Handledning. För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster UH 2010/16. Version

Transkript

1 Handledning För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster UH 2010/16 Version

2 Innehåll 1. Inledning 1 2. Bilagor 1 3. Avtalets omfattning 1 4. Leverantörer 2 5. Ordlista 2 6. Dokument 2 7. Lagen om offentlig upphandling 3 8. Avropsprocessen 3 Information från Leverantörerna marknadsundersökning 3 Avropsförfrågan 3 Anbudets giltighetstid 4 Anbudsöppning 4 Utvärdering 4 Tilldelning 4 Avtalstecknande 4 9. Utvärderingskriterier Sekretessförbindelse Gemensamma köp Efterföljande projekt vid förstudie Avtalstid 5 Optioner Hävning Priser 5 Staffling Exklusivitet Leveransavtal för totalt eller delar av behov Uppföljning Kontaktpersoner 6

3 20. Frågor och svar 6

4 1. Inledning Denna handledning beskriver hur du avropar på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster dnr UH 2010/16. Handledningen beskriver däremot inte arbetet med att utreda behov och krav på system och tjänster. Målet är att denna handledning ska ge dig lättillgänglig och korrekt information om hur du genomför ett avrop med förnyad konkurrensutsättning utan att behöva läsa ramavtalet och dess bilagor. Kom ihåg att alltid rådgöra med din lokala kontaktperson vid ditt Lärosäte, se bilaga Bilagor 1. Mall för Avropsförfrågan, 2. Mall för Leveransavtal, 3. Kontaktpersoner vid Lärosäten, 4. Krav på Leverantörerna och deras tjänster, 5. Utvärderingsmodeller med exempel, 6. Mall för utvärderingsrapport, 7. Kompetensklassning för konsulter, 8. Leverantörer, 9. Leverantörernas prislistor, 10. Underleverantörer och 11. Mall för anbudsöppning. 3. Avtalets omfattning Avtalstiden är Förmedlingscentralerna kan förlänga avtalet med som längst ett år. Avtalet omfattar: resurskonsulter, det vill säga förstärkning av befintlig personal, projekt, det vill säga att Leverantören åtar sig att konstruera ett system eller en tjänst, programvara som Leverantör har ensamrätt på den svenska marknaden eller själv har utvecklat, installation och driftsättning av utvecklade system, dokumentation av system, utbildning och support på utvecklade system och andra utbildningar som Leverantörerna erbjuder. Avtalet omfattar inte: outsourcing, bemanningstjänster, serviceavtal för hårdvara, kontorsprogramvara eller andra volymprogramvaror, e-handelssystem, upphandlingssystem och till dessa tillhörande tjänster eller Avtal inom statlig inköpssamordning gällande utbildning och programvara. 1

5 4. Leverantörer Förmedlingscentralerna har tecknat avtal med följande sju Leverantörer: Cybercom Group AB, Frontwalker AB (tidigare IT-arkitekterna), Fujitsu Services AB, Know IT AB, Metamatrix AB, Proffice AB och Softronic AB (tidigare Modul 1) 5. Ordlista Anbudsgivare Avrop Ansvarig upphandlare Avropsförfrågan Beställare Förmedlingscentral Leveransavtal Leverantör som lämnar anbud. Beställning, i detta avtal används förnyad konkurrensutsättning, se p 8 nedan. Den som genomför avropet. Dokument med formalia kring avropet samt kravspecifikation för tjänst/produkt. Det/de Lärosäten som genomför avrop/beställning. Förmedlar varor och tjänster till andra Lärosäten. De utformar självständigt (eller tillsammans med kund) beställningar och bistår med rådgivning. Avtal som tecknas med en eller flera Leverantörer efter genomförd Avropsförfrågan. Leverantör Leverantör inom ramen för detta avtal, se p 4 ovan. Lärosäte 6. Dokument Lärosäte som är berättigat att använda detta avtal. Till detta dokument hör mallar för Avropsförfrågan (bilaga 1) och Leveransavtal (bilaga 2). Mallarna innehåller instruktioner om vilken information Ansvarig upphandlare ska skriva in i respektive mall. Lärosäte ska använda mallarna för att avropet ska bli korrekt samt att Leverantörerna ska känna igen sig vid avrop. Ramavtal med bilagor omfattar kravspecifikation med krav på Leverantören och deras tjänster, avropsberättigade Lärosäten, prislistor och garanti- och licensvillkor. Ramavtalen finns tillgängliga på ditt Lärosäte. Ramavtalet baseras i huvudsak på IT- och telekomföretagens Avtal 90. Ska du avropa ett projekt rekommenderar vi att du skaffar ett exemplar av avtalet. Avtalet är licensierat och beställs från 2

6 7. Lagen om offentlig upphandling För att uppfylla kraven enligt lagen om offentlig upphandling är det viktigt att följa de s.k. grundläggande principerna för offentlig upphandling. Detta innebär i detta fall: Proportionalitet att ställa krav som är proportionella i förhållande till Ansvarig upphandlares/lärosätets behov och krav, Likabehandling att behandla alla Leverantörer lika, exempelvis att de ska få samma information vid samma tillfälle och Transparens öppenhet om exempelvis på vilket sätt utvärderingskriterierna kommer att värderas. Hela avropsprocessen omfattas av absolut sekretess. Det innebär att: innehållet i Avropsförfrågan är sekretessbelagt till dess att Leverantörerna fått förfrågan skickad till sig och innehållet i anbud, vilka som lämnat anbud och antal anbud är sekretessbelagt till dess att Lärosäte valt Leverantör (kallas kontraktstilldelning) eller att avropet avbrutits. Vi rekommenderar att Ansvarig upphandlare protokollför eller på annat sätt dokumenterar besök, förtydliganden, kompletteringar och frågor och svar. 8. Avropsprocessen Avropet görs enligt följande steg: 1. Information från Leverantörerna, 2. Avropsförfrågan, 3. Anbudsöppning 4. Utvärdering, 5. Tilldelning och 6. Avtalstecknande. Avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning (FKU), vilket betyder att Ansvarig upphandlare ska göra en förfrågan till de Leverantörer som har möjlighet eller har kompetens att utföra den tjänst som Ansvarig upphandlare/lärosätet efterfrågar. Information från Leverantörerna marknadsundersökning Kontakta Leverantörerna innan avrop i syfte att undersöka om de kan leverera den konsult eller det uppdrag/resultat du efterfrågar. Kontakt ska ske skriftligt eller muntligt men Leverantörernas svar ska ske skriftligt för att undvika missförstånd. Dokumentera resultatet från undersökningen - det är Ansvarig upphandlare som har bevisbördan om förfrågan felaktigt ställts endast till en eller några av Leverantörerna. På grund av sekretess är det är viktigt att inte delge Leverantörerna den slutgiltiga kravspecifikationen vid marknadsundersökningen. Ställ istället allmänna frågor. Leverantörerna får ansluta ytterligare underleverantörer under avtalets löptid efter godkännande från avtalsansvarig. Avropsförfrågan Använd mallen för Avropsförfrågan. I den finns instruktioner om vilken information som krävs. Skicka förfrågan till de Leverantörer som kan utföra den tjänst ni efterfrågar med en kopia till din lokala kontaktperson. E-postadresser till Leverantörerna finns i bilaga 4, Leverantörer. Anbudstiden ska vara rimlig i förhållande till tjänstens omfattning och utförande, dock minst tio arbetsdagar. 3

7 Det är alltid Leverantörerna som ska lämna anbud, aldrig deras underleverantörer. Anbudets giltighetstid Vi rekommenderar minst tre månaders giltighetstid för anbud. Vid överprövning förlängs anbudstiden automatiskt till dess att ärendet avgjorts. Komplicerade tjänster/uppdrag kan också kräva längre tid för utvärdering. Kom ihåg att en eventuell överprövning kan dra ut på tiden. Anbudsöppning Anbuden ska öppnas samtidigt av två personer vid en tjänsteförrättning. Det finns riktlinjer om anbudsöppning på ditt lärosäte. Utvärdering Utvärderingen ska följa den utvärderingsmodell ni valt samt de kriterier ni valt att utvärdera. Inga kriterier får tillkomma eller tas bort. Dokumentera utvärderingen i en utvärderingsrapport, se bilaga 6 för mer information. Tilldelning När utvärderingen är genomförd och den visat vilken Leverantör som enligt kriterierna har det bästa anbudet sker tilldelning. Samtliga Anbudsgivare ska samtidigt meddelas vem ni avser tilldela kontraktet. Enklast sker detta genom att skicka ett e-postmeddelande till samtliga Anbudsgivare med en kopia till din lokala kontaktperson. Bifoga utvärderingsrapporten. Det är möjligt att ändra ett beslut innan avtalstecknande, exempelvis om det skulle visa sig att utvärderingen innehåller någon felskrivning eller ett fel som fått till följd att man tilldelat fel leverantör kontrakt. Kom ihåg att kräva att samtliga Leverantörer skickar kvitto på att de mottagit tilldelningsmeddelandet. Avtal får tecknas tidigast efter en s.k. tiodagarsfrist. Den löper tio dagar med början dagen efter den dag samtliga anbudsgivare tagit emot tilldelningsmeddelandet. Det är möjligt att teckna avtal dagen efter tiodagarsfristen löper ut. Exempel: om man skickar tilldelningsmeddelande den första januari löper tiodagarsfristen ut den elfte, den tolfte kan man teckna avtal. Om den tionde dagen är en helgdag förlängs fristen till nästa vardag. Fristen finns till för att anbudsgivare ska kunna begära rättning i utvärdering alternativt begära överprövning i förvaltningsdomstol. Avtalstecknande Använd mallen för leveransavtal, bilaga 2. Den beskriver vad du behöver ange i varje enskilt avrop. 9. Utvärderingskriterier En grundläggande princip är att utvärderingskriterier är tillåtna att använda så länge de har en tydlig koppling till det som ska köpas samt uppfyller de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Läs mer om principerna under p. 7 ovan. 4

8 Tänkbara kriterier: Utförande o Genomförande av tjänst/uppdrag o Tidigare genomförda projekt genom referenstagning Pris o Enskilda priser o Total kostnad inkl ex underhåll Vi rekommenderar att du kontaktar din lokala kontaktperson eller en upphandlare om du har frågor kring utvärdering. 10. Sekretessförbindelse Om tjänsten kräver att konsulten eller Leverantören skriver under en sekretessförbindelse rekommenderar vi IT-företagens sekretessförbindelse, vilken kan köpas från Gemensamma köp Flera Lärosäten kan gå samman och göra en gemensam beställning av ett uppdrag eller resurskonsulter. Vill ett Lärosäte köpa ett system eller en tjänst som ett annat Lärosäte utvecklat direkt från Leverantören måste Lärosätet finnas med i det avtalet. 12. Efterföljande projekt vid förstudie Vid förstudie som resulterar i ett systemutvecklingsprojekt, väljer Lärosäte om denne vill: 1. anlita samma Leverantör som utförde förstudien eller 2. genomföra en ny FKU. Har den Leverantör som utfört en förstudie en uppenbar fördel av att utföra förstudien, får denne inte genomföra projektet, under förutsättning att detta är angivet i beställningen av förstudien. Ange i förfrågan för förstudien ange vilket alternativ som gäller. 13. Avtalstid Ett Leveransavtal får ha en giltighetstid som sträcker sig även efter ramavtalets giltighetstid. För projektuppdrag kan avtalet gälla till dess att projektet är avslutat. För resursuppdrag bör avtalet inte gälla längre än sex månader efter ramavtalets upphörande. Optioner Vi rekommenderar att lägga till optioner på förlängning oavsett om de ska användas eller inte, eftersom det kräver en aktiv handling att förlänga avtalet innebär optionen ingen risk för Ansvarig upphandlare/lärosätet, bara fördelar. 14. Hävning Både Ramavtalet och Leveransavtalet innehåller hävningsklausuler för att skydda både Beställare och Leverantör. 15. Priser Samtliga priser i avtalen är takpriser, det vill säga de högsta priser som Leverantör får debitera. Leverantör får sänka sina priser vid förnyad konkurrensutsättning. 5

9 Staffling Vissa Leverantörer har lämnat en rabatt vid större köp, vilket ger ett procentuellt avdrag per timme. Rabatten gäller endast om Lärosäte garanterar en volym som överensstämmer med någon av kategorierna nedan. Rabatten är indelad i tre kategorier enligt omfattning: tkr, tkr och tkr och uppåt. Avräkning sker per timme, det vill säga priset justeras ned enligt rabattsatsen. Se även bilaga 7, prislistor. 16. Exklusivitet Utgångspunkten vid beställning av projekt är att Lärosäte har en exklusiv och i tiden obegränsad rätt till resultatet inklusive rätten att vidareutveckla resultatet med hjälp av tredje part. Vill du att andra villkor ska gälla måste detta anges i Avropsförfrågan. Lärosäte kan också dela utvecklingskostnaden för ett projekt med andra Lärosäten. 17. Leveransavtal för totalt eller delar av behov I de allra flesta fall omfattar ett Leveransavtal endast kortare resursförstärkning eller enstaka projekt. Det är möjligt att efter förnyad konkurrensutsättning teckna ett omfattande Leveransavtal med en Leverantör för att täcka in Lärosätets totala eller delar av behov av både resursförstärkning och/eller projekt. Lärosäte väljer själv hur många Leveransavtal det ska teckna. Det är däremot inte tillåtet att teckna ett Leveransavtal som innebär att Leverantörerna konkurrensutsätts på något sätt. 18. Uppföljning Avtalsansvarig träffar respektive Leverantör en gång per år för att diskutera utveckling av avtalet. Leverantörerna rapporterar köpt volym i kronor samt antal avropsförfrågningar per Lärosäte en gång per år i samband med detta möte. 19. Kontaktpersoner För avrop, kontakta i första hand din lokala kontaktperson, se bilaga 3. För frågor kring avtalet: Jens Holmström Avtalsansvarig Uppsala universitet jens.holmstrom@uadm.uu.se 20. Frågor och svar Fråga: Kan ett Lärosäte gå med i ett Avrop i efterhand, det vill säga att Leveransavtal är tecknat och att ett Lärosäte som inte står med i avtalet får köpa tjänster/produkter av Leverantören? Svar: Det beror på volymen är den under gränsen för direktupphandling kan ett enskilt Lärosäte fråga Leverantören om det kan ingå i avtalet, i annat fall ska samtliga Beställare finnas med i både Avropsförfrågan och Leveransavtal. Fråga: Det finns priser för offshorekonsulter i Leverantörernas prislistor. Kan Leverantörerna själva välja om de ska offerera sådana? Svar: Det beror på om tjänsten måste utföras hos Beställaren. Om Leverantören har för avsikt att använda sig av offshore-konsulter måste det framgår av dess anbud. 6

10 Fråga: Får man frångå de villkor som framgår av ramavtalet? Svar: Nej, avtalstexten är dels till för att skydda Beställarna samt att Leverantörerna har lämnat anbud under förutsättning att dessa villkor gäller. 7