Vägledning för avrop från Paketförmedlingstjänster Version 1,

Transkript

1 Vägledning för avrop från Paketförmedlingstjänster Version 1,

2 Innehållsförteckning 1. OM VÄGLEDNINGEN Inledning Innehåll och disposition Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer... 1 Avropsberättigade... 1 Ramavtalsleverantörer... 2 Underleverantörer Definitioner Fortsatt arbete PAKETFÖRMEDLINGSTJÄNSTER Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning Ramavtalens omfattning TJÄNSTEOMRÅDE Kundsupport... 4 Tilläggstjänster och tillkommande tjänster DEFINITIONER Ramavtalens giltighetstid Avropsordning... 9 Samtliga villkor fastställda Stöddokument för avrop AVROPET Steg 1 Utformning av avropsförfrågan Allmänt om avrop Kontrakt Dokument Avvikelse från fastställd rangordning Avropssvar Steg 4 Teckna kontrakt Kontraktets giltighetstid Kontraktsvillkor... 12

3

4 Versioner Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: Innehållsförteckning

5 1 1. Om vägledningen 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop mot ramavtal gällande Paketförmedlingstjänster. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. 1.2 Innehåll och disposition I vägledningens inledande del presenteras avropsberättigade, ramavtalsleverantörer, samt definitioner. I vägledningens avsnitt om ramavtalet får myndigheten information om själva ramavtalsområdet. Kapitlet om avropet redogör i sin tur för de olika stegen i avropsprocessen. Slutligen följer ett kapitel med praktiska råd kring avropet, samt eventuella bilagor. 1.3 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer AVROPSBERÄTTIGADE Ramavtalen för Paketförmedling kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat fullmakt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Avropsberättigade organisationer finns angivna på

6 RAMAVTALSLEVERANTÖRER Ramavtalsleverantörer inom Paketförmedling framgår av UNDERLEVERANTÖRER En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med varor eller tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. 1.4 Definitioner Nedan definieras vissa centrala begrepp inom ramavtalsområdet. Med myndighet avses i denna vägledning avropsberättigade organisationer, det vill säga statliga myndigheter, vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Begreppet leverantör syftar i denna vägledning på ramavtalsleverantörer inom det aktuella ramavtalsområdet. Samtliga leveranser över ramavtalet avser tjänster som leverantören tillhandahåller. Avrop: Vid avrop avgörs vilken ramavtalsleverantör som får leverera efterfrågad tjänst. Avrop sker per ramavtalsområde. Hur detta går till framgår närmare av denna vägledning. Se även De dokument som sänds till ramavtalsleverantörerna kallas avropsförfrågan. Ramavtalsleverantörernas svar kallas avropssvar. Med kontrakt avses ett leveransavtal med varu- eller tjänsteleverantören med successiva leveranser över tid. Kontraktet inom Paketförmedling innehåller villkor för parternas överenskommelse. 1.5 Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis och i takt med erhållen praktisk erfarenhet. Det är alltid den senaste publicerade versionen på som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig (se eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.

7 3

8 2. Paketförmedlingstjänster 2.1 Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning Nedan följer en kort beskrivning av Paketförmedlingstjänster omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. För mer fördjupad information om ramavtalet hänvisas till Ramavtalens omfattning Paketförmedlingstjänster omfattar distribution av företagspaket för samtliga efterfrågade tjänster. Tjänsterna innebär att paktetet/en ska distribueras från företagets avsändaradress till mottagarföretaget/ens adress/er TJÄNSTEOMRÅDE Ett avtalsområde där följande tjänster ska ingå: Förmedling av inrikes paket, kolli upp till 30 kg. Distribution inom hela Sverige. Förmedling av utrikes paket, kolli upp till 30 kg. Distribution inom hela Europa exklusive Sverige. Förmedling av utrikes paket, kolli upp till 30 kg. Distribution inom hela Övriga världen exklusive Europa KUNDSUPPORT Ramavtalsleverantören ska kostnadsfritt tillhandahålla support och rådgivning till myndighet. Supporten ska kunna nås via telefon och e-post mellan kl och 17.00, svensk tid, varje helgfri arbetsdag året runt. Ramavtalsleverantören ska ha personal i supporttjänsten som ska kunna kommunicera på svenska med myndighet i både tal och skrift.

9 5 Kundsupporten ska bla. Kunna ge support och rådgivning i följande frågor: - Ange var i transportkedjan försändelser är. Detta gäller dock bara i de fall spårning är möjligt med hänsyn till den aktuella tjänsten. - Kundspecifik information, tex. Kundnummer och fakturafrågor. - Allmän information om ramavtalsleverantörens tjänster. - Returer. Kundsupporten ska ta emot klagomål och tillse att dessa hanteras på ett lämpligt sätt. Dessutom ska kundsupporten ta emot reklamationer från myndigheter och hantera dessa på ett lämpligt sätt. Personal i supporttjänsten ska ha god kännedom om innehållet i tecknat ramavtal samt ha kunskap om tjänsterna som omfattas av ramavtalet och dess användningsområden. TILLÄGGSTJÄNSTER OCH TILLKOMMANDE TJÄNSTER En ramavtalsleverantör får under ramavtalsperioden byta och lägga till tjänster under förutsättning att dessa har nära anknytning till Paketförmedlingstjänster. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att avgöra huruvida ett byte eller tillägg till tjänster har en nära anknytning till ramavtalet. Parterna ska skriftligen överenskomma om utförandet av tjänsten. Beställaren har rätt att nyttja tillägs- och tillkommande tjänster som ramavtalsleverantören kan tillhandahålla. Tilläggstjänster Av tabellen nedan framgår vilka tilläggstjänster ramavtalsleverantörerna erbjuder:

10 Ramavtalsleverantör Post Nord Tilläggstjänst/-er Expresspaket DPD Företagspaket Hempaket & Hempaket Retur Mypack & Mypack Retur Palleveranser Postpaket Utrikes Bud Bring City Mail Bring erbjuder Budtjänster med cykel (endast stockholm), MC och fyrhjuliga fordon av olika storlekar, samt Expresstjänster med flyg nationellt och internationellt DEFINITIONER B2B (Business to business) Frakt från myndighet till myndighet. B2C (Business to consumer) Frakt från myndighet till privatperson. Burar eller motsvarande Hjälpmedel som underlättar hanteringen av paket. Distribution Distribution innebär att paket levereras till angiven mottagare inom angiven leveranstid. EUR-PALL En standardiserad pall i trä i måtten 1200 x 800 x 22 mm som används för transporter av bla.a paket. Pallen har en punktlast på

11 kg eller en jämnt fördelad last på 1500 kg. En godkänd EURpall har läsbart järnvägsmärke, EUR-märke eller ID- märkning på någon av sidoklossarna. Flakmeter (FLKM) Ett mått för att mäta svårstuvat gods. 1 FLKM är 1 x 2,5 meter x lastutrymmets fulla höjd. För att få fram flakmeterantalet beräkna längden x bredden x 0,4. Ex. 1 pall har måtten 1,2 x 0,8 meter x = 0,38 flkm = 741 kg. 1 flkm = 1950 kg. Fraktdragande vikt Den fraktdragande vikten utgörs av den största av godsets verkliga vikt (inklusive emballage och lasttillbehör) eller volymberäknad vikt enligt given formel för beräkning. Kubikmeter används när godset är skrymmande och beräknas enligt längd x bredd x höjd och multipliceras med varandra (volymen). Denna multipliceras sedan med kbm = 280 kg. Frakthandling Är ett dokument som medföljer och finns på varje enskilt kolli. Dokumentet beskriver varorna i en sändning och visar varans ursprung, destination och mottagare. Halvpall En pall med måtten 800 x 600 mm. Hämtning av paket Att leverantören hämtar paket hos myndighet, oavsett antal paket. Kolli Paket som har paketerats enligt vissa angivna principer. Leveranstid Tid från det att paketet överlämnats till anbudsgivaren till dess att paketet når mottagaren. Lämning av paket När paketet avlämnats a anbudsgivaren till mottagaren.

12 Pallplats (PPL) Pallplats är den golvyta lastbärarna upptar på transportmedlet från golv till tak. Stafflade priser (mängdrabatt) Olika priser inom olika volymintervall Styckegods Styckegods är gods som paketeras i lådor eller kartonger dvs. enstaka pallar eller kombinerade sändningar av paket och pall. Styckegodssändingar får väga upp till 2500 kg. STE-etiketter Standardiserad transportetikett som vanligtvis skrivs ut på laserskrivare. Sändning En sändning kan bestå av en eller flera kolli. Track & Trace System som möjliggör för myndighet att spåra (följa var det befinner sig) paket eller pall. Vid varje läspunkt finns en skanner som läser Transportnätverk Ett transportnätverk är ett nätverk som täcker distribution av paket. Transportnätverket består av ett antal olika terminaler och där transporten sker via terminalen/-erna. Täckningsområde Det område inom vilket paketdistribution sker. Utkörning av paket Leverans till mottagaren.

13 9 2.3 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga från och med till och med och kan förlängas på initiativ av SIC i upp till 48 månader, det vill säga maximalt till och med Att ramavtalet upphört attt gälla påverkar inte giltigheten av kontrakt som ingåtts under ramavtalets giltighetstid. Kontrakt kan emellertid inte ingås efter det att ramavtalets giltighetstid har gått ut. Detta hindrar dock inte att leverans kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att kontrakt tecknats inom ramavtalets giltighetstid. 2.4 Avropsordning SAMTLIGA VILLKOR FASTSTÄLLDA För detta ramavtal gäller samtliga villkor fastställda. För detta ramavtalsområde gäller en fastställd rangordning som finns angiven på En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören. Kan inte den först rankade leverantören åta sig uppdraget, alternativt inte svarar inom utsatt tid eller uppfyller samtliga skakrav, ska förfrågan gå vidare till den leverantör som är rankad tvåa enligt rangordningen. Observera att avropsförfrågan inte får ändras eller förvanskas i sådana fall. Ange här andra omständigheter som anges i ramavtalet som möjliggör att gå vidare i rangordningen till nästa ramavtalsleverantör. 2.5 Stöddokument för avrop Om behov uppstår kan SIC komma att under ramavtalsperioden tillhandhålla avropsblanketter som rekommenderas för att underlätta avrop för myndigheter och leverantörer. Föreligger behov av sådan avropsblankett vänligen kontakta ramavtalsansvarig.

14 3. Avropet 3.1 Steg 1 Utformning av avropsförfrågan ALLMÄNT OM AVROP Inför ett avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka varor/tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Behovsanalysen och den information som eventuellt inhämtats från leverantörerna används som underlag i avropsförfrågan. Ju tydligare behovet är definierat och kravbilden preciserad, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på myndighetens avropsförfrågan. KONTRAKT Avropsförfrågans innehåll Vid behov är det möjligt att precisera villkoren. Detta ska dock göras med försiktighet och med hänsyn till de grundläggande principerna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Om eventuella kontraktsvillkor har specificerats i avropsförfrågan respektive avropssvar ska detta skrivas in i kontraktet. I övrigt gäller alltid ramavtalets villkor. DOKUMENT AVVIKELSE FRÅN FASTSTÄLLD RANGORDNING Myndigheten ska i första hand kontakta den leverantör som har plats ett i rangordningen inom respektive Paketförmedlingstjäsnter. I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har myndigheten rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande leverantör i rangordningen:

15 11 Leverantören har inte besvarat avropsförfrågan inom utsatt tid. Leverantören kan inte åta sig uppdraget. AVROPSSVAR De tjänster som kan avropas på detta ramavtalsområde finns angivna på De är godkända enligt de krav som SIC ställt i upphandlingen. Leverantören är begränsad till att leverera dessa tjänster och inte några andra som eventuellt ingår i leverantörens utbud. Upphandlingen har genomförts enligt 5 kap. 6 LOU. Enligt 3 förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska Beställaren använda Ramavtalet om denne inte finner annan form av avtal sammantaget bättre. Ramavtalsleverantören ska vid Avrop tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet. I och med att Avrop sker upprättas Kontrakt mellan Beställare och Ramavtalsleverantören avseende de Tjänster som ska levereras. Underleverantör kan inte besvara Avropsförfrågan eller teckna Kontrakt med Beställare. Beställaren har rätt att vid tecknandet av Kontraktet närmare precisera detaljer avseende Tjänsterna. Allmänna villkor reglerar de villkor som ska gälla för det enskilda Avropet. Enskilda villkor i Allmänna villkor gäller dock inte i de fall enskilda villkor i amavtalsleverantörens tjänstevillkor är mer förmånliga för Beställaren. I dessa fall äger Ramavtalsleverantörens tjänstevillkor företräde framför Allmänna villkor. För det fallet att enskild/-a Tilläggstjänst/-er hos antagen Ramavtalsleverantör omfattas av särskilda myndighetsbestämmelser, exempelvis av Postlagen (2010:1045) eller särskilda villkor som utfärdats av Post - och telestyrelsen, äger dock den/de enskild/-a tjänstevillkor/ en för Ramavtalsleverantören företräde framför Allmänna villkor. Beställaren har rätt, om denne så önskar, att själv ombesörja transporter till och från Ramavtalsleverantörens paketterminal/-er.

16 Villkoren i Ramavtalet är fastställda och avrop sker enligt rangordning med tre (2) stycken Ramavtalsleverantörer. Detta innebär att Beställaren, utifrån sitt aktuella behov, vänder sig till den Ramavtalsleverantör som är först i rangordningen. Kan denne inte leverera ska nästa Ramavtalsleverantör i rangordningen tillfrågas. I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har Beställaren rätt att kontakta nästkommande Ramavtalsleverantör i rangordningen: - Om Ramavtalsleverantören inte kan tillgodose Beställarens behov av Tjänster, Tilläggstjänster eller leveranstid. 3.2 Steg 4 Teckna kontrakt Nedan beskrivs steg 3 kontraktsteckning KONTRAKTETS GILTIGHETSTID Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid och får aldrig överskrida denna med mer än Statens inköpscentral bedömer att ett avrop från ramavtalet kan ha en löptid om maximalt 48 månader. Kontraktet ska ha tecknats inom ramavtalets giltighetstid men fullgörandet kan ske även efter att ramavtalet har upphört. KONTRAKTSVILLKOR Vid avrop ska Allmänna villkor gälla mellan myndigheten och leverantören. Se ramavtalets huvudtext och Allmänna villkor. Därutöver måste även en specifikation (det vill säga överenskommen omfattning av leveransen/tjänsterna samt funktionella och andra krav) upprättas och bifogas kontraktet mellan myndighet och ramavtalsleverantör.

17