Juridikpass om avtalsstruktur och ändamålsenlighet

Transkript

1 Juridikpass om avtalsstruktur och ändamålsenlighet Axel Krantz, Petra Edenfeldt, Karl Ekman & Sebastian Svartz Sid 1

2 Inledande disposition Avtalsrelation Ramavtalets uppbyggnad Huvuddokument, utvalda rubriker Avtalshandlingars inbördes ordning Allmänna villkor: Varor/Tjänster/IT Vad skiljer Huvuddokument och Allmänna villkor.

3 Avtalsrelation Statens inköpscentral, Kammarkollegiet Ramavtal Ramavtalsleverantör Avropsberättigad myndighet

4 Ramavtalets uppbyggnad Huvuddokument Säkerhetsskyddsavtal Personuppgiftsbiträdesavtal Allmänna villkor

5 Rubriker i Huvuddokumentet på Statens inköpscentral 1. Ramavtal 2. Definitioner 3. Avtalshandlingar 4. Ramavtalets ikraftträdande, löptid och upphörande 5. Avropsberättigade 6. Kontaktpersoner 7. Meddelande 8. Ändringar, tillägg och tolkningar 9. Parternas förhållningssätt 10. Ramavtalsleverantörens åtagande 11. Information om Ramavtalet 12. Underleverantörer 13. Återförsäljare 14. Varor/Tjänster 15. Förändring av sortimentet/varor/tjänster 16. Priser 17. Avrop 18. Försäljningsredovisning och administrationsavgift 19. Redovisning av statistik 20. Uppföljning 21. Avtalsbrott och påföljder 22. Överlåtelse av Ramavtalet 23. Tvistelösning och tillämplig lag 24. Elektronisk signatur

6 Rubriker i Huvuddokumentet på Statens inköpscentral 1. Ramavtal 2. Definitioner 3. Avtalshandlingar under rubrik: 3.2 Handlingarnas inbördes ordning 4. Ramavtalets ikraftträdande, löptid och upphörande 5. Avropsberättigade 6. Kontaktpersoner 7. Meddelande 8. Ändringar, tillägg och tolkningar 9. Parternas förhållningssätt 10. Ramavtalsleverantörens åtagande under rubrik 10.2 Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet 11. Information om Ramavtalet 12. Underleverantörer 13. Återförsäljare 14. Varor/Tjänster 15. Förändring av sortimentet/varor/tjänster 16. Priser 17. Avrop 18. Försäljningsredovisning och administrationsavgift 19. Redovisning av statistik 20. Uppföljning 21. Avtalsbrott och påföljder 22. Överlåtelse av Ramavtalet 23. Tvistelösning och tillämplig lag 24. Elektronisk signatur

7 Avtalshandlingars inbördes ordning Handlingarna kompletterar varandra. Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning: 1. Skriftliga ändringar eller tillägg till Huvuddokumentet 2. Huvuddokument 3. Skriftliga ändringar eller tillägg till Bilagor 4. Bilagor 5. Förfrågningsunderlag 6. Kompletteringar och förtydliganden till Ramavtalsleverantörens anbud 7. Ramavtalsleverantörens anbud med bilagor

8 Ramavtalsleverantörens åtagande, Uppfyllande av krav och avtalad kvalitet Ramavtalsleverantören och de Varor/Tjänster som omfattas av Ramavtalet ska under hela Ramavtalets löptid uppfylla de i Ramavtalet ställda kraven. Ramavtalsleverantören ansvarar för att de Varor/Tjänster som omfattas av/ingår i Ramavtalet uppfyller ställda krav och att de utvärderingskriterier Ramavtalsleverantören uppfyllde vid anbudsutvärderingen uppfylls under hela Ramavtalets löptid samt att avtalad kvalitet kännetecknar alla Varor/Tjänster som tillhandahålls under det att Ramavtalet respektive Kontrakt är i kraft. Tillhandahållande av Varor/Tjänster ska utföras med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt.

9 Ramavtalsleverantörens åtagande, Avropssvar Ramavtalsleverantören ska alltid svara på en Avropsförfrågan. I de fall Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda/offerera/leverera efterfrågad Vara och/eller Tjänst ska Ramavtalsleverantören meddela Statens inköpscentral detta samt orsaken till varför Ramavtalsleverantören inte kan erbjuda/offerera/leverera efterfrågad Vara och/eller Tjänst.

10 Avrop Står om Avrop i Huvuddokumentet som ett eget kapitel. Vilka som är Avropsberättigade. Hur avrop kan ske. Avropsordning Rangordning och Förnyad konkurrensutsättning. Vägledningar - Förvaltningen

11 Avtalsbrott och påföljder Avtalsbrott och rättelse Om Part brister i att fullfölja sina åtaganden som följer av Ramavtal eller vad den andra Parten med fog kunnat förutsätta, föreligger avtalsbrott. Vid avtalsbrott ska Part skyndsamt och senast 30 kalenderdagar efter att det påtalats rätta bristen. Part har därutöver rätt till de övriga påföljder vid avtalsbrott som framgår av denna punkt 21, Avtalsbrott och påföljder

12 Avtalsbrott och påföljder Väsentligt avtalsbrott och vite Om Ramavtalsleverantör, eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar, begår ett väsentligt avtalsbrott utgår vite. Vitet ska utgå med 0,25 % av Ramavtalsleverantörs omsättning på Ramavtal de fyra senaste kvartalen för varje påbörjad sjudagarsperiod som avtalsbrottet kvarstår. Om fyra kvartal inte förlöpt ska beräkningen baseras på en beräknad omsättning för fyra kvartal baserat på de kvartal som har förflutit sedan Ramavtal började löpa. Oavsett beräkningssätt ska dock vite aldrig utgå med mindre än SEK eller mer än SEK per inträffat väsentligt avtalsbrott.

13 Upplägg påföljder Avhjälpande/Rättelse Skadestånd Hävning/Uppsägning Vite normerat skadestånd KöpL:s systematik och principen om fullföljandet av avtalet.

14 Allmänna villkor Ramavtalsleveranörens allmänna åtaganden - RAL ansvarar för att Varor ( ) uppfyller krav uppställda i Kontrakt och Ramavtal, - RAL ska ( ) kontinuerligt informera Avropsberättigad om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka utförandet av Kontrakt Fel i Vara - RAL ansvarar för att Varorna ( ) uppfyller avtalade krav ( ) Allmänna villkor ställer krav på Avropsberättigad att själv specificera sitt behov och kravställa detta inom ramen för Ramavtalet.

15 Vad skiljer Huvuddokument och allmänna villkor? Huvuddokumentet Träffar och reglerar avtalsrelationen i stort, dvs samtliga avrop som görs under ramavtalets livslängd. Sätter den yttre ramen för Avropsberättigads valmöjlighet. Reglerar även parternas förhållningssätt mot varandra mellan avrop. Allmänna Villkor Träffar och reglerar den kommersiella avtalsrelationen i det enskilda avropet/kontrakt. Nära kopplat till Kontrakt där Avropsberättigad närmare har specificerat det enskilda avropets kravkatalog.

16 Vad skiljer Huvuddokument och allmänna villkor? Huvuddokumentet Uppföljning/Revision: - I syfte att kontrollera att RAL uppfyller sina åtaganden enligt Ramavtal. - Vite kan utgå om SIC vid revision finner att RAL brustit i sina åtaganden. Allmänna Villkor Uppföljning: - I syfte att säkerställa att RAL uppfyller de krav som uppställs i Kontrakt. - Felansvar kan aktualiseras.

17 Hur uppnår vi ändamålsenliga kontrakt? Sid 17

18 Känner vi vårt behov? Förstudie - Metod för kravfångst - Marknadsundersökning Effektiva, relevanta och kontrollerbara krav Kravtyp rätt krav på rätt ställe Sid 18

19 Kravtyper enligt LOU Formella krav Kvalificeringskrav (10 11 kap.) Tekniska specifikationer (6 kap. 2-3 ) (upphandlingsföremålet) Särskilda kontraktsvillkor (6 kap. 13 ) Utvärderingskriterier (12 kap.) Sid 19

20 Är vi överens om vad som ska levereras? Hur får vi en ändamålsenlig kravställning - Huvudregeln är att myndigheten står risken för objektbeskrivningen/kravformuleringen - Möjlighet att fördela risken? Ska krav ställas på funktion eller som teknisk beskrivning? Är resultatet mätbart? Sid 20

21 Vilken funktion fyller kontraktsvillkoren? Syftet med kontraktsvillkoren är primärt att skapa struktur i kontraktsrelationen och att fördela potentiella risker mellan parterna. Typiska klausuler som fördelar kostnader/placerar risk: - Vite - Skadestånd - Ansvarsbegränsningar - Optioner Se till branschpraxis för benchmark Sid 21

22 Vad är kostnaden? Priset för kontraktet behöver stå i förhållande till kostnaden för att minska risken för brister i leveransen. Priset bör inkludera kostnader för: - Avropsobjektet - Kontraktsvillkor, samt - Transaktionskostnader Budget förhållande till kostnad Sid 22

23 Hur säkerställer vi ändamålsenligheten? Kontrakt - Tydligt avropsföremål - Lämpliga kontraktsvillkor - Pris satt efter kostnad Uppföljning - Dedikerade resurser samt rutin för säkerställande av kontraktsefterlevnad - Uppföljningsmekanism i kontraktet Sid 23

24 Sid 24 Frågor?

25 Sid 25 Tack!