Så påverkas Lunds kommuns upphandlingsarbete

Transkript

1 Så påverkas Lunds kommuns upphandlingsarbete Lunds kommun och Lunds kommuns användande av ramavtal Vad kommer den förändrade lagstiftningen att innebära? Exempel på problemområden Sammanfattning och förslag till förändring

2 Lunds kommun Lunds kommun har 12 förvaltningar med 9500 anställda Inköp/avrop görs decentralt, kommunen har upp till 1500 inköpare/avropare Upphandlingarna genomförs normalt sett centralt, det gäller alla organisationsövergripande ramavtal består av 6 upphandlare Ramavtalen omsätter ca 450 MSEK, inklusive samarbetskommuner

3 Lunds kommuns ramavtal, exempel Arbetskläder Bevakning Bemanningstjänst Drivmedel Eldningsolja Entrémattor Fordon Leasing Kontorsmaterial Laboratorieprover Ljuskällor Läromedia Livsmedel Möbler Posttjänster Resetjänster VA/VS-material Verktyg

4 Ramavtal eller inte ramavtal Ett ramavtal är ett avtal om köp av vara eller tjänst där det krävs ytterligare en aktivitet, vid sidan av avtalstecknandet, för att köpet ska verkställas Finns inget avrop så är det inget ramavtal Finns avrop så är det ett ramavtal

5 Ramavtal används inte för att kringgå LOU, ramavtal används för att vi ska kunna följa LOU Det går ofta inte att förutse samtliga beställningar i en kommun Hur många portioner mat behöver kommunen om 18 månader När måste vaktmästaren på Ekbackens äldreboende köpa nya arbetsbyxor Vilket boende behöver en extra sjuksköterska under sommaren 2009

6 När det endast finns 1 ramavtalsleverantör avtalar vi att leverantören ska få sälja allt inom ramavtalsområdet Den exakta volymen av avhängig av antalet förskolebarn, anställda inom administration, antalet missbrukare som behöver vård etc. Vi kan nästan alltid ange en volym som ligger mycket nära sanningen. Detta är tillräckligt precist för att upphandlingen ska bli bra för köpare och säljare

7 Nationella ramavtal tillåts definiera problemet Trots att de statliga nationella ramavtalen utgör en liten del av den offentliga upphandlingen tillåts vissa av dessa ramavtal definiera problemet Jag känner inte igen bilden av att kommuner eller landsting skulle teckna ett stort antal ramavtal för att sedan kunna välja fritt bland dessa. Vid parallella ramavtal anpassas antalet ramavtal efter volymen, ingen vinner på att en leverantör inte får leverera

8 Vad kommer den nya lagstiftningen innebära för Lunds kommun För alla avtalsområden som redan idag har 1 ramavtal blir förändringarna små Vissa avtalsområden är uppbyggda kring parallella ramavtal, här finns problem För att lösa problemen kommer vi att teckna 1 ramavtal oftare, ibland med nya avtalsgrupper för att kunna teckna bara 1 ramavtal

9 Räcker 1 ramavtal? Jag bedömer att vi i mer än 75% av fallen kan klara oss med 1 ramavtal Begreppet klara oss med innebär att vi bedömer att: 1 leverantör har tillräckligt sortiment av varor/tjänster 1 leverantör kan leverera tillräcklig volym, även vid behovstoppar Det finns tillräcklig konkurrens trots krav på 1 leverantör Konkurrensen kan bli sämre, det påverkar små och medelstora företag

10 Bostadsbolag byggtjänster Ett kommunalt bostadsbolag har ramavtal med två byggleverantörer, avtalen omfattar renoveringar och mindre nybyggnationer Leverantörerna har vardera anställda, båda leverantörerna har alltid flera anställda som utför uppdrag åt bolaget vid varje given tidpunkt

11 Bolaget måste vid nästa upphandling bestämma sig 1 leverantör 3 eller flera leverantörer Vid 1 leverantör måste bolaget ställa krav på tillräcklig kapacitet dels för att en enda leverantör ska klara uppdraget dels för att denna enda leverantör inte ska bli alltför beroende av bolaget Nackdelen med att teckna avtal med 1 leverantör är att små och medelstora företag kan få svårt att delta i upphandlingen

12 Vid 3 leverantörer finns två alternativ Fastlagd avropsordning Förnyad anbudsinbjudan Vid fastlagd avropsordning kommer 1:an få de allra flesta uppdragen (varför tacka nej?). Detta ger två avtal för mycket samt risk för att 1:an blir beroende av bolaget Vid förnyad anbudsinbjudan blir administrationen överväldigande med tanke på avropsfrekvensen, det sker ofta flera avrop per vecka

13 Bolaget kommer sannolikt att teckna avtal med 1 leverantör, alternativen med parallella ramavtal har alltför många nackdelar Vid parallella ramavtal får bolaget inte teckna avtal med två leverantörer trots att bolaget kan visa att detta är det optimala Vem vinner på detta? Ingen leverantör tackar nej till större volym, men är det någon som önskar en förändring som ger allt åt en enda stor leverantör? Vill leverantörerna istället svara på hundratals avrop i förnyade konkurrensutsättningar?

14 Små leverantörer av livsmedel Alla kommuner har avtal med en grossist, det är Menigo eller Servera Grossisten har bra logistik och ett stort sortiment, det går inte att klara sig utan grossisten Grossisten har fullt sortiment på i det närmaste allt inom livsmedel (saknar t.ex. färskt bröd och färsk fisk)

15 Ytterligare ett avtal med en leverantör av t.ex. ägg, rotfrukter, grönsaker eller mejeriprodukter blir därmed ett parallellt ramavtal Vi måste i så fall ha 3 eller fler avtal, då gäller alternativen fast avropsordning förnyad konkurrensutsättning Fast avropsordning där grossisten blir 1:a ger alla avrop till grossisten. Blir en liten leverantör 1:a klarar den leverantören sannolikt inte av volymen/leveransen. Lunds kommun lagar luncher varje dag

16 Förnyad konkurrensutsättning på ett livsmedelsavtal är uteslutet med tanke på beställningarnas frekvens och storlek Inom livsmedelsområdet är slutsatsen att små leverantörer kan få svårt att få ramavtal med kommunen i framtiden, vi klarar oss inte utan grossisten i dagsläget Vem vill detta? Detta gynnar endast oligopolet. Vi har alltför få leverantörer inom livsmedelsområdet, vi vill ha ökad konkurrens inte minskad

17 Framtid för Lunds kommun och förslag till förändring Avtal med 1 leverantör Uppdelade kontrakt Fastlagd avropsordning sällsynt Förnyad konkurrensutsättning än mer sällsynt

18 Avtal med 1 leverantör, uppdelade kontrakt Kan vi klara oss med 1 ramavtal kommer vi att föreslå avtal med endast 1 leverantör Kan vi dela upp avtalen i mindre delar, på ett fungerande sätt, kommer vi att göra det Måste köparen nu organiseras om? En rationell fastighetsförvaltning kanske bedrivs storskaligt. Ska jag föreslå att bostadsbolaget organiseras om med hänvisning till LOU?

19 Hur ska livsmedelsområdet delas upp för att tillgodose små och medelstora leverantörer? Hur många områden är rationellt att ha i en kommun som producerar luncher varje dag? Lunds kommun har den storlek kommunen har Det riskerar att bli en kamp mellan att skapa konkurrens i upphandlingen och att ha en rationell organisation inom t.ex. fastighetsförvaltning eller måltidsproduktion

20 Fastlagd avropsordning Ett vanligt problem med en fastlagd avropsordning är att den som blir 1:a får alla uppdrag, 1:an måste tacka nej för att 2:an eller 3:an ska bli aktuell Varför då teckna ytterligare 2 avtal? För leverantörerna är det i praktiken som om det endast tecknats 1 avtal, upphandlingen kan inte heller ge några som helst utfästelser om viss volym

21 Förnyad konkurrensutsättning Möjligheten med förnyad konkurrensutsättning har två stora problem Administration för både köpare och säljare Överprövningsrisk Är det rimligt att direktupphandlingar på flera hundra tusen SEK inte kan överprövas medan avrop oavsett storlek ska kunna överprövas? Huvuddelen av en kommuns avrop är på under 500 SEK. Under ett år har vi färre än 100 upphandlingar, vi har säkerligen över avrop varje år

22 Anbudsgivarna klagar redan idag på att offentlig upphandling är alltför krånglig och kostsam Vill företagen lämna in hundratals anbud i förnyade konkurrensutsättningar istället för att lämna in ett anbud i en ramavtalsupphandling. Kan vi få företagen att acceptera förnyad konkurrensutsättning? Vad tjänar leverantörerna på förnyad konkurrensutsättning? Eventuell vinst måste väl då snart ätas upp av administrationen?

23 Förslag Över tröskelvärdet finns inte mycket att göra Under tröskelvärdet: KKV:s förslag på direktupphandlingsgräns på SEK är bra, kombinerat med bra interna regler för direktupphandling Varje affär har sina förutsättningar, det måste finnas flexibilitet i regelverket för ramavtal. 2 ramavtal kan vara det optimala. Varför inte acceptera att flera vinnare delar på uppdragen?

24 Köparen kan vara bunden av ramavtalen även om det finns två vinnare som ska dela på uppdragen, köparen kan ju aldrig gå till någon annan Lita på att den upphandlande myndighetens bedömning av antal ramavtal och organisation av dessa är korrekt Kräv gärna att alla som antas som leverantörer ska få sälja, det kan vara ett minimikrav. I nya LOU har lagstiftaren inte alls brytt sig om detta Ge en flexibilitet som gör det möjligt att dålig kvalitet i leverans/utförande också ger färre avrop under avtalstiden

25 Sammanfattning av lagens konsekvenser Den nya lagstiftningen har två tydliga konsekvenser Det blir krångligare Konkurrensen försämras för små och medelstora företag

26 Jämförelse med privata företag Inköpare på privata företag har som mål att spara pengar, vilka företag gör på följande sätt: Ramavtal måste tecknas med 1 eller 3 eller flera Ramavtal får vara högst fyra år Avrop enligt turordning eller förnyad konkurrensutsättning Avrop kan överprövas Avropen och avropsordningen ska inte påverkas av hur samarbetet med leverantören fungerar under avtalstiden

27 I många avseenden ser det privata företag på motsatt sätt på frågan Mindre fokus på upphandlingsprocessen Långa avtalstider Samarbetet påverkar utfallet Är detta alldeles tokigt?