VÄLKOMMEN Frukostmöte

Transkript

1 VÄLKOMMEN Frukostmöte Kort om ramavtalen Kort om en metodik Offentlig sektors erkänt ledande konsult vid förändring och utveckling av verksamhet med hjälp av IT Oberoende konsultbolag Kombination av IT-management och upphandling IT-styrning och verksamhetsutveckling Ledande experter med erfarenhet och metodik Innovativa konsultteam med seniora konsulter Offentliga sektorns behov Attraktivt företag för kompetenta konsulter 2 Om Sentensia Sentensias erbjudande Grundat år 2000 Personalägt Leverantörsoberoende Positivt resultat alla år Högsta kreditvärdighet 3 4 1

2 Kunder ett urval Dagens agenda Presentationsrunda : - sammanfattningsvis om - ett exempel på arbetssätt och metodik Frågor och svar 5 6 Föredragande Kammarkollegiets nya ramavtal som vi ska se på idag: C Göran Norlén, seniorkonsult Tord Schultz, seniorkonsult Klient - Datorer, Läsplattor, Bildskärmar och Tunna klienter (2012) Servrar, lagring samt närliggande produkter och tjänster

3 Klient: Allmänt Klient: Rangordning Region 7 5 återförsäljare/region (inga tillverkare) Regioner : 1-5, 6 och 7 1-6: Förnyad konkurrensutsättning ( 2kk ), Ramavtalen gäller till med upp till 36 månader förlängning, nya allmänna villkor 7: Rangordnat, Ramavtalen gäller till med upp till 24 månaders förlängning, Totalt 44 ramavtal (region 1-7) Liten bärbar 3 leverantörer 1 modell var Mellanstor bärbar 3 leverantörer 1 modell var Mac Böök 3 leverantörer 1 modell var Stationära 3 leverantörer 2 modeller var Läsplattor 2 leverantörer 3 modeller var Bildskärmar Avrop endast via ramavtal region 1-6 Tunna klienter Avrop endast via ramavtal region 1-6 Enbart i ramavtalet angivna produkter/modeller kan avropas I ramavtalet angivna tjänster och tillbehör kan avropas 9 10 Klient: 2kk - Region 1-6 Klient: 2kk - Region 1-6 Stationära datorer Bärbara datorer Ruggade datorer Läsplattor Tunna klienter Bildskärmar All-In-1 produkter Inte: Skrivare, skrivartillbehör, Smart Phones Tillbehör till datorer och bildskärmar Not: Saknas (texter om) tillbehör till läsplattor och tunna klienter Produktnära tjänster (exempel): - Webb-shop - service, support, underhåll - märkning, rekonditionering - konsultstöd: Utbildning, anpassning av hårdvara, rådgivning

4 Server: Allmänt Server: Innehåll 8 leverantörer: 3 återförsäljare (ÅF), 5 tillverkare Endast förnyad konkurrensutsättning ( 2kk ) Avtal 18 månader med upp till 30 månader förlängning, Nya allmänna villkor, kravkatalog Från 1 augusti 2012 Tillverkare har rätt att delegera leveranser till ÅF Inte rätt be ÅF svara på avropsförfrågan Skyldighet svara på avropsförfrågan Servers Lagringslösningar inkl. Backup/Restore Tillbehör Produktnära tjänster, exempel: installation service, support, underhåll analys och design utbildning energioptimering insamling av uttjänt hårdvara Server: Två sorters avrop Server: Komplettering vad är det? Kompletteringar System Enstaka avrop av specifik hårdvara Möjligt ange Fabrikat X eller likvärdig Krav på kompatibilitet och integration Nulägesbeskrivning Specificera tekniska och funktionella krav Ej alternativa avropssvar

5 Ramavtalen skillnader mot tidigare Att göra som Sentensia ser på det Viktigast: Ej specifika ramavtalstexter betr. krav Fiktiva avrop har använts Skall- och börkrav i avrop ska baseras på kravkatalog i vägledningen Nya allmänna villkor Andra konkurrensutsättning Leveransavtal, kontrakt Före ett avrop: Förstudie, analys, nuläge och leverantörsdialoger Arbete med kravfångst och kravspec, SLA, etc. Fastställa: Beslut om typ av avrop Betalningsmodell, viten, etc. När ska man betala? Former för leveranskontroll och godkännande Utvärderingsmodell Om ett utkast på leveransavtal ska bifogas avropsförfrågan Frivillig avtalsspärr Tips från Coachen - Kammarkollegiet Vad anser KK att man som beställande myndighet särskilt ska beakta: Vägledningen Kravkatalogen Allmänna villkoren Bifoga en nulägesbeskrivning Fokusera på funktionell nivå inte på detaljer Ange villkor för integration/kompatibilitet Leveransavtal Annat leveransavtal/kontrakt för service/support Skälig tid för svar Sammanfattning del 1 - förberedelser Typ av avrop Hur ska kravfångst ske Genomförandeplan (enkel), påminnelse om sekretess Val av dokumentstruktur Val av utvärderingsmodell Hantering/val av avtalsspärr Kommunikationsmetoder sekretess Frågor och svar Öppning av avropssvar och utvärdering Tilldelningsbeslut (vem, hur, vad, när) eller avbryta

6 DEL 2 21 Sentensias metod för komplexa avrop vid förnyad konkurrensutsättning En processmodell som bland annat innehåller momenten: Analys av behov (tekniska, funktionella, formella) Kravfångst Beslut eller val som erfordras Prismodell för betalning Genomgång av vägledning, kravkatalog och allmänna villkor Dokument i avropsförfrågan Dokument i avropssvar Dokument i leveransavtalet Utskick, frågor och svar Öppningsprotokoll Utvärderingsmodell, -protokoll, dokumentation Kriterier för tilldelningsbeslut Avtalstecknande Diariehantering m fl. 22 Dokument (exempel) 1. Dokument (exempel) 2.?

7 Dokument (exempel) 3. Leveransavtal? Om tilldelning och utvärderingsmodeller Kriterierna för tilldelning ska framgå av avropsförfrågan Lägsta pris ekonomiskt mest fördelaktiga Utvärderingsmodellen ska beskrivas i avropsförfrågan Samtliga bör-krav bör poängsättas direkt i svarsbilagan Priser bör/kan delas upp i kategorier, t ex: Produkter, produktnära tjänster (för att senare hamna i leveransavtalets prisbilaga) Varukorg, typiskt innehållande alla produkter och tjänster under 24 månader Om inte lägsta pris: Viktning sker dels på bör-krav och dels på priser med olika procentsatser per delområde i förfrågan Flera olika utvärderingsmodeller finns Olika utvärderingsmodeller Exempel på bör-krav och poängsättning Poängsättning av pris / Kvotberäkning Mervärdesmodell Förutbestämt pris

8 Exempel på viktning av huvuddelområden Exempel på poängsättning av huvuddelområden Exempel på att Knyta Ihop Säcken Öppningsprotokoll Direkt korrelerad till Svarsbilagan, dvs. Bilaga 1 i förfrågan/svaret

9 Utvärderingsprotokoll Skall-krav Utvärderingsprotokoll Bör-krav, osv. Direkt korrelerad till Svarsbilagan, dvs. Bilaga 1 i förfrågan/svaret Direkt korrelerad till Svarsbilagan, dvs. Bilaga 1 i förfrågan/svaret Utvärderingsprotokoll Resultatet 35 Sammanfattning del 2 metod för avrop Sentensia har arbetat fram arbetssätt att använda ett minimum antal dokument för komplexa/omfattande/ större avrop som ska leda till ett eller flera leveransavtal Dokumenten ingår som en del i den metod (process) Rimlig tid för hela processen från förstudie och kravfångst till avtal är cirka 3-6 månader för komplexa avrop Avgörande för resultatet är förstudier och kravfångst samt strukturella beslut i början av processen Att ta fram utkast till dokument går ganska snabbt, processen att arbeta med och bekräfta innehållet tar mest tid 36 9

10 Friskrivning Detta material utgår från Sentensias tolkning av förutsättningarna i dessa ramavtal. Materialet är inte någon del i Sentensias kundspecifika rådgivning varför Sentensia frånsäger sig ansvaret för fel eller ev. kostnader som beror på användning av detta material, samt för att informationen i alla delar är korrekt, aktuell, fullständig eller laglig eller konsekvenserna av att någon använder råd och anvisningar i materialet. KONTAKT Adress: Sentensia Q AB Bibliotekstorget Solna Tel: Webb: E-post: info@sentensia.se 37 STORT TACK FÖR VISAT INTRESSE 38 10