Upphandlingsprocessen enligt LOU - lagen om offentlig upphandling, är enkel:

Transkript

1 April 2014 Rapport: Kommunens upphandling stor möjlighet och/eller stort krångel? Bakgrund Företag i Samverkan har upphandling som ett av fem fokusområden. Syftet är att fler affärer ska hamna hos företagen i kommunen. Lokala företag är i viss mån obekanta med hur man lämnar anbud och har en uppfattning om att det är krångligt. Ibland lämnar de ofullständiga anbud, som faller bort av den orsaken. Det är ovisst hur återkopplingen sker på lämnade anbud och vi ser ett stort värde i att sprida lärandet från lyckade och misslyckade anbud. Företag i Samverkan lät göra en undersökning av hur upphandlingen sett ut på tekniska förvaltningen under hela 2013 och inom ett område - Solgårdens äldreboende - på socialförvaltningen under mars-maj Undersökningen vänder sig till dig som företagare i Östhammars kommun. Lämna anbud - stora möjligheter? Hela Östhammars kommun gjorde under 2013 ett trettiotal större skriftliga upphandlingar. Summan av det som upphandlades under 2013 var miljoner kronor. Utöver dessa gjordes ytterligare ca 40 direktupphandlingar. Att lämna anbud vid upphandlingar kan innebära chanser till stora och många affärer. Hur går kommunens upphandling till? Upphandlingsprocessen enligt LOU - lagen om offentlig upphandling, är enkel: Annonsering - Utvärdering av anbuden Tilldelningsbeslut 1

2 Kommunen upphandlar ofta med ramavtal som reglerar vilka produkter/tjänster leverantören ska kunna leverera samt vilka priser och villkor som ska gälla. Sedan beställer kommunen inom avtalets ramar. Kommunen upphandlar också hela entreprenader. Annonsering Du hittar annonsering om kommande upphandlingar på kommunens hemsida som är länkad till en allmänt tillgänglig databas på internet som heter Kommers. Ett gott råd är att skapa ett eget konto på så att du har en bevakning på alla upphandlingar enligt LOU. Annonser för ramavtal och entreprenader ligger ute ca 4 veckor och hela upphandlingsprocessen tar oftast mindre än två månader. En stor hjälp för kommunens företagare är att kommunen inbjuder i annonser i lokala annonsblad till informationsmöten om planerna för kommande upphandlingar, innan upphandlingsprocessen startar. Det ger lokala leverantörer möjlighet att i god tid före upphandlingarna få veta vad som är på gång och hur det ser ut på längre sikt. Lämna anbud är det stort krångel? Alla upphandlingar enligt LOU sker numera via internet i upphandlingssystemet Kommers och du bifogar dokument i pdf-format. Förfrågningsunderlagen som alla kan hämta finns på Kommers som du når via kommunens hemsida. När du ska lämna ett anbud läser du först igenom förfrågningsunderlaget noga. Bli inte förskräckt om det är på många sidor. Det mesta är informativ text som är för kännedom och som består av riktlinjer, bestämmelser och lagar som gäller för anbudet. Du ska uppfylla och kryssa i skall-kraven och besvara bör-kraven i anbudsformuläret samt bifoga de pdf-dokument som krävs. Klart! Kommunen har försökt förenkla så långt det går och hämtar t ex själv de uppgifter man behöver från skatteverket. I Kommers finns en bra guidning så att du inte missar att fylla i något. Använd supporten och ring om du har frågor kring hur du ska fylla i anbudsformuläret. När du har lämnat anbud en gång är det sedan lättare nästa gång. En del dokument kan du återanvända i nästa anbud. Om anbudet handlar om tjänster brukar kommunen kräva tre referenser som intygar att du utfört tjänsten tidigare. Detta dokument och flera andra kan du återanvända i nästa anbud. 2

3 Utvärdering av anbuden Kriterierna för hur kommunen väljer vilka leverantörer de vill skriva avtal med är enkla: Att kraven i förfrågningsunderlaget uppfylls samt lägsta pris. Om anbuden har samma pris sker en lottning med hjälp av notarius publicus. Ett ofullständigt anbud kommer inte med i urvalet. Ibland får kommunen göra ett så kallat vägt pris där man gör en uppskattning på antal timmar samt materialkostnader enligt en utvärderingsmall för att få ett rättvist jämförelseunderlag. Alla kostnader ingår i beräkningen, även resekostnader, vilket kan ge lokala leverantörer en fördel. Tilldelningsbeslut Förvaltningen skriver en upphandlingsrapport och beslutar om tilldelning. Tre leverantörer väljs ut och rangordnas till att få teckna ramavtal med kommunen. Tilldelningsbeslutet går ut till alla som lämnat anbud i Kommers. Du får ingen annan återkoppling på ditt anbud än beslutet. Som anbudsgivare har du dock möjlighet att begära att få se utvärderingsprotokollet. När sedan en beställning ska göras inom ramavtalet (så kallat avrop) kontaktar kommunen alltid först leverantören som kom först i rangordningen. Om den leverantören inte kan leverera enligt beställningen kontaktas leverantör nr två i rangordningen o s v. Ramavtalen löper oftast på två år samt ett års förlängning. Direktupphandling Ett annat sätt att upphandla är direktupphandling. En direktupphandling får bara ske i undantagsfall och om värdet på det som ska upphandlas understiger kr. Du behöver då inte lämna något skriftligt anbud via Kommers. Kommunen väljer ut tre leverantörer som de begär prisuppgift från. Har du tidigare levererat till kommunen ökar chanserna att du blir kontaktad igen. Lite siffror från tekniska förvaltningen 3

4 47 upphandlingar på tekniska förvaltningen 2013 Direktupphandlingar Entreprenadavtal Ramavtal Tekniska förvaltningen gjorde under hela 2013 totalt 47 upphandlingar. Av dem var 14 med ramavtal och 16 med entreprenadavtal. Utöver dessa upphandlingar via Kommers gjordes också 17 direktupphandlingar. Under 2014 löper många gällande avtal ut och tekniska förvaltningen kommer att göra nya upphandlingar under året, vilket är fler än vanligt. 47 upphandlingar på tekniska förvaltningen 2013 Extern leverantör Lokal leverantör Av de 47 upphandlingar tekniska förvaltningen gjorde under 2013 fick 18 lokala leverantörer och 29 externa leverantörer affären. Inga av de 17 direktupphandlingarna gick till lokala leverantörer då det var specialprodukter och tjänster som inte levererades inom kommunen. Lite siffror från socialförvaltningen Socialförvaltningen gör ca en upphandling per år via Kommers. Ramavtalen de senaste åren har varit för arbetskläder, IT-och larmsystem, larmtjänster och HVB-hem. Endast HVB-hem har upphandlats av lokala leverantörer. 4

5 17 köp för Solgårdens äldreboende mars-maj 2013 Direktupphandlingar Ramavtal Av de 17 inköpen som gjordes för Solgårdens äldreboende mars-maj 2013 var 12 utifrån ramavtal och 5 var direktupphandlingar. Många av Socialförvaltningens upphandlingar sköts av ekonomikontoret. Större inköp av t ex tekniska hjälpmedel och sjukvårdsmaterial upphandlas ofta i samverkan med andra kommuner i länet. Kommunen kan kontakta ramavtalstecknare i andra kommuners ramavtal och beställa inom det avtalet. Det finns flera gemensamma ramavtalsdatabaser som kommunerna kan beställa inom. Sådana är t ex UPPSAM och SKL s Kommentus. Vid direktupphandlingar ringer man upp tre leverantörer och begär prisuppgifter. För att hitta leverantörerna använder man sig av de vanliga marknadsföringskanalerna såsom annonsblad, telefonkatalog m m men också utifrån kännedom om leverantörer som har ramavtal eller varit med i tidigare upphandlingar. Det hela dokumenteras i ett upphandlingsunderlag. 17 köp för Solgårdens äldreboende mars-maj 2013 Extern leverantör Lokal leverantör Av de 17 inköpen för Solgårdens äldreboende gjordes 12 inköp av externa leverantörer och 5 inköp av lokala leverantörer. 5

6 Kan ett misslyckat anbud vara lyckat? Ja, därför att när du gått igenom anbudsgivningen en gång kommer motståndet att ta sig igenom nästa gång ha minskat betydligt. Du har förmodligen upptäckt att det inte var så krångligt ändå och du har gjort en del råjobb som sedan är färdigt att användas igen vid nästa anbudsgivning. Hela anbudsförfarandet i och med digitaliseringen via Kommers har förenklats betydligt och du har mycket information om hur du ska göra framför dig på skärmen. Om du efter ett misslyckat anbud ändå fortsätter att lämna anbud i nya upphandlingar ökar ju möjligheterna till affärer. Här gäller att väga nytta mot kostnad i form av tid och besvär. Kommunen ser gärna att ramavtalstecknare använder övriga ramavtalare. T ex som underleverantörer eller samarbetspartners. Det innebär att du kan få ytterligare chanser till att få leverera utöver det som står i avtalet. Är du en av de tre leverantörer i rangordningen som tecknat ett ramavtal finns chansen att andra enheter från kommunen eller från andra kommuner gör beställningar hos dig. Om du har levererat till kommunen genom ramavtal tidigare kan chanserna att få prisförfrågan vid direktupphandlingar också öka. Tips för ökade affärsmöjligheter Om du undrar över hur upphandlingen fungerar ring och fråga på kommunen. De hjälper gärna till. Du behöver inte kunna LOU lagen om offentlig upphandling, det kan tjänstemän på kommunen hjälpa till med och upphandlingssystemet Kommers är uppbyggt enligt LOUs lagkrav. Delta i de informationsmöten om kommande upphandlingar som kommunen anordnar. Håll koll på kommunens hemsida under knappen Upphandlingar. Skapa ett eget konto på Kommers annonser. Framför allt, lämna anbud! Det ökar möjligheterna till fler affärer. Mina kommentarer Kommunens hemsida erbjuder mycket information på ett enkelt, informativt och överskådligt sätt. De personer jag intervjuat har varit mycket tillmötesgående och ställt upp med tid och med utskrifter av många av de dokument som finns med i hanteringen av en upphandling. 6

7 Följande personer har intervjuats: Magdalena Sjelin, upphandlingsstrateg Annila Bexelius, teknisk chef, tekniska förvaltningen Margaretha Borgström, administrativ chef, socialförvaltningen Solfrid Aagedal-Sundberg, teknisk handläggare, tekniska förvaltningen Annita Lövgren, ekonomiassistent, socialförvaltningen Jag har tagit del av följande dokument: Regler och anvisningar vid upphandling för Östhammars kommun Upphandlingspolicy för Östhammars kommun Upphandlingsannonser Upphandling 2014NO59 Byggnadsarbeten ramavtal förfrågningsunderlag Rutiner vid beställning av byggnadsarbeten på ramavtal Upphandlingsunderlag vid direktupphandling Upphandlingsrapport Ramavtal Utvärderingsmall Hur går en upphandling till Upphandlingsformer och tröskelvärden Fakturor Eva Sagevid LIVSLYFT Hamngatan Sigtuna