Vägledning för avrop från ramavtalet Fordonsförhyrning

Transkript

1 Upprättad av Sid 1 (8) Vägledning för avrop från ramavtalet Fordonsförhyrning Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom dokumentet ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänvillkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte hårda radbryt, de blir olika stora beroende på formatlmallen, om du tycker att det är för lite luft i dokumentet så är det bara att ändra i formatmallen för de olika rubrikerna Lägg ut i både MS-format och ODF-format

2 Sid 2 (8) 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Ramavtalsleverantörer Underleverantörer 4 4 Övergripande information om ramavtalsområdet Ramavtalens giltighetstid 4 Ramavtalen är giltiga t o m och kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral i upp till 36 månader, dvs. maximalt t o m Omfattning 5 Ramavtalet omfattar fordonsförhyrning av bil, minibuss och lätt lastbil upp till 3,5 ton. Ramavtalet är indelat i två områden Reserelaterad fordonsförhyrning och Övrig fordonsförhyrning Avropsordning Pris och betalningsvillkor 7

3 Sid 3 (8) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Fordonsförhyrning. Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på där Ni även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral. Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på som är gällande. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för Fordonsförhyrning kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt nedan angivna stiftelser och organisationer med anknytning till staten, vilka lämnat fullmakt. Myndigheter under regeringen Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Uppdaterad sammanställning finns på Till staten närstående myndigheter deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Riksdagens Ombudsmän Riksdagsförvaltningen Riksrevisionen Sveriges Riksbank Förvaltning skild från staten deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Hjälpmedelsinstitutet (HI) Nordiska Museet Norrlandsfonden Riksteatern Stiftelsen Dansens Hus Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning (STINT) Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling (KK-stiftelsen) Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning MISTRA

4 Sid 4 (8) Stiftelsen Högskolan i Jönköping Stiftelsen Skansen Stiftelsen Svenska Barnboksinstitutet (SBI) Stiftelse Svenska Rikskonserter Stiftelsen Tekniska Museet Svenska Filminstitutet Sveriges civilförsvarsförbund Statliga aktiebolag deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Chalmers Tekniska Högskola AB, Radiotjänst i Kiruna AB Specialfastigheter Sverige AB I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade 3 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde framgår av I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då alla ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde. 3.1 Underleverantörer En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. En underleverantör kan inte teckna kontrakt med en myndighet. Underleverantör kan utföra avropad tjänst på uppdrag av ramavtalsleverantören. 4 Övergripande information om ramavtalsområdet 4.1 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga t o m och kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral i upp till 36 månader, dvs. maximalt t o m

5 Sid 5 (8) 4.2 Omfattning Ramavtalet omfattar fordonsförhyrning av bil, minibuss och lätt lastbil upp till 3,5 ton. Ramavtalet är indelat i två områden Reserelaterad fordonsförhyrning och Övrig fordonsförhyrning Reserelaterad förhyrning Reserelaterad förhyrning är sådana förhyrningar som avropas i samband med att den avropsberättigade bokar en resa, i vilken en del av resan företas med hyrbil. Fordon får förhyras upp till 30 dygn. Med detta avses följande typer av förhyrning: på flygplats, på järnvägsstation envägsförhyrning (när fordonet lämnas på annan plats än det hämtades) förhyrningar när ramavtalsleverantören hämtar/lämnar fordonet vid önskad plats. Detta innebär att fordonet ska bokas i samband med att myndigheten företar en resa, inte en förrättning. För det fall en myndighet avser att hyra fordon i sammanhang som inte sker i anslutning till en bokad resa, ska ramavtalet för Övrig förhyrning användas Ramavtalsleverantörer inom Reserelaterad förhyrning 1. First Rent A Car AB (Hertz) org.nr Sweden Rent A Car AB (Avis) org.nr Nordic Master Car AB (Sixt) org.nr Övrig förhyrning Omfattar såväl korttidsförhyrning (upp till 30 dygn) som långtidsförhyrning (från 1 månad upp till 11 månader och 30 dygn). Leverans kan ske vid Ramavtalsleverantörs utlämningsställe eller enligt överenskommelse Ramavtalsleverantörer inom Övrig förhyrning 1. Sweden Rent A Car AB (Avis) org.nr First Rent A Car AB (Hertz) org.nr Nordic Master Car AB (Sixt) org.nr

6 Sid 6 (8) 4.3 Avropsordning Reserelaterad förhyrning För detta ramavtalsområde gäller en fastställd rangordning (samtliga villkor fastställda) enligt punkt En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören inom det aktuella delområdet. Kan inte den först rankade leverantören åta sig uppdraget, alternativt inte svarar inom utsatt tid, ska förfrågan gå vidare till den leverantör som är rankad tvåa enligt rangordningen. Observera att avropsförfrågan inte får ändras eller förvanskas i sådana fall Bokning Bokning av fordon kan ske på samtliga nedanstående sätt: - Amadeus GDS-system (genom resebyrån) - Telefon - E-post - Online via webbplats Övrig förhyrning För detta ramavtalsområde gäller en fastställd rangordning (samtliga villkor fastställda) enligt punkt En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören inom det aktuella delområdet. Kan inte den först rankade leverantören åta sig uppdraget, alternativt inte svarar inom utsatt tid, ska förfrågan gå vidare till den leverantör som är rankad tvåa enligt rangordningen. Observera att avropsförfrågan inte får ändras eller förvanskas i sådana fall Bokning Bokning av fordon kan ske på samtliga nedanstående sätt: - Telefon - E-post - Online via webbplats Avropsavtal Vid avrop kan Parterna i Avropsavtalet avtala om: a) Typ av förhyrning; Reserelaterad eller Övrig, b) Övriga krav på Leveransen samt c) Avropsavtalets giltighetstid (maximalt 11 månader och 30 dygn).

7 Sid 7 (8) Fordonen Leverantören ska under hela hyresperioden tillhandahålla fordon i funktionsdugligt och lagenligt skick vid uthyrningstillfället Försäkring Fordonen ska vara försäkrade av leverantören. Självriksreducering (CDR) och stöldskydd (TP) ingår i priset Återlämnande Vid hyrestidens utgång ska den Avropsberättigade återlämna fordonet på den plats där det avhämtats eller på plats som särskilt har överenskommits. Den Avropsberättigade har rätt att återlämna fordonet före utgången av den överenskomna hyrestiden. Vid återlämnandet ska fordonet lämnas i samma skick som vid avhämtandet bortsett från normalt slitage. Om den Avropsberättigade inte återlämnar fordonet inom en timme från avtalad tidpunkt är han alltid skyldig att ersätta leverantören för de kostnader som varit nödvändiga för att återställa fordonet till plats där det kan tas i bruk av leverantören. Den Avropsberättigade är skyldig att betala avtalad tilläggskostnad, dock max en dygnshyra per förseningsdygn. 5.1 Pris och betalningsvillkor Leverantören äger rätt till betalning för uthyrning av fordon enligt prisbilagorna. De priser som anges i prisbilagorna är exklusive mervärdesskatt. Betalning för bilhyran ska kunna ske via: a) Faktura/e-faktura b) Betal-/kreditkort c) Resekonto Av fakturan ska minst framgå: a) förarens namn b) datum och klockslag för start och slut av fordonshyran c) förhyrt fordons mätarställning vid start och slut, samt d) Pris för aktuell förhyrning. Av faktura ska även framgå om den avser slutlikvid. Leverantören ska kunna fakturera flera bilhyror på en samlingsfaktura, t.ex. månadsvis.

8 Sid 8 (8) Leverantören ska efter överenskommelse kunna ta emot elektroniska fakturor enligt standarden Svefaktura (VERVAFS 2007:1) och i övrigt vara specificerade enligt överenskommelser mellan Avropsberättigad och leverantören. Ramavtalsleverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra tillkommande avgifter.