Vår styrka är kombinationen av verksamhetskunnande samt ledande kompetens inom ITmanagement

Transkript

1

2 Sentensia är ett oberoende konsultbolag som levererar verksamhetsutveckling åt offentlig sektor. Vår styrka är kombinationen av verksamhetskunnande samt ledande kompetens inom ITmanagement och upphandling. Jörgen Samuelsson, vd 2 Copyright 2014 Sentensia Q AB

3 Sentensias erbjudande 3

4 Kontakter och samverkan med leverantörer - möjligheter och begränsningar enligt LOU 4

5 När en upphandling ska genomföras har leverantörerna nästan undantagsvis den bästa kunskapen om det som ska upphandlas och hur branschens villkor ser ut 5

6 I det privata utnyttjas det för att fastställa vilka behov som finns, genom presentationer, förhandlingar, RFI och POC etc. Men Upphandlande myndigheter ska följa LOU och dess grundläggande principer 6

7 Hur kan man samverka och ta hjälp av leverantörernas branschkunskap i offentlig verksamhet utan att bryta mot LOU? 7

8 Jag ska prata om. Hur samverkan kan ske i upphandlingens olika faser Och särskilt om POC och RFI 8

9 LOU s grundläggande principer Principerna om: Icke-diskriminering Likabehandling Proportionalitet Öppenhet (transparens) Ömsesidigt erkännande 9

10 Vilka begränsningar ger LOU? Principerna innebär att. En leverantör som verkar i den bransch som ska upphandlas aldrig enskilt får medverka i eller påverka utformningen av förfrågningsunderlag 10

11 Hur kan man samverka i upphandlingens olika faser? Förstudie Framtagande av förfrågningsunderlag Annonsering Utvärdering och tilldelning Under avtalstiden 11

12 Med samverkan menar jag. Olika sätt att dra nytta av leverantörens kunskap och branschkännedom, t.ex. Möten Intervjuer Demonstrationer Work-shops RFI POC 12

13 RFI och POC? RFI Request för Information Att samla in skriftlig information för beslutsfattande eller konkurrensutsättning POC Proof of Concept Demonstration av ett visst koncept eller en produkt för bekräfta funktionalitet eller kravuppfyllnad 13

14 Under förstudien Inga regler i LOU hindrar samverkan under förstudien Men! Förstudien brukar ofta vara en del av kravfångstarbetet Luddigt när förstudien övergår till utformning av förfrågningsunderlag 14

15 Under förstudien Samverkan är ok, förutsatt att inte en enskild leverantör tillåts påverka enskilda krav på ett sätt som begränsar konkurrensen Viktigt att förhålla sig objektiv och behålla helikopterperspektivet! 15

16 Under förstudien, forts RFI och POC bör genomföras så brett som möjligt. Urvalet av leverantörer bör spegla konkurrensen Annonsera gärna! 16

17 Förfrågningsunderlaget (FFU) LOU och de grundläggande principerna styr arbetet och utformningen Nej! Absolut sekretess enligt Offentlighets och sekretesslagen (OSL)? Men arbetet med förfrågningsunderlaget är inte en allmän handling förrän det publicerats 17

18 Förfrågningsunderlaget (FFU) Och! Det skulle bryta om LOU s grundläggande principer att delge förfrågningsunderlaget till en enskild leverantör innan det publiceras. 18

19 Förfrågningsunderlaget (FFU) Alltså! Samverkan bör ske innan det att arbetet med förfrågningsunderlagets utformning startar Gråzon. 19

20 Förfrågningsunderlaget (FFU) FFU på remiss? Är det ok? Ok? Förutsatt att remissen annonseras så att samtliga leverantörer i branschen får möjlighet att påverka? 20

21 Förfrågningsunderlaget (FFU) Men! Hur ska man använda den information som inkommit? Hur säkerställer man likabehandling? 21

22 Under anbudstiden Under anbudstiden är FFU en allmän handling Absolut sekretess gäller för anbud enligt OSL Samverkan är reglerad i LOU genom öppna och skriftliga frågor och svar 22

23 Under anbudstiden Annan samverkan är inte möjlig under anbudstiden Viktigt att tänka på vid utformning av frågor och svar! Inte möjligt att låta en leverantör styra kompletteringar till underlaget eller avbrytande 23

24 Utvärdering Under utvärderingen gäller absolut sekretess för anbud och utvärdering Enligt LOU är det inte möjligt att ge leverantörer möjlighet att påverka utvärderingen. Men! 24

25 Utvärdering Samverkan som en del av utvärderingen? Presentationer Intervjuer POC för att verifiera ska- och bör-krav? Möjligt under förutsättning att OSL och LOU efterlevs! 25

26 Utvärdering D.v.s. Det måste vara tydligt i FFU hur samverkan kommer att ske och hur den kommer att bedömas (principen om öppenhet) Alla leverantörer måste behandlas lika och ges samma möjligheter (principen om likabehandling) 26

27 Utvärdering Samverkan kan aldrig leda till att krav och villkor i FFU eftersätts, förändras eller justeras Lätt att bli efterklok om en POC genomförs under utvärderingen. (mer om det sen) 27

28 Särskilt om RFI RFI (Request For Information) Genomförs som en del av en förstudie för att kartlägga information inför ett beslut om t.ex. upphandling Skriftligt förfarande 28

29 RFI Används för att inhämta information inför beslut t.ex. Marknad och konkurrens Utbud Funktionalitet Möjliga krav och villkor 29

30 RFI T.ex. för att avgöra upphandlingsform eller om avrop är möjligt Eller för att fastställa att vissa krav är möjliga att ställa Eller om viss funktionalitet kan uppnås 30

31 RFI Bra verktyg inför upphandling eller avrop! Alltid bra när skriftligt vid upphandling.. Kretsen av leverantörer som tillfrågas bör spegla konkurrensen eller annonseras 31

32 RFI Bra vid avrop där leverantörerna redan är definierade Viktigt att informationen används på ett likabehandlande och proportionerligt sätt. 32

33 POC POC (Proof of Concept) Praktisk verifiering av krav och funktionalitet på plats Ofta i beställarens miljö (IT) 33

34 POC En utmaning i förhållande till LOU men bör vara ok förutsatt att; Genomförs objektivt Att LOU och de grundläggande principerna för upphandling följs Att sekretess enligt OSL efterlevs Att urvalet av leverantörer speglar konkurrensen eller att förfarandet annonseras, och 34

35 POC Att leverantörerna informeras om förutsättningarna Men! Lätt att påverkas av leverantörens bästa lösning. Svårt att förhålla sig opartisk! Klurigt att navigera i förhållande till LOU och sekretess Ta hjälp av en duktig upphandlare eller en jurist! 35

36 POC Är det ok med POC under utvärderingen för att verifiera ska- och bör-krav? 36

37 Särskilt om POC Ja! Bra för att verifiera krav och utvärdering Men! Svårt att hålla upphandlingssekretessen Lätt att inse begränsningen i kravställningen och lägga in nya krav Lätt att hamna i förhandlingsläge 37

38 Samverkan under avtalstiden Ger LOU några begränsningar för samverkan under avtalstiden? Nej! Förutsatt att avtalet följs och inte utvidgas i strid med LOU Men! 38

39 Samverkan under avtalstiden Annorlunda förutsättningar än i det privata. Var försiktig med: Att bli beroende av en leverantör Samverkan som sträcker sig längre än avtalet Allt för nära relationer med leverantören Jäv, muta 39

40 Samverkan under avtalstiden Samverkan med leverantören under avtalstiden är avgörande för ett bra avtal! För att följa upp att avtalet följs För att enkelt kunna föra upp och åtgärda problem För att utveckla avtalet 40

41 Samverkan under avtalstiden Tänk på: Samverkan under avtalstiden ska vara en del av kravställningsarbetet under upphandlingen/avropet. Ställ inte fler och mer långtgående krav än ni kan efterleva själva! 41

42 Samverkan under avtalstiden Kräver tid och resurser! Viktigt med en modell som är anpassad efter: Behoven Föremålet och omfattningen på avtalet Organisationen 42

43 Samverkan under avtalstiden Organisationen Finns rollerna i organisationen? Kan man utkräva rollerna från andra sidan? Har organisationen möjlighet att möta behovet? 43

44 Generellt om samverkan under avtalstiden Kostsamt både för beställare och leverantör! Viktigt att inte blir en papperstiger! 44

45 Kontakt Adress: Sentensia Q AB Bibliotekstorget 8, 2 tr. SE Solna Tel: Webb: E-post: info@sentensia.se 45