Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Ramavtalet i fokus

Transkript

1 Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Ramavtalet i fokus Ing-Marie Trygg Upphandlingsbolaget

2 Vad är ramavtal? LOU 2 kap 15; Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.

3 Fördelarna med ramavtal Lagen (LOU) måste följas. Därför har vi ramavtal för att underlätta beställning. Olika verksamheter har olika behov Behoven varierar över tid Följer med utvecklingen

4 Vad avgör om det blir ett kommungemensamt ramavtal eller inte? Gemensamma behov Stor besparingspotential Det krävs specialkompetens Stor nytta

5 Varför ska vi köpa på ramavtal när jag kan köpa billigare ute på stan? Vi väger in andra saker än pris: Vi kontrollerar leverantören skatter, skulder mm Hänsyn till stadens policies vägs in Vi får kontroll över de kommersiella villkoren Genom att använda ramavtalen så ökar avtalstroheten. En hög avtalstrohet leder till möjligheter till bättre avtalsvillkor, bla bättre priser. Avtalstrohet är en självklarhet!

6 Inköp av tvättmaskin en jämförelse Exempel Winst Nätet Tvättmaskin Siemens kr kr Frakt & inbärning ingår 400 kr Installation ingår 500 kr Garanti/försäkring ingår 800 kr Kostnad för att lägga upp ny leverantör i ekonomisystem kr Betalningsvillkor 30 dagar 10 dagar Summa: kr kr Lägsta pris är inte samma som lägsta kostnad! Ur Göteborgs Stad inköps- och upphandlingspolicy: Säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan

7 Ramavtalsportföljen Våra ramavtal täcker in den mesta: Almanackor - Äldreboende Vid slutet av 2011 fanns det ramavtal i Winst med leverantörer inom ramavtalskategorier De flesta av stadens beställare gör beställningar på i snitt 5-7 ramavtal. Ramavtal ska alltid användas i första hand!

8 Beställarinstruktion Hur ska du beställa Hos vilken leverantör Följ instruktionen Konsekvens = Skadestånd Så läs alltid beställarinstruktionen innan du beställer!

9 Ramavtalets användningssätt De vanligaste beställningssätten är: Rangordning Förnyad konkurrensutsättning Annan anvisning Kombinationer av anvisningar

10 Rangordning Beställning ska ske från leverantör som rangordnas etta. Rangordningen framgår av beställarinstruktionen och/eller av kolumnen "Rangordning" i Winst. Så här gör du: 1. Kontakta alltid leverantör nr 1 först. Ange ditt behov, t.ex. Vad ska du ha? När behöver du det? 2. Om inte leverantör nr 1 kan leverera enligt dina önskemål, kontaktar du leverantör nr 2. Om du beställer från leverantör nr 2, dokumentera varför leverantör nr 1 inte fick beställningen, exempelvis i kommentarsfältet i Gasell eller liknande.

11 Förnyad konkurrensutsättning Hur gör jag en förnyad konkurrensutsättning? 1. Definiera behovet egenskaper och volymer helst skriftligen 2. Tillfråga de som enligt ramavtalen är möjliga att tillfråga. Alla måste få möjlighet att lämna offert Inte någon annan än de leverantörer som finns på avtal 3. Begär in offerter 4. Välj den leverantör som lämnade den förmånligaste offerten 5. Tala om vem som fick affären, d v s underrättelse om beslut! 6. Avtalsspärr 10 kalenderdagar 7. Lägg en beställning - alternativt slut ett underavtal

12 Annan anvisning Inte rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Exempel: Vårdområden Exempel på beställarinstruktion med annan anvisning: Tänk på detta först innan du väljer leverantör! 1. Börja med att definiera vad beställningen skall omfatta vad avser kompetenser och/eller tjänster. 2. Ta reda på vad som ska omfattas av beställningen. 3. Gå in i prisbilagan för respektive leverantör och gör en prisjämförelse. 4. Välj den leverantör som har lägst pris för uppdraget.

13 Kombination av anvisningar Kombinationer av olika anvisningar kan förekomma. Viktigt att läsa beställarinstruktionen noga! Exempel: Hantverkstjänster, Tryckeritjänster.

14 Ramavtalens villkor Alla ramavtal utgår ifrån generella avtalsvillkor. Varje ramavtalsvillkor anpassas. Se dokumentet Avvikelser och tillägg till avtalsvillkor Generellt gäller: Inga avgifter får förekomma, oavsett benämning Betalning sker 30 dagar efter ankomststämplad faktura och godkänd leverans. Normalt ingår leveransen i priset Orderbekräftelse skall skickas, om du som beställare begär det. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag.

15 Priser TUMMEN-UPP PRODUKTER På vissa ramavtal har vi nettoprissatta produkter. Tummen-upp -symbol i Winst. RABATTSORTIMENT Sortimentet är baserat på leverantörens gällande prislista minus rabattsats (angiven i procent)

16 Priser (forts) KOMBINATION AV PRISLISTOR Tummen-upp sortiment och övrigt sortiment med avtalad rabatt. Sträva alltid efter att köpa Tummen-upp sortimentet.

17 Underavtal När skall man teckna underavtal? När det som skall köpas inte är tydligt definierat i ramavtalet eller när man har ett kontinuerligt behov Vad skall ett underavtal innehålla? Var, När (eller hur länge), Hur och till vilket pris skall tydligt definieras i ett underavtal och hänvisning till ramavtalet skall anges Mallar för underavtal kan finnas för vissa avtalsområden OBS! Underavtal kan aldrig skriva bort ramavtalet

18 Underavtal Viktigt! Ett underavtal kan aldrig förlängas om inte huvudavtalet (ramavtalet) finns kvar. Automatiska förlängningar av underavtal får inte förekomma Viktigt att inte okritiskt acceptera leverantörens branscheller standardavtal (kan bli aktuellt vid t ex köp av tjänster)

19 Uppdrag miljö och etik Göteborgs Stad, Budget Göteborgs Stad, Inköps- och upphandlingspolicy Upphandlingsbolagets ägardirektiv Göteborgs Stad, Miljöpolicy UHB certifiering ISO 14001:2004

20 Metod UHB Avtalsprocess för miljö och etik säkras genom: Miljö- och etikbedömningsverktyg Avtalsgrupp Krav, förfrågningsunderlag Miljöstyrningsrådet ( Miljömärkningar, etiska märkningar, kvalitetsmärkningar Stadens ställningstaganden Ramavtalsvillkor Utvärdering/kontroll, anbud Avtals-/leverantörsuppföljning

21 Miljösortiment Inom de flesta ramavtal finns det ett miljösortiment. För att underlätta märks dessa ut i Winst. Den största möjligheten att påverka Stadens förbrukningsmönster har du som beställare!

22 Etiska krav Föreningsfrihet och organisationsrätten Konvention 87 - Föreningsfrihet och skydd för rätten att organisera Konvention 98 - Rätten att organisera och förhandla kollektivt Tvångsarbete Konvention 29 - Förbud mot tvångs- och straffarbete Konvention Avskaffande av tvångsarbete Diskriminering Konvention Lika lön för lika arbete oavsett kön Konvention Om diskriminering i fråga om anställning och yrkesutövning Barnarbete Konvention Minimiålder för arbete Konvention Mot de värsta formerna av barnarbete

23 Bra att tänka på när du beställer: Använd WINST Läs beställarinstruktionen Beställ Kontrollera att du får det du beställt Sist men inte minst: Kontrollera fakturan!

24