Nyhetsbrev nr. 2 FASAB FASAB. Februari, 2013

Transkript

1 Nyhetsbrev nr. 2 FASAB Februari, 2013 FASAB

2 Inledning Hej! Vi befinner oss i en mycket spännande fas i utvecklingen av FASAB där vi alla inom snar framtid kommer att märka av den pågående förändringen i form av nya stödsystem och arbetssätt. Processen med infrastrukturupphandlingen (datorer, nätverk, webbplattform m.m.) är i full gång. Vi håller tidsplanen avseende hela FASAB Förändringsprogram verksamhet/it, vilket känns bra. Med detta nyhetsbrev vill vi inte bara ge en bild av nuläget utan även ge en bakgrund till varför förändringen genomförs och vad FASAB vill uppnå med förändringsprogrammet. Jag vill även ta tillfället i akt och rikta ett stort tack till alla er i förbunden och a-kassorna som hittills har bidragit i arbetet med behov och krav! Att vi har nått så här långt, beror till stor del på ert gedigna arbete, engagemang och kunnande i de sammankomster vi haft under första delen av året. Nu går arbetet vidare med att sammanställa och förfina underlaget till nästa upphandling, nytt verksamhetssystem. Jag vill samtidigt passa på att utlysa en tävling i att namnge det nya verksamhetssystemet. Information om tävlingen hittar du i slutet utav detta nyhetsbrev. Missa inte det! Med vänliga hälsningar Gunnar Dahlberg VD FASAB 2

3 I samband med att 6F-förbundens styrelser beslutade om att samlokalisera förbundens huvudkontor, beslutades det även om en etablering av FASAB som en gemensam administrativ funktion för ekonomi, personal, IT och medlemsservice. Ge effektivare administrativt arbete som ger en effektivare medlemsservice Ge mer fackförening för pengarna och möjlighet till lägre medlemsavgifter 2011 Ge möjlighet till bättre koordinering av gemensamma aktiviteter, exempelvis utbildningar m.m.. Ge möjlighet till ett ökat lokalt stöd i form av resurser, då ett enskilt förbund kanske inte har resurser att arbeta med en lokal fråga 3

4 Förbunden administrerar samma saker fast var och en för sig. Det medför höga kostnader för respektive förbund. Vad det handlar om är att omvandla administrativa kostnader till mer tid för facklig verksamhet. 4

5 FASAB:s förändringsprogram verksamhet/it syftar till att skapa gemensamma arbetssätt och en gemensam teknisk plattform för de olika förbunden och a-kassorna för ökade möjligheter till samordningsvinster och kostnadsreduktion. Telefoni Datorarbetsplatser Organisation Ärende Hantera arbetsgivare & avtal Utbildning Lämna ut information Uppdrag Avgift System för kärnverksamhet Nätverk E-post Webbplattform 5

6 Då de administrativa uppgifterna hanteras av FASAB kan förbunden och a-kassorna lägga resurser och kraft på att ge medlemmarna mer fack för pengarna. FASAB ger dessutom möjligheter till mervärde i form av bl.a. ökad flexibilitet, jämnare kvalitet och ökad möjlighet till gemensam utveckling. 6

7 Inom förändringsprogram kommer nya funktionaliteter och tjänster att införas. Som anställd i förbunden och a-kassorna kommer man att märka detta genom nya arbetssätt och nya stödsystem som till exempel ny datorarbetsplats, ny telefonilösning och nytt verksamhetssystem m.m. Syftet med programmet är att minska administrativa kostnader till förmån för mer tid till facklig verksamhet Ny förvaltnings organisation IT-stöd Ett nytt verksamhetssystem Ett nytt gemensamt nätverk 2014 Ny webb-plattform Ny datorarbetsplats Ny telefoni 7

8 Med förändringsprogrammet kommer en mängd fördelar och mervärden. Genom att standardisera verksamheten kan man bl.a.: Utveckla verksamheten tillsammans i förbunden och a-kassorna, vilket gör det billigare och enklare Få möjligheter till mer tid för medlemmarna istället för administration Förenkla utbyte av erfarenheter mellan de olika förbunden och a- kassorna. Få ökad beredskap för organisationsförändringar 8

9 Vårt mål är att administratörerna skall uppleva: Bättre arbetsprocesser med färre manuella inmatningar Mindre administrativt dubbelarbete Bättre kvalitet på data och information, vilket i sin tur innebär mindre arbete med att kontrollera att informationen verkligen stämmer. 9

10 Vårt mål är att ombudsmännen skall uppleva: Att man är platsoberoende, vilket medför en större möjlighet att träffa medlemmarna. Mindre administration vilket i sin tur medför tid för att stötta medlemmarna. 10

11 Vårt mål är att personalansvarig kommer att få: Möjlighet att samarbeta vid arbetstoppar och ledigheter Möjlighet att optimera sitt verksamhets/ansvarsområde utifrån arbetsgruppens kunskap och erfarenhet Möjlighet att nyttja statistik för att arbeta mer proaktivt med medlems- och avtalsfrågor 11

12 Inom förändringsprogrammet finns fem områden. Just nu pågår följande inom dessa Infrastruktur: Kravspecifikationsarbetet är avslutat. Just nu förbereder vi utvärderingen av kommande anbud. Upphandling/avtal: Upphandling av infrastruktur påbörjad. Utvärderingsgrupp utsedd med deltagare från förbunden och a-kassorna. Upphandlingen beräknas vara klar i mitten av april. Förvaltning: Diskussion förs med Microsoft om licensmodell. En speciallösning som minskar kostnaden kraftigt jämfört med en standardmodell. Hur jobbar vi? Så här går det till. Vi gör också så Telefoni: Förberedelser för upphandling pågår. Beräknas gå till upphandling i mitten av mars. Information/Arbetssätt(processer)/Applikation: Sammankomster med förbund och a-kassor för att fånga och ensa ett gemensamt arbetssätt börja närma sig slutet. Nästa steg är förbundsvis genomgång och förankring av arbetssätt för att sedan omsätta det hela i ett upphandlingsunderlag för nytt verksamhetsstöd. 12

13 Tävla om att namnge det nya IT systemet! Vi behöver ett namn på vårt nya verksamhetssystemet - var med och lämna ditt förslag! Förutom äran, så kommer det vinnande bidraget att belönas med ett pris! Tävlingen är öppen för personal i förbunden och a-kassorna. Hur du deltar i tävlingen kan du läsa om på Kom ihåg att du måste inkomma med ditt bidrag sista april för att kunna delta i tävlingen! Vinnaren kommer att publiceras på FASAB:s hemsida i maj. 13

14 Känner du att du vill du ha mer information eller kontakt projektet? FASAB kommer kontinuerligt informera om förändringsarbetets framskridande. Varje månad kommer ett månadsbrev via kommunikationsenheten på respektive förbund. Du kan även ta del av dessa och Informationsbrev på: Har du frågor om förändringsprogrammet, vänligen skicka dessa till: 14