Om beställarrollen. - Vad innebär det att vara sakkunnig, några tips och råd. UhC-dagen 2016

Transkript

1 Om beställarrollen - Vad innebär det att vara sakkunnig, några tips och råd UhC-dagen 2016

2 Bilden som förmedlas LOU är ett krångligt regelverk för både upphandlaren/beställaren och anbudsgivaren och ökar kostnaderna. För inte hamna domstol, blir förfrågningsunderlagen omfattande. Det är svårt eller nästan omöjligt att i förväg avgöra hur kvaliteten ska utvärderas. Varför upphandling?

3 Strategiskt styrning och operativ tillämpning av hållbara offentliga affärer

4 Ansvarsfördelning upphandlingar Upphandling Styrande dokument Beslut om genomförande av upphandling Beslut om tilldelning Utför Kvalitetsgranskar Gemensamma upphandlingar Upphandlingspolicy UHC UHC UHC UHC Kommunspecifika upphandlingar Upphandlingspolicy Kommun UHC UHC UHC Undantagna upphandlingar Byggentreprenader Upphandlingspolicy Kommun Kommun Kommun UHC LOU:s tjänstekategori 24 Undervisning och yrkesutbildning LOU:s tjänstekategori 25 Hälsovård och socialtjänster LOU:s tjänstekategori 26 Fritids- och idrottsverksamhet samt kulturverksamhet där medverkan från föreningsliv är aktuell Upphandlingspolicy Kommun Kommun Kommun UHC Upphandlingspolicy Kommun Kommun Kommun UHC Upphandlingspolicy Kommun Kommun Kommun UHC Direktupphandling Riktlinjer direktupphandling Kommun Kommun Kommun UhC erbjuder om kommunen så önskar hjälp med egna upphandlingar, helt eller delvis, utifrån de kompetenser och resurser som UhC har. Då denna hjälp inte är finansierad inom UhC:s uppdrag kommer debitering att ske per timme nedlagd tid (2016 är timarvodet ca 800 kr/timme).

5 Vårt arbetssätt-upphandlingsprocessen Påverkan från sakkunniga avseende verksamhetskrav sker främst i 1, 2 och 13.

6 Vårt arbetssätt Planering - UhC Upphandlingsplan (12 månader) Produktionsplan (rullande 3 månader) Produktionsmöten (14:e dag) Genomförande Team för upphandling Referensgrupp för upphandling Kvalitetssäkring

7 Planering Upphandlingsplan 2016 En modell för UpphandlingsCenter Planering och prioritering.

8 Bas - Avancerad eller Spjutspets En modell för UpphandlingsCenter - Områden gällande val av leverantör Social hållbarhet Ekologisk hållbarhet Ekonomisk hållbarhet Regional tillväxt Modell för hållbar upphandling, baserad på Miljöstyrningsrådets rekommendationer, hållbarhetskriterier och nivåer.

9 Den viktiga rollfördelningen Beställarens roll Ställa krav Sakkunskap Formulera tilldelningskriterier Uppföljning och utvärdering Upphandlarens roll Leda upphandlingen Affären, villkor LOU, administration Uppföljning och utvärdering Upphandling i samverkan mellan beställare och upphandlare, med tydliga roller, ger förutsättningar för en god affär.

10 Den viktiga rollfördelningen - Förslag Beställarens roll Sakkunnig Normal Delta i referensgrupp och strategiarbete Arbete med kravspecifikation/ffu Kvalificering/utvärdering anbud 2-8 timmar 2-40 timmar 2-8 timmar Beställarens roll Sakkunnig Light Upphandlingsstrategi - remiss Kvalitetssäkra FFU - remiss Utvärdering och Beslut - remiss 1-2 timmar 1-2 timmar 1-2 timmar Beställarens roll Sakkunnig Special Kommunerna utser särskild sakkunnig Samordnar/driver kravspecifikation mm

11 Konkreta förslag till handling Behovsanalys - Kompetens att ta fram kravspecifikation av behovet finns, resurserna är begränsade. De sakkunniga är nyckelpersoner och viktiga resurser. Ett utökat expertstöd från kommunernas Hållbarhetsstrateger. Marknadsanalys Vilka leverantörer finns lokalt/regionalt/nationellt. Tidig dialog med leverantörer produkter, tjänster och kvalitet, Ett utökat expertstöd från kommunernas Näringslivsenheter. Förenkla Förfrågningsunderlaget Göra det lättare att lämna anbud. Leverantörerna kan känna att vi ställer höga krav. Risk att leverantörerna inte vill/orkar lämna anbud. Ett utökat arbete med förenkla, paketera och tonalitet från UhC.

12 Tips/råd till kommunens sakkunnige Några tips och råd Upphandling är kul. Påverkar att verksamhet ska fungera bra. Börja i tid, tidsfaktorn är kanske den största framgångsfaktorn Boka in uppstartsmöte + 2 möten till, kom överens om rimlig tidplan. Kunskapa/Samverka om den verksamhet som är kopplad till upphandling. Vill kommunen ha en ny eller bättre lösning? Innovation? Vilka kommunspecifika policys gäller för kommunen? Utmaningar finns tex: Målkonflikter, ambitionsolika och olika mognad hos beställare/kund - Ta hjälp och lär av andra. Utbildning av sakkunniga i beställarrollen. Checklista sakkunniga för upphandlingsprocess Till våra beställare Goda avtal med UpphandlingsCenter

13 Tack för visat intresse!