Framgångsfaktorer för en bra uppföljning. Lisa Stöpfgeshoff Lantmäteriet

Transkript

1 Framgångsfaktorer för en bra uppföljning Lisa Stöpfgeshoff Lantmäteriet

2 Delaktighet Integrerat Sammanhållet 2

3 Processen för planering och uppföljning Genomföra strategisk och operativ planering Följa upp och utvärdera Genomföra årlig resultatredovisning 3

4 Lantmäteriets verksamhetsuppföljning ESV-dagen 2014

5 GD Bengt Kjellsson Omsätter ca 1,8 miljarder kr, 70 % avgifter Ca medarbetare Huvudkontor i Gävle

6 Vår verksamhet

7 Nya krav och bred organisation

8 Lantmäteriet Processnamn: Verksamhetsuppföljning, VU Version:2.0 Ändringsdatum: Syfte: Processen ska bidra till en effektiv verksamhetsstyrning samt till en god intern styrning och kontroll. Beslutad VP Huvudprocessägare: Planeringsdirektör Processägare: Chef för Ledningsstöd Processledare: Christel Jonare Ta fram tidplan VU Samordnas med VP-tidplan K1 Beslutad tidplan VU av planeringsdirektören Informationer: - Regleringsbrev - Lantmäteriets strategiska plan - Lantmäteriets verksamhetsutvecklingsstrategi - Riksrevisionens granskning -Internrevisionens granskning -Förordning om Intern styrning och kontroll -Förordning om Miljöledningssystem i staten - Övriga lagar och förordningar - Policys/riktlinjer - Månadsbokslut - GD-beslut under löpande år - Omvärdsanalys Kommunicera tidplan Tidplan kommunicerad Kommentar: Begreppet verksamhetschef inkluderar även chefer inom stödenheterna K2 Ta fram VU-anvisning med planeringsförutsättningar (Ledningsstöds checklista) Beslutad VU-anvisning av planeringsdirektören Förbereda uppföljning Genomför uppstartsmöte med processteam VU-anvisning kommunicerad Framtagen av: Christel Jonare Inger Davidsson Anpassa tidplan och anvisningar med planeringsförutsättningar för resp. division/koncern - Ta fram utkast - Ta in synpunkter från verksamhetsteam - Ta in synpunkter från divisionsledning - Sammanställa synpunkter Beslutad anpassad tidplan och anvisning - av resp. ekonomichefen/ enhetschef Kommunicera anvisning och/eller tidplan - Skicka ut resp. divisions/ koncern VU-anvisningar Anpassade VU-anvisningar utskickade Ska prognos göras? K3 JA Uppstartsmöte - Genomgång av process, tidplan, förutsättningar, checklistor etc Bokslutsprocess NEJ Uppstartsmöte genomfört Portföljstyrning; - utveckling - systemförvaltning Ta fram utfall/resultat - Analysera Genomföra dialog Mellan beställare (verksamhet) och leverantör (kundsamordnare) Ja Vid avvikelse K5 NEJ prognos/rapport ej godkänd Ta fram förslag till åtgärdsplan Rapportera - Enligt anvisning - ev. upprätta handlingsplan vid avvikelse Respektive beredningsgrupp beslutar om åtgärd Genomföra dialog Ledningsgrupp division/ Myndighetsuppdrag/ Tjänsteexport samt stödenheter Vid avvikelse i rapporten Är rapport/ prognos godkänd? Ta fram handlingsplan JA Rapportera - Enligt mallar - Förbereda dialogmaterial Rapportering klar Ta emot och analysera K4 K6 VP-process Delårsprocess (extern) ÅR process (extern) Oklarheter? NEJ Genomför avstämningsmöte (Ledningsstöd) K7 Avstämnings -möte klart Rapportera -Till GD/ Planeringsdirektör - Tertial - delår (se egen process) Rapportera till ESV och regeringskansliet (HERMES) Rapportera IT-priser -IT-arbetsplats -SLA (drift av infrastruktur) Delårsprocessen (extern) Genomföra dialog med verksamheten Rapportering till ESV och regeringskansliet klart Kommunicera månadsrapport Är prognos/ rapportering godkänd? Godkänd JA rapportering/ prognos av GD VP-process inkl. beställarprocess ÅR processen (extern) Kommunicera tertialrapport K8 Kommunicera VUanvisning Månadsrapport klar Tertialrapport klar Utvärdering - VU/VP Gemensamt framtagen process Processgraf Controllers/VU-samordnare Verksamhetschefter, ekonomichefer, ekonomer, controllers,

9 Tydliga anvisningar

10 Systemstöd Finansiellt resultat Risker Styrkort Indikatorer Projekt Internrevision Regleringsbrevsuppdrag

11 Uppföljningsbara mål

12 Dialoger och engagerad ledning

13 Återkoppling Minnesanteckningar

14 Indikatorer för den löpande verksamheten

15 Sammanfattning Ständig processutveckling Synliggör all verksamhet Tydliga anvisningar Bred återkoppling Framgångsfaktorer Systemstöd Engagerad ledning SMARTa mål Gemensamma dialoger

16 Att diskutera Saknas uppföljning för något/någon del av verksamheten på det sätt den nu genomförs på din myndighet? I så fall vad? Delge dina reflektioner avseende uppföljningsprocessen på din myndighet: - Styrkor? - Svagheter?

17 Tack!