RAMAVTAL FÖR MOLEKYLÄRBIOLOGISKA ARTIKLAR, AVROPSINSTRUKTION

Transkript

1 Avropsinstruktion 1 (6) Upphandlingsenheten RAMAVTAL FÖR MOLEKYLÄRBIOLOGISKA ARTIKLAR, AVROPSINSTRUKTION 1.1. Introduktion Uppsala universitet har genom ett samarbete med Karolinska Institutet getts möjlighet att avropa på deras ramavtal för molekylärbiologiska artiklar. Detta dokument är till för anställda vid Uppsala universitet som köper/avropar från ramavtalet samt för ekonomiskt ansvariga. Det mesta av innehållet i detta dokument är valda delar ur avtalet som är viktiga att känna till vid avrop Information Detaljerad information om respektive avtal och prisbilagor finns på upphandlingens hemsida (CAS-inloggning krävs) Frågor Under avtalstiden kan beställare och ekonomiskt ansvariga kontakta ansvariga vid upphandlingsenheten, Katrin Österlund (ankn.1706, e-post. Katrin.Osterlund@uadm.uu.se) och Maria Andersson (ankn. 2505, e-post maria.e.andersson@uadm.uu.se) Avtalsparter Köpare: Karolinska Institutet och Uppsala universitet, Leverantörer: AH Diagnostics, Applied Biosystems, BioRad, Fisher Scientific, GE Healthcare, Invitro, Invitrogen, Lonza, Nordic Biolabs, Nordic Biosite, Orion Diagnostica, PerkinElmer, Promega, Qiagen, Saveen&Werner, Sigma-Aldrich, Techtum och VWR Avtalsperiod Avtalsperioden sträcker sig från till och med med möjlighet till förlängning i år Omfattning Produktområden med fast pris Leverantörerna har angivit fasta priser på produkter inom följande områden: enzym, nukleotider, storleksmarkörer, molekylärbiologiska kit, mm (se respektive leverantörs prisbilaga).

2 2(6) Övrigt sortiment Leverantörerna har angivit rabattsatser (se avsnitt 1.16) på övriga produkter inom området som inte har fast pris Nya produkter Till produktsortimentet tillförs kontinuerligt nytillkomna produkter enligt avtalets anda Avrop/beställning 1. Avrop får göras av Uppsala universitets samtliga institutioner, enheter och bolag med åberopande av respektive avtal. 2. Avtalsnummer (=referensnummer) anges vid beställning (se avsnitt 1.16). 3. Vid avrop där det är särskilt angeläget att leverans måste ske på utsatt tid, s.k. kritisk leverans, åligger det beställaren att avisera detta vid avropstillfället. 4. Ramavtalsleverantörer skall väljas där det är möjligt med hänsyn till verksamheten. 5. Alla avrop sker i konkurrens mellan ramavtalsleverantörerna under avtalstiden. Konkurrensen sker med avseende på pris där produkter bedöms likvärdiga ur kvalitets- och behovssynpunkt. Bedömningen görs av respektive institution/motsv. 6. Vid prisjämförelser skall hänsyn tas till hela beloppet d.v.s. priset på produkten, inklusive rabatter och fraktkostnader Avrop av flera produkter Vid avrop av flera produkter samtidigt skall prisjämförelsen ske på totalkostnaden för samtliga produkter per inköpstillfälle. Se exemplet i tabellen. Kostnad i SEK Leverantör A Leverantör B Leverantör C Leverantör D Enzym Z har ej produkten 400 PCR kit Q har ej produkten Storleksmarkör BP har ej produkten Fraktkostnad Kostnad för CO 2 is Summa Summa kostnad för billigast köp d. v. s från leverantörerna C och D SEK I detta exempel är det ekonomiskt mest fördelaktigt att avropa de tre produkterna från leverantör C och D.

3 3(6) Orderbekräftelse Avrop med leverans påföljande arbetsdag erfordrar ingen orderbekräftelse. I annat fall skall orderbekräftelse med leveranstid alltid tillställas beställaren Leveransvillkor Leverantören skall leverera beställt gods med märkt följesedel, enligt beställning. Följesedel skall vara i två ex varav ett skall följa med godset. Se sammanställning av leverantörernas leveransvillkor i avsnitt Leveranstider Leveranstider är i enlighet med respektive avtal (se respektive avtal). Om leverans ej sker på överenskommen tid äger Uppsala universitet rätt att annullera ordern alternativt returnera produkterna. Alla kostnader i samband med returfrakten skall betalas av leverantören. Vid försening där beställaren vid avropsstillfället aviserat kritisk leverans och leveranstiden är bekräftad, äger Uppsala universitet rätt till full kostnadstäckning Säkerhetsdatablad Till de produkter som enligt gällande lagstiftning skall vara försedda med säkerhetsdatablad åligger det leverantören att ta fram dessa. Säkerhetsdatabladen bör levereras i pdf-format till e-postadressen kemia@uadm.uu.se varje gång en beställning effektueras. Säkerhetsdatabladet bör levereras på svenska och engelska i två separata pdf-filer. Vidare bör säkerhetsdatablad levereras till beställarens institution/motsvarande första gången en produkt beställs eller vid varje effektuerad beställning, såvida inte beställaren skriftligen avstår Priser och rabattsatser 1. Priser, rabatter och avgifter angivna i respektive avtal skall gälla för Uppsala universitet. Priser och rabatter som är fördelaktigare för Uppsala universitet än de avtalade får dock förekomma. 2. Priser och rabattsatser anges i leverantörernas produktprisbilagor (se: 3. Priserna anges i SEK exklusive gällande mervärdesskatt. 4. Priserna är fasta i 12 månader från avtalsstart. 5. Rabatt dras på gällande listpris. 6. Rabattsatsen gäller under hela avtalsperioden. 7. I priserna ingår emballage, pallavgift och transportförsäkring.

4 4(6) Prisvariation 1. I större projekt eller kampanj äger leverantören rätt att teckna ge särskilda priser. Priset skall gälla en tidsbegränsad period och innehålla specifik produkt och definierad kvantitet. 2. Vid start av nytt projekt eller vid inköp av stora volymer etc. är det lämpligt att kontakta respektive leverantör för att utröna om möjligheten till förmånliga priser Prisgaranti 1. Vid förändring av pris mellan beställningsdatum och fakturadatum gäller det lägsta av priserna vid leveransdatum. 2. En sänkning av leverantörens listpriser under avtalsperioden skall komma beställaren tillgodo omgående Allmän prisjustering 1. Angivna priser gäller ett år, efter förhandling (mellan KI och leverantör) kan en justering ske (enligt i avtalet angiven formel). 2. Vid eventuell avtalsförlängning kan priserna justeras efter förhandling. 3. Prishöjningar därutöver, får ske först efter förhandling med KI. 4. Prissänkningar får alltid ske omedelbart Fakturering 1. Fakturering får ej ske före mottagen leverans. 2. Avtalsnummer skall anges i fakturan om det angetts vid beställning. 3. Beställande person skall anges. 4. Nettopris och/eller rabatt samt listpris skall klart och tydligt anges i fakturan. Betalningsvillkor 1. Betalning skall ske inom 30 dagar efter godkänd leverans samt mottagen avtalsenlig faktura. 2. Räntesatsen vid ev. för sen betalning skall vara enligt räntelagen, d.v.s. motsvarande Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. 3. Villkoret gäller även för fakturor som avser dröjsmålsräntor. Uppsala universitet står endast för bankavgifter i Sverige. 4. Betalning skall ske till plusgiro, bankgiro eller IBAN-nummer. 5. Checkbetalning godtas ej.

5 5(6) Supply center Om Supply center (t.ex. enzymfrys) erbjuds av leverantören skall separat avtal tecknas med respektive institution/motsvarande eller intendentur (BMC, Rudbecklaboratoriet, m.fl.). Avbeställning Uppsala universitet äger rätt att annullera vara som ingår i leverantörens standardsortiment två arbetsdagar före beräknad leveranstid. Varor som ej ingår i leverantörens standardsortiment kan endast annulleras efter godkännande av leverantören. Reklamation 1. Reklamation skall avges inom skälig tid från att fel har upptäckts. Före retur skall efter överenskommelse mellan parterna leverantören kontaktas för erhållande av referensnummer. Reglering skall ske genom utbyte till felfri vara omgående eller genom kreditering av motsvarande belopp inom 30 dagar. 2. Transport och emballagekostnader skall betalas av leverantören. Betalning av gods innebär ej godkännande av gods. Förpackningar som öppnas senare skall alltid kunna returneras vid fel eller brist om varan ingår i leverantörens standardsortiment. Varor med begränsad hållbarhet, t ex kyl- och frysvaror kan ej reklameras efter hållbarhetstidens utgång. Återköp ej reklamation 1. Återköp av felbeställda varor i obruten förpackning görs inom en period om 30 dagar från leveransdag för varor som ingår i leverantörens standardsortiment. 2. Varor som ej är standardsortiment eller varor med begränsad hållbarhet eller för Uppsala universitet speciellt uppmätta mängder återköpes endast efter godkännande av leverantören. Före retur skall leverantören kontaktas för erhållande av returnummer. Reglering sker genom kreditering avfakturerat varuvärde. Returen skall ske till leverantörens lager. Transport- och emballagekostnader skall betalas av Uppsala universitet. 3. Uppsala universitet skall ansvara för att transportföretaget erhåller korrekt transportdokumentation. Uppföljning/redovisning Leverantören skall en gång årligen, på eget initiativ, redovisa genomförda leveranser till respektive institution/motsvarande vid Uppsala universitet. Redovisningen lämnas till upphandlingsenheten vid Uppsala universitet.

6 6(6) Sammanställning av leveransvillkor Leverantör Avtalsnr. Rabattsater Fraktfri gräns Fraktkostnad Torris Snabb leverans Farligt gods Avgift i svenska kronor AH Diagnostics 8050/UF-1 5 % Applied Biosystems 8050/UF-2 0 % BioRad 8050/UF-3 12 % Fermentas 8050/UF-4 0, 10 % / Fisher Scientific 8050/UF-5 30 % GE Healthcare 8050/UF-6 15, 20 % Speditörens prislista Invitro 8050/UF-7 5 % 3000 Invitrogen 8050/UF-8 0, 10, 35 % Lonza 8050/UF-9 5, 20 % 1000 Nordic Biolabs 8050/UF-10 0, 8,15 % Enligt prislista Nordic Biosite 8050/UF % Beror på produkt och leverantör Orion Diagnostica 8050/UF % 1000 PerkinElmer 8050/UF-13 0 % 530 (order < (order ) 5000 Promega 8050/UF-14 0 % Qiagen 8050/UF % 275 Speditörens prislista Saveen & Werner 8050/UF-16 0, 8, 10, 15 % Sigma 8050/UF-17 0 % Techtum 8050/UF-18 0, 15 % 2000 VWR 8050/UF-19 15, 26 %