Bättre upphandling av livsmedel

Transkript

1 Bättre upphandling av livsmedel Upphandling 24 seminarie 29/ Nils Berntsson, Marknadsdirektör Martin&Servera 1

2 Martin & Servera: Mat, dryck, utrustning, koncept och tjänster Martin & Servera är Sveriges ledande restaurang- och storköksspecialist. Martin & Servera-gruppen bildades den 1 januari 2012, som ett resultat av fusionen mellan Martin Olsson och Servera R&S. Martin & Servera ägs gemensamt av Axel Johnson AB och familjen Oldmark. 2

3 Martin & Servera-gruppen Martin & Servera Restaurangdistribution Specialistföretag Cashar Restaurangtjänster Servera Grönsakshallen Sorunda Martin Olsson Cashar MOR Online Martin Olsson Fällmans Kött Guldportalen Matsäljarna RP Frukt Food Spider Konservkompaniet Restaurangutbildning Dalbergs Gross Service-gruppen Strandbolaget Riab Heselius 3

4 Vi levererar till hela restaurang och storköks marknaden Privata restauranger Privata kedjor Fast food & caféer Offentliga kunder Allt ifrån korvkiosken till operakällaren 4

5 Ansvarsfullt företagande En naturlig del i Martin & Serveras företagskultur Vi arbetar systematiskt och långsiktigt med frågor som kvalitetssäkring och socialt ansvar Ett ständigt pågående arbete i hela organisationen 5

6 Detta bör du tänka på för att göra en bra livsmedelsupphandling! 6

7 Måltidsupplevelsen Säker mat Näringsriktig mat Den goda affären Bra råvaror God mat 7

8 Offentlig upphandling av livsmedel Nuläge Onödiga kostnader Osäkerhet Överprövningar Risk för osund konkurrens Brister i verifiering och uppföljning av ställda krav Risk för att upphandlare inte får Det som faktiskt efterfrågats/köpts 8

9 För oss handlar det om tre viktiga principer Likabehandling för oss som leverantör Sund konkurrens på lika villkor Ansvarsfullt företagande och långsiktighet 9

10 10

11 Positiva händelser och trender Insikten om nödvändigheten av verifiering och uppföljning i offentlig upphandling Branschens samarbete med Miljöstyrningsrådet för verifiering och uppföljning Branschgemensamt projektarbete Hösten 2011 Initiativ till lösningar verifiering och uppföljning Branschgemensamma workshops

12 DABAS som informationsnav för upphandlingskrav kan bli en del av lösningen för verifiering och uppföljning? DABAS kompletteras med Upphandlingskrav/kriterier: Generella krav MSR:s samtliga förekommande kriterier Dabas Leverantör/producent Ansvarar för att info= MSR kriterier är korrekt Kan på begäran styrka krav med producentintyg etc. Kommun Behov FFU Prod specifikation Produkt 1 xxxxx MSR krav 1 MSR krav 2 Grossist/producent Anbud Position 1 Position 2 Position 3 Ställer systematisk krav med bindande avtal på underleverantör/produce nt Miljö Socialt ansvar Uppförandekod Djuromsorg 12

13 Positiva händelser och trender Producenter som har insett vikten av de nya kraven/kriterierna 13

14 Positiva händelser och trender Återkallning av bristfälliga tilldelningsbeslut Insikt om att tilldelningsbeslut inte uppfyllt ställda krav Exempel Värmdö Kil Forshaga Karlshamn 14

15 Positiva händelser och trender Starkare fokus och efterfrågan på kvalitet 15

16 Positiva händelser och trender Ökande e-handel bidrar starkt till effektivitet och förutsättningar för bra uppföljning Pris- och artikellista Order Orderkvittens Kunder Orderavvikelse Leveransavisering Martin & Servera Faktura 16

17 Upphandlingsprocessen 17

18 18

19 Förstudie Analys Upphandlingsprocessen Kammarkollegiets vägledning för kontraktsuppföljning modifierad av NB Definiera behov Utforma förfrågningsunderlag FFU och kravspecifikation FFU Kvalificera leverantörer och utvärdera anbud Verifiering att anbud uppfyller ställda krav som grund för tilldelningsbeslut Tilldeln beslut Analysera och rapportera uppföljning Utvärdera upphandling Tecknat kontrakt Identifiera vad som skall följas upp Ta fram preliminär uppföljningsplan Fastställa uppföljningsplan Genomföra uppföljning Avsluta kontrakt Dokumen tation Genomföra Uppföljnings aktiviteter Avvikelse? Nej Ja Hantera avvikelser 19

20 Pris, sortiment och kvalitet vem bestämmer? Producenten Grossisten Politikerna Upphandlarna Gästen Vad och vem avgör kvaliteten? Kost policy och budget Krav urvalskriterier Exempel Klippans kommun: Utvärderingskriterier Vid utvärderingen av anbuden kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas med hänsyn taget till följande kriterier: Kvalitet 35 % Sortiment 20 % Service 15 % Miljö 15 % Pris 15 % 20

21 Välj en kravnivå som organisationen verkligen klarar Miljöstyrningsrådet ger bra vägledning 21

22 Tio goda råd 1. Klargör verksamhetens behov 1. Dialog med politikerna vilka är de viktigaste och hanterbara behoven? 2. Fastställ en måltids/kost policy 2. Säkerställ verksamhetens förutsättningar kunskap och kapacitet 3. Ta upp en dialog med potentiella leverantörer och diskutera krav 1. Vad är rimligt? Vad är praktiskt hanterbart? 4. Tänk uppföljning redan i FFU ta hjälp av Kammarkollegiets handledning 5. Gör en uppföljningsplan innan FFU skickas ut 6. Verifiera ställda krav innan tilldelningsbeslutet 7. Se till att informationen om ny upphandling och villkor tränger ut i hela organisationen 8. Följ avvikelser systematisk dokumentera 9. Börja använda elektronisk handel om ni inte redan gjort det 10. Bjud in leverantören till löpande dialog och uppföljning 22

23 EKO logiskt och miljömärkt en viktig del i offentlig hållbar upphandling 23

24 Ekomatsligan kommuner & landsting klarar 25% ekologiskt (källa Ekomatcentrum, Sigtuna) Martin & Servera levererar till mer än ¾ = 26 av de33 kommuner som är bäst på ekologiskt! 24

25 EKO - ett sortiment som bidrar till hållbarhet Brett sortiment 700 mkr = andel på c:a 8,5 % En viktig del av det vi kallar ansvarsfullt företagande 25

26 Regionalt och småskaligt 26

27 Stark efterfrågan Brett sortiment Vi samarbetar med ett 80 tal producenter Vårt mål är att öka tillgängligheten av högkvalitativa produkter i samarbete med svenska bönder 27

28 28

29 Första grossist att använda Svenskt köttmärket 29

30 Våra egna varor 30

31 Martin & Serveras egna varor Ett stort och brett prisvärt sortiment, för restauranger och storkök. Noggrant utvalda av våra produktchefer Tydlig märkning av innehåll, ursprung och tillverkningsland. Utvalda produkter med höga krav på matsäkerhet och kvalitet. 31

32 32

33 Förbättrad produktinformation 33

34 34

35 Noga utvalt prisvärda alternativ 35

36 36

37 Måltidsupplevelsen Säker mat Näringsriktig mat Den goda affären Bra råvaror God mat 37

38 Tack! Nils Berntsson