Särskild vägledning för avrop RAMAVTAL MÖBLER 2013

Transkript

1 Särskild vägledning för avrop RAMAVTAL MÖBLER 2013 AVROP GENOM FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING UNDER RAMAVTALETS SISTA TID Sida 1 av

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND REKOMMENDATION SKÄL TILL REKOMMENDATIONEN TILLDELNING AV KONTRAKT INOM AVTALSTIDEN Svarstid för anbud KONTRAKTETS INNEHÅLL Förklaring till rekommendationerna AVROP KOMPLETTERINGSBESTÄLLNINGAR MALLAR CHECKLISTA INFÖR FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING HJÄLP OCH SUPPORT KONTRAKTSMALL... 7 Sida 2 av

3 1 BAKGRUND SKL Kommentus Inköpscentrals AB (SKI) ramavtalsupphandling Möbler 2013 löper ut den 24 augusti Denna vägledning kompletterar befintlig avropsvägledning gällande avropsmodellen förnyad konkurrensutsättning (FKU) Syftet med den här vägledningen är att 1. Säkra dina behov av varor och tjänster inom ramavtalet möblers sista giltighetstid 2. Avrop sker på ett sätt som innebär en sömlös övergång till kommande ramavtal Möbler Guida så du inte handlar i strid med upphandlingslagstiftningen Om avropet görs på rätt sätt kan vissa beställningar och leveranser ske efter att ramavtalet löpt ut. 2 REKOMMENDATION Vi rekommenderar att ni planerar och utformar er FKU så att 1. Kontrakt med ramavtalsleverantör tilldelas senast den 24 augusti Kontraktet innebär att ni förbinder er att köpa specifika varor och tjänster som i förväg har presenterats i en kravspecifikation till samtliga ramavtalsleverantörer inom aktuella avtalsområden i ramavtalet. Det ekonomiska värdet bör vara minst 60 % * av totala behovet. 3. Tillkommande behov, i begränsad volym, som inte kan förutses i detalj omfattas av kontraktet genom att ha en option. Det ekonomiska värdet bör vara max 40 % av totala behovet. 4. Kontraktets leveransperiod kan pågå över tid, t ex genom successiva leveranser *Om det bindande åtagandet utgör mindre än 60 % av det beräknade högsta värdet för kontraktet rekommenderar vi att ni överväger att antingen minska optionerna (och därmed den beräknade högsta värdet) i FKU, eller genomföra en särskild FKU för de viktigaste produkterna. 3 SKÄL TILL REKOMMENDATIONEN 3.1 Tilldelning av kontrakt inom avtalstiden Val av ramavtalsleverantör sker genom tilldelning av kontrakt. Denna tilldelning måste ske senast 24 augusti Det innebär att ni behöver ta fram en tidsplan inför er FKU. Sida 3 av

4 3.1.1 Svarstid för anbud Avropsförfrågan måste skickas ut så att leverantörerna får tillräckligt med tid utforma konkurrenskraftiga anbud och att ni hinner utvärdera anbuden innan tilldelning. Hur lång tid som leverantörerna behöver för att lämna anbud är helt beroende på hur er FKU är utformad och hur tydligt innehåller och omfattningen är. För att få bra anbud rekommenderar vi att ni ger ramavtalsleverantörerna en svarstid på ca 3 veckor, d.v.s. 15st arbetsdagar. Alternativt att ni kontaktar ramavtalsleverantörerna för att få en rekommendation på optimal svarstid. 3.2 Kontraktets innehåll En FKU kan resultera i olika typer av kontrakt varav vi rekommenderar er i två av nedan alternativ: Rekommenderas Avtal med kontraktskaraktär Kontraktet innebärande att man åtar sig att köpa vissa specifika produkter, preciserade i en bilaga till avropsförfrågan (kravspecifikationen) till ett visst specifikt pris, utan ytterligare optioner Blandat avtal kontrakt/ramavtal Kontraktet innehåller både fasta åtaganden enligt ovan, samt optioner som man får använda för beställningar under viss angiven tid. Rekommenderas inte Avtal med ramavtalskaraktär Avtal som ger den er till viss del rätt att välja mellan olika produkter eller där kvantiteterna inte är bestämda Förklaring till rekommendationerna Enligt LOU måste kontrakt tilldelas innan ramavtalet löper ut. Den typ av avtal som följs av en FKU från ramavtalet måste vara ett kontrakt. Avtal med kontraktskaraktär Är ett avtal där ni förbinder er att köpa en viss prestation (vara/tjänst) mot en viss ersättning (pris). Behovet har tydliggjorts i ett avrop där samtliga varor och tjänster presenterats och omfattats av utvärdering. Det finns inget hinder mot att beställningar/leveranser ska ske vid ett enskilt tillfälle eller successivt över tid. Blandat avtal kontrakt/ramavtal Är ett avtal där ni är förbundna (enligt ovan beskrivning) av en övervägande delen av det ekonomiska värdet. Till detta kan man ha en frivillig del, kallad option, som måste vara av lägre Sida 4 av

5 värde än den förbundna. Fördelningen mellan den övervägande delen och optionen bör vara minst 60/40 i ekonomiskt värde. 4 AVROP Innehållet i FKU ska omfatta det behov av varor och tjänster som ni förbinder er att köpa under en viss tid framöver. Ni kan välja att göra flera FKU t ex per förvaltning eller per mottagare men det går även att göra en central FKU som ska omfatta samtliga förvaltningar och mottagare. Övervägande delen förbinder er att köpa (andel minst 60 %) Beskriv organisationen och vilka mål/strategier som omfattas av behovet Varor och tjänster ska finnas i kravspecifikationen och omfattas av utvärderingen Visa behovet i kravställda produkter Leveransperioden bör preciseras adresser, delleveranser etc. Mindre del/option förbinder er inte att köpa (oklarare behov, andel max 40 %) Tillkommande behov i ekonomiska volymer per kravställd produkt till samma pris Leveransperioden bör preciseras rekommendation max 1år Av 17 kap. 10 LOU följer att optionsdelen klart, exakt och entydigt måste beskriva under vilka förutsättningar den kan tillämpas, och anger omfattningen och arten av ändringarna som kan komma att göras. En option som anger att en viss vara får köpas till ett visst pris uppfyller detta krav. Det är viktigt att optionsklausuler utformade på andra sätt, exempelvis om priset kan ändras, ändå är klara, exakta och entydiga. Detta skapar förutsättningar för att kunna köpa ytterligare varor och tjänster som ni tidigare kravställt och fått pris på. Om optionen bli för stor i relation till den övervägande delen rekommenderar vi att ni gör en separat FKU för de viktigaste behoven 4.1 Kompletteringsbeställningar Vi rekommenderar att kompletteringsbeställningar inom optionen och leveranser bör ske inom ett (1) år efter tilldelning av kontraktet. Anledning är att det nya ramavtalet Möbler 2017 bör vara tilldelat och ska prioriteras före det utgångna ramavtalet. 4.2 Mallar Vi har tagit fram ett förslag till kontraktsmall som bilaga i denna vägledning. Vid behov kan mallen användas som kontrakt inom ramen för er FKU. Mall för anbudsinbjudan finns sedan tidigare publicerad websidan för ramavtalet Möbler Sida 5 av

6 4.3 Checklista inför förnyad konkurrensutsättning Inför en FKU rekommenderar vi att ni har vissa förutsättningar klara, för att på så vis förkorta processen internt inom organisationen. Här kommer några förslag på aktiviteter som kan förberedas: 1. Kontrollera att ni 1.1. Är avropsberättigade på ramavtalet Möbler Har avropsanmält er på ramavtalet 2. Sammanfatta vilka delar av organisationen som ska omfattas av behovet 2.1. Ni kanske bör dela upp behovet för respektive organisation 2.2. Beslutsfattare per organisation 2.3. Kravställare per organisation 2.4. Leveransadresser och kostnadsställen per organisation 3. Vilka planerade flyttar och ombyggnationer är påbörjade/planerade som ska stå klara hösten 2018 och våren 2019? 3.1. Vilken befintlig inredning kan behållas/rekonditioneras? 3.2. Vilken budget för inredning finns? 3.3. Sätt tidsplaner för leveranser 4. Ta fram vilka policybeslut och målinriktning kring miljö och hållbarhet samt arbetsmiljö som finns 5. Ta fram information om hur kostnaderna kring möbler sett ut senaste 2 åren (spendanalys) 6. Skapa beställargrupp/er per organisation så ni på bästa sätt får fram ert behov av möbler och ev. tjänster 6.1. Utse person i resp. grupp som får vara sammanhållande 6.2. Ta gärna med resurser som ergonom, ekonom, hållbarhetsansvarig och verksamhetskunniga 6.3. Försök i varje grupp ta fram underlag som visar på ett gemensamt grundläggande behov 7. Bjud in ramavtalsleverantörerna (så många som möjligt) för att berätta om behovet i stort 7.1. Inga priser eller kontrakt utlovas, ska ses mest som inspiration-och informationsmöte 7.2. Ha med en kvalificerad inköpare/upphandlare som är sammankallande 7.3. Ta gärna med en ergonom, verksamhetskunnig och miljöansvarig 5 HJÄLP OCH SUPPORT Om ni behöver rådgöra kring t ex behov, vägval rekommenderar vi att ni kontakta er interna upphandlings- eller inköpsavdelning i första hand. Vår kundsupport finns även tillgänglig: Måndag - torsdag kl. 09:00-16:00, fredag 09:00 15:00 Telefonnummer: Mail till kundsupport Sida 6 av

7 6 KONTRAKTSMALL Parter Mellan parterna [Företagsnamn och organisationsnummer] nedan kallad ramavtalsleverantören och [UM och organisationsnummer] har följande kontrakt träffats. Bilagor Till kontraktet hör följande bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation och priser, bilaga från anbudet i den förnyade konkurrensutsättningen Bilaga 2 Avropsförfrågan [YTTERLIGARE BILAGOR] Omfattning Avtalet omfattar de produkter som är specificerade i bilaga [kravspecifikation]. Därtill har [den upphandlande myndigheten] möjlighet att beställa ytterligare produkter i enlighet med [punkt X Optioner ] nedan. Optioner [Eventuella optioner att köpa ytterligare produkter] Pris Pris anges i [bilaga X]. Priset anges som ett nettopris (á-pris) per styck exklusive moms. Det offererade priset ska inbegripa alla kostnader för utförande av uppdraget. Priset ska utöver vad som följer av ramavtalet inkludera följande: [Eventuella andra kostnader som ska inkluderas i priset utöver vad som följer av ramavtalet] Kontaktperson [Den upphandlande myndigheten]s kontaktperson i kontraktet är: Ramavtalsleverantörens kontaktperson i kontraktet är: Leveranstid [Här ska leveranstid anges, eventuellt med hänvisning till bilaga om olika leveranstidpunkter angetts för olika produkter] Leveransplats Produkterna ska levereras till [den upphandlande myndigheten]s lokaler på följande, adress/er: [Vid flera adresser: Leveransadress för respektive produkt meddelas Leverantören vid tecknande av kontrakt eller annat senare tillfälle.] Sida 7 av

8 Övrigt Övriga villkor gäller enligt Ramavtal Möbler 2013, projektnummer Underskrifter Kontraktet har upprättats i två likalydande exemplar varav Parterna erhållit var sitt. Kontraktet äger giltighet från den tidpunkt då det behörigen har undertecknats av båda parter. Underskrift Namnförtydligande Underskrift Namnförtydligande Sida 8 av