IdrottOnline. Ambassadörsutbildning

Transkript

1 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

2 Innehåll Ambassadör Inledning Nuläge Ansvarsfrågan Önskat läge Ansvarsfrågan Utbildningsmål Process - Mer nyttjande av IdrottOnline Processen delar Skapa möten Metodförslag Förslag på samtal Förslag på mall att använda sig av Omtagsdiskussion Utökat användande Nyhantering Inledning av mötet Återkoppling Behovsanalys Typer av behov Att känna igen ett behov Beskrivning av behov Prioritering av behov Behovslista Exempel på lista Måluppfyllelse Tips Förankring Projektplan Förberedelser som redan är gjorda Utförandet Risk Genomförande Avslut / uppföljning Checklista Du då? (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

3 Ambassadör Idrottens högsta beslutande organ, RIM, tog beslut 2007 att ett gemensamt administrativt system, för hela idrotten, skulle tas fram var det första året som SF-bidragets storlek baseras på antalet medlemmar i IdrottOnline. I uppdraget om gemensamt system skapads ett behov hur vi kan hålla en dialog med våra drygt föreningar runt om i landet där vi vill visa fördelarna med IdrottOnline. Idén om en utbildning av ambassadörer föddes och detta är resultatet. Om du hade hoppas på ett färdigt manus, flyer eller liknande så kommer vi tyvärr göra dig besviken. Det kommer kräva ett stort ansvar från dig och det SF du samarbetar med för att anpassa materialet till den situation du möts av. Givetvis har det varit lockande att skriva ett material där du får facit hur dialogen bör bedrivas. Men det var inte speciellt troligt att vi skulle nå det målet eftersom ingen förening är den andra lik. Däremot ger vi dig en verktygslåda att jobba med och en levande community i utbildarforum ger dig stöd framöver i jobbet. Stockholm, Thomas Larsson med hjälp av Joy Ekengren 3 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

4 1 Inledning 1.1 Nuläge Det finns fler spelare på marknaden. Alla fungerar lika bra eller bättre på delar som fyller t.ex. lagidrotternas behov. Men det hänger inte ihop med slutrapporter till LOK, medlemsantalet till SF, kontrollfunktioner vs. SPAR mm. De delarna är dock både lite trista att prata om och dessutom kan det uppfattas som ett krav. Bättre är då att beskriva det som ordning och reda. Visste du att nästan häften av alla medlemmar i IdrottOnline (drygt 2 miljoner) håller på med minst två idrotter? Ansvarsfrågan Vem äger denna fråga? Alla blir egentligen svaret. Men att ge alla ansvar över något så blir, enkelt uttryck, inget gjort. Om den berömda någon är ansvarig och tar ansvar så är sannolikheten betydligt större att något kommer att hända. Idag är det ofta otydligt vem som äger frågan i t.ex. SF:et. Delat ansvar, inget ansvar Okänd 1.2 Önskat läge Att IdrottOnline är grunden för medlemsdata inom idrotten och att datat kan säkerställas genom bl.a. kontroller mot SPAR, samarbete med Skatteverket och andra fördelar. Medlemmar är personer i sina Idrottsföreningar (IF) och Idrottsföreningar i sina Specialidrottsförbund (SF) Ansvarsfrågan Inte förrän SF:et känner ansvar över att IdrottOnline är deras verksamhetsstödsystem kommer resultat att uppnås. Där måste SF:et börja med kring hur IdrottOnline är en del av kartan i deras verksamhet. IdrottOnline behöver bli en del av verksamheten för kansliet, styrelsemöten och inom den egna organisationen. 4 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

5 2 Utbildningsmål Ge en grundläggande förståelse för hela IdrottOnline så att deltagaren efter genomgången argumentera för helheten. Målet uppfylls genom att: 1. Visa fördelarna med IdrottOnline 2. Argumentationsövningar 3. Stöd i form av hemsidan, utbildning, process, forum mm. Vilken roll och vilket ansvar har SF, DF, SDF, SISU, IF, gruppen och slutligen individen i detta? För att IdrottOnline ska fungera som bäst behöver ett helhetstänk finnas över hur bäst ett verksamhetsstöd ska finnas med i bilden. 5 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

6 3 Process - Mer nyttjande av IdrottOnline För att underlätta arbetet kring dialogen med användarna har vi skapat en generell process som riktar sig mot behovet snarare än vad produkten (IdrottOnline) klarar av. Är egentligen lite motståndare till en process för processens skull. Denna är gjort och skriven som ett stöd för dig i ditt arbete. Som stöd ska du använda de delar du anser fungerar för dig. Läs mer om min syn på processer i sig Genom processen får IdrottOnline nyttig feedback på vad som behöver förbättras, utökas och kanske tas bort. En klok person sa en gång: Vad är viktigt = Behov Vad är jobbigt = Möjlighet 3.1 Processens delar Skapa möte Inledning av mötet Behovsanalys Projektplan Förankring Måluppfyllelse Genomförande Avslut / uppföljning 6 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

7 4 Skapa möten För att föreningarna ska använda sig av IdrottOnline så är det lättaste sättet att få till ett fysiskt möte. Vi tror att när du bokar ditt möte så är det bra att ställa några förberedande frågor. Då är du förberedd på vilken typ av möte du kommer till. I ett första steg i ett möte talar man om fem delar som du behöver uppfylla för att nå ett lyckat möte för båda parter. 1. Varför gör du som ambassadör detta? 2. Nuläge. Hur ser det ut idag i föreningen? 3. Vad ska tas upp vid mötet? 4. Vilken nytta uppnås genom mötet? 5. Gör en överenskommelse! 4.1 Metodförslag Välj ut ett 5-6 föreningar Ring/besök med syfte att boka ett möte Ställ frågor med syfte att analysera vilken "typ" av möte som ska hållas o Nyhantering (flytt alt. starta) o Utökat användande o Omtag 7 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

8 4.2 Förslag på samtal Varför gör du detta som ambassadör? Presentera dig själv Analysera nuläge, denna del kan begränsas: o Vilken roll har du i er förening? o Använder er förening något verksamhetssystem idag? JA Vilket system använder ni? Hur länga använt det? Varför valde ni det systemet? NEJ Har ni tittat på att använda ett verksamhetssystem för administrativ hjälp? Vilka i er förening använder/skulle använda ett verksamhetssystem Har ni stött på verksamhetssystemet IdrottOnline? JA Vilka delar använder ni främst? Föreslå möte o Vad ska tas upp vid mötet? o Vilken nytta uppnås genom mötet? o Gör en överenskommelse! Avsluta och tacka för tiden och bekräfta mötet. Tipsa i samband med det att titta på hemsidan idrottonline.se och bilda sig en uppfattning om systemet. 8 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

9 4.3 Förslag på mall att använda sig av Förening: Nuläge: Mål med besöket: Reservmål: Vad ska tas upp vid mötet: Den nytta föreningen får ut av mötet: Dokumentera din inledning: Varför: 9 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

10 4.4 Omtagsdiskussion Vid en omtagsdiskussion är det viktigt att se till att historik endast är av en del av mötet. Det viktiga är att komma vidare efter att alla inblandade blivit hörda och sedda. Analysera vilken typ av omtag som krävs: Organisatoriskt omtag i föreningen o Ex. Vår kommitté jobbar dåligt och levererar inte det vi önskar Förutfattade meningar/missförstånd o Ex. Vår förening behöver en hemsida som kan administreras av flera personer och det går ju inte! o Ex. Det går inte att exportera en medlemslista! Dåliga erfarenheter o Ex. Vi provade IdrottOnline men det gick inte att göra som vi ville så vi la ner det, Det som kommer upp i samtalet kan omvandlas till behov för att användas i matrisen för måluppfyllelse. 10 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

11 4.5 Utökat användande Vid diskussioner som rör utökat användande har du ett gyllene tillfälle att utöka dina egna argument kring användandet av IdrottOnline till dina kommande möten. För att utöka din argumentationsbank kan föreningen svara på frågor som Vilka funktioner använder ni idag? På vilket sätt har det underlättat för er? Hur skulle du beskriva detta för någon annan? Skulle du rekommendera andra föreningar att göra likadant? Frågor för att analyser ett utökat användande skulle kunna vara Använder ni något mer system vid sidan om IdrottOnline? Vilka funktioner är viktiga i det andra systemet? Vilka funktioner skulle du vilja ha i IdrottOnline Det som kommer upp i samtalet kan omvandlas till behov för att användas i matrisen för måluppfyllelse. 11 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

12 4.6 Nyhantering Vid nyhantering är det viktigt att säkerställa vilken typ av nyhantering det rör sig om. Är föreningen utan system i dag eller handlar det om en flytt till IdrottOnline För föreningar som inte har ett system idag kan samtalet direkt övergå till behovsanalysen och måluppfyllelsen. Vid byte av system finns det två varianter på samtal utifrån om föreningen har bestämt sig för att byta system eller inte. Exempel på frågor att ställa kan vara Vad skulle få er att byta system? Vilka funktioner har ni idag som ni inte kan klara er utan? Har ni jämfört ert nuvarande system med något annat system Vad skulle ni behöv ha hjälp med för att kunna byta system? Det som kommer upp i samtalet kan omvandlas till behov för att användas i matrisen för måluppfyllelse. 12 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

13 5 Inledning av mötet När du har fått till det fysiska mötet är det viktigt att du får ut det mesta av det. Genom att förbereda dig och de du ska prata med så har du förutsättningar för ett bra möte. Vid första mötet så är det bra om du startar med att summera vad ni kommit överens om. Nuläge Mål med besöket Reservmål Vad ska tas upp vid mötet Den nytta föreningen får ut av mötet Dokumentera din inledning: Varför Målen är något du håller för dig själv men i övrigt så bör det vara något som båda parter känner igen sig i. Viktigt är då att definiera vad som ska tas upp på mötet, en agenda helt enkelt. 5.1 Återkoppling Exempel: "Förra gången vi talades vid så nämnde du att " "När vi pratade i förra veckan ville du att jag skulle ta med mig " På det sätter återkopplar du till ert tidigare samtal. Ren psykologi! 13 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

14 6 Behovsanalys När det gäller analysen av de behov som finns för föreningen så har du förhoppning passerat de emotionella delarna som handlar om tidigare förutfattade och ibland berättigade känslor om IdrottOnline. Viktigt är att man i detta läge koncentrerar sig på att fånga upp behoven. 6.1 Typer av behov Det finns flera typer av behov som går att fånga upp. De flesta av oss känner till Maslow behovstrappa där man i första steget har grundläggande behov som tak över huvudet och mat på bordet. Här vill vi dela in behoven i två grupper. De är funktionella och icke funktionella behov. Funktionella behov är sådant vi lättare kan ta på och som går att koppla mot en funktion i t.ex. IdrottOnline. Det kan vara fakturering av avgifter. Icke funktionella behov kan vara att systemet ska vara användarvänligt eller att det ska vara standard inom hela idrotten. De behoven listas men blir en mer subjektiv bedömning om de uppfylls eller inte. 14 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

15 6.2 Att känna igen ett behov Ibland är det svårt att skilja på ett behov med en önskan eller åsikt. För att klura lite vidare så är det något föreningen vill uppnå eller förbättra. Nedan kan vara inledningen till behov: "Jag vill " "Jag behöver " "Vi försöker att " "Det är viktigt att.." "Jag skulle vilja " "Vi måste ändra våra " "Jag önskar " "Vi är i behov av " "Mitt mål med projektet " "Jag hoppas kunna " "Vi är intresserade av " "Vi letar efter " Om du vänder på frågan. Vill du? Så har du ett behov. T.ex. Vill du kunna exportera medlemmarna till Excel? 15 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

16 6.3 Beskrivning av behov En modell som är vanligt förekommande inom IT är att skriva en User Story, kan översättas lite som Användarfall, användarberättelse. Det finns en massor av exempel på hur du bäst beskriver ett användarfall. "Som <rollen> vill jag <behov / mål> så att <nyttan> uppstår" Som <kassör> vill jag <kunna skicka ut fakturor per post eller e-post> om medlemsavgifter och få dem <automatiskt avprickade> i systemet. Det är även möjligt att ta bort den sista delen så att det ser ut så här: "Som <rollen> vill jag <behov / mål> " Som <kassör> vill jag <kunna administrera medlemsavgifter och kunna skicka ut dem via post eller e-post> 6.4 Prioritering av behov Beroende på vad du är ute efter så kan behoven prioriteras på olika sätt. För att får rätt diskussion om vilka behov som är nödvändiga eller inte så använder vi indelningen: Måste ha Vore bra att ha Trevliga extrafunktioner Där vi siktar på att alla måste ha ska uppfyllas. Ett tips är att verkligen försöka minimera antalet måste ha behov så att inte allt landar i den prioriteringen. Allt kan inte vara högsta prioritet. 16 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

17 6.5 Behovslista När behoven är listade och prioriterade så finns en lista på funktionella behov. Antingen som lista i något program som excel, post-it lappar eller blädderblock. Se till att hela arbetsgruppen är delaktiga i prioriteringen Exempel på lista Måste ha Som <kassör> vill jag <kunna administrera medlemsavgifter och kunna skicka ut dem via post eller e-post> Som <administratör> vill jag <kunna administrera medlemmar och kommunicera med dem> Som <lagledare> vill jag <kunna administrera gruppmedlemmar och kommunicera med dem> Som <webbsidesredaktör> vill jag <kunna administrera fler redaktörer> Vore bra att ha Som <webbsidesredaktör> vill jag <kunna länka in vår Facebooksida> Trevliga extrafunktioner Som <webbsidesredaktör> vill jag <kunna använda mig av Google Fonts> 17 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

18 7 Måluppfyllelse Hur bra uppfyller IdrottOnline föreningens behov? Efter genomförd behovsanalys så sätter du in dessa i en matris och ser hur väl IdrottOnline når målet. I behovsanalysen så har du arbetat med funktionella behov som exempelvis beskrivs så här: Som kassör vill jag kunna skicka ut fakturor / e-post om medlemsavgifter och få dem automatiskt avprickade i systemet. Dessa grupperas och listas. Som rollen Önskar jag funktionen Plus Minus Uppfyllelse Kassör Fakturering av E-postutsick Kontakthantering lite 4 medlemsavgifter Automatisk avprickning omständlig Kortbetalning Lägeravgifter svårt att få in idag. Kassör Hantera medlemsregister Alla IF:s behov finns Inga kända 5 Ledare Kalender Skicka info / påminnelse till medlemmarna Går inte ha undergrupper 4 Ledare Seriesystem Det går att exportera medlemmar, integrera mot externa system Inget stöd inom IO 1 MEDIAN 3,5 18 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

19 I listan så är uppfyllelse en betygssättning enligt skalan: Uppfyller 1 Ingen / liten del av behovet 2 En del av behovet 3 Hälften av behovet 4 Merparten av behovet 5 Hela behovet Betygsättningen används för att enkelt visualisera till ett senare beslut. Det går även att ställa olika system mot varandra ifall det finns alternativ. 7.1 Tips Det går givetvis att använda sig av blädderblock. 19 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

20 8 Förankring En viktig del i allt förändringsarbete är förankring. Desto mer förändring desto mer förankring. Arbete kan ske på olika nivåer. Styrelsen bör vara involverad i beslutet om det handlar om ett byte av medlemssystem. Ledarna kan behöva bli informerade eftersom kommunikationen oftast sker i ett befintligt system, vilket ibland är olika. Viktigt är att du har en överenskommelse mellan dig och föreningens representant, vem det nu än må vara. Den inkluderar i vilka steg som ska genomföras och hur det ska göras. Detta är en bra del i förankringsprocessen att plocka fram vad ni kommit överens om från en början. Själva överenskommelsen kan komma i alla delar i processen och är bra att luta sig tillbaka mot. En modell som går att använda sig av är en förändringsberättelse (Tranformationsstory). Den behöver bygga på fem motivationsfaktorer för att folk ska stödja och deltaga i förändringen: Organisationen Omvärlden Medlemmarna Arbetsteamet Mig personligen Forskning visar på att varje faktor motiverar lika mycket, dvs med 20% till totala motivationen. Organisationens perspektiv bidrar bara med 20% till totala motivationen för att få medlemmarna motiverade! 20 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

21 Var är vi nu? [Nulägesbeskrivning] Vart ska vi gå? Varför? Hur kommer vi dit? Vår vision Våra värderingar Vår strategi Vår kultur Vad innebär det för mig och mitt team? Vilket stöd finns? Hur vet vi att vi lyckas? Detta är en modell som du kan använda dig av för att ställa frågor till dig själv. Som exempel så på frågan Hur kommer vi dit? och Vår kultur så kan det vara av stor betydelse om det är traditionellt centralstyrt med regler hur det ska fungera i föreningen till om det är helt autonomt för grupperna att välja vad de själv önskar att jobba med. Denna modell, mer än någon annan i detta dokument, får du se som en hjälpreda. I planen behöver ni identifiera vilka intressenter som ska informeras och hur det ska förankras. Lite hjälp på vägen finns att hitta under målgrupper på IdrottOnlines hemsida: 21 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

22 9 Projektplan Projektplanen syftar till att beskriva vad man gör och när man ska utföra de olika aktiviteterna inom projektet. Med en tydlig projektplan är det enklare att fortsatt förankra projektet då andra personer lättare kan ta projektet till sig. Den återstående projektplanen innefattar utförandet. På detta sätt blir arbetet mer överskådligt för alla intressenter. 9.1 Förberedelser som redan är gjorda Skapa möten Behovsanalys Måluppfyllelse Förankring 9.2 Utförandet Projektplan Genomförande Utbildning Uppföljning 9.3 Risk För att ert initiativ inte ska bli av. Finns det några? Ett tips är att lista dem och sätta hur trolig de är och hur allvarliga de kan bli. Om exempelvis en risk är både högst trolig och allvarlig så måste det finnas en plan hur man ska hantera den. Plans are worthless, but planning is everything Dwight D. Eisenhower 22 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

23 10 Genomförande Här sker själva jobbet som är gjort i planen. Det kan givetvis vara av varierande storlek på jobbet. Arbetet är något som föreningen ska jobba med själv för att känna ansvar över sitt register och sitt verksamhetsstödssystem. Hur du genomför projektet beror givetvis på. I denna utbildning lägger vi inte fokus på den delen utan hänvisar till andra utbildningar och litteratur. Tips på mer läsning hittar du här: aspx#.Uw9Ir_l5NCg 23 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning

24 11 Avslut / uppföljning Avslut är bra för att kunna komma vidare. Har vi uppfyllt vad överenskommelsen innefattade? Nu är det dags att utvärdera vad du gjort! Alldeles för många genomgår ett helt arbetsliv utan att reflektera över, hur gick det där då? I ett projekt är det viktigt av många anledningar, den viktigaste är att se om uppdragsgivaren, föreningen, är nöjd enligt de givna förutsättningarna? 11.1 Checklista Har du uppfyllt överenskommelsen Hur stor del av måluppfyllelsen är nådd? Är uppdragsgivare nöjd? Vad tycker användarna? o Använd då fler än en nivå. D.v.s. allt från Kassören till lagledaren och den aktive. Vad ska vara nästa steg? 11.2 Du då? Vad är din personliga reflektion över arbetet? Vad är det som kanske saknas i detta material? Vad vill du göra annorlunda till nästa gång? Om du i detta läge har massor av frågor så är jag övertygad att det kommer gå bra för dig! Stop starting, start finishing Essence of Kanban, Lean 24 (24) THLA - 4 IdrottOnline Ambassadörsutbildning