AVROPSFÖRFRÅGAN FRÅN RAMAVTAL E-FÖRVALTNINGSSTÖDJANDE TJÄNSTER 2010

Transkript

1 SOCIALFÖRVALTNINGEN TILLSTÅNDSENHETEN AVROPSFÖRFRÅGAN DNR /2013 SID 1 (9) AVROPSFÖRFRÅGAN FRÅN RAMAVTAL

2 SID 2 (9) 1. Allmänt 1.1 Avropande enhet Avropande enhet är Tillståndsenheten vid Socialförvaltningen i Stockholms stad. Tillståndsenheten är i dagsläget belägen på Swedenborgsgatan 20 på Södermalm i Stockholm. För kontakt gällande denna avropsförfrågan hänvisas till enhetschef Anders Häregård på alternativt Ramavtal Denna avropsförfrågan avser avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster Ramavtal med bilagor samt förfrågningsunderlag utgör underlag för kommande leveransavtal samt denna avropsförfrågan. 1.3 Leveransavtalstid Leveransavtalet kommer att gälla från , eller så snart som möjligt efter detta datum, och för en period om tre (3) år med möjlighet till förlängning av leveransavtalet i ett (1) år. 1.4 Leverans och leveranskontroll Beräknad första giltighetsdag för leveransavtalet är eller snarast efter detta datum. Avtalad leveransdag kan efter tilldelning av leveransavtal justeras till att börja gälla 30 dagar efter leveransavtalets första giltighetsdag eller vid en senare tidpunkt, dock senast 90 dagar efter leveransavtalets första giltighetsdag. Leveranskontroll regleras i leveransavtalet med utgångspunkt i villkoren i ramavtalet med bilagor. 1.5 Tidpunkt och formkrav för svar på förfrågan Svar på avropsförfrågan skall vara Tillståndsenheten i Stockholms stad tillhanda senast För sent inkommet anbud bedöms inte. Anbudet skall vara fullständigt avseende att besvara ställda skall-krav och lämna efterfrågade uppgifter. Tänk på att inkomma i god tid med eventuella frågor. Frågor skall ställas skriftligt till. Frågor som ställs senast kommer att besvaras senast Svar på eventuella frågor kommer att kommuniceras med samtliga ramavtalsleverantörer per e-post. Om ingen annan e- postadress har meddelats Tillståndsenheten kommer svaren att skickas till samma e-postadress som avropsförfrågan skickades till. Anbudet skall vara skrivet på svenska och samtliga priser anges i svenska kronor. Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudgivaren, dokument med namnteckning skannas in.

3 SID 3 (9) Anbudet skall vara läsbart i MS Office 2007 eller i PDF-format samt lämnas i elektronisk form till E-postmeddelandet skall ha rubriken Anbud e-förvaltningsstödjande tjänster och innehålla all begärd information. Anbudet skall vara giltigt till Offentlighet och sekretess Som myndighet omfattas Tillståndsenheten av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär bland annat att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling skall kunna hemlighållas måste stöd härför finnas i Offentlighets- och sekretesslagen. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Tillståndsenheten. Under den tid som upphandlingen pågår är samtliga uppgifter som berör anbud sekretessbelagda. Efter den tidpunkt då beslut om val av leverantör har fattats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av Offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärseller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Anser ni att vissa uppgifter i ert anbud skall sekretessbeläggas måste ni precisera vilka uppgifter det är samt lämna en motivering till på vilket sätt ni skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Vi vill samtidigt framhålla att det är Tillståndsenheten som enligt lagen skall besluta om en uppgift skall sekretessbeläggas. Om Tillståndsenheten beslutar att avslå en begäran om utlämnande av allmän handling kan beslutet dock alltid överklagas till förvaltningsdomstol. 2. Beskrivning 2.1 Allmänt Tillståndsenheten vid Socialförvaltningen i Stockholms stad handlägger ärenden om serveringstillstånd för alkohol på restauranger och på andra serveringsställen. Enhetens verksamhet inrymmer såväl prövning av ansökningar om nya serveringstillstånd som ändringar i och tillsyn över befintliga tillstånd. Enhetens verksamhet styrs främst av alkohollagen, stadens riktlinjer om serveringstillstånd samt förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Tillståndsenheten använder idag verksamhetssystemet Public 360 med anpassningar för att uppfylla verksamhetens behov. Kopplat till Public 360 finns även stadens e-tjänster, där berörda parter kan ansöka om eller anmäla in förändringar i tillstånd. E-tjänstplattformen drivs gemensamt för staden av en extern aktör, det är inte aktuellt att avropa denna del. Däremot byggs

4 SID 4 (9) Tillståndsenhetens version av e-tjänsten samt vidareutveckling av densamma och integrationen till Public 360 av Tillståndsenhetens leverantör. E-tjänsten är integrerad med Public 360 på så vis att metadata och filer från e-tjänsten importeras till Public 360, på motsvarande sätt visas viss metadata från Public 360 i e-tjänsten för behöriga användare. Mer information om Tillståndsenheten finns på vår webbplats: Anledning till aktuellt avrop är att nuvarande leverantörsavtal löper ut. 2.2 Nuläge Tillståndsenheten har i dagsläget ungefär 40 användare av Public 360. Användarna har olika behörighet i systemet beroende på arbetsuppgifter, hälften av användarna har någon av två begränsade behörigheter och den andra hälften har någon av de mindre begränsade behörigheterna. Antalet användare kan variera över tid. En tredjedel av användarna med begränsad behörighet arbetar i kundtjänst för Tillståndsenhetens kunder och sitter i andra lokaler än Tillståndsenheten. De har en begränsad tittbehörighet. Resterande två tredjedelar arbetar som arvoderade inspektörer i Tillståndsenhetens yttre tillsyn, de har enbart behörighet att se sina egna pågående ärenden samt att redigera information och lägga till dokument i dessa ärenden. Övriga 21 användare arbetar i Public 360 under en stor del av sin arbetsdag och har olika behörigheter som handläggare, huvudregistratorer, chefer och administratörer. Public 360 är Tillståndsenhetens verksamhetssystem och används för såväl diarieföring som ärendehantering. Tillståndsenheten använder idag en specialanpassad version av Public 360, vilken är uppbyggd för att tillgodose enhetens behov av att registrera såväl juridiska personer som privatpersoner samt serveringsställen och serveringstillstånd. Serveringstillstånden är upplagda som aktiviteter och är sammankopplade mellan en kontakt och ett serveringsställe. Utifrån serveringstillstånden är det sedan möjligt att följa en tillståndshavares ärenden, serveringstider, anställd ansvarig personal med mera. Tillståndsenhetens användare har, beroende på behörighet, möjlighet att skapa dokument och filer av olika slag, bland annat med hjälp av enhetens mallar vilka i dagsläget är ca 65 stycken. Det är även möjligt att importera filer från e-post eller datorn samt att skapa försättsblad och skanna in filer i ett ärende. Vi skapar även ett större projekt varje år där ca 2000 rapportärenden skapas för att inhämta information från tillståndshavarna och därefter fakturera den årliga tillsynsavgiften baserat delvis på de uppgifterna. Vi skapar även projekt samt inspektionsärenden genom en specialbyggd inspektionsmodul som vi använder för att planera och rapportera resultat av enhetens yttre tillsyn. Vi har sex ärendetyper eller huvudgrupper av ärenden och totalt 47 olika ärendeslag. Till vissa ärenden finns även checklistor och ett arbete med processplaner är under utveckling. Det pågår även projekt

5 SID 5 (9) gällande påkoppling till e-arkiv och till Statens folkhälsoinstituts register i framtiden. Integrationer är byggda med såväl faktureringsprogrammet Agresso som med stadens självservicetjänst. Självservicetjänsten är en egen e-tjänst på stadens gemensamma SOA-plattform. Inloggning, signering och plattform är gemensamma för hela staden och omfattas inte av denna avropsförfrågan. Viss utveckling, support och underhåll av delar av e-tjänsten avseende främst import och export av metadata mellan e-tjänsten och Public 360 ingår dock samt ett samarbete med övriga leverantörer vilka är involverade i e-tjänsten och vid behov kontakt mellan enheten och övriga leverantörer i supportärenden. Ytterligare utveckling av e-tjänsten kan komma att ske under avtalets löptid. 2.3 Behov, specifikationer och volymer Tillståndsenheten avser att fortsätta använda de funktioner och volymer som har beskrivits under rubriken Nuläge ovan. Behov finns av såväl underhåll som support av dagens tjänster samt eventuellt vidareutveckling samt komplettering av desamma inom ramen för aktuellt ramavtal. Beslut om eventuell vidareutveckling alternativt komplettering av tjänsterna kommer att fattas löpande av Tillståndsenheten efter verksamhetens behov och budget. Samråd med leverantören kommer att ske för planering av eventuell vidareutveckling. Tillståndsenheten förutsätter att leverantören har de licenser och eventuella andra rättigheter som krävs för att tillhandahålla tjänsterna till Tillståndsenheten. Licenskostnaden för 2013 är betald till nuvarande leverantör. 3. Utvärdering och prövning 3.1 Utvärdering av svar Denna avropsförfrågan genomförs som en förnyad konkurrensutsättning. Tillståndsenheten kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet med hänsyn till nedan angivna utvärderingskriterier. Prövning och utvärdering av anbud kommer att ske i två steg, skall-kravsprövning och utvärdering av bör-krav samt pris. De leverantörer som uppfyller skall-kraven går vidare till utvärdering av bör-krav och pris. Kriterier för tilldelning av leveransavtal efter skall-kravsuppfyllande: 1. Kvalitet baserat på svar på bör-krav. Viktning 70 %. 2. Pris baserat på frågorna under rubriken pris nedan. Viktning 30 %. 3.2 Poängskala De sju bör-kraven ger vardera 0-5 poäng. 0 poäng ges om bör-kravet inte är uppfyllt alternativt inte har redovisats. 5 poäng ges när anbudet till fullo anses

6 SID 6 (9) motsvara eftersökt nivå eller kvalitet. Lägre poäng ges i fallande skala i förhållande till bedömd uppfyllandegrad. Bör-kraven ger totalt mellan 0-35 poäng. För pris gäller att lägsta anbud får 5 poäng och övriga får poäng i förhållande till lägsta anbud. Pris bedöms i tre kategorier, vardera kategorin ger 0-5 poäng, totalt kan 0-15 poäng erhållas för pris. Poängen för respektive kriterium summeras. Avtal tecknas med den leverantör varas anbud uppnår högst poäng. 3.3 Skall-krav Leverantören skall uppfylla nedanstående skall-krav samt övriga skall-krav som finns markerade med skall i denna avropsförfrågan. Leverantören skall beskriva hur den uppfyller kraven samt, om det inte tydligt framgår, styrka detta genom bilagor: Leverantören skall tillhandahålla samtliga i denna avropsförfrågan efterfrågade tjänster Leverantören skall ange vilka tjänster eller delar av/kombinationer av tjänster i respektive tjänstekatalog leverantören lämnar anbud på samt, vid behov, utveckla beskrivningen av tjänsterna Leverantören skall beskriva support-, utvecklings- och förvaltningsorganisationen och ge en bild av helhetsåtagandet med kringliggande utrustning och kopplingar till Public 360. Ange hur leverantören arbetar med test- och utvecklingsmiljö, om test- och utvecklingsmiljöer finns tillgängliga hos leverantören, om testmiljö kan tillgängliggöras även på plats hos Tillståndsenheten med mera Samtliga tjänster som ingår i anbudet skall uppfylla de i ramavtalet med tillhörande bilagor och i förfrågningsunderlaget ställda skall-kraven under hela leveransavtalstiden. Särskild dokumentation kring detta skall kunna lämnas på förfrågan från kund under hela leveransavtalstiden, men behöver inte bifogas anbudet. 3.4 Bör-krav Anbudsgivarens konsulter bör ha kompetens och erfarenhet av konfiguration, installation, anpassningar, integration, driftplanering, driftsättning, testning och utbildning avseende införande, drift, utveckling och support av e-förvaltningsstödjande tjänster. Ange på vilka kompetensnivåer 2-4 som ni disponerar konsulter som i huvudsak arbetar med ovanstående frågor samt som står till Tillståndsenhetens förfogande om ni vinner upphandlingen. Ange även antal konsulter på respektive nivå som beräknas ingå i uppdraget hos Tillståndsenheten. För kriterier på kompetensnivåer, se bilaga A1 Definitioner. Poäng ges för högsta erbjudna kompetensnivå minus 1, dvs. kompetensnivå 4 ger 3 poäng osv. Tillägg på

7 SID 7 (9) 1 poäng ges om alla tre kompetensnivåerna kan erbjudas eller om fler än en tillgänglig konsult finns på nivå 3, 4 eller 5, det vill säga maximalt 1 tilläggspoäng. Maximal sammanlagd poäng är De e-förvaltningsstödjande tjänsterna bör understödja att kunna överföra inkomna och upprättade handlingar till arkivtjänst, planer finns att i framtiden skicka ärenden till stadsarkivets e-arkiv. Beskriv er lösning för överföring av ärenden till e-arkiv, hur ni arbetar med sekretess, gallring, personuppgifter med mera samt eventuella erfarenheter och referenser från andra kunders e-arkivslösningar. Beskrivning av er lösning ger 0-3 poäng och erfarenheter samt referenser från andra kunder ger 0-2 poäng Leverantören bör ha erfarenhet av att utföra integrationer till och från Public 360 gällande nedanstående områden: E-tjänster för formulär, debiteringsunderlag mot ekonomisystemet Agresso, SIP-paket till e-arkiv. Ingen erfarenhet ger 0 poäng, erfarenhet från ovanstående områden ger 1 poäng per område. Erfarenhet från samtliga områden ger 1 tilläggspoäng, erfarenhet från samtliga områden från minst tre kunder ger ytterligare 1 tilläggspoäng Leverantören bör ha tidigare erfarenhet av drift, underhåll och utveckling av tjänsterna hos andra kunder. 0 poäng ges vid ingen tidigare erfarenhet av drift, underhåll och utveckling hos andra kunder. 1 poäng ges vid erfarenhet hos 1 kund, 2 poäng ges vid erfarenhet hos 2-3 kunder, 3 poäng ges vid erfarenhet hos 4 kunder eller fler. Ytterligare 1 poäng ges vid erfarenhet från drift och underhåll av kundspecifika anpassningar. 1 tilläggspoäng ges vid erfarenhet från utveckling av kundspecifika anpassningar. Totalt ges 0-5 poäng Leverantören bör kunna tillhandahålla samtliga tjänster snarast möjligt efter leveransavtalets första giltighetsdag och se till att samtliga konsulter som anlitas till uppdraget, samt relevanta ledningsfunktioner hos leverantören, uppnår tillräcklig kunskap om Tillståndsenhetens anpassningar i Public 360 samt övriga integrationer till Public 360 för att kunna utföra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. 0 poäng ges om ovanstående villkor inte kan uppfyllas alls eller senare än 90 dagar efter leveransavtalets första giltighetsdag. 1 poäng ges vid uppfyllande enligt angivna villkor inom dagar, 2 poäng ges vid uppfyllande enligt angivna villkor inom dagar, 3 poäng ges vid uppfyllande enligt angivna villkor inom dagar, 4 poäng ges vid uppfyllande enligt angivna villkor inom dagar, 5 poäng ges vid uppfyllande enligt angivna villkor inom 30 dagar.

8 SID 8 (9) Leverantören bör erbjuda möjlighet till support under helgfri vardag. Beskriv er kundsupport såväl gällande vem/vilka hos kund som får kontakta supporten, svarstider, tid för felsökning och åtgärd, öppettider, kontaktvägar samt kompetensen hos personalen i kundtjänst, ange kompetensnivå utifrån definitionerna i bilaga A1 om möjligt, beskriv annars kompetensen. Kompetensen anges dels utifrån utbildning och/eller erfarenhet av kundtjänst, support alternativt utbildning samt dels utifrån erfarenhet och/eller utbildning i aktuella tjänster. Högst poäng ges till den leverantör som erbjuder högst kompetens, enklast kontaktväg, snabbast felsökning och åtgärd samt mest flexibel tillgänglighet till kundsupport och som beskriver kundtjänststrukturen och eventuell flexibilitet på ett tydligt sätt. 0-5 poäng Leverantören bör kunna erbjuda möjlighet till gemensam inloggning till samtliga tjänster med hjälp av användarens användar-id. Beskriv hur er lösning för inloggning till tjänsterna fungerar, om användaren behöver logga in flera gånger för att få tillgång till samtliga delar av tjänsten och integrationerna, om möjlighet finns att använda den inloggning med tjänstekort kopplat till användarens användar-id i staden som användaren använder för att logga in på sin tjänstedator eller om separat inloggning krävs till Public 360 samt integrationer. Beskriv även hur det påverkar en användare om han/hon har flera behörigheter i systemet, om det krävs inloggning för att växla mellan behörigheterna etc. 0-5 poäng. 3.5 Pris Pris för support och underhåll skall anges i anbudet. I anbudet skall anges vilka tjänster ur respektive tjänstekatalog alternativt kombinationer av dessa som ramavtalsleverantören lämnar anbud på samt total kostnad för dessa tjänster för enhetens samtliga användare. Ange om ytterligare kostnad tillkommer för nya användare, vad den kostnaden blir samt hur många nya användare kostnaden avser. Kostnad för licenser och övriga rättigheter skall ingå i priset. Specificera hur många timmars support som ingår i priset samt ange timkostnad för ytterligare supporttimmar. Ange om tillhandahållande av utvecklings- samt systemtestmiljö hos leverantör samt testmiljö hos Tillståndsenheten ingår i priset eller om det tillkommer. Ange i förevarande fall prisuppgift för tilläggskostnad. Ger totalt 0-5 poäng Pris för konsultkostnad per timme för utveckling och styrning av utvecklingsprojekt skall anges separat i anbudet. I samband med detta skall även konsulternas kompetensnivå enligt ramavtalets Bilaga A1 redovisas, ange om kostnaden är olika beroende på konsulternas kompetensnivå samt vilken kompetensnivå som beräknas användas i normal utveckling. Ger 0-5 poäng.

9 SID 9 (9) Pris för support och underhåll av befintliga anpassningar skall anges separat uppdelat i pris per timme. Tillståndsenheten är medveten om att ett exakt pris inte är möjligt att lämna för leverantörer som inte är insatta i enhetens specifika anpassningar. Genom att ange extra kostnad för anpassningarna per timme i anslutning till testning, uppgradering samt ordinarie support och underhåll utöver ordinarie kostnad är avsikten att få en rättvisande bild av kostnadsläget. Ger 0-5 poäng. Med vänlig hälsning, Anders Häregård, enhetschef Tillståndsenheten