteckna som stöldbegärliga ska förtecknas i en inventarieförteckning. När det gäller uppföljning av inventarieförteckningarna, anger rutinen vidare, att förvaltningen bör kontrollera och uppdatera sina förteckningar och att de ska vara aktuella. Uppföljningen bör ske minst en gång per år i samband med årsbokslutet eller när den kan vara aktuell beroende på andra förändringar. Inventarieförteckningen bör enligt förteckningen innehålla uppgifter som benämning, pris, inköpsår, modell/typ, serienummer eller andra uppgifter som gör att inventarierna kan identifieras. Märkning av stöldbegärliga inventarier rekommenderas. De objekt som legat till grund för den fysiska inventeringen av förbrukningsmaterial är t.ex. kameror och annan stöldbegärlig elektronik, möbler och verktyg. Av de ca 20 arbetsplatser som besöktes under inventeringen, kunde tre uppvisa en inventarieförteckning. Vi kunde finna det objekt vi sökte med hjälp av den ena förteckningen men för övrigt var ingen av förteckningarna fullständig, enligt de direktiv som framkommer i rutinen. Under vår inventering framkom det att det hade gått 3 av 6

5 ut en påminnelse från förvaltningsledningen till enheterna, om att inventarieförteckningarna skulle uppdateras. När det gäller förvaring av stöldbegärliga inventarier, anger rutinen inga regler för detta, vilket visar på en utvecklingsmöjlighet. Dock förvarades samtliga av de stöldbegärliga objekt vi inventerade på ett i huvudsak tillfredsställande sätt. Exempelvis förvarades de kameror vi sökte, inlåsta i skåp eller i särskilt rum med lås. Samtliga objekt i den fysiska inventeringen utom en Telia digitalbox kunde uppvisas. Orsak till avsaknaden av digitalboxen förklarades med att en brukare troligen fått med sig den i en flytt. Berörd enhet var vid tillfället för vårt besök i färd med att se till att boxen hamnade på rätt plats Har attest skett på ett tillfredsställande sätt med beaktande av god intern kontroll vid aktuella inköp? En del av god intern kontroll är att upprätta ett attestreglemente för att säkerställa att kommunens samtliga ekonomiska transaktioner med omvärlden sker på ett ändamålsenligt sätt. Detta ska bl.a. innehålla relevant information om hur betalningsprocessen ska gå till, underlaget, attestgången och vem som attesterar vad. Karlstads kommuns kommunfullmäktige har antagit ett attestreglemente som vårdoch omsorgsnämnden har som underlag för att säkerställa korrekta ekonomiska transaktioner inom sin verksamhet. Reglementet har utformats för att bl.a. säkerställa att kommunens samtliga bokförda transaktioner är korrekta avseende prestation, bokföringsunderlag, betalningsvillkor, bokföringstidpunkt, kontering, finansiering, och beslut. Attestreglementet ingår i chefspärmen. Utöver attestreglementet har vi tagit del av vård- och omsorgsnämndens ansvarsordning som kompletterar attestreglementet och tydliggör ansvarsnivåer och chefernas ansvarsområden. Utifrån granskningen är vår bedömning att samtliga utvalda verifikationer är attesterade i enlighet med gällande attestreglemente. När det gäller t.ex. de inventerade objekten innebär detta således att attesteringen har skett av rätt person och på rätt sätt, först av beställaren och sedan av slutattestanten. Dessutom att övriga delar kring affärshändelsen, t.ex. att objektet är levererat och att fakturan innehåller erforderlig information, är regelrätt Finns tillräckligt med bokföringsunderlag avseende fakturor innehållande t.ex. representation och resor? Enligt Skatteverkets allmänna råd SKV 2004:5 ska en organisation vid representation kunna visa på sambandet mellan representationsutgiften och värdskapet. Alla verifikationer ska därför innehålla syfte med utgiften och namn på deltagarna. Samma krav gäller för både extern och intern representation. Vid extern representation bör även de externa deltagarnas företag/kommun samt funktion noteras. Vid (interna) personalfester som vänder sig till alla inom en avdelning, förvaltning eller motsvarande, bör det räcka med antal deltagare och vilken enhet de tillhör. Karlstads kommun har tagit fram ett eget reglemente för hanteringar av fakturor för kurser, konferenser, resor, hotell samt intern och extern representation. Vår be- 4 av 6

6 dömning är att detta reglemente harmonierar med Skatteverkets råd. Reglementet finns på kommunens intranät Solsidan men vi kunde inte hitta det i vård- och omsorgsnämndens chefspärm. Däremot framgår det i vård- och omsorgsnämndens förenklade kontoplan, som ingår i chefspärmen, att för konto 5871 (personalrepresentation), 5872 (informationsmöten, interna konferenser, APT), 5891 (uppvaktningar) samt 5892 (övriga personalkostnader) ska det klart och tydligt framgå syfte, antal samt namn på personer eller grupp. Av de fakturor vi granskat avseende representation och resor är vår bedömning att redovisningen av relevanta uppgifter om syfte och deltagare, i en betydlig andel, är bristfällig. Syfte och/eller deltagare framgår då alltså varken av fakturan eller som kommentar i kommunens system för fakturahantering Agresso. Utöver hänvisningen till Skatteverkets ställningstaganden om representation och skatteregler som finns i reglementet, har vi i granskningen inte sett att kommunen utfärdat några riktlinjer för omfattning och kostnader vid representationstillfällen. Granskningen visar att fakturornas omfattning och kostnader ligger inom rimligagränser och för att säkerställa att detta inte ändras bör befintliga riktlinjer kompletteras med ett förtydligande om vad nämnden anser är rimligt och försvarbart. 4 Rutintillämpning ur ett internkontrollperspektiv Den ledande revisionsfrågan för uppdraget är om tillämpningen av rutinerna för leverantörsfakturor är tillräckliga och ändamålsenliga ur ett internkontrollperspektiv? I vår granskning har vi tagit del av grunderna för Karlstads kommuns och vård- och omsorgsnämndens internkontroll kring ekonomiska transaktioner i form av riktlinjer, rutiner och reglementen. Vi har också fått en insikt i hur vård- och omsorgsnämnden arbetar med den egna internkontrollen. Utifrån dessa erfarenheter bedömer vi att vård- och omsorgsnämnden, i stort har tillräckliga och ändamålsenliga formella rutiner, och de utgör goda förutsättningar för en god intern kontroll. När det gäller tillämpningen av rutinerna inom vård- och omsorgsnämnden, visar vår granskning att det finns brister. 17 av de ca 20 besökta arbetsplatserna kunde inte uppvisa någon inventarieförteckning. I några fall berodde detta på att ansvarig person inte kände till att det ska upprättas och i andra fall att det inte hade blivit gjort. Vår bedömning är att kraven på upprättande och uppföljning av inventarieförteckning måste skärpas och våra erfarenheter visar även att det finns ett behov av ytterligare utbildningsinsatser till ansvariga inom ämnet. Även om förvaringen av de inventerade stöldbegärliga objekten förvarades på ett ändamålsenligt sätt, bör information om detta kunna infogas i rutinen förteckning av inventarier och stöldbegärlig egendom. 5 av 6

7 När det gäller attesteringen kan vi utifrån vår granskning konstatera att den sker på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av god intern kontroll. I vår granskning av fakturaunderlag för representation och resor framkommer det i många fall brister, där det råder avsaknad av syfte och deltagare. Detta trots att nämnden i sin egen intern kontroll uppmärksammat detta. Nämnden anger i sin skrivelse till kommunstyrelsen att utbildningsinsatser, för att rätta till bristerna, kommer att genomföras under innevarande år. Utifrån vår granskning kan vi konstatera att bristerna fortfarande är kvar och att de åtgärder nämnden själv åtagit sig att genomföra, skyndsamt bör genomföras. Våra erfarenheter visar att behovet av utbildningsinsatser är större än det nämnden initialt utgått ifrån. Sammanfattningsvis är vår samlade bedömning att vård- och omsorgsnämnden har goda formella rutiner till grund för sitt interna kontrollarbete och i de områden vi har granskat och funnit påtagliga brister, känner nämnden till dem. Dock kan vi samtidigt konstatera att de förbättringsåtgärder nämnden har åtagit sig att genomföra, inte är tillräckliga. Detta påkallar därför behovet av skyndsamma utbildningsinsatser. Utifrån våra erfarenheter av genomförd granskning lämnar vi följande utvecklingsförslag: Ställ högre krav på upprättande och uppföljning av inventarieförteckningar samt utöka och påskynda utbildningsinsatserna till ansvarig personal. Komplettera riktlinjerna om stöldbegärlig egendom med information om hur inventarierna ska förvaras. Utöka och påskynda utbildningsinsatserna kring redovisningen av representation och resor, där syfte och deltagare tydligt ska framkomma. Komplettera riktlinjerna för representation med ett förtydligande om vad nämnden anser är rimlig omfattning och försvarbar kostnad. Komplettera chefspärmen med rutinen för hantering av fakturor för kurser, konferenser, resor, hotell samt intern och extern representation Maria Jäger, uppdragsledare Peter Aschberg, projektledare 6 av 6