INTERN KONTROLLGRANSKNING AV LÖPANDE REDOVISNING LEVERANTÖRSREGISTER, OBETALDA KUNDFAKTUROR, OCH MANUELL UTBETALNINGSORDER

Transkript

1 För kännedom Landstingsstyrelsen Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Verksamhets- och Ledningsservice Helena Söderquist Redovisningschef Susanne Gårdö HR-direktör Kajsa Fisk Verksamhetschef SR Anita Bereflod Lönechef Josefin Zangerl Carlberg Landstingsdirektör Jan Grönlund INTERN KONTROLLGRANSKNING AV LÖPANDE REDOVISNING LEVERANTÖRSREGISTER, OBETALDA KUNDFAKTUROR, OCH MANUELL UTBETALNINGSORDER Sammanfattning Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en granskning av landstingets interna kontroll i den löpande redovisningen. Detta för att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har inriktat sig på kontroll av landstingets leverantörsregister, manuella utbetalningsorder och överförig av obetalda kundfordringar till inkasso. Bedömningar och rekommendationer redovisas nedan. Rutin Leverantörsregister Manuell utbetalningsorder Överföring av obetalda kundfordringar till inkasso Inte tillfredsställande X Inte helt tillfredsställande Tillfredställande X X Rutiner för hantering av leverantörsregister har inte helt tillfredställande intern kontroll och kan förbättras. Att attestrutin införs vid ändring i leverantörsregistret av befintliga leverantörer. Det är positivt att anvisningar finns i Samlad redovisnings rutinbeskrivning om att plusgiro skall väljas som förstahandsalternativ vid ID-registrering av ny leverantör. Det är viktigt att säkerställa att anvisningarna följs så att inte en och samma leverantör blir upplagd flera gånger. Namn: Titel: Telefon (Direkt): Mobil: Helena Pettersson Revisor E-post: Besöksadress: Postadress: Helena.l.pettersson@dll.se Repslagaregatan Nyköping Fax: Telefon (Växel): Hemsida Utskriftsdatum: Sidan 1(7) :09

2 Säkerställa rutin för hur leverantörer blir passiva i leverantörsregistret. Vid hantering av manuella utbetalningsorder är den interna kontrollen inte tillfredställande och rutinerna bör förbättras. Instruktionen om manuell utbetalningsorder i ekonomihandboken till landstingets verksamheter bör omfatta krav på underlag, där syfte och anledningen till utbetalningarna dokumenteras tydligare. Detta för att underlätta spårbarheten samt minska sannolikheten för att felaktiga utbetalningar kan ske. Huvudregel för verksamheterna bör vara att leverantörsfaktura ska begäras. Vid utbetalning för utfört arbete för uppdragstagare bör blankett avtal med uppdragstagare vara obligatorisk vid utbetalning via manuell utbetalningsorder. I rutinbeskrivning för Samlad redovisning avseende manuell utbetalningsorder bör det finnas riktlinjer om vad för underlag som krävs för olika typer av utbetalningar. I rutinbeskrivning för Samlad redovisning bör det även finnas kontrollfrågor för att upptäcka utbetalningar som avser lön. Rutinerna för överföring av obetalda kundfordringar till inkasso har en inte helt tillfredställande intern kontroll och kan förbättras. Att dokumentera rutin gällande genomgång av fakturor som är kravställda till 0. Överväga om genomgång av fakturor som är kravställda till 0 bör granskas på rutin av olika personer vid varje granskningstillfälle. Vi ser positivt på att Samlad redovisning numera har en del i den utbildning som nya chefer genomgår i landstinget. Där har enheten möjlighet att ge viktig information kring redovisningsfrågor i syfte att stärka den interna kontrollen. Metod Granskningen har genomförts under perioden maj till augusti 2017, genom dokumentstudier av rutinbeskrivningar och behörighetssammanställningar. Anställda vid Samlad redovisning, HR-staben samt klinikassistenter har intervjuats under granskningen. Stickprov har tagits på manuella utbetalningsorder under perioden januari - juni Granskningsanteckningar har lämnats för faktaavstämning och synpunkter har beaktats i rapporten. SID 2(7)

3 Landstingets intern kontroll reglemente Syftet med intern kontroll: Med intern kontroll menas alla rutiner som syftar till att säkerställa att landstingets verksamheter bedrivs effektivt och korrekt och att säkra landstingets tillgångar och förhindra förluster, samt att skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter. Den interna kontrollen kan delas upp i redovisningskontroll och administrativa kontroller. Redovisningskontrollerna syftar till att erhålla säkerhet i system och rutiner för att trygga tillgångarna och förhindra förluster, samt att få rättvisande räkenskaper. De administrativa kontrollerna syftar till att befrämja effektiviteten och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Vidare syftar de till att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs 1. Leverantörsregister I landstinget finns en leverantörsgrupp som består av ca 12 personer, dessa personer tillhör enheten Samlad redovisning. Leverantörsgruppen ansvarar bl.a. för att landstingets leverantörer läggs upp i leverantörsregistret samt uppdaterar registret med aktuell information. Leverantörsregistret ligger i ekonomisystemet Raindance och är det så kallade Master registret. Från Raindance körs dagligen filer med uppdaterad information av leverantörsregistret till landstingets inköpsystem Proceedo. Körningen från Raindance till Proceedo sker automatiskt på uppgjort schema upplagt av systemförvaltningen. Det är leverantörsgruppen som har behörighet att lägga upp nya/ändra leverantörer i leverantörsregister. I samband med nyanställning på Samlad redovisning går enheten igenom alla system som en medarbetare skall ha tillgång till, i enlighet med checklista. Raindance: Behörighet i systemet styrs genom att den anställdes chef fyller i och signerar en blankett om ansökan om behörighet till Raindance. Blanketten bifogas till systemförvaltaren på Samlad redovisning som lägger in behörigheten i systemet. Det finns nio behörighetsgrupper samt två begränsningar för två av behörighetsgrupperna. Enligt den listan som visar samtliga behörigheter i Raindance kan leverantörsgruppen inte skapa utbetalningsfiler för bokförda kostnader utan dessa skapas av personer i kundgruppen och då sker tvåhandsprincipen. Det är även kundgruppen som tar bort betalningsspärren för leverantörsfakturor som ska betalas. 1 Reglemente för intern kontroll, LF SID 3(7)

4 Proceedo: Verksamhetschefen för Samlad redovisning skickar en manuell beställning till systemförvaltning och It- samordnaren på Samlad redovisning för att en anställd ska få behörighet till systemet. Beroende på vad personen ska få för behörighet kopplas olika roller till personen i systemet. Den fil som visar samtliga personers behörigheter visar att personer i kundgruppen inte har behörighet i systemet Proceedo. I slutet på maj 2017 fanns stycken leverantörer upplagda i Raindance jämfört med ca stycken Minskning av antalet leverantörer beror på att Samlad redovisning rensade i leverantörsregistret vid övergången till Raindance samt att i dagens register ligger de landstingsägda bolagens register för sig. Det är leverantörsgruppen samt systemförvaltningen som har behörighet att ändra i leverantörsregistret. En leverantör som en gång registrerats i leverantörsregistret och där en leverantörsfaktura lästs in i reskontran som är från leverantören kan vid ett senare tillfälle inte tas bort från registret. Däremot sätts leverantörer som inte använts på 24 månader som passiva. Vad det innebär rent praktiskt känner inte verksamheten till då systemet inte varit i bruk i 24 månader. I leverantörsregistret läggs varje leverantör upp med ett specifikt leverantörs-id, tidigare var leverantörens bank- eller plusgiro leverantörens ID. Under vår granskning av leverantörsregistret har det noterats att samma leverantör kan ligga upplagd flera gånger och detta bedöms bero på att samma leverantör kan ha bytt plusgiro eller bankgiro och i och med det har leverantören blivit upplagd igen. I Samlad redovisnings rutinbeskrivning för att lägga upp ny leverantör finns anvisningar om att plusgiro alltid ska väljas före bankgiro. Samma anvisning har även gått ut till det skanningsbolag som landstinget har avtal med. Att attestrutin införs vid ändring i leverantörsregistret av befintliga leverantörer. Det är positivt att anvisningar finns i Samlad redovisnings rutinbeskrivning om att plusgiro skall väljas som förstahandsalternativ vid ID-registrering av ny leverantör. Det är viktigt att säkerställa att anvisningarna följs så att inte en och samma leverantör blir upplagd flera gånger. Säkerställa rutin för hur leverantörer blir passiva i leverantörsregistret. Manuell utbetalningsorder För utbetalningar där det inte finns någon extern leverantörsfaktura, t.ex. för lämnade bidrag upprättar verksamheterna själva en så kallad utbetalningsorder, då följande gäller enligt instruktionerna på intranätet: En blankett fylls i av verksamheten, inklusive kontering. SID 4(7)

5 Godkänd prestation och beslutsattest görs på blanketten. Båda attestanterna måste signera blanketten. Blanketten och underlag skickas till Samlad redovisning. Utbetalning sker till den registrerade betalningsmottagaren. Revisionen har också tagit del av den rutinbeskrivning som Samlad redovisning har avseende deras hantering av manuell utbetalningsorder, samt gjort 33 stickprov under perioden januari till maj Noteringar vid granskning av manuella utbetalningsorder: Vernr: leverantören ligger upplagd i Proceedo, leverantörsfaktura finns med i underlagen till den manuella ordern, ingen förklaring till varför en manuell utbetalning sker. Vernr: avser lön till en person men har inte hanterats av löneenheten, varav sociala avgifter och källskatt inte har betalats, detta har åtgärdas i samband med vår granskning vad vi erfar. Vernr: saknar syfte och anledning till utbetalningen. Vernr: och , avräkning löneförskott. Det framgår inte av underlagen om sociala avgifter och källskatt betalts då utbetalning avser lön till person som inte bor i Sverige. Vernr: , avser återbetalning av felaktiga fakturor. Information om varför fakturorna var felaktiga framgår inte av underlagen. Vernr: i underlagen till den manuella ordern finns en fakturakopia, det finns ingen förklaring om varför leverantören inte lagts upp i leverantörsregistret eller varför fakturan inte registreras i Proceedo. Vernr: avser reseersättning till person, orsak eller anledning framgår inte i underlaget. Att instruktionen i ekonomihandboken till landstingets verksamheter bör omfatta krav på underlag, där syfte och anledningen till utbetalningarna dokumenteras tydligare. Detta för att underlätta spårbarheten samt minska risken för felaktiga utbetalningar. Att huvudregel för verksamheterna bör vara att leverantörsfaktura ska begäras. Att vid utbetalning för utfört arbete för uppdragstagare bör blankett avtal med uppdragstagare vara obligatorisk vid utbetalning via manuell utbetalningsorder. Att i rutinbeskrivning för samlad redovisning avseende manuell utbetalningsorder bör det finnas riktlinjer om vad för underlag som krävs för olika typer av utbetalningar. SID 5(7)

6 Att i rutinbeskrivning för Samlad redovisning avseende manuell utbetalningsorder bör det finnas kontrollfrågor för att upptäcka utbetalningar som avser lön. Överföring av obetalda kundfordringar till inkasso. Vid övergången till Raindance rensade Samlad redovisning i landsingets kundreskontra och bland kravställda 0 fakturor. Att kravställa fakturor till 0 i kundreskontran innebär att fakturan inte går över till Sörminkasso. Funktionen kravställa en faktura till 0 kan göras av samtliga i kundgruppen på Samlad redovisning. Efter övergången från IFS till Raindance har Samlad redovisning skapat en rutin som innebär att kundgruppen går igenom samtliga kravställda fakturor vid delår och bokslut. Per den 31 juli fanns det sju kravställda 0 fakturor i kundreskontran. Förklaring finns till varför fakturan är kravställd till 0, vilket till övervägande del beror på att en patient har bestridit fakturan. Landstinget har idag en kundreskontra för hela landstinget exklusive bolagen. Kundreskontran uppstår genom att filer från verksamheternas försystem förs över till Raindance. Det är i försystemen som underlagen till kundfakturorna skapas. Efter att underlagen för kundfakturorna gått över från försystemet till Raindance, skapas kundfakturorna och skickas ut till kund. Det tas fram en rapport efter faktureringen som visar om det finns fakturor från försystemen som inte kommit med vid faktureringen. Blir inte fakturan betald i tid, går den efter förfallodatumet över till Sörminkasso för hantering om den inte är kravställd till 0. Sörminkasso är en enhet inom Samlad redovisning som arbetar med indrivning och bevakning av obetalda kundfordringar. När fordringarna går över till Sörminkasso markeras fordringen i kundreskontran som finns i Raindance så det syns att den gått över till Sörminkasso. Sörminkasso har ett eget it-stöd (Nova) för inkassohantering. De två systemen, Raindance och Nova, kör filer mellan varandra. Filerna uppdaterar systemen om vilka kundfakturor som blivit betalda och vilka som fortfarande är obetalda. Sörminkasso går igenom och registrerar samtliga inbetalningar och stämmer av så att systemet rapporterar rätt uppgifter. Skulle en patient, medborgare eller bolag bestrida sin faktura som landstinget skickat, hanteras denna process oftast av verksamheten. Ska kreditfakturor skapas så sker det normalt i respektive försystem. Därefter förs den sedan över med fil från försystemet till Raindance. Efter att filen lästs in i Raindance körs en kvittning i systemet och fakturan krediteras även i kundreskontran. Vissa av verksamheternas försystem kan inte skapa kreditfakturor. Vid de tillfällena får verksamheten fylla i en blankett om orsak till makuleringen samt signera SID 6(7)

7