Modell över den elektroniska upphandlingsprocessen - från annonsering till kontrakt

Transkript

1 Modell över den elektroniska upphandlingsprocessen - från annonsering till kontrakt

2

3 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN 1 1. Introduktion Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet (nedan kallat Upphandlingsstödet) presenterar här en processmodell för elektronisk upphandling, att använda som ett verktyg i arbetet med att införa elektronisk upphandling eller för att helt enkelt på ett schematiskt sätt åskådliggöra upphandlingsprocessen för respektive förfarande. En förhållandevis detaljerad modell över upphandlingsprocessen är en förutsättning för att Upphandlingsstödet, i enlighet med uppdraget, ska kunna driva utvecklingen av elektronisk upphandling. Arbetet med att ta fram en första version av en sådan processmodell genomfördes under våren 2010 genom ett antal workshoppar. Förutom Upphandlingsstödet och Konkurrensverket medverkade nedanstående upphandlande myndigheter, alla med erfarenheter av elektronisk upphandling. CSN Jönköpings kommun Kriminalvården Lunds Universitet Länsstyrelsen i Stockholms län Solna kommun Umeå kommun Utgångspunkten för workshopparna var att ta fram en processmodell som kan användas som ett verktyg i arbetet med att införa elektronisk upphandling. Processmodellen, som omfattar samtliga upphandlingsförfaranden, går emellertid utmärkt att använda även för att förstå och följa händelseförloppet generellt under en upphandling. Den processmodell som togs fram under workshopparna har använts av Upphandlingsstödet i olika sammanhang, såsom i det europeiska standardiseringsarbetet och i diskussioner med leverantörer av upphandlingssystem. Erfarenheterna som då gjorts har resulterat i att processmodellen succesivt utvecklats och konsoliderats. Detta främst genom en ökad grad av modularisering som medfört att antalet delmodeller kunnat minskas ner. Den nya versionen av processmodellen har därefter kvalitetssäkrats genom ett antal interna workshoppar på Upphandlingsstödet.

4 2 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN Processmodellen för elektronisk upphandling går nu in i en förvaltningsfas. Processmodellen kommer, liksom Upphandlingsstödets övriga vägledningar, att regelbundet uppdateras. Med anledning av detta är både era erfarenheter av att använda modellen i det egna arbetet såväl som övriga synpunkter mycket välkomna! Om intresse finns kan Upphandlingsstödet också komma ut och presentera hela processmodellen, ge svar på era eventuella frågor samt diskutera hur man på bästa sätt utifrån den egna situationen kan använda processmodellen. 2. Vad är en modell? En modell fungerar som en karta, det vill säga är en avbildning av verkligheten. En bra modell omfattar bara det som är viktigt för det område inom vilket modellen ska användas. För att göra modellen lätt att läsa och förstå utelämnas alltså allt det som inte behövs för att kunna följa de logiska sambanden. Så till exempel innehåller en karta med fornminnen i stort sett varje liten sten och avvikelse i landskapet. Medan det på en vanlig orienteringskarta endast finns en grov avbildning av landskapet. Detta för att man ska kunna finna vägen genom terrängen. Modellering, det vill säga arbetssättet att ta fram modeller, syftar till att förklara och beskriva olika händelseförlopp. Modeller kan utgöra ett komplement till skriven text. Speciellt viktiga är modeller när det handlar om komplexa samband, där vi inte enbart genom att läsa texten kan få en direkt uppfattning om hela händelseförloppet från start till slut och vad som behövs under resans gång för att uppnå det förväntade resultatet. Vi människor läser och tar också in information på olika sätt. Vissa föredrar text framför att se de logiska sambanden illustrerade i en modell. Medan andra är precis tvärtom och föredrar en modell framför stora textmassor. Detta betyder alltså att det alltid är bäst att komplettera omfattande text, såsom komplexa lagar eller komplicerade bruksanvisningar, med en förklarande modell.

5 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN 3 3. Vad är en processmodell? En processmodell innehåller olika aktiviteter, det vill säga de funktioner eller planerade händelser som är nödvändiga för att vi ska kunna förstå hela processen. Därutöver brukar också de moment som behövs för att en process eller aktivitet ska kunna sätta igång, liksom det som produceras i varje process eller aktivitet finnas med. Det som behövs eller produceras kallas i dessa sammanhang för leverabler. Leverabler kan till exempel bestå av dokument, handlingar eller grupper av information. Både processer och aktiviteter är värdeskapande, det vill säga det man matar in måste komma ut ur processen eller aktiviteten mer förädlat. Ett exempel från vardagen är processen baka bröd där man från leverablerna recept, mjöl, jäst och vatten i slutet av processen erhåller den förädlade produkten bröd.

6 4 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN 4. Processmodellen för elektronisk upphandling 4.1 Uppbyggnad Processmodellen för elektronisk upphandling är en modell som visar hur händelseförloppet i en upphandling skulle kunna se ut efter att man infört elektronisk upphandling. Processmodellen kan läsas ur flera perspektiv. Vilket gör att läsaren själv kan välja vilka förlopp och sammanhang som är intressanta. 1. Upphandlingsprocessen innefattar följande. a. Vilka delprocesser eller aktiviteter som processen består av. b. Vilka leverabler (dokument, handlingar, etc.) som används och/eller produceras av de olika aktiviteterna i processen. c. Speciella beslut och val som måste tas i processen för att flödet ska fortsätta och vad som händer efter varje val. d. Situationer som leder till att processen avbryts eller avslutas. 2. Utbytet av leverabler mellan upphandlande myndighet och anbudsgivare genom hela processen. 3. Inkluderat i processmodellen finns också det IT-stöd som behövs i de olika momenten vid arbete i ett upphandlingssystem. Detta betyder att man under hela upphandlingsprocessen kan se hur IT-stödet används och vilka funktioner som måste finnas för att man ska erhålla ett effektivt IT-stöd för de elektroniska momenten. De olika perspektiven gör att processmodellen också kan användas som komplement till de vägledningar som Upphandlingsstödet tagit fram, vid kartläggning av den egna upphandlingsprocessen i en organisation eller verksamhet, vid utvecklandet och införandet av upphandlingssystem, samt för vidareutbildning av upphandlare.

7 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN Omfattning och användningsområden Processmodellen omfattar alla upphandlingsförfaranden enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) både över och under tröskelvärdet. Även elektronisk auktion, som inte är ett fullständigt upphandlingsförfarande, förklaras i en separat delmodell. Processmodellen fokuserar på kärnprocesserna vid en upphandling, från utformning av förfrågningsunderlag fram till tecknande av kontrakt. Kommentarer ges i form av separata noter där så är av vikt. I syfte att förenkla modellen har en mängd saker utelämnats, som senare kan bli föremål för egna modeller. Några av dessa är: Arkivering och diarieföring Juridisk hantering vid överprövning Tidsfrister i olika situationer Förhandsinsyn vid direktupphandling Kontraktsuppföljning För processmodell och beskrivning gällande kontraktsuppföljning hänvisas till Upphandlingsstödets vägledning om Kontraktsuppföljning som finns att hämta på I processmodellen indelas varje upphandlingsförfarande i tre faser. 1. Underlag och annons 2. Urval och inbjudan 3. Kvalificering, prövning och utvärdering Den inledande bilden till processmodellen visar i vilken utsträckning de tre faserna ingår i respektive upphandlingsförfarande. I vissa förfaranden så ingår fas 2 i fas 1 eller förekommer inte alls beroende på att urval eller inbjudan inte är aktuellt i det förfarandet. Varje fas har sina egna delmodeller. För Konkurrenspräglad dialog och Elektronisk auktion finns en separat delmodell. För Konkurrenspräglad dialog betyder detta att man mer detaljerat kan följa dialogprocessen i förfarandet och vilka val man som upphandlande myndighet och anbudsgivare ställs inför under dialogen.

8 6 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN Förutom att separat kunna följa de tre faserna under varje upphandlingsförfarande, kan man också följa de olika delmodellerna för en viss fas och på så sätt se hur just den fasen skiljer sig i de olika upphandlingsförfarandena. 4.3 Simbanor I processmodellen används så kallade simbanor. Detta för att kunna se flera skilda processer samtidigt och förstå hur dessa interagerar med varandra. Istället för att visa varje processkedja separat visas kedjorna parallellt i en och samma processbild. Processmodellen innehåller tre olika simbanor. 1. Den upphandlande myndigheten 2. IT-stödet 3. Anbudsgivarna Interaktionen mellan simbanorna indikeras med pilar och de leverabler som flödar mellan simbanorna. Eftersom den mittersta simbanan i modellen visar vad som sker i IT-stödet, det vill säga i upphandlingssystemet, flödar informationen oftast via den simbanan. I de fall information rör sig genom simbanan för IT-stödet visas detta genom en svart pil som passerar in eller ut från simbanan. För alla andra flöden i modellen används pilar i orange färg.

9 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN 7 1. Pilar i orange används för att visa flödet mellan processer/aktiviteter i de olika simbanorna. 2. Streckad pil i orange används för att visa att flödet kan förekomma under speciella omständigheter. 3. Pil i orange används mellan simbanor för att visa att ITstödet inte är involverat i flödet. 4. Pil i svart används för att visa flödet mellan IT-funktioner i simbanan för IT-stödet. 5. Streckad pil i svart används för att visa att flödet kan förekomma under speciella omständigheter. 6. Pil i svart används för att vis att IT-stödet är involverat i flödet.

10 8 M O D ELL ÖVER DEN ELEKT R O NISKA UPPHANDLINGS P R O C ESSEN 5. Framtida planer för modellen för elektronisk upphandling Processmodellen kommer att kompletteras med delmodeller för både avrop från ramavtal och upphandlingsprocessen enligt LOV samt även Dynamiska inköpssystem i de fall dessa inkluderas i den svenska upphandlingslagstiftningen. I framtiden kommer också en interaktiv presentation av processmodellen att publiceras på En sådan interaktiv modell kan också kompletteras med till exempel stödprocesser för arkivering, diarieföring och de lagrum som tillämpas i de olika upphandlingsförfarandena. Det finns även planer på att utveckla processmodellen så att den omfattar hela den elektroniska inköpskedjan, det vill säga såväl den elektroniska upphandlingsprocessen som den elektroniska processen vid elektronisk handel.

11 Processmodellen för elektronisk upphandling

12 Översiktsbild, modellens uppbyggnad Översiktsbild som visar hur processmodellen för elektronisk upphandling är uppbyggd. Horisontellt de tre faser som alla upphandlingsförfaranden kan inordnas i. Vertikalt upphandlingsförfaranden över och under tröskelvärdena. I mitten pilar som visar vilka delmodeller som utgör respektive upphandlingsförfarande. (Se 4.2. för mera information).

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Denna skrift får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet att ladda hem skriften i pdf från vår hemsida ( och publicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till innehållet. Box 22I8, I03 I5 Stockholm Besök Birger Jarlsgatan I6 Tel Fax E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se