Offentlig upphandling för företag

Transkript

1 Offentlig upphandling för företag

2 Agenda Inledning Inköp i Botkyrka kommun Grunder i offentlig upphandling Praktiska tips för att lyckas affärer i offentlig sektor Lag om e-faktura till offentlig sektor 1 april 2019 Mer information om offentliga inköp Avslutning

3 Offentlig upphandling

4 Inköp i Botkyrka kommun

5 Vår vision Framtidens Botkyrka är en inspirerande plats full av möjligheter. Genom kontraster, kreativitet och nyfikenhet skapar vi de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid.

6 Om Botkyrkaborna Cirka bor i Botkyrka En av Sveriges yngsta befolkningar medelålder 37 år Sveriges mest internationella kommun Det talas det ca 100 språk och det finns ca 150 nationaliteter Hälften av Botkyrkaborna har utländsk bakgrund En majoritet av Botkyrkaborna med utländsk bakgrund är födda i Sverige

7 Vi finns till för människorna och företagen i Botkyrka Varje dag gör vi verksamhet för: 5000 barn i förskolan ungdomar i grundskolor och gymnasieskolor 975 medborgare i hemtjänsten 450 invånare i äldreboenden 180 invånare i gruppboende 2100 vuxna i utbildning Varje år levererar vi: 6,7 miljoner m3 vatten 230 dricksvattenprover 500 bygglov 1000 sommarjobb

8 Fakta inköp i Botkyrka Kommun 2,3 miljarder per år Minst leverantörer ca fakturor per år Mer än 100 upphandlingar per år ca 400 ramavtal ca 700 avtal i avtalsdatabasen Bemanning Entreprenader Fastighetsunderhåll It och telekom Sociala tjänster Livsmedel Vård- och omsorgstjänster Persontransport er Kontors- och skolmaterial mm

9 Kort om vår inköpspolicy Helhetssyn för kommunens bästa Affärsmässighet och tillvarata förtroendet Ta tillvara konkurrensmöjligheter De upphandlade ramavtalen ska användas Konkurrens vid direktupphandlingar Verka för en hållbar utveckling (ekonomisk, social och miljömässig) Följa upp avtal och leverantörer Ansvar ska fastställas i organisationen Upphandlings- och inköpspolicy Riktlinjer för inköp och upphandling

10 Upphandlingsenheten ansvarar för kommunens upphandlingar Kategoriansvar Processutveckling Inköpssystem (på gång) Uppföljning & internkontroll Samordnad varudistribution Sysselsättningsvillkor inom upphandlingar Projektkontor

11 Vad värdesätter vi Respektera både upphandlare och konkurrenter Uppträd juste och ärligt Sök dialog Tro på att vi gör vårt bästa

12 Grunder om offentlig upphandling

13 Upphandling handlar om att: Ett behov skall tillgodoses Skapa och tillvarata konkurrens på marknaden Göra bra affärer som gynnar båda parter och dessutom att: Hushålla med skattemedel Minimera risken för korruption Underlätta/stödja handel över gränser

14 Vad styr upphandlingar och inköp Lagen om offentlig upphandling (LOU) Konkurrenslagen Sekretesslagen Avtalslagen Upphandlingspolicy Regler & rutiner

15 Principer för offentlig upphandling Icke-diskriminering. Likabehandling. Ömsesidigt erkännande. Proportionalitet. Öppenhet. Sekretess Jäv

16 Upphandlingsformer och tröskelvärden Över tröskelvärdet (över 1,9 mkr) Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog Under tröskelvärdet (under 1,9 mkr) Förenklat förfarande Urvalsförfarande Direktupphandling (upp till 587 tkr)

17 Praktiska tips att lyckas med affärer i offentlig sektor

18 En offentlig upphandling från A till Ö Beskriva behov Analysera marknad Ta fram upphandlingsdokument 1 månad i normalfallet 2-3 månader i komplexa fall. 35 dagar vid öppen upphandling Valfritt vid förenklat förfarande Annonsera upphandling Ta fram anbud Utvärdera anbud och ta beslut 2 veckor vid lägsta pris 1 månad vid annan utvärderingsmodell 10 dagar Avtalsspärr Startmöte

19 Hur komma in i offentlig sektor Förbered företaget Hitta affärsmöjligheter Var redo att lämna anbud Undersök marknaden Samarbeta med andra Kontakta upphandlingsen heten Marknadsför dina produkter Kommunens webbplats och andra kanaler Bevaka upphandlingsdatabaser Svara på direktupphandlingar Förbered ert startpaket Ta del av gamla avtal och liknande upphandlingar Är det intressant för oss?

20 Ett startpaket för att lämna anbud Ekonomisk ställning Teknisk och yrkesmässig kapacitet, cv och intyg Kvalitets- och miljöledning, dokument Referenser, referensobjekt Produktbeskrivningar

21 Tips för att lämna bra anbud Var aktiv i upphandlingen Ta del av upphandlingsdokumenten direkt Ställ frågor om oklarheter Bevaka förtydliganden Lämna ett korrekt anbud Börja arbetet i god tid Säkerställ att ni möter kraven Fokusera på det som efterfrågas Dubbelkolla att allt är med Simulera och testa anbudet

22 Är upphandlingen intressant för er? Är kraven möjliga att uppfylla? Är ni konkurrens kraftiga? Avtalstiden ok? Intressant volym? Intressant kund för er? Passar det geografiska läget? Vettiga avtalsvillkor? Vad händer om vi ej kan leverera?

23 Är det svårt att uppfylla kraven ensam? Det går att åberopa någon annans kapacitet: Samarbeta med en underleverantör Agera själv underleverantör Gå samman i ett konsortie Ibland ställs det formella krav på samarbetet

24 Lämna anbud i tid

25 Undvik fallgroparna Ont om tid Prisdumpning Rätt referenser Slarviga beskrivningar Bilagor saknas Inte undertecknat Reservationer Teknikstrul Försent ställa frågor

26 Vad innebär upphandlingssekretessen? Under upphandling råder upphandlingssekretess Efter tilldelningsbeslut blir anbud, protokoll och beslut offentliga Endast i undantagsfall kan uppgifter i anbud sekretessbeläggas Allmänna handlingar ska lämnas ut skyndsamt Två exempel: 1. Uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör om man tror att leverantören kan lida skada om uppgifterna röjs. CV för nyckelpersoner Beskrivning av arbetsmetoder Detaljerade priser 2. Om det allmänna kan lida skada om uppgifterna röjs.

27 Vad händer när jag lämnat in mitt anbud? Kontroll av formalia Kvalificering av anbud Utvärdering av anbud Avtalsspärr 10 dagar Anbudsöppning Tilldelningsbeslut Avtalstecknande

28 Varför anbudsutvärderingen så lång tid? Kontroller av underlag Inhämtning av referenser Anbudspresentationer Stickprovskontroller och tester Eventuella förtydliganden

29 Fick du inte uppdraget Ta del av tilldelningsbeslut, ställ frågor Uppfyllde du inte ställda krav Förmedlade du inte ditt erbjudande tillräckligt bra Du kan få ut vinnande anbud dra lärdom, få tips och idéer Överprövning skadestånd ta kontakt

30 Börja leverera Sätt dig in kontraktet, sprid det inom ditt företag Håll kontakt med kunden Följ upp dina leveranser möten köp Fakturera rätt Prisjustering och optioner Utvärdera under och efter kontraktstiden Återkoppla om det inte fungerar

31 Lag om e-faktura till offentlig sektor 1 april 2019

32 Lag om e-faktura till offentlig sektor från den 1 april 2019 All offentlig upphandling, oavsett belopp Offentlig sektor ska kunna stödja ny europeisk faktura (PEPPOL), gamla format funkar Krav att leverantörer enbart skickar e-faktura, för avtal ingångna efter att lagen träder i kraft Vite kan utdömas av myndigheten DIGG

33 Mer information om offentliga inköp

34 Tips om mer stöd och information Offentlig upphandling i allmänhet E-handel i offentlig sektor Ny lag om e-faktura 1 april

35 Peter Norén Upphandlingschef Sofia Forsman Ekman Kategoriansvarig IT