Det första steget mot ett gemensamt språk

Transkript

1 Det första steget mot ett gemensamt språk Magnus Gunnarsson Leif Lind Anne-Marie Ögren Maria Dalhage

2 Uppdraget Utveckla en modell för beräkningar av myndigheternas it-kostnader och itinvesteringar (it-kostnadsmodell). Följa upp strategiska val som är framgångsfaktorer vid genomförandet av omfattande it-projekt 2

3 Utmaningar och vägval Ett styrningsuppdrag inte it-uppdrag Delvis nytt kunskapsområde för ESV Tillvarata kunskap och erfarenhet hos myndigheterna Beroende av myndigheternas förtroende Leverera nytta till deltagarna Involverande och iterativt arbetsätt 3

4 Deltagande myndigheter Ett antal från e-delegationen Andra stora och små engagerade myndigheter Totalt 22 myndigheter 12,5 miljarder i it-kostnader 4

5 Definition av it-kostnad It kostnader är de kostnader som kan härledas till it-funktioner, och begränsas inte nödvändigtvis till it-organisationen. Kostnaderna består av kostnader inkl. avskrivningar(för materiella och immateriella it-investeringar) för drift, förvaltning och utveckling av it-system och utrustning. Från fem till 52 procent av total myndigetskostnad 5

6 Valda nyckeltal/tjänster It-investeringar som andel av total myndighetskostnad Antal it-konsultårsarbetskrafter som andel av totalt antal it-årsarbetskrafter It-kostnad per användare Kostnad för utkontrakterad it-verksamhet som andel av total it-kostnad Kostnad per it-arbetsplats Kostnad för telefoni per användare 6

7 Verksamhetens mognad Myndigheten har en itkompetens-försörjningsplan Myndigheten har portföljstyrning Myndigheten har jämfört sina it-kostnader med andra myndigheter eller aktörer 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Myndigheten tar regelbundet ställning till utkontraktering av itverksamhet Myndigheten använder sig av en it-förvaltningsmodell Myndigheten använder en modell för nyttohemtagning Myndigheten använder en beslutad projektmodell 7

8 Slutsatser om nyckeltal Enkla och billiga att ta fram Skapar ramar för dialog ledning/verksamhet/it Jämförelsedata centralt Stor efterfrågan hos myndigheter och RK Ansvarsfull hantering 8

9 9

10 Uppdrag att fördjupa arbetet med jämförelser av it-kostnader och att kartlägga it-projekt med hög risk

11 En fortsättning på it-kostnadsuppdraget

12 Stort utvecklingsprojekt inom intern styrning och kontroll 12

13 Projektets beståndsdelar Strategiska it-projekt It-kostnader och intern styrning och kontroll - Breddning - Fördjupning Fortsatt arbete Omfattar ca 75 myndigheter

14 Uppstart Lev 1 Lev 2 Lev 3 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Projekt- beställning Projektplan Inventering av strategiska it-projekt It-kostnader breddning 1 It-kostnader breddning 2 It-kostnader fördjupning Fortsatt arbete

15 Jan Feb Mars April Maj 27/3 27/4 Inventering av strategiska it-projekt Refgrp Kickoff WS1 Refgrp WS2 Kvalitetssäkring och förankring

16 Strategiska it-projekt 27/3 WS1 definiera - it-projekt - Strategiskt it-projekt - Riskbedömning - Budget - Nytta 31/3 ESV skickar ut definitioner och modell Identifiera och riskvärdera strategiska it-projekt 16

17 Strategiska it-projekt 15/4 Myndigheterna skickar sina identifierade it-projekt till ESV 20/4 ESV skickar ut sammanställning inför WS2 27/4 WS2 - Kalibrera och kvalitetssäkra - ev justera modeller och definitioner 8/5 Uppdaterad lista med it-projekt till ESV 29/5 Rapport till regeringskansliet 17

18 Breddning Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt It-kostnader breddning (2 parallella spår) WS1 WS2 WS3 Semest er Kvalitetssäkring och förankring

19 Breddning WS1 Introducera och gå igenom modell (21 resp 23/4) - Identifiera och beräkna it-kostnader och nyckeltal - Genomföra mognadsmätning WS2 Gemensamt lärande (2 resp 4/6) - Diskutera utmaningar och vägval - Första kvalitetssäkring och analys - Uppdatera och förankra på hemmaplan WS3 Kvalitetssäkring (25 resp 27/8) 19

20 Fördjupning Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt It-kostnader fördjupning WS1 WS2 WS3 WS4 29/4 10/6 2/9 24/9 Semest er Kvalitetssäkring och förankring

21 Projektgruppen Leif Lind Patrick Freedman Anne-Marie Öberg Svante Andersson Lena Lengmo Magnus Gunnarsson

22 Resurser Ca 2000 timmar 2015 på ESV Kompetensutveckling inom COBIT, PM3 och ITIL Konsult för facilitering och stöd (80 h) Konsult inom it-nyckeltal och benchmark (400 h) Stöd till projektledning Referensgrupp Administrativt stöd från Lena

23 Utbildningssatsning på RK 1. Styrning för värdeskapande it 2. Styrning av it-projekt 3. Misslyckade it-projekt 4. Styrmodeller inom it (ESV) 5. It-projekt med hög risk delrapportering av ESV 23

24 Tack för er uppmärksamhet! Trevlig helg