Entrémattor Avropsvägledning. Vägledning Entrémattor

Transkript

1 Avropsvägledning Vägledning Entrémattor 2014

2 Innehåll 1. Inledning Omfattning Skrapmatta Köp eller hyra av Entrématta Köp av entrématta inkl. logotyp Tvätt- och utbytesservice Personal Avrop på ramavtalet Beställning Kundtjänst Tillgänglighet Pris Leveransvillkor Leveranstid Avbeställning, retur och reklamation Reklamation Fakturering Kommunikation om uppdraget... 6

3 1. Inledning Detta avropsstöd är framtaget för upphandlande myndigheter (UM) i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Entrémattor Vid frågor kontakta kunds, support vid SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) på telefon eller e-post ski-kundsupport@sklkommentus.se. Detta avropsstöd är inte tvingande utan ska ses som ett förslag. Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling. 2. Omfattning Ramavtalet omfattar 5 olika delar avseende produkter och tjänster kopplade till entrémattor. 1. Köp av skrapmatta, inkl. montering, 2. Hyra av entrématta inkl. tvätt- och utbytesservice. 3. Köp av entrématta inklusive logotyp i valfria färger 4. Köp av entrématta 5. Tvätt- och utbytesservice för entrématta med eller utan logotyp Skrapmatta Skrapmattan ska passa för nedsänkning i entréutrymme alternativt vara avsedd för friliggande bruk. Matta för friliggande bruk ska kunna levereras med eller utan metallram. Skrapmattan kan anpassas till UM behov. Skrapmattorna kan levereras i olika djup exempelvis 12, 16, 20 och 25 mm. Skrapmattorna ska vara tillverkade av gummi/vinyl och klara temperaturer ned till minst -30 grader celsius. Mattan kan ta emot minst 12 kg/m 2 sand/grus/smuts innan utrymmet för skrapmattan kräver rengöring. Mattans material ska vara av typ som är återvinningsbart. Leverantör ska innan avrop informera UM om hur montering kommer att ske, vilka rutiner som behövs för rengöring av skrapmatta och tömningsutrymme under skrapmattan. UM bör be leverantör att ange: om leverantören har skrapmatta som passar för nedsänkning i entréutrymme, och matta avsedd för friliggande bruk med eller utan metallram om leverantören har skrapmatta som är modulärt uppbyggd för anpassning till UM behov av storlek på skrapmatta om skrapmattan kan levereras i olika djup, i så fall vilka, om skrapmattan är tillverkad av gummi/vinyl, samt om materialet är återvinningsbart om mattan klarar temperaturer ned till minst -30 grader Celsius på vilket sätt leverantören informerar UM innan avrop om hur montering kommer att ske samt rutiner för rengöring och tömningsutrymme.

4 2.2. Köp eller hyra av entrématta Leverantör kan tillhandahålla entrématta för köp eller förhyrning i nylon eller likvärdigt som utgörs av heltvinnad värmefixerad 100 % nylonfiber. Mattans undersida ska vara försedd med beläggning för halksäkerhet samt vara antistatbehandlad. Entrémattan får inte utveckla skadliga rökgaser vid brand. Entrémattan skall ha en torrvikt på minimum 2,4 kg per m 2 för att ligga slät och fixerad i lagd position. Mattan ska ha en uppsugningsförmåga på minimum 5 liter per m 2. Mattorna kan avropas i olika standard centimeterstorlekar för att passa kundens behov och i minst tre (3) olika grundfärger. Avropande myndighet bör be leverantör att ange: av vilket material entrémattan är tillverkad, om mattan är antistatbehandlad om mattan har beläggning för halksäkerhet om mattorna uppfyller krav på brandsäkerhet och inte utvecklar skadliga gaser vid brand entrémattans torrvikt samt dess uppsugningsförmåga om mattan kan levereras i minst tre (3) olika grundfärger i vilka standard centimeterstorlekar mattorna kan avropas för att anpassas till kundens behov Köp av entrématta inklusive logotyp Leverantören kan tillhandahålla entrémattor med logotryck för köp. Mattornas egenskaper ska motsvara de som angivits för Entrémattor att köpa eller hyra ovan men med tillägget att dessa mattor och logotyper ska kunna levereras i färger och mönster enligt önskemål Tvätt- och utbytesservice Leverantör ska ansvara för utbytet av smutsiga entrémattor mot rentvättade entrémattor under normal arbetstid ( ) eller enligt överenskommelse med UM. Leverantör ansvarar för att placera ut ren matta och att återta den smutsiga. Utbytesmattor ska motsvara varandra i färg, storlek, kvalitet och utförande. Utbytesintervall ska överenskommas mellan leverantören och respektive UM. Överenskommet intervall kan ändras under pågående leveranstid. Även uppehåll i utbytesservicen kan göras, t.ex. under semesterperioden. Sådana ändringar och uppehåll ska meddelas leverantören senast tre (3) veckor före ikraftträdandet. För i de fall UM avser köpa entrémattor ska leverantören erbjuda tvätt och utbytesservice enligt bilaga 03, Prismatris Personal

5 Leverantörens personal kan avkrävas sekretessförbindelse då verksamheten där leverantörens tjänst utföres har sådana regler. Anställd personal hos leverantören kan begäras att bära ID-kort som UM tillhandahåller. 3. Avrop på ramavtalet Vem som har rätt att avropa från ramavtalet framgår av Bilaga 01 Avropsberättigade parter Entrémattor För varje delområde finns en fastställd rangordning. Avrop görs i första hand från den leverantör som är rangordnad som nummer ett (1) för respektive delområde. Om den leverantör som är rangordnad som nummer ett (1) inte kan utföra beställningen, ställs förfrågan till den leverantör som är rangordnad som nummer två (2), osv. Leverantören ska lämna svar på avropsförfrågan inom två (2) timmar. I det fall leverantör inte svarar inom två (2) timmar eller meddelar att leverans inte kan ske enligt i ramavtalet bestämda leveranstider, ställs avropsförfrågan till nästkommande leverantör enligt rangordningen. Rangordningen gäller vid varje beställningstillfälle. Avropsförfrågan ställs alltid till en leverantör åt gången. Kontrakt med stöd av detta ramavtal tecknas senast sista dag för ramavtalets giltighetstid. 4. Beställning Leverantören tar emot beställningar via e-post, e-handelsplats och kundtjänst per telefon Kundtjänst Leverantör ska hantera frågor, klagomål och reklamationer från avropande myndighet under avtalsperioden. Leverantören ska ge kundsupport på svenska språket via telefon och e-post under kontorstid, kl , helgfri måndag-fredag till avropande myndighet Tillgänglighet Leverantören ska finnas tillgänglig under helgfria vardagar mellan kl Pris Leverantören har rätt till ersättning enligt bifogad bilaga 03, Prismatris. Ersättningen reglerar samtliga med tjänsten förenade kostnader. 5. Leveransvillkor Leveranser ska ske fritt levererat till av UM anvisad plats enligt INCOTERMS DDP Leveranstid Leverans av entrémattor ska ske på den tid eller inom den tidsrymd som angivits i beställningen. Leverans får inte utan UM godkännande ske tidigare än vad som överenskommits i beställningen. Högsta acceptabla leveranstid är fem (5) arbetsdagar för standardartiklar. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse.

6 6. Avbeställning, retur och reklamation 6.1. Reklamation Leverantören ska erbjuda rimlig kompensation för felet efter överenskommelse med UM. 7. Fakturering UM har möjlighet att välja mellan att erhålla faktura elektroniskt eller i pappersformat. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott till UM. All fakturering ska ske från leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör. UM har möjlighet att avropa elektronisk fakturering. Fakturor i elektronisk form ska vara i enlighet med SFTI Fulltextfaktura alternativt Svefaktura eller i annat format som UM och leverantör överenskommer om. UM är skyldig att tillhandahålla de uppgifter som härrör till dem och som leverantören behöver för att framställa korrekt faktura. Felaktiga fakturor eller fakturor som inte är specificerade kan UM returnera utan åtgärd. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får inte debiteras. Fakturavillkor får inte strida mot ramavtalet. Fakturor ska innehålla uppgifter om: Datum för utfärdandet Upphandlande myndighets/enhets namn, adress, kostnadsställe samt referens Resebeställarens eller resenärens namn, adress samt referens Faktureringsadress Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus- /bankgiro samt referens Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av tjänst samt leveransdatum Övriga uppgifter som UM önskar 8. Kommunikation om uppdraget Leverantören ska i samtliga kontakter med UM, antingen dessa är direkta eller indirekta via e- handelsplatsen, använda svenska språket. All kommunikation och rapportering sker via leverantören. Det gäller även om leverantören anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget.