Ostrategisk upphandlingsprocess? Gudrun Lind

Transkript

1 Ostrategisk upphandlingsprocess? Gudrun Lind

2 Regeringen Regeringen har i budgetpropositionen för 2009 uppställt som mål att den offentliga upphandlingen ska vara effektiv och rättssäker och ha till syfte att tillvarata konkurrensen på marknaden så att skattemedlen används på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet.

3 Kammarkollegiets uppdrag Kammarkollegiet har den 7 november 2008 givits regeringens uppdrag att utveckla och förvalta ett nationellt upphandlingsstöd. Kammarkollegiet skall verka för att stärka upphandlingens strategiska betydelse för den offentliga verksamheten.

4 Forskningsprojektet Lokal Näringslivspolitik Bör kommunen köpa lokalt trots att det finns billigare alternativ? 75 % nej (ledning) 85 % ja (lokala företag) 54 % ja (medborgare) Andreas Bergh, Nationalekonom, Lunds universitet & Ratio samt Gissur Ó Erlingsson, Statsvet, Centrum för kommunstrategiska studier, Linköpings universitet

5 Dagens Samhälle 20 okt 2009 Vilhelminas kommunalråd Maria Kristoffersson (C) vill köpa mer närproducerad mat. Närproducerat är bra, tycker hon. På så vis stöder kommunen lokala näringslivet och minskar på miljöskadliga transporter. Men lagen om offentlig upphandling då, får man göra så här? Priset ska ju bestämma och hela Europa ska ju få komma med anbud. Vilhelmina tvekar. Men får goda råd av näringsminister Maud Olofsson, kommunalrådets partikamrat. Det är bara att upphandla klokt och precist: Jag vill ha potatis, och tar det slut på skolan ska det vara levererat inom en timme. Så ställer du kraven! Då är det ju väldigt få i Belgien som kan leverera, säger näringsministern.

6 Strategisk upphandling Behovsanalys inför en upphandling Vad ska utföras av den egna produktionen? Vad behöver upphandlas av marknaden? vilka verksamheter vilka förnödenheter till den egna regin Hur påverkar detta upphandlingen? Fler entreprenader? Förändrade volymer? Förändringar i kraven?

7 Upphandlingsprocessen

8 Myndigheters strategiska arbete? Myndigheterna måste på ett tidigt stadium av anskaffningsprocessen involverar verksamhetsnära kompetens Upphandlingspersonalens utbildning Stödja verksamhetsnära inköp

9 Effektiva inköp Den goda affären En ängslan att göra fel leder till en fokusering kring lagtolkning Bryt utveckling mot lägsta pris Mer leverantörsdialog Mera uppföljning God upphandlingskod

10 Pris - kvalitet? Finns olika sätt att utvärdera anbud Lägst pris Med lägsta pris inget samband Hur utvärderas fastpris/rörligt pris/materialkostnad Ekonomiskt mest fördelaktiga Ekonomiskt mest fördelaktiga är mer resurskrävande, men medger möjlighet att utvärdera och prioritera kvalitet.

11 Vad är kvalitet? Hur kan kvalitet mätas? En produkt kan vara mer eller mindre lämpad för användning. Detta har för användaren med kvalitet att göra. En produkts kvalitet kan därför definieras som dess lämplighet för användning. Därför viktigt att stödja beställare och upphandlare att prioritera kvalitet framför lägsta pris Ansvarig för verksamheten måste bestämma vad som är kvalitet

12 Hur kan kvalitet mätas/utvärderas? Ett sätt att göra kvalitet mera gripbart är genom nerbrytning till kvalitetsparametrar prestanda, driftsäkerhet, resurssnålhet (teknik) medicinsk effekt, smak, hållbarhet (medicin) väntetid, kommunikationsförmåga, behandlingsresultat (vård) läge, tysthet, internetuppkoppling (hotell) Kvalitet kräver avtalsuppföljning. Uppföljning måste prioriteras, även om det kräver resurser

13 Höga krav gynnar företagen Högre krav större innovation Högre krav bättre produkter Högre krav bättre lämpat för verksamheten Högre krav mer konkurrenskraftiga företag

14 Valuta för pengarna? Enligt forskning inom Korruptionsprojektet vid Växjö universitet (SvD 10/8-09) är var fjärde kommunpolitiker och högre tjänsteman beredd att bryta mot upphandlingsreglerna. Offentlig upphandling idag ca 17 % av BNP och stiger

15 Kammarkollegiet Arbetar efterfrågestyrt Allt arbete ska ske i samverkan med upphandlande myndigheter och leverantörer Vi tar emot förslag på utredningar och konkreta vägledningar som kan underlätta arbetet för den goda affären för både myndigheter och leverantörer

16 Kammarkollegiet kan hjälpa till med Kammarkollegiet skall söka ge bättre förutsättningar för att hög kvalitet skall kunna prioriteras, Kammarkollegiet ska främja innovations upphandling Kammarkollegiet ska arbeta för att små och medelstora företags anbudsgivning underlättas, Kammarkollegiet ska verka så att upphandlingarna bidrar till en långsiktigt hållbar utveckling.

17 Näringslivspolitik Småföretagen har blivit allt viktigare för både sysselsättningen och den ekonomiska tillväxten i Sverige. För att stödja denna utveckling behövs en näringspolitik som ger goda förutsättningar för att nya företag startas och goda utvecklingsmöjligheter för befintliga företag.

18 Småföretagare Vid utformningen av upphandlingarna bör man beakta att 99 procent av Sveriges företag är små och tänka småskaligt först. Det kan låta märkligt, men endast en dryg fjärdedel (27 procent) av landets småföretag försöker ta del av den offentliga upphandlingskakan, värd ca 500 miljarder kronor. Rätt eller fel så uppfattas offentlig upphandling som krånglig och svår Sagt av Ulrica Dyrke, Företagarnas expert på offentlig upphandling

19 Företagares syn på strategi Upphandlingsprocessen Förfrågningsunderlagens utformning Oproportionerliga och irrelevanta krav i upphandlingar Tydlighet och enkelhet efterfrågas Dialog och uppföljning!

20 Kammarkollegiet har.. Genomfört en Kvantitativ kartläggning 1000 FFU annonserade under perioden Ca: 35 % bortfall (AB Svensk Byggtjänst) 652 kartlagda med fokus på struktur och rubriksättning Nationell databas för valfrihetssystem Ett stort antal problem identifierade

21 Exempel på olika ordning på rubriker

22 Begreppsförvirring ADMINISTRATIVA VILLKOR Upphandlingsföreskrifter, Administrativa föreskrifter, Upphandlingsförfarande, Genomförande, Administrativa villkor, Föreskrifter, Bestämmelser, Anbudsgivning, Krav på anbudet, Anbudsförutsättningar, Formella krav, Allmänna krav, Förutsättningar för avgivande av anbud, Anbudet, Allmänna förutsättningar för anbudet, Anvisningar till anbudsgivaren, Upphandlingsförutsättningar, Upphandlingsformalia, Upphandlingsvillkor, Administration, Anbudsgivning, Bestämmelser, Upphandlingsregler, Anbudsanvisningar

23 Begreppsförvirring ANBUDSUTVÄRDERING Utvärdering, Utvärderingskriterier, Värderingsgrunder vid prövning av anbud, Bedömningskriterier, Anbudsutvärdering, Utvärderingsfas, Utvärdering av anbud, Utvärderingsförfarande, Prövning av anbud, Utvärderingsprincip, Anbudsutvärdering, Anbudsutvärdering, Anbudsprövning, Prövning av, Villkor för tilldelning, Anbudsbedömning, Bedömning av anbud, Bedömning av anbudsgivare och anbud, Värderingsgrunder vid prövning av anbud, Kvalificering, Tilldelning av kontrakt, Kriterier för antagande av anbud, Anbudsform och utvärderingskriterier, Prövning av Anbudsgivare, Utvärderingsförfarande, Ekonomisk mest fördelaktiga

24 Avtalsuppföljning utifrån ett leverantörsperspektiv Leverantörer efterfrågar uppföljning på avtal Varför ställa krav som inte följs upp (exempel på viteskrav som aldrig följs) Har kommunen kontroll över avtalen? Avtalstrohet även hos beställaren?

25 Genomförandeplan Dialogmöten från Lund till Luleå Påbörjade aktiviteter Enhetlig struktur förfrågningsunderlag Upphandlingsstod.se Vägledning hemtjänst Utvärdering/utveckling av nationella databasen, valfrihetswebben Standardiseringsarbete

26 Alltid öppna för reflektioner, förslag och funderingar på vad vi kan hjälpa till med