Att styra mot rätt inköpsbeteende

Transkript

1 Att styra mot rätt inköpsbeteende erfarenheter - mål, nyckeltal SOI:s årskonferens 23 mars 2010

2 Innehåll Introduktion SVT och inköp Vad är rätt inköpsbeteende? Vad kräver det av en inköpsfunktion Analys av nuläget Att sätta mål på vad? Vilka är nyckeltalen? Uppföljning och verktyg för styrning Framgångsfaktorer

3 Inköpsverksamheten på SVT 2005 En tom avdelning, ingen policy, några enstaka avtal, en färsk kammarrättsdom och en extremt kostnadsmedveten organisation. Inköp hade tidigare hanterats lokalt och ett och annat besparingsprojekt hade drivits för att komma åt lågt hängande frukter Inköpsvolym på 1,5 mrd och över aktiva leverantörer

4 SVT Inköp Återuppstod hösten 2005 när det stod klart att SVT var skyldigt att följa LOU Fick i uppdrag att bygga upp en liten men strategisk inköpsfunktion som skulle bidra till att vi skulle handla smartare men bättre och för mindre pengar och samtidigt säkra att vi följde LOU.

5 Rätt beteende i alla steg Rätt strategi Rätt affär Rätt tillämpning

6 M ed andra ord... det kräver en organisation som är Inköpsmedveten kunskap, strategi och målfokusering Marknadsmedveten hitta samarbeten, utveckla marknader, nyttja konkurrensen Inköpseffektiv hitta besparingarna Samlar volymer Standardiserar Förenklar och är tydlig - processer Avtalslojalitet

7 Vad ställer det för krav på en inköpsfunktion? - Mandat att driva - proaktivitet - Tillgång till strategiska samtal - verksamhetsnära - Koll på inköpsmönster - Tydliga mål - Affärskompetens - Tydliga processer och roller - Verktyg att följa upp, synliggöra och styra - En avtalsportfölj med högt värde för organisationen

8 Från koll till förändrat beteende 1. Inköpskartläggning och mönster 2. Målformulering och KPIer 3. Rapporter 4. Förankring och uppföljning 5. Stöd och verktyg för styrning

9 1. Koll på inköpsmönster Vad köper vi? Hur mycket? Av vem? Vem köper vad? Inköpskartläggning 2006 Bygga rapporter och göra analyser Inköp per inköpskategori och verksamhet Inköp per leverantör Analysera/problematisera/prioritera vilka är våra största problem Steg 2 sätta mål

10 2. Sätta mål - hitta nyckeltal M ÅL M er volym på färre lev. Alla affärer ska följa LOU M inska sårbarheten Inköpseffektivitet Effektivt inköpsflöde Kvalitet på verksamheten NYCKELTAL antal aktiva leverantörer per kostnadskategori andel kostnader per avtalsleverantörer Antal avstegsbeslut Andel LOU- avtal för lev över 200 tkr Besparingar genom bättre villkor i enskild affär Besparingar i volym per kategori Besparingar i volym totalt Kostnad och tid per upphandling och beställning Kostnad för inköpsverksamhet/omsättning Projekt/leveransuppfyllnad upplevd nytta med SVT Inköps verksamhet antal överprövningar

11 3. Inköpsrapporter Inköpsvolym per enhet och kategori (automatgenereras ur vårt datawarehouse) Antal leverantörer per inköpskategori samt volymandel per avtalsleverantör (automat) Leverantörer som omsätter över 200 samt andel avtalsleverantörer (automat) Upphandlingsrapport resultat i enskild upphandling (manuell) Kvalitetsmätning årlig rapport (webbverktyg)

12 4. Förankring och uppföljning Tydliga och nedbrytbara mål - veta Skapa förståelse för utmaningen genom att visa fakta - förstå Svara på frågan varför - acceptera Alla mål måste följas upp skapa efterfrågan

13 5. Verktyg och stöd Beställningssystem Avropsrutiner Ansvariga beställare Revidering av budget o prognos Ställa krav på leverantörer

14 Framgångsfaktorer Uppföljning tillsammans med övrig ekonomisk uppföljning Transparens skapar tryck Synlighet öppna för dialog och återkoppling Morot, inte piska. Förtroende, inte misstroende.

15 Tack! ,