Innovationsvänlig upphandling

Transkript

1 Kort om Innovationsvänlig upphandling

2 Tänk på att informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet. Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se

3 Vad är innovationsvänlig upphandling? Innovationsvänlig upphandling innebär att en upphandlande myndighet är öppen för, och tar tillvara, leverantörers idéer om förnyelse. Det kan åstadkommas genom att aktivt beakta att det på marknaden kan finnas varor och tjänster baserade på innovationer eller som är så utvecklade att de vid upphandling kan utgöra ett alternativ till etablerade produkter. Innovationsvänlig upphandling och upphandling av innovation är två typer av innovationsupphandling. Upphandling av innovation används för att angripa problem eller utmaningar på längre sikt. En upphandlande myndighet har identifierat ett behov för vilket det inte finns en lämplig produkt på marknaden, men där det ändå verkar rimligt att en sådan kan utvecklas. Nya lösningar utvecklas i sådant fall av leverantörer i samspel med initierade beställare och upphandlare.

4 Innovationsupphandling Upphandling av innovation Innovationsvänlig upphandling

5 Varför är det viktigt med innovationsvänlig upphandling? Den offentliga sektorn upphandlar varje år varor och tjänster för cirka 500 miljarder kronor, vilket motsvarar 15 procent av Sveriges BNP. Genom att öppna upp för nytänkande från marknadens alla aktörer kan upphandlande myndigheter bidra till att de gemensamma skattemedlen används på ett än mer effektivt sätt. Här finns en stor potential för företag som söker kunder för sina innovativa produkter och för myndigheter som vill utvecklas. I innovationsvänliga upphandlingar där behovet, inte den färdiga lösningen, står i fokus ökar möjligheterna för mindre företag med innovativa lösningar att delta i och vinna upphandlingar, vilket leder till ökad konkurrens. Ju fler små och växande företag som får möjligheter att tillgodose upphandlande myndigheters behov, desto mer dynamik, förnyelse och tillväxt i hela Sverige. Innovationsvänlig upphandling har också stor potential att medföra kostnadsbesparingar för myndigheten tack vare att flera lösningar kommer upp och resulterar i lägre totalkostnader för varan eller tjänsten.

6

7 Vilka förutsättningar krävs för innovationsvänlig upphandling? För att lyckas med innovationsvänliga upphandlingar krävs att den upphandlande myndigheten skapar goda förutsättningar genom att ta ett strategiskt helhetsgrepp om upphandlingsfrågor, bredda och fördjupa upphandlingskompetensen och dra nytta av samverkan.

8 Strategi, engagemang och organisation Om beslutsfattare ser upphandling som en strategisk fråga ökar förutsättningarna för upphandlaren att få resurser och möjligheter att hantera risker, samt öppna upp för nya lösningar i upphandlingarna. Därmed ökar också möjligheterna att genomföra innovationsvänliga upphandlingar. Delaktighet i diskussioner med myndighetens ledningsgrupp kring upphandlingsfrågor ger upphandlaren tidig kunskap om de behov som väntas uppstå inom organisationen, vilket underlättar för planering och val av metod för upphandling. Ett nära samarbete medför också att upphandlaren kan ge beslutsfattare information om vilken budget och vilka resurser som krävs för att genomföra innovationsvänliga upphandlingar. Politik och ledning måste komma till insikt om upphandlingens strategiska betydelse innan vi kan komma igång med de innovativa lösningarna. En viktig framgångsfaktor är ökad förståelse så det finns mandat att ta nya initiativ. Får vi inte mandat kan vi inte heller kommunicera vikten av dessa frågor. (Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna)

9 Djup och bred kompetens För att genomföra en innovationsvänlig upphandling kan en kvalificerad beställarorganisation och en professionell upphandlingsfunktion med rätt utbildning och kompetens behövas. Genom att skaffa kunskap om vad som gynnar respektive utestänger innovation, ökar möjligheterna till väl genomförda innovationsvänliga upphandlingar. Beställare och upphandlare kan därför behöva utbildas i kompetenser som projektledning och kontraktsstyrning samt få tillgång till kunskap för att kunna specificera relevanta och innovationsvänliga krav i förfrågningsunderlaget.

10 Samverkan och dialog Genom samverkan kan sektorstänkande och konservatism motverkas och goda idéer från beställare och slutanvändare tas om hand. Samverkan kan ske genom att upphandlaren tillsätter arbetsgrupper, referensgrupper eller kontraktsgrupper bestående av beställare och slutanvändare som kan bistå med kompetens och marknadsanalyser. Upphandlaren kan påverka arbetsgruppen och förklara behovet av innovation. Tids- och kostnadsrisker hanteras genom att arbeta i projektform. Med ett sådant arbetssätt genomförs riskanalyser och om det finns stöd från styrgruppen kan projektet arbeta med innovativa lösningar. (Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad) En mindre upphandlande myndighet har kanske inte förutsättningar i form av resurser eller kompetens för att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Samverkan med andra upphandlande myndigheter kan då bidra till att stärka upphandlingskompetensen, hålla nere kostnaderna och få mer tid för att genomföra innovationsvänliga upphandlingar.

11 Hur kan din organisation arbeta innovationsvänligt? Nedan följer ett fiktivt exempel på hur en kommun kan arbeta innovationsvänligt då kommunledningen har identifierat upphandling som en strategisk fråga. Upphandling prioriterat hos ledningen Maria är upphandlingschef i en medelstor kommun och ansvarig för en upphandlingsenhet på fem personer som organisatoriskt befinner sig under ekonomiavdelningen. Hon sitter inte i kommunens ledningsgrupp men kan genom ekonomichefen påverka och få insikt om vilka behov som väntas uppstå inom kommunen och som kan bli föremål för upphandling.

12 Kommunen har tagit fram en innovationsstrategi som är kopplad till upphandlingspolicyn. I strategin har kommunen lyft fram upphandlingar av inköps- och beställningssystem samt upphandlingar inom vård och omsorg som särskilt viktiga för att inte utestänga innovativa lösningar. Hon är stolt över att hon har medverkat till att göra upphandling till något som prioriteras och diskuteras på högsta nivå i kommunen. För att ytterligare öka fokus på de viktiga upphandlingsfrågorna arbetar Maria för att hon som upphandlingschef ska ta plats i ledningsgruppen.

13 Nya infallsvinklar genom samverkan Som ett led i att lyfta frågan om upphandlingens betydelse internt har Maria skapat ett inköpsnätverk där hon sammankallar och diskuterar upphandlingsfrågor med nyckelpersoner från olika förvaltningar inom kommunen som på olika sätt berörs av upphandlingsverksamheten. Hon vill att förvaltningarna i högre grad ska samverka i upphandlingsfrågor. "Nätverket ska fungera som ett forum för diskussion där samtal exempelvis kan föras om hur man ska upphandla innovationsvänligt." Maria använder sig av branschråd där representanter från branschorganisationer och lokala leverantörer ingår. Hon menar att hon på så sätt snabbt kan inhämta viktig information inför upphandlingarna om hur marknaden ser ut. Hon vill att hennes upphandlingsenhet ska få tid på sig att göra gedigna förarbeten och genomtänkta förfrågningsunderlag då hon vet att detta är a och o för att kunna genomföra ändamålsenliga och innovationsvänliga upphandlingar. Särskilt stolt är Maria över en upphandling av tekniska innovativa lösningar och funktioner som har kunnat öka tryggheten för de äldre i kommunen.

14 Innovation som lösning? Ett av målen för kommunens äldreomsorg var att öka tryggheten för de äldre. Det hade visat sig att kommunen antagligen inte skulle nå uppsatta mål. Samtidigt ökade antalet äldre inom kommunen vilket medförde ökade utmaningar för att nå uppsatta trygghetsmål. Chefen för omsorgsförvaltningen funderade på om problemen kunde lösas genom att upphandla innovativa lösningar och lyfte med anledning av innovationsstrategin upp frågan i kommunens ledningsgrupp. Det ledde till att upphandlingsenheten fick i uppdrag att upphandla tekniska lösningar eller funktioner som skulle kunna öka tryggheten för de äldre i kommunen som enligt biståndsbeslut har behov av trygghetssystem. Behovet styr Med stöd av inköpsnätverket skapades en projektgrupp bestående av personer från bland annat tekniska förvaltningen och omsorgsförvaltningen med möjlighet att avsätta tid för arbetet med upphandlingen. Upphandlingsarbetet inleddes med att genomföra intervjuer med brukarna och deras anhöriga för att få vetskap om vad som gjorde brukarna otrygga och vilka funktioner de skulle kunna tänka sig för att bli tryggare. Projektgruppen förde också samtal med hemtjänstpersonalen i syfte att få kunskap om vilka funktioner som skulle kunna vara möjliga.

15 Dialog med marknaden Projektgruppen träffade sedan leverantörer för att få en bild av hur dessa behov skulle kunna uppfyllas. Det visade sig att det fanns en uppsjö av lösningar för att möta det behov som fanns. Exempel på tekniska lösningar som framkom i diskussionerna var elektroniska lås till brukarnas dörrar, larmsensorer som automatiskt meddelar personal om brukarna ramlar samt automatisk avstängning av spis och ugn. Fokus på funktionskraven Efter detta arbetar projektgruppen fram ett förfrågningsunderlag som öppnade för innovativa lösningar genom att använda funktionskrav där kommunen beskrev den funktion de ville ha och leverantörerna fick beskriva hur funktionen skulle uppnås med deras lösningar. I utvärderingsmodellen lades stor vikt vid denna beskrivning. Dialog och uppföljning viktigt i alla delar Kommunen fick in tio anbud och återkopplade i samband med tilldelningsbeslutet till de leverantörer som inte vann och förklarade varför de inte fick något kontrakt och vad de skulle kunna förbättra vid kommande upphandlingar. De förde även dialog med de vinnande leverantörerna om hur funktionerna skulle upprätthållas under kontraktstiden och följer nu kontinuerligt upp att leverantörerna levererar funktionerna.

16 Utfallet blev enligt Maria riktigt bra och uppföljningen har visat på större trygghet hos brukarna. Hon berättar med ett stort leende hur tillfredsställande det är när man ser resultatet av en väl genomförd upphandling. Nästa steg är att prova på konkurrenspräglad dialog.

17 Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Denna skrift vänder sig främst till dig som ska ta beslut om en innovationsvänlig upphandling, men även till andra intressenter. Skriften får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet att ladda hem materialet i pdf från vår hemsida upphandlingsstöd.se och publicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till innehållet. Vill du veta mer om innovationsvänlig upphandling? Du hittar Upphandlingsstödets vägledning Att främja nytänkande - vägledning för innovationsvänlig upphandling på upphandlingsstöd.se. Box 22I8, I03 I5 Stockholm Besök Birger Jarlsgatan I6 Tel Fax E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se