Norbergs kommunhus, klockan :40. Marino Wallsten (S) Karolina Berglund, ekonomichef Jan Abrahamsson, IT-strateg, 19

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll (10) Plats och tid Norbergs kommunhus, klockan :40 Beslutande Marino Wallsten (S) Johanna Odö (S) Övriga deltagande Karolina Berglund, ekonomichef Jan Abrahamsson, IT-strateg, 19 Utses att justera Johanna Odö (S) Justeringens tid och plats Kommunkansliet den 4 december 2017 Underskrifter Sekreterare... Karolina Berglund Paragrafer Ordförande Justerande... Marino Wallsten..... Johanna Odö ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Norra Västmanlands ekonominämnd Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Kommunkansliet..... Lena Lirell Lundin

2 Innehållsförteckning 19 Svar på fråga om den digitala brevlådan Kivra 20 Svar på fråga om kostnadsjämförelse för lönespecifikationer 21 Sammanträdesplan år Uppföljning av internkontrollplan år Anmälan av delegationsbeslut 24 Rapporter

3 NVE 19 Dnr Svar på fråga om den digitala brevlådan Kivra Under Norra Västmanlands ekonominämnds sammanträde den 22 februari 2017, paragraf 7, lyftes en fråga om den digitala brevlådan Kivra. Ekonomichef Karolina Berglund informerade då om att frågan hade varit uppe i Fagersta kommuns ledningsgrupp och om en pågående process gällande lönespecifikationer genom Kivra. Ekonomichefen uppdrogs att undersöka Kivra som verktyg mer generellt och återkomma med förslag på vidare hantering. Kivra är en tjänst för säker digital post från företag och myndigheter. Användaren får bara post från företag och myndigheter som är anslutna till Kivra och som användaren har mellanhavanden med. Kivra är en av flera digitala brevlådetjänster. Skillnaden mellan tjänsterna består i vilken typ av post användaren kan få till den digitala brevlådan. Nämnden behandlade frågan den 27 september 2017, paragraf 16. Ekonomichefen hade då lämnat in en skrivelse, där det framgick att det i Fagersta kommun pågår ett utvecklingsarbete inom förvaltningen upphandling och service. Nämnden beslutade att frågan behandlas under dagens sammanträde och att Fagersta kommuns IT-strateg Jan Abrahamsson bjuds in att delta under frågans behandling. Ekonomichefen har lämnat in en till skrivelse i ärendet, där det konstateras att det finns ett behov av att ansluta sig till en digital brevlådetjänst i både Fagersta kommun och Norbergs kommun. I Fagersta kommun har processen mot ett införande redan påbörjats. För ekonomiförvaltningen handlar brevutskick framförallt om fakturor. Processen med att införa elektroniska kundfakturor pågår. För Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund finns redan idag möjligheten att skicka elektroniska kundfakturor. Norra Västmanlands ekonominämnds behandling IT-strateg Jan Abrahamsson medverkar på sammanträdet för att ge information i ärendet.

4 NVE 19, fortsättning. 1. Informationen godkänns. 2. Frågan om elektroniska lönespecifikationer ska lyftas i Västmanland- Dalarna lönenämnd. 3. Ekonomichefen uppdras att utreda nuläge samt tillvägagångssätt för att öka anslutningsgraden till elektroniska kundfakturor. En första återrapportering efterfrågas till ekonominämndens sammanträde i februari. Västmanland-Dalarna lönenämnd Ekonomichefen

5 NVE 20 Dnr Svar på fråga om kostnadsjämförelse för lönespecifikationer I samband med att ett ärende om den digitala brevlådan Kivra behandlades av Norra Västmanlands ekonominämnd den 27 september 2017, paragraf 16, lyftes en fråga om kostnadsjämförelse för lönespecifikationer. Ekonomichef Karolina Berglund har gjort en jämförelse mellan kostnader för elektroniska lönespecifikationer jämfört med lönespecifikationer på papper. Lönespecifikation på papper kostar 7,00 kronor per styck och e-lön kostar 2,50 kronor per styck. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

6 NVE 21 Dnr Sammanträdesplan för år 2018 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till sammanträdesplan för år Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder följande tider år 2018: Torsdagen den 22 februari klockan 10.30, Fagersta kommun Torsdagen den 24 maj klockan 10.30, Norbergs kommun Onsdagen den 26 september klockan 10.30, Fagersta kommun Torsdagen den 22 november klockan 10.30, Norbergs kommun Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun

7 NVE 22 Dnr Uppföljning av internkontrollplan år 2017 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in en uppföljning av internkontrollplanen för år Enligt internkontrollplanen för år 2017 ska Norra Västmanlands ekonominämnd, NVE, följa upp kontanthantering, attest, behörigheter, back-up och sårbarhet samt rutiner i leverantörsreskontra. NVE har infört en rutin att samtliga inlämnade myntpåsar kvitteras skriftligen vid mottagning. Det är i regel samma handläggare som tar emot myntpåsen. Rutinen följs och inga avvikelser har noterats. Gällande attest har NVE regelmässigt under en längre tid skickat tillbaka underlag som inte är underskrivna eller är underskrivna av en ej behörig person. I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. För Fagersta finns en checklista som ska användas i samband med att personer avslutar sin anställning och där ingår att NVE ska meddelas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en längre tid. I samband med uppgraderingen av ekonomisystemet år 2017 gjordes en aktualitetskontroll av samtliga användarkonton. För att minska sårbarheten arbetar ekonomiassistenterna mot flera organisationer och behörigheter är upplagda utifrån detta. Det har tagits fram en behörighetsförteckning för att ge en överblick. Det finns ett Vem gör vad? -dokument för hela NVE som uppdateras löpande. I en revisionsrapport från år 2016 framförde revisorerna synpunkten att det inte är önskvärt att personer som har möjlighet att lägga upp nya leverantörer samtidigt har rätt att beslutsattestera. NVE delar revisionens uppfattning, men konstaterar samtidigt att nyuppläggning av leverantörer sker i det närmaste dagligen. Ur resurs- och sårbarhetsperspektiv bedömer NVE därför att nuvarande arbetssätt tillsvidare får ligga fast.

8 NVE 22, fortsättning. Anställda inom Fagersta kommun, Norbergs kommun och Norra Västmanlands Utbildningsförbund har via avtalet med Nordea möjlighet att ansöka om inköpskortet First Card. Varje kort genererar avgifter. Därutöver tillkommer administration, både för kortinnehavaren och för ekonomiförvaltningen. En genomgång av kortköp under perioden visar att en relativt stor andel av korten används i begränsad omfattning (utlägg under 250 kronor per månad) eller inte alls. NVE anser att inriktningen bör vara att kort som används i begränsad omfattning eller inte alls ska säga upp. För sällanvändare kan ersättning mot redovisning av kvitton vara ett alternativ. Det kan också finnas anledning att titta närmare på kort som används i hög utsträckning och om inköp i vissa fall kan ske mot faktura. NVE kommer fortsättningsvis att årligen skicka ut listor över kortinnehavare och summa inköp per kort till ansvariga chefer. 1. Norra Västmanlands ekonominämnd förordar att företagskort som används sällan eller inte alls sägs upp. 2. Uppföljningen av internkontrollplan år 2017 godkänns. Revisorerna Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun

9 NVE 23 Dnr Anmälan av delegationsbeslut Ekonomichef Karolina Berglund Omsättning och amortering av lån, Norbergs kommun Delegationsbeslutet godkänns och läggs till handlingarna.

10 NVE 24 Rapporter Dnr Från Angående Ekonomichefen Ekonomichefen Personalfrågor Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Kommuninvests referensgrupp för småkommuner Rapporterna godkänns och läggs till handlingarna.