Vägen till den lokala maten. - Tips till dig som upphandlar, lagar och beslutar om maten som serveras i offentlig sektor

Transkript

1 Vägen till den lokala maten - Tips till dig som upphandlar, lagar och beslutar om maten som serveras i offentlig sektor

2 Dags att skapa nya (affärs) förbindelser! När jag för fem år sedan började arbeta med att hitta möjliga vägar för lokal mat i offentlig sektor var vi fortfarande osäkra på om det fanns tillräckligt många livsmedelsföretag i Skåne för att tillgodose behoven hos skolor, dagis, vårdhem, sjukhus och alla andra verksamheter som drivs offentligt och som är stora beställare av livsmedel. Den gången beställde LRF Skåne en undersökning som kartlade de skånska matproducenterna. Och se, det fanns flera hundra potentiella lokala leverantörer av kött, bröd, grönsaker, rotsaker, potatis och fisk. Idag arbetar alltfler skånska kommuner ihärdigt för att, genom att bland annat förenkla och bryta ned anbudsförfrågan och samordna varudistributionen, göra det möjligt för små och lokala livsmedelsföretag att leverera till offentlig sektor. På följande sidor har vi samlat tips på hur ni som arbetar och tar beslut om den mat som serveras i de skånska kommunerna kan arbeta om ni vill handla mera med lokala matföretag. Vi har också träffat några av de som redan idag arbetar med att få in mera lokal mat i den kommun eller skola där de arbetar och några av företagen som levererar till dem. Ingar Nilsson Projektledare Skånepilot: Upphandling närproducerat Projektet Skånepilot: Upphandling närproducerat drivs under 2013 och Syftet med projektet är att skapa ökade affärsmöjligheter mellan producenter och andra aktörer inom livsmedelssektorn och offentlig sektor. Under projekttiden startar pilotprojekt i flera skånska kommuner för att hitta framgångsrika och innovativa former för upphandling av närproducerade varor.

3 Tips till våra politiker och upphandlare När man läser om lyckade livsmedelsupphandlingar upptäcker man att de nästan alltid sker dels utifrån ett gott samarbete mellan upphandlarna och beställarna i verksamheterna, dels utifrån en god förankring hos de politiska beslutsfattarna. En tydligt och bred politisk förankring och en tydlig policy i livsmedelsfrågan är ett mycket gott stöd för beställare och upphandlare. Bryt ned anbudsprocessen Många kommuner har valt att bryta ned anbuden i betydligt fler delar än tidigare, för att få med även små leverantörer. Förenkla, ta bort onödiga krav Det är viktigt att använda ett så rakt och tydligt språk som möjligt i upphandlingarna. Den största delen av förfrågningsunderlaget består av juridiskt fikonspråk, svårbegripligt för små leverantörer. Allt för ofta skrivs också onödiga krav rutinmässigt in i förfrågningsunderlagen. Krav på ekonomiska resurser, på x antal årsre- dovisningar, på certifieringar som inte alltid är relevanta för upphandlingen. Ta bort alla onödiga krav, förenkla så långt möjligt och tala ett rakt språk! Samarbeta med andra men slå inte ihop upphandlingarna En god idé, speciellt för mindre kommuner, är att samarbeta kring förfrågningsunderlag och mallar i upphandlingarna. Däremot bör man göra upphandlingarna var för sig. Ju mindre volymer, desto större chans att kunna köpa det man verkligen vill ha och ändå slippa överprövningar. Skapa en tydlig livsmedelspolicy En tydlig livsmedelspolicy är ett gott stöd för kostchefer och upphandlare. Exempel på livsmedelspolicy finns på Miljöstyrningsrådets hemsida ( Använd Miljöstyrningsrådets kriterier Miljöstyrningsrådets kriterier är förslag till krav på miljö- och djurhänsyn som kan ställas vid offentlig upphandling av livsmedel. Kriterierna syftar till att göra det

4 enklare för upphandlare att ställa miljökrav, men också att upplysa leverantörer/ anbudsgivare om vilka miljökrav som kan förekomma i upphandling. Samordnad varudistribution Det började i Borlänge kommun då dåvarande kommunstrategen Åke Persson tog initiativet till samordnad varudistribution. Allt fler kommuner inför nu detta, som innebär att alla varor levereras till ett och samma ställe, varefter kommunen distribuerar ut dem. Enklare logistik Hittills har det legat på leverantörerna att packa livsmedlen för leverans till de olika enheterna. Nu undersöker Borlänge kommun om även detta kan ske på distributionscentralen. Kanske kan man också hitta en gemensam logistik för inleveranserna, så att inte varje leverantör behöver köra sina varor till distributionscentralen. Undersök närområdet leverantörer och frakter LRF Sydost gjorde en noggrann undersökning av närområdet kring Kalmar för att få bättre kontroll på vilka möjliga livsmedelsleverantörer som fanns där. Man fann 250 leverantörer samt 17 lokala transport- och logistikföretag som var intresserade av att engagera sig i livsmedelstransporterna. Inför E-handel Att införa e-upphandling, e-beställning och e-faktura innebär att både upphandlingar, beställningar och fakturering blir mycket enklare och smidigare. Samtidigt får kommunen en bättre kontroll på att alla enheter köper utifrån avtalen, bättre kontroll på förbrukning och kostnader. Förfrågningsunderlagen blir enklare att förstå och det går inte att missa genom att anbudet av misstag är ofullständigt, eftersom systemet säger ifrån och hindrar att man skickar felaktiga anbud. Automatiska fakturor Att skicka fakturor till offentlig sektor kan vara omständligt och tidsödande, med många små fakturor. Nu undersöker Borlänge möjligheten att med e-handelssystemet skapa automatgenererade fakturor utifrån godkända ordrar. Leverantören slipper faktureringen helt och hållet! Bra kriterier och kvalitetskrav Om man ställer bra kvalitetskriterier i upphandlingen och inte bara låter priset bestämma så ökas möjligheten att få bra produkter från lokala odlare. En enhet möjlig mängd Orsa kommun har infört möjligheten att lämna anbud ner till en enskild enhet i kommunen, till exempel en skola, en förskola eller ett äldreboende, för att även små leverantörer skall kunna delta. I Borlänge har man infört möjlig mängd, vilket helt enkelt betyder att man offererar så mycket som man är säker på att kunna leverera. Premiera inte fullsortiment Det har varit vanligt i livsmedelsupphandlingar att premiera fullsortiment, t ex genom att ge minuspoäng i utvärderingen om man inte kan erbjuda hela det efterfrågade sortimentet. Detta styr mot de stora gros-

5 sisterna och innebär att man väljer bort de kvaliteter som andra leverantörer kan erbjuda. Besök leverantörer De flesta kommunala upphandlarna har en stor tidspress på sig, men bland annat har RSP/Länsstyrelsens undersökning i Dalarna visat att besök hos leverantörer är mycket uppskattade och samtidigt får upphandlaren en inblick i produktionens praktiska problem och möjligheter. Vidga den kommunala kompetensen bli en bra kund! När Mora kommun införde e-upphandling tog man detta till anledning att utbilda kommunens personal i offentliga inköp. För att få vara beställare måste man först utbildas, för att få göra direktupphandlingar krävs ytterligare kompetens. På detta sätt blir kommunen en bättre och mer seriös kund, eftersom allt köps utifrån ingångna avtal och kontrakt. Kommunen får bättre kontroll över sina inköp och leverantörer med avtal vet att det är de som får affärerna. Dialog och mötesplatser Att utveckla dialogen mellan köpare och säljare är en viktig uppgift. Eftersom Lagen om Offentlig Upphandling inte tillåter förhandling i själva anbudsförfarandet så är det desto viktigare att det finns en tydlig dialog mellan upphandlingarna. Det är inte bara leverantörerna som skall utbildas utan det handlar om att lära av varandra, med fokus på den goda affären. Många kommuner och landsting arbetar i dag med dialogmöten och anbudsskolor. På allt fler håll involveras även branschorganisationer, exempelvis LRF och Företagarna. Fler lokala leverantörer I Södertälje pågår ett projekt där man inte bara undersöker vilka lokala livsmedelsleverantörer som finns, utan också arbetar aktivt för att få igång nya leverantörer, på sådana områden där det än så länge inte finns tillräckligt stor lokal produktion. Regional plattform för upphandling I Dalarna diskuteras nu hur man skapar en regional plattform för utveckling och lärande. som på bästa sätt skall stödja upphandlare och leverantörer. En sådan stödfunktion skall förhoppningsvis även innebär ett stöd för regional utveckling, för ett starkare lokalt näringsliv och en levande landsbygd. Att de små leverantörerna själva utvecklar sitt samarbete och sina affärsmodeller är också en viktig del för att få en ökad mängd lokala leverantörer. Gör det lättare att hitta upphandlingarna För småföretagare är det ett drygt jobb att hitta både de formaliserade upphandlingarna och kommunernas direktupphandlingar. Ett bra stöd för de små företagen vore alltså att samla dessa på ett ställe som är lätt att hitta. Ännu bättre vore om detta kunde samlas på ett ställe per landsting eller region.

6 Politiskt inriktningsbeslut banar väg för mera lokalproducerat I sex Hälsingekommuner har politikerna tagit ett inriktningsbeslut för framtida livsmedelsupphandlingar. I och med det har de satt igång ett arbete för att kunna servera mera ekologisk och lokalproducerad mat i sina verksamheter men i sitt upphandlingsarbete även stimulera det lokala näringslivet. De sex kommunerna: Söderhamn, Bollnäs, Nordanstig, Hudiksvall, Ovanåker och Ljusdal ingår alla i den gemensamma inköpsorganisationen Inköp Gävleborg. Tillsammans har de arbetat fram beslutet, som gäller från I viljeinriktningen ingår, bland annat, att man i livsmedelsupphandlingar, ska dela upp anbudsförfrågan i flera geografiska zoner och produktgrupper och att man uppdrar åt kommunernas näringslivskontor att analysera och ha en fortlöpande dialog med marknaden. Skånska kommuner upphandlade lokala köttleverantörer I den senaste upphandlingen efterfrågade flera skånska kommuner i en gemensam anbudsförfrågan, bland annat färskt kött. När de bara fick ett enda svar gick de ut till alla potentiella köttleverantörer och bad dem lägga anbud. Idag har Lund och de fem kommuner man upphandlar tillsammans med tre lokala företag som förser dem med färskt kött. Delia Ander, jurist och samordnare av livsmedelsupphandlingarna, förklarar hur processen, efter det att man bara fått in ett enda svar på förfrågan på färskt kött, gick in i ett så kallat förhandlat förfarande. Det innebar att hon kunde vända sig till marknaden direkt, undersöka vilka företag som fanns i närområdet och bjuda in dem till ett möte. - Där förklarade vi våra behov; mängder och kvalité och vilka kommuner det gällde. Företagen fick läsa anbudsförfrågan för att se att de levde upp till kommunens krav på spårbarhet, till exempel, men för att svara behövde de inte gå igenom någon omständlig procedur på nätet. - Vi hade gjort en karta där alla leveransställen var inprickade, berättar Delia Ander, samt ett Excel-dokument där leverantören kunde fylla i vilka produkter och till vilken kommun man kunde leverera.

7 Engagerade kostchefer etablerar kontakt med producenten I Östergötland har tre kommuner i vår skrivit avtal med nio lokala matproducenter efter en direktupphandling av, bland annat, kött, ägg, potatis, morötter, grönsaker och bär. Upphandlingen är en del av ett projekt där maten som serveras i skolan ska tjäna som förmedlare av kunskap om var maten kommer ifrån och sambandet mellan kost och hälsa. Som en del av arbetet kommer producenterna att bjudas in till skolan för att prata om sin verksamhet och sina råvaror. Kökspersonal och elever kommer även att besöka gårdarna där äggen eller köttet produceras. Stefan Wass sköter försäljningen på Ydrekött och var ute och grillade ekologisk rostbiff som han bjöd kostcheferna på. Thomas Orrenius är äggproducent på Alvastra Kungsgård. På en studiedag visar han runt kostcheferna från östgötakommunerna på sin gård och berättar om sin ekologiska produktion.

8 Lokal mat ger arbetsglädje och bättre ekonomi i köket Kökschef Ulrika Eichler på Bladins skola i Malmö är en av Skånes verkliga pionjärer när det gäller att servera lokal mat från skånska producenter. Att handla och laga med lokala, färska produkter ger både bättre kvalitet och köksekonomi, menar hon. Bladins skola i Malmö är en friskola och slipper därför följa de stränga upphandlingsregler som gäller för kommunala skolor. Ulrika Eichlers budget är däremot jämförbar med en kommunal skolas och därför är det A och O att hon och hennes medarbetare kan köksekonomi. - Jag anställer bara erfarna kockar, för de kommer både in med en enorm kunskap men vet också vad man kan göra av det som blir över efter en servering, förklarar Ulrika. I köket lagar man 750 lunchportioner och 300 portioner mellanmål varje dag. Det blir stora mängder varje gång hon beställer. - Om jag köper kött behöver jag ju 130 kilo åt gången, säger hon. Det nära samarbetet med leverantörerna har gjort att de ringer Bladins om de ser att de får ett parti över. Ulrika Eichler å sin sida spikar inte nästa veckas matsedel förrän i slutet på veckan och kan därför vara öppen för extrapriser och snabbt stuva om i planeringen. - Det finns så många fördelar med att arbeta nära sin lokala leverantör, menar Ulrika Eichler som just den här dagen fått en leverans av Andy från Bondens skafferi. Dels får vi bättre kontakt med produkterna - det har inte varit lagrat eller förpackat under lång tid, dels har jag en direktkontakt med leverantören och kan påpeka med en gång om det brister i kvalitet eller kvalitet. Hos en stor grossist kan jag få vänta uppemot en vecka på svar om jag reklamerar en produkt.