Enskilda dialogmöten. Innehåll METODER FÖR TIDIG DIALOG

Transkript

1 METODER FÖR TIDIG DIALOG Enskilda dialogmöten I enskilda dialogmöten träffar den upphandlande myndigheten en leverantör åt gången inför en kommande upphandling. Syftet är att inhämta information för att sedan kunna utforma en upphandling som ger bästa möjliga resultat. Här får du tips på hur du kan gå tillväga. Du får även råd om sådant som är viktigt att veta och bra att komma ihåg. Innehåll Fördelar med enskilda dialogmöten Så här gör du Vad säger lagen om enskilda dialogmöten?

2 Fördelar med enskilda dialogmöten Enskilda dialogmöten med leverantörer kan vara lämpligt om du behöver fördjupad information för att förstå enskilda lösningar och upplägg. Då kan du få värdefull information om förutsättningar och utvecklingsmöjligheter för den kommande upphandlingen. Det kan även vara lämpligt om leverantörer inte vill dela med sig av detaljerad information om sina specifika lösningar på den kommande upphandlingen inför andra leverantörer utan enbart i enskildhet. TÄNK PÅ: Innan du väljer att genomföra ett enskilt dialogmöte bör du ha formulerat ett tydligt syfte med mötet. Du bör också ha en klar uppfattning om vad du vill få ut av mötet. Det är viktigt att ha ett öppet sinne och att du lyssnar aktivt och visar att du är nyfiken på deltagarnas tankar och idéer. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 2

3 >> Enskilda dialogmöten kräver noggrann planering och förberedelse << Så här gör du Det finns fem viktiga delar i arbetet med enskilda dialogmöten. Där ingår att förbereda, bjuda in till mötet och att genomföra det. Du behöver även ta hand om resultatet på ett bra sätt och dokumentera det som kommit fram på mötet. FÖRBERED Enskilda dialogmöten kräver noggrann planering och förberedelse för att säkerställa att principerna för likabehandling upprätthålls, och för att leverantören på bästa sätt ska kunna ge dig den information som du behöver. Därför är det är viktigt att du kan beskriva upphandlingens mål och verksamhetens behov på mötet. Det hjälper leverantören att förstå vad verksamheten vill uppnå, samtidigt som det hjälper dig att åstadkomma en konstruktiv dialog wwpå lika villkor. BJUD IN Skicka inbjudan till respektive leverantör i tillräckligt god tid för att de ska hinna förbereda sig. Inbjudan bör innehålla en mötesagenda där verksamhetens behov och målbild framgår. Innan mötet bör leverantörerna även få eventuellt material och presentationer. Vilka ska bjudas in? Vilka leverantörer du ska bjuda in styrs av ditt syfte med mötena och det resultat som du har fått fram av förberedelserna. I inbjudan har du också möjlighet att skriva vilka roller och funktioner från leverantörerna som bör delta. Det är viktigt att de som kommer till mötet har rätt typ av kunskap och kompetens inom den marknad eller om de varor och tjänster som ska diskuteras. Här får du förslag på hur du kan förbereda dig: Klarlägg hur den kommande upphandlingen ska bidra till målen för din organisation. Analysera vilka behov upphandlingen ska tillgodose. Ta reda på vilken kunskap din organisation har inom området för upphandlingen. Fastställ upphandlingens värde utifrån era nuvarande kostnader, tidigare avtal och liknande. Tänk igenom vilken information du behöver hämta in från leverantören. Analysera marknaden för att hitta leverantörer och alternativa lösningar samt för att få insikt om utvecklingen på kort och lång sikt. Det kan ske genom att ta kontakt med branschorganisationer, nuvarande leverantörer eller andra aktörer samt genom att söka information om lönsamhet och nyckeltal på marknaden via exempelvis kreditupplysningsföretag. Det hjälper dig att välja ut vilka leverantörer som ska bjudas in. Ta fram en mötesagenda och förbered frågeställningar och presentationer. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 3

4 Det kan också hända att leverantörer ber om enskilda dialogmöten. Sådana förfrågningar kan komma från leverantörer som tidigare har deltagit i en Request for information (RFI) eller i dialogmöten. För att säkerställa likabehandling och konkurrens är det bra om du har enskilda dialogmöten med så många leverantörer som möjligt. GENOMFÖR Du bör ha en tydlig agenda som du följer under mötet. Den kan till exempel bestå av följande delar: Kort presentation av deltagarna. Syfte och mål med mötet. Information om behov, målbild och förutsättningar för upphandlingen. Tänkbar omfattning och inriktning för upphandlingen. Information om önskade resultat och preliminär tidsplan. Genomgång av och dialog om de aktuella frågeställningarna. Information om hur svaren kommer att hanteras när det gäller offentlighet och sekretess, och hur svaren påverkar det kommande upphandlingsunderlaget. Summering av mötet. Det är också viktigt att planera så att du underlättar dialog. Det kan du påverka till exempel genom att bjuda på något enkelt att dricka eller äta och genom valet av lokal, möblering med mera. Av praktiska skäl kan mötena också genomföras som webbmöten. Längden på mötet påverkas av hur många och vilka typer av frågeställningar som ska tas upp. Ha rätt funktioner på plats För att få en bred förankring i din organisation bör det vara flera roller och funktioner som deltar i dialogmötet. Det är en fördel att ha med företrädare för upphandlingsfunktionen, näringslivsfunktionen samt beslutsfattare eller beställare för de verksamheter som berörs av upphandlingen. Vilka frågeställningar är bra att ta upp? Tydliga och specifika frågeställningar som är kopplade till verksamhetens behov och målbild ökar sannolikheten för en god dialog. Här får du några exempel på vanliga frågeställningar till leverantören under ett dialogmöte: Hur ser utvecklingen och trenderna ut på marknaden och inom det aktuella området? Vilka tankar och förslag har ni för att lösa det aktuella behovet och uppnå målbilden? Kan ni på egen hand uppfylla behoven eller krävs det att ni samverkar med flera aktörer eller över flera branscher? Hur vill ni att samverkan ska se ut och regleras för att säkerställa fördelning av risk? Hur borde en kommande upphandling och affär struktureras? Har ni någon särskild information eller funderingar ni vill skicka med inför upphandlingen? Vad har ni för erfarenheter från andra upphandlingar inom det aktuella området? Hur har andra offentliga eller privata aktörer upphandlat samma eller liknande typer av varor eller tjänster? Vad är kostnadsdrivande i paketering, logistikupplägg eller kravställning för den tänkta varan eller tjänsten? UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 4

5 Om du har kommit längre i din process så kan du ha mer specifika frågeställningar till respektive leverantör. Det här är några typiska frågeställningar som du kan ta upp då: Vilka begränsningar finns det i er lösning? Hur fungerar er lösning hos andra kunder? Hur kan er lösning tekniskt integreras med befintliga system? Hur kan ni lösa logistiken utifrån vår organisations önskemål? TA HAND OM RESULTATET Enskilda dialogmöten kommer till nytta på flera sätt i den aktuella upphandlingen. Här är några exempel: Skapa ett upphandlingsunderlag som bättre uppfyller organisationens mål. Få ökad kunskap inom det område som ska upphandlas. Öka din kunskap om marknaden och marknadens aktörer. Få information om ny teknik, nya lösningar och innovationer på marknaden. Få insikt i hur en affär bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera. Öka marknadens förståelse kring upphandling och upphandlingsprocessen Minska risken att ställa irrelevanta krav. Skapa engagemang och intresse hos leverantörer att delta i den kommande upphandlingen. >> Få insikt i hur en affär bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera << De svar, synpunkter och tankar som kommer fram i dialogmötet kan du använda som underlag för att gå vidare i arbetet med upphandlingen. Du kan också välja att ta initiativ till fler former av dialog utifrån resultatet av mötet. Till exempel kan du bjuda in till dialogmöten med flera leverantörer eller genom att skicka ut en Request for information (RFI) eller en extern remiss. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 5

6 TÄNK PÅ ATT DOKUMENTERA Det är viktigt att dokumentera mötet. Du kan till exempel använda ett protokoll eller ett strukturerat frågeformulär där du noggrant dokumenterar leverantörens svar på dina frågor. Dokumentationen ska hanteras enligt reglerna för transparens, likabehandling och sekretess. Om leverantörerna lämnar in skriftliga svar är huvudregeln att svaren ska betraktas som allmän handling. Det är därför viktigt att du informerar leverantören om att det går att begära kommersiell sekretess om det finns delar av dokumentationen som är känsliga för leverantörens affär. Informera också om att en sådan begäran prövas i varje enskilt fall och att sekretess aldrig kan garanteras. NÅGRA SAMMAN FATTANDE RÅD: Skicka ut mötesagendan och presentationsmaterialet i förväg så att leverantörerna hinner förbereda sig. Ha tydligt formulerade frågeställningar. Gör klart för leverantörerna hur dokumentationen kommer att hanteras med hänsyn till deras eventuella önskemål om sekretess. Försök ha dialogmöten med så många leverantörer som möjligt inte bara med enstaka och inte bara med era nuvarande leverantörer. Håll inte för långa möten risken finns att viktig information missas i mängden och att leverantörer tappar intresset eller inte kan ta sig tid. Anpassa inte den kommande upphandlingen till enskilda leverantörers specifika förutsättningar eller lösningar. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 6

7 Vad säger lagen om enskilda dialogmöten? Dialog är viktigt för att säkerställa en väl genomförd upphandling. Lagstiftningen ger inga begränsningar att föra dialog, snarare tvärtom. Men du bör vara medveten om de grundläggande principerna för offentlig upphandling. De principer som anges i 4 kap. 1 i lagen om offentlig upphandling (LOU) är särskilt viktiga att ta hänsyn till vid dialogmöten, och då i synnerhet principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering. Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton Alla har rätt till samma information Om någon av dem som lägger anbud i upphandlingen har deltagit i förberedelserna av en upphandling ska de andra anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar som har lämnats i det sammanhanget. Det gäller upplysningar som har relevans för upphandlingen. Detta slås fast i 4 kap. 8, LOU. Det är därför viktigt att dokumentera på vilket sätt de enskilda anbudsgivarna har påverkat upphandlingsdokumentationen och att informera de anbudsgivare som inte har deltagit i det förberedande arbetet om att ni har haft dialogmöten inför upphandlingen. VILL DU VETA MER? På vår webbplats hittar du mer material och exempel på hur andra använt sig av enskilda dialogmöten. Ingen får ges orättvis konkurrensfördel Om någon anbudsgivare har fått en otillbörlig konkurrensfördel genom att delta i det förberedande arbetet, till exempel i ett dialogmöte, så kan den uteslutas. Men ni får endast utesluta anbudsgivaren om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. Det står i 4 kap. 8 och 13 kap. 3 punkten 7, LOU. Det kan vara möjligt att avhjälpa en orättvis konkurrensfördel med mindre åtgärder än uteslutning genom att exempelvis sprida information om det förberedande arbetet till andra anbudsgivare. Innan en eventuell uteslutning ska ni alltid ha en dialog med leverantören. Leverantören ska ges möjlighet att visa att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen, om den anser det. Läs mer om upphandling och tidig dialog på upphandlingsmyndigheten.se Har du frågor, hör av dig till vår frågeservice: frageportalen.upphandlingsmyndigheten.se (måndag till torsdag, kl. 9 12) UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 7