Planeringsberedning Inköpspolicy

Transkript

1 Planeringsberedning Inköpspolicy

2 Uppdaterad inköpspolicy för Region Halland - agenda för dagen Kort inramning Revisionsrapport om direktupphandling Styrande dokument på olika nivåer Roller Dialog

3 3

4

5 Beslutat mål för hälso- och sjukvården i Halland Mål: En hälso- och sjukvård för bättre hälsa Delmål: Hälso- och sjukvården i Halland Arbetar hälsofrämjande och levererar en individuell hälso- och sjukvård av hög kvalitet för en god och jämlik hälsa Är trygg, sammanhållen och utformas tillsammans med patient och närstående Arbetar med ständig förbättring för bättre hälsa hos invånarna Möjliggör att invånare själva tar ansvar utifrån egen förmåga Har en tydlig prioritering av hur kompetens och resurser används 5

6 Nuläge Inköp och Upphandling (Ägget)

7 Revisionsrapporten Besk kritik Inga uppdaterade policys och riktlinjer Dokumentationsplikten efterlevs inte Ingen uppföljning av direktupphandling Rekommendation Uppdatering av riktlinjer Stärka efterlevnaden av dokumentationsplikten Klargöra rollerna Kartlägg inköpsmönster för att kontrollera direktupphandlingar Förbättrad information Uppdrag till upphandlingsenheten att följa upp direktupphandlingar.

8 För att möta yttre krav och samhällspolitiska mål och samtidigt nå inre organisatoriska mål är det nödvändigt med en sammanhållen strategi och styrning av inköpsverksamheten

9 Målsättning/motiv Region Hallands gemensamma resurser ska användas på bästa och mest effektiva sätt Framtidsarbetet.

10 Önskat läge för inköp och upphandling Samhällspolitiska mål Hållbar utveckling Företagsutveckling Valfrihet Innovation Ekonomi Kvalitet Organisatoriska mål Sammanhållen Ändamålsenlig Välfungerande inköps- och upphandlingsverksamhet Ordning och reda Ledning och styrning LEAN och Kategoriseringsstrategier

11 Inköpspolicy för Region Halland Inköpspolicyn ska stödja Tillväxtstrategin och den kommande Hälso- och sjukvårdstrategin. Upphandlingsverksamheten är av strategisk betydelse och är ett instrument för att skapa värde för Hallands invånare och främja hållbar utveckling.

12 RUS HoS-strategi TV-strategi Mål och budget INKÖPSPOLICY Mål och budget Ex. riktlinjer för kostverksamheten Ex. Riktlinjer för direktupphandling Tillämpning i kostverksamheten Tillämpning i direktupphandling

13 Dokumentnivåer - exempel Strategi = Beskriver hur man ska arbeta för att uppnå beslutad vision (Kärnverksamhet). Beslutas av RF Program/policy = Beskriver hur Region Halland ska utföra och genomföra, enligt direktiv och lagstiftning och ska ligga i linje med beslutad vision och strategier. (stödverksamhet) Beslutas av RF Riktlinje = Hur berörda nämnder ska praktiskt genomföra innehållet i beslutade strategier, program och policy exempelvis riktlinje för direktupphandling. Beslutas RS (Vissa riktlinjer är verkställighet och beslutas av normerande direktör)

14 Konkreta exempel påverkan från övriga strategier, policies och program Tillväxtstrategin = beskriver vårt förhållande till miljömålen Inköpspolicy =beskriver på vilket sätt vår upphandling kan bidra till att miljömålen uppnås. Hälso-och sjukvårdsstrategin = anger riktningen för hos inriktning och hur vi ska arbeta EN hälso- och sjukvård Inköpspolicy = ska stödja att strategin uppnås Tillväxtstrategin= beskriver hur företagsutveckling ska uppnås Inköpspolicy= beskriver hur innovationsvänlig upphandling bidrar till företagsutveckling.

15 Budget och årliga mål Budgetens roll är att prioritera och fördela tillgängliga ekonomiska medel i 1-3 år enligt strategiernas inriktning. Budgeten kan således bli en begränsning att genomföra strategin under ett enskilt år.

16 Konkret styrning via inköpspolicy Blir en vägledning hur riktlinjerna för inköp ska tillämpas över tid. Ex För socialt ansvarstagande i produktionen av varor till Regionen ska Uppförandekod för leverantörer tillämpas i samtliga upphandlingar Ex Miljöstyrningsrådets miljökrav ska alltid beaktas

17 Riktlinjerna för inköp för Region Halland Beskrivning av ansvarsfördelning och samhällspolitiska strategier utifrån Regionens vision, strategier och fullmäktiges ansvar. Ex Våra inköp ska präglas av sociala-, etiska- och miljöhänsyn Ex Inköp ska bidra till positiv företagsutveckling

18 Definition Med inköp avses hela inköpsprocessen dvs. från analys inför upphandling, själva upphandlingsförfarandet, inköpet men också uppföljning av dessa delar. Inköpspolicyn fastställs av Regionfullmäktige och gäller för Region Halland med dotterbolag Riktlinjerna beskriver hur inköpsprocessen ska genomföras och implementeras inom hela organisationen och antas av Regionstyrelsen. Ev. tillämpningsanvisningar för vägledning och som komplement till inköpspolicyn och riktlinjer fastställs av normerande direktör.

19 Ansvarsfördelning vid inköp för Region Halland med bolag Regionfullmäktige - Fastställer inköpspolicy för Region Halland med dotterbolag. Regionstyrelsen Leder och samordnar inköpspolitiken. Regionstyrelsen ansvarar för tillämpningen av policyn genom att i riktlinjer fastställa hur för nämnderna och bolagsstyrelser ska arbeta med inköpsprocessen. Reglerar även styrmodellen för inköp och upphandling. Regionstyrelsen ansvarar också för att det genomförs regionövergripande uppföljning och utvärdering av policy och riktlinjer.

20 Forts Ansvarsfördelning vid inköp för Region Halland med bolag Driftnämnden för Regionservice Ansvarar på RS uppdrag att genomföra beslutade behov av upphandling med samt har möjlighet att besluta vid regionövergripande upphandlingar. I den av RS antagna riktlinjen beskrivs roller och ansvar för olika typer av upphandlingsbeslut. Nämnder och bolagsstyrelser - Ansvarar för att policy och riktlinjer följs. I delegationsordning reglera bland annat beloppsansvar. Beslutar om upphandling där avtalet endast utnyttjas inom det egna ansvarsområdet.

21 Arbetsmaterial inför beslut om policy

22 Förslag till strategier för inköpsverksamheten Hållbarhet De tre hållbarhetsprinciperna är grundläggande för Region Hallands inköpsverksamhet. Upphandlingsverksamhet ska därför bedrivas så att största sociala, miljömässiga och ekonomiska hänsyn tas vid köp av varor, tjänster och entreprenader. Vidare ska inköp och upphandling bidra till att minska sociala skillnader och främja integration samt stimulera utvecklingen av socialt medvetna marknader mot en ansvarsfull samhällsstyrning.

23 Förslag till strategier för inköpsverksamheten Affärsmässighet bedrivas med affärsmässighet och utifrån regionens mål och värderingar använda de egna o marknadens resurser på bästa sätt. innebär att valmöjligheter och företags- och näringslivsutveckling ska stimuleras. utformas så att innovationslösningar stimuleras. Inköp ska främja konkurrens och struktureras på ett sätt som stimulerar små och medelstora leverantörer.

24 Förslag till strategier för inköpsverksamheten Kvalitet och Kostnadseffektivitet fokus på kvalité, effektivitet och kostnad bidra till en ekonomi i balans och skapa möjligheter till utveckling En organisation med helhetssyn baseras på en helhetssyn för RH som koncern och bedrivas med största möjliga kostnadseffektivitet. Sortimentsbegränsning är en styrande princip.

25 Förslag till strategier för inköpsverksamheten Tydlig uppföljning av inköps och upphandlingsverksamheten Inköp- och upphandlingsverksamhet ska bedrivas så att en tydlig uppföljning kan ske. redan vid kravställandet tas hänsyn till hur uppföljningen ska genomföras o bedrivas Lean och kategoristyrning Tillämpa LEAN som verksamhetsmodell, innebär att kontinuerligt arbeta med förbättringar för att nå största möjliga flödeseffektivitet utifrån produktion och patientens behov. Kategoristyrning