Avropsstöd. Vägledning för Annonsförmedlingstjänster

Transkript

1 Avropsstöd Vägledning för Annonsförmedlingstjänster

2 Innehåll 1 Innan du börjar avropa Inledning Omfattning Avrop på Ramavtalet Beställning Orderbekräftelse KUNDSERVICE Pris Volymrabatter Mediabyråersättning Återbäring Leveransvillkor Leveranstid Felleverans och reklamation Felleverans Reklamation Fakturering E-faktura Betalningsvillkor

3 1 Innan du börjar avropa Innan avrop måste den som är inloggnings ansvarig göra en avropsanmälan. Annonsförmedlingstjänster 2 Inledning Detta avropsstöd är framtaget för UM i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Annonsförmedlingstjänster Vid frågor kontakta kundtjänst vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) se länken Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU). 3 Omfattning Avtalet omfattar annonsförmedlingstjänster i form av taktiska tjänster (annonsförmedling) och strategiska tjänster (strategisk mediarådgivning). Taktisk medierådgivning Förmedling av annonser till media och val av vilka medier annonserna ska införas. Typ av annonser är främst rekryteringsannonser, kungörelser och informationsannonser (information till medborgare ex. biblioteket har sommarstängt v.27). Det ingår även produktion av annonser, dock gör många UM detta själva. Strategisk medierådgivning Rådgivning och planering av projekt och kampanjer. Ex. information om ombyggnad av Slussen, vilka mediekanaler ska användas, vilken målgrupp osv. Här kommer oftast UM med en budget på ett visst belopp och efterfrågar vad de kan få för pengarna. 4 Avrop på Ramavtalet Avrop sker genom rangordning. Avrop genomförs i första hand från den Ramavtalsleverantör som är rangordnad som nummer ett (1). Ramavtalsleverantören är skyldig att besvara avropsförfrågan inom en (1) arbetsdag. UM/UE har rätt att vända sig till nästa Ramavtalsleverantör i rangordningen om Ramavtalsleverantör: - avböjer eller underlåter att besvara avrop. - meddelar att leveranstiden överstiger högsta tillåtna leveranstid på taktiska tjänster avseende produktion, d.v.s. fyrtiofem (45) arbetstimmar. Avropsförfrågan kan skickas ut till och med sista dag för Ramavtalets giltighetstid. 5 Beställning Beställning från UM/UE sker via post, e-post, fax, bud, fysiska möten, telefon och sms. Beställning från UM/UE sker även via rekryteringssystem. 2

4 5.1 Orderbekräftelse Vid beställnings ska UM/UE inom en (1) arbetsdag erhålla skriftlig bekräftelse på att beställningen är mottagen. 5.2 KUNDSERVICE Ramavtalsleverantören är tillgänglig under helgfria vardagar mellan kl Vid krissituationer utanför ovan angiven tid ska UM/UE kunna vända sig direkt till media för snabb handläggning. Med krissituation menas omständigheter som gör att UM/UE snabbt måste nå ut med information. 6 Pris Priser framgår av respektive Ramavtalsleverantörs prisbilaga. Ersättningen reglerar samtliga med uppdraget förenade kostnader. UM/UE betalar timpriser i enlighet med prisbilaga för utförda tjänster + Medieköpet - Återbäring från ramavtalsleverantören = Totalt pris för UM/UE. 7 Återbäring Ramavtalsleverantören ger en återbäring till UM/UE som är baserad på kostnaden för tjänster enligt prisbilagan samt kostnaden för medieköpet. Återbäringen ska tillfalla UM/UE vid varje beställning och vara specificerad på UM/UE:s faktura. Ramavtalsleverantörens angivna återbäring i anbudet ska gälla under hela ramavtalsperioden inklusive eventuell förlängning. 8 Volymrabatter Den leverantör som är rangordnad etta ska genomföra årliga förhandlingar med vanligt förekommande media om volymrabatter och andra fördelar för samtliga UM/UE. 9 Mediabyråersättning Ersättningar från media, oavsett benämning, (såsom exempelvis förmedlingsersättningar, annonsörsersättningar, hanteringsersättningar eller mediebyråersättningar) ska tillfalla Ramavtalsleverantören. 10 Leveransvillkor 10.1 Leveranstid Ramavtalsleverantören ska leverera annonseringsmaterial till media på den tid eller inom den tidsplan som angivits i beställningen. Längsta leveranstid avseende taktiska tjänster är fyrtiofem (45) arbetstimmar för produktion hos Ramavtalsleverantören från beställningstillfället. Ramavtalsleverantören ska informera UM/UE om förseningar eller avvikelser som påverkar leveranstiden. 11 Felleverans och reklamation 11.1 Felleverans Ramavtalsleverantören ska ansvara för att anpassa producerat annonsmaterial för valda medier och de instruktioner som lämnats av UM/UE. Vid avvikelser från den grafiska profilen ska Ramavtalsleverantören kontakta profilansvarig hos respektive UM/UE. 3

5 11.2 Reklamation Om fel uppstår i annons eller med annonseringen, oavsett fel och hur det uppstått, ska Ramavtalsleverantören kontakta UM/UE så att överenskommelse kan ske hur ärendet ska hanteras. Kompensation sker enligt överenskommelse med UM/UE. Vid allvarligt fel som inte kan kompenseras genom rättelse ska vite utgå med 5000 SEK. 12 Fakturering UM/UE har rätt att välja mellan att erhålla e-faktura eller pappersfaktura. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott till UM/UE. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Fakturering sker från Ramavtalsleverantören till UM/UE på angiven faktureringsadress. Av faktura ska följande framgå: datum för utfärdandet UM/UEs namn, adress av UM/UE angivet kostnadsställe eller referensnummer faktureringsadress Ramavtalsleverantörens namn, organisationsnummer, adress och telefonnummer fakturanummer/referens Ramavtalsleverantörens plus/bankgiro fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter mervärdesskatt specifikation på beställda tjänster samt leveransdatum övriga uppgifter UM/UE önskar 12.1 E-faktura Ramavtalsleverantören ska kunna leverera e-fakturor enligt SFTI-standard (Single Face To Industry) i form av Fulltext faktura eller Svefaktura alternativt skicka e-fakturor via fakturaportal tillhandahållen av UM/UE enligt separat överenskommelse. Driftstart och detaljerade specifikationer avseende elektronisk fakturering överenskommes mellan parterna. UM/UE ska medverka till att elektronisk fakturering införs genom att tillhandahålla nödvändig information. Ramavtalsleverantören är skyldig att införa elektronisk fakturering inom tre (3) månader från det UM/UE begärt det. I annat fall uppstår en försening beroende på Ramavtalsleverantören. Vid försening av införandet av elektronisk fakturering utgår vite om 5000 SEK. Därefter utgår löpande vite med 5000 SEK per påbörjad 30-dagarsperiod. UM/UE äger rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad ersättning. Rätt till vite föreligger inte när förseningen av införandet beror på UM/UE Betalningsvillkor Betalning ska ske senast trettio (30) kalenderdagar efter erhållen korrekt faktura och godkänd leverans. Felaktiga fakturor som inte är specificerade kan UM/UE returnera utan åtgärd. 4