Hur blir upphandling - inköp strategiskt. David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

Transkript

1 Hur blir upphandling - inköp strategiskt David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se 9 mars, 2011 WTC Stockholm

2 Växjö kommun Växjö kommun: ca invånare ca 7000 kommunanställda Växjö kommuns totala årliga inköpsvolym: ca 1 miljard Upphandlingsenheten hanterar kommunkoncernövergripande och kommungemensamma upphandlingar främst genom ramavtal vilka omsätter ca 600 MKR SEK per år. Utöver ramavtalen finns specifika avtal/köp, administrativa system, ITsystem, entreprenader osv. Ca 300 avtal finns fakturor varav 23% elektroniska

3 Upphandlingsenheten då Ekonomikontoret Upphandlingsenheten Växjö kommun Samverkansavtal Länet Kyrkan LOU Juridik Upphandlingar kommunkoncernen

4 Upphandlingsenheten nu Regionen Kronobergs län Ledningsgrupp KSOP Upphandlingsenheten Växjö kommun LOU Juridik Utbildning information Marknadsföring E-handel Systemansvar E-handel - nätverk Certifierade inköpare Samverkansavtal Länet Rfss - Kyrkan IT samordning Kronobergs län Näringsliv - dialog Kommunala bolag Samverkansavtal Inköpsnätverk Samordnad Varudistribution Upphandlingar kommunkoncernen KKKVH Nätverk Teknisk förvaltning Samverkansavtal Projektledning processkartläggning

5 Strategi fas I: Upphandlingens dilemma - LOU => formalia, tydlig kravspecifikation, avtalsutformning - Miljö, ekologiskt, rättvisemärkt m.m i balans med LOU - Brukarnas behov (referensgrupper) - säkra kapacitet - anpassa underlag till små och större företag uppnå en bra affär ur totalekonomiskt perspektiv för kommunen/ länet undvika överprövning - överklagande avtalen ska vara administrativt genomförbara i en decentraliserad organisation

6 Strategi fas II: Kommunikation Avdramatisera! Marknadsföring internt sälja in upphandling/inköp Kommunstyrelsen, kommunledningen, förvaltningschefer, VD:ar i bolag osv.. Marknadsföring externt informationsträffar Svenskt näringsliv, Företagarna Hur Bygga en solid bro mellan upphandlingsenheten och beställarorganisationen? Kvalitetssäkra hela flödet: upphandling - beställning e-faktura

7 Strategi fas III: handling! - verktyg - projekt Inköpsnätverk Inköpssystem E-handel Kartläggning av inköpsmönstret i verksamheterna Certifiering av inköpare Samordnad varudistribution

8 Utredningen uppgradering av upphandlingsenheten Utredningen föreslår att en fristående upphandlingsenhet bildas att upphandlingschefen/enheten blir direkt underställd kommunchefen att upphandlingschefen blir en del av klf:s ledningsgrupp att alla inköps- och upphandlingsfrågor processmässigt styrs centralt (får ett uttalat kommunmandat) att förvaltningschefsgruppen/koncernrådet involveras i ett samordnat nätverk för upphandlingsfrågorna Sammanfattningsvis föreslås att upphandlingsenheten uppgraderas i flera strategiska sammanhang och därmed också ingår i klf:s ledningsgrupp. Inom klf.s ledningsgrupp och i praktiskt arbete ska alla former av stuprörstänkande motverkas och den gemensamma kommunnyttan vara vägledande. Upphandlingschefen bör bli uttalad processledare med mandat att agera tillsammans med/mot förvaltningarnas/bolagens kommunikations- och inköps/upphandlingsresurser. Ovannämnda gäller sedan 1 juli,

9 Goda exempel Fullt automatiserad E-handel med ett antal leverantörer : beställning med förattest! leverans till samlastningscentral automatisk ordermatchning mot e-faktura. Certifiering av inköpare pågår Stor besparingspotential för kommunen! 23% elektroniska fakturor idag, målet är ca 50% under 2011 (jmf med 12% oktober 2010) Innovativa upphandlingar: förnyad konkurrensutsättning i större utsträckning Förhandlat förfarande i IT relaterade upphandlingar i kombination med processkartläggning Livsmedelsupphandling anpassad även för mindre aktörer. 17 anbud 17 avtal varav 13 anbudsgivare från närområdet Långtgående miljökrav och etiska krav i några upphandlingar

10 Det är ingen rättighet att köpa, däremot är det en skyldighet att köpa på rätt sätt! - Ove Dahl, kommunchef

11 Upphandling inköp på väg mot ny era. INES ROAD