Publicerad Version 2011:5.2 (reviderad )

Transkript

1

2 Publicerad Version 2011:5.2 (reviderad )

3 Om vägledningen Bakgrund och syfte Kammarkollegiets upphandlingsstöd har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Målet ska uppnås genom att sprida genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel för upphandlingsprocessen och därigenom bidra till en förenklad upphandlingsprocess för såväl upphandlande myndigheter som leverantörer. Syftet med denna vägledning är att underlätta för leverantörer att delta i upphandlingar av varor och tjänster enligt 15 kap. LOU, det vill säga för upphandling upp till EU:s tröskelvärden samt för B-tjänster oavsett värde. För upphandling av byggentreprenader har Upphandlingsstödet tagit fram en separat vägledning. Omfattning Vägledningen beskriver steg för steg arbetet med att delta i en offentlig upphandling, från hur du hittar affärsmöjligheterna till hur du följer upp en affär. Om informationen I vägledningen hänvisas till lagrum i LOU. Där det i lagen görs rena hänvisningar från 15 kap. LOU till materiella regler i övriga kapitel har hänvisningsregeln inte omnämnts. Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att leverantörer vid behov inhämtar kompetens för att delta i upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt. Begrepp och definitioner På de sista sidorna hittar du en förteckning över de begrepp och definitioner som används i vägledningen. Fortsatt arbete Vägledningen kommer att uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis på området och erhållen praktisk erfarenhet. 1

4 Innehållsförteckning Om vägledningen... 1 Innehållsförteckning Upphandlingsprocessen Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden Direktupphandling Förenklat förfarande Urvalsförfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Ramavtal Elektronisk auktion Förbereda (anbudsgivning) Undersök marknaden Hitta affärsmöjligheterna Roller inom den upphandlande myndigheten Förbered ditt företag för att lämna anbud Ställ frågor Genomföra (lämna anbud) Skriv anbud Anbuden prövas Bästa anbudet väljs Följa upp Dags att leverera Kontakt med kunden Leveransuppföljning Reklamationer Statistik Kvalitetssäkring Fakturering Prisjustering och optioner Utvärdera kontraktsperioden Intern uppföljning Ny kontraktsperiod Fick du inte affären? Om anbudet inte antas Begära överprövning och skadestånd Överprövning av en upphandling Överprövning av ett avtals giltighet Överprövning av ett beslut att avbryta upphandlingen Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar Skadestånd Begrepp och definitioner

5 1 Upphandlingsprocessen Så går en upphandling till 3

6 1.1 Regler för offentlig sektor vid köp av varor och tjänster I huvudsak är reglerna i LOU riktade mot den upphandlande myndigheten som genomför upphandlingen. För en leverantör är det dock en fördel att vara insatt i grunderna i LOU. Gällande lagar När den offentliga sektorn köper varor och tjänster måste reglerna i LOU följas (lag om offentlig upphandling, SFS 2007:1091). För försörjningssektorerna finns en särskild lag, LUF (lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007:1092). För vissa former av tjänster inom främst vård- och omsorg samt hälso- och sjukvård finns en särskild lag, LOV (lag om valfrihetssystem, SFS 2008:962). Den här vägledningen handlar om upphandling enligt LOU. Upphandlingsrättsliga principer De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa. Icke-diskriminering Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av omständigheter som exempelvis nationalitet. Den upphandlande myndigheten får därmed inte ställa några krav som enbart svenska företag kan känna till eller utföra. Likabehandling Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon leverantör gynnas framför en annan leverantör. Det anses också strida mot likabehandling om det för en viss vara eller tjänst ställs krav på tillverkare, ursprung, särskilt framställningssätt, varumärke, patent eller typ såvida det inte motiveras av föremålet för upphandlingen samt åtföljs av orden eller likvärdig. Ömsesidigt erkännande Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska vara giltiga också i övriga EU/EES-länder. Detta kopplas till den grundläggande EU-rättsliga principen om fri rörlighet för varor och tjänster samt principen om etableringsfrihet. Proportionalitet Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantören och på varan eller tjänsten måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören. Öppenhet Principen om öppenhet (även kallad transparensprincipen) innebär att den upphandlande myndigheten är skyldig att skapa öppenhet och lämna information om upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs. 4

7 Laghänvisning 1 kap. 9 LOU Principer för offentlig upphandling 1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Vilket förfarande som väljs beror på kontraktets värde och hur det aktuella behovet enklast kan tillgodoses med bästa affärsmässiga resultat. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som den upphandlande myndigheten väljer. Tröskelvärdet avgör upphandlingsförfarandet Tröskelvärde är ett beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna (15 kap. LOU). De är fastställda till en nivå där företag inom EU/EES förväntas vara intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna. Tröskelvärden för offentlig upphandling är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. Den senaste ändringen skedde den 1 januari Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är kronor för statliga myndigheter kronor för kommuner och landsting och deras bolag m.fl. Tröskelvärdet för byggentreprenader är kronor för samtliga upphandlande myndigheter. 5

8 Tjänster Tjänster delas upp i två kategorier: A-tjänster och B-tjänster. Till B-tjänster hör de tjänster som anses mindre lämpliga för handel mellan europeiska länder. B-tjänster upphandlas därför alltid enligt de nationella reglerna (15 kap. LOU) oavsett kontraktets värde. Beräkning av kontraktets värde Kontraktets värde behöver beräknas för att avgöra om en upphandling hamnar över eller under tröskelvärdena. Beräkningen av kontraktets värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras. Beräkningen ska baseras på hela kontraktsperioden inklusive eventuella optioner och förlängningar som om de utnyttjas. Moms ska inte medräknas när värdet för kontraktet beräknas. Laghänvisning 1 kap. 2 LOU Lagens tillämpningsområde 3 kap. 1 LOU Tröskelvärdenas storlek 3 kap. 3-4 LOU Beräkning av värdet av ett kontrakt LOU Bilaga 2 Förteckning över tjänstekontrakt (A-tjänster) LOU Bilaga 3 Förteckning över tjänstekontrakt (B-tjänster) LOU Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde Direktupphandling Förenklat förfarande Urvalsförfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Möjliga förfaranden över tröskelvärdet Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Dessutom kan ramavtal användas. Det finns ramavtal som har alla villkor fastställda (rangordning) inte har alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning) 6

9 1.2.1 Direktupphandling Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form. En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis genom köp direkt i butik eller genom ett mer omfattande förfarande som kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera leverantörer. För att få en inbjudan att delta i en direktupphandling krävs det att den upphandlande myndigheten känner till ditt företag. Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de upphandlingsrättsliga principerna, det vill säga principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet. När kan direktupphandling användas? Direktupphandling kan användas om kontraktets värde inte överstiger kronor, eller om det finns synnerliga skäl, eller vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt. 7

10 Beloppsgräns för direktupphandling En direktupphandling är möjlig att göra om värdet uppgår till högst kronor, inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. Vid beräkningen av beloppsgränsen vid direktupphandling ska alla direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret räknas samman. Samma beloppsgräns gäller oavsett om man handlar upp varor, tjänster eller byggentreprenader. Direktupphandling om det finns synnerliga skäl Direktupphandling kan användas om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bland annat oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför inte i normalfallet att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling. Direktupphandling i vissa situationer Direktupphandling får användas i situationer där det inte är lämpligt att begära in anbud genom annons. Några av dessa situationer är följande: Om det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnades anbud eller om lämnade anbud inte var lämpliga. En förutsättning för direktupphandling är att kontraktsvillkoren i förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt. Om det som upphandlas endast kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt. När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller liknande. Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5-9 LOU. Tillvägagångssätt De utvalda leverantörerna lämnar anbud i de fall den upphandlande myndigheten ber om det, antingen skriftligt eller muntligt. Ofta väljer den upphandlande myndigheten att ta in flera anbud och göra prisjämförelser. För att undvika missförstånd är det vanligt att leverantörerna får lämna skriftliga anbud innehållande priser och andra eventuella villkor. När myndigheten har valt en leverantör kan myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett enklare kontrakt. Det finns inget krav på att annonsera en direktupphandling, men däremot kan en upphandlande myndighet välja att annonsera sin avsikt att genomföra en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn, i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Skälet till att göra en förhandsinsyn är att förhindra att upphandlingen ogiltigförklaras om det visar sig att det inte funnits skäl att genomföra direktupphandlingen. En förhandsinsyn ger dig som leverantör vetskap om en kommande direktupphandling. Anser du att det inte finns skäl för en direktupphandling, kan du även ansöka om överprövning under de tio dagar som avtalsspärr råder efter det att förhandsinsynen har annonserat. 8

11 Laghänvisning 2 kap. 23 LOU Definition 4 kap. 5-9 LOU Situationer då en direktupphandling får ske 15 kap. 3 LOU Direktupphandling 15 kap. 3a LOU Beräkning av värdet av ett kontrakt 15 kap. 5a LOU Annonsering vid förhandsinsyn 16 kap. 3 LOU Avtalsspärr vid förhandsinsyn 16 kap. 4 LOU Överprövning av en upphandling Läs mer om Direktupphandling i separat vägledning som finns att hämta på Förenklat förfarande Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 1. Förenklat förfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. När en upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den ta hänsyn till hur lång tid leverantörerna behöver för att utarbeta ett anbud. 3. En kontroll sker av att leverantören uppfyller alla ställda krav på seriositet och kapacitet. 4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget. 5. De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, dvs. det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. 6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten). 7. När ett beslut har tagits om tilldelning av kontrakt ska samtliga anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet. 8. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten. Laghänvisning 2 kap. 24 LOU Definition 15 kap. 3 LOU Förenklat förfarande 15 kap. 4 LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 LOU Innehållet i annons 15 kap. 9 LOU Tidsfrist att lämna anbud 15 kap. 13 LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 LOU Prövning av anbud 15 kap. 16 LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr 9

12 1.2.3 Urvalsförfarande Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 1. Urvalsförfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få lämna anbud, så kallad anbudsansökan. Tidsfristen för att lämna anbudsansökan får aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan annonserades. 3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. 4. En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget. 5. De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, dvs. det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. 6. Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten). 7. När ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt ska samtliga anbudssökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet. 8. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten. Urvalsförfarande används vanligen då man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud. Laghänvisning 2 kap. 25 LOU Definition 15 kap. 3 LOU Urvalsförfarande 15 kap. 4 LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 LOU Innehållet i annons 15 kap. 9 LOU Tidsfrist att lämna anbudsansökan och anbud 15 kap. 13 LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 LOU Prövning av anbud 15 kap. 16 LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr Konkurrenspräglad dialog Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelningen av ett särskilt komplicerat kontrakt, om förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt. För att ett kontrakt ska anses särskilt komplicerat krävs exempelvis att den upphandlande myndigheten objektivt sett inte kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt. 10

13 1. Konkurrenspräglad dialog ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen. 3. Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att delta i dialogen. 4. Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Alla aspekter av kontraktet får diskuteras. 5. Dialogen avslutas när den upphandlande myndigheten funnit en eller flera lösningar på det aktuella behovet. En underrättelse om detta ska skickas till de deltagande leverantörerna. 6. När dialogen avslutats bjuds leverantörerna in att lämna anbud. 7. Anbuden prövas och utvärderas utifrån uppställda tilldelningskriterier. Tilldelningsgrunden vid konkurrenspräglad dialog ska alltid vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 8. Den upphandlande myndigheten kan be anbudsgivare att precisera och bekräfta sina åtaganden. 9. När ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt ska samtliga sökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet. 10. Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten. Laghänvisning 2 kap. 9b LOU Definition 4 kap LOU Konkurrenspräglad dialog 16 kap. 1 Avtalsspärr Läs mer om Konkurrenspräglad dialog i separat vägledning som finns att hämta på Projekttävling Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag. 1. En projekttävling ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller på annat sätt som gör en effektiv konkurrens möjlig. 2. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen. 3. Antalet tävlingsdeltagare får begränsas. Kriterier för urvalet ska då framgå. Antalet får inte vara färre än att en effektiv konkurrens uppnås. 4. En jury utser det vinnande bidraget. 5. Juryn ska bestå av fysiska personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska rangordna bidragen och motivera sitt beslut. 6. Dialog kan ske med en eller flera bidragsgivare om det behövs för att klargöra olika aspekter av projektet. 7. Om en projekttävling avslutas med tilldelning av ett tjänstekontrakt ska vinnaren bjudas in till att delta i en förhandling. 11

14 Laghänvisning 2 kap. 14 LOU Definition 14 kap LOU Förfaranderegler 15 kap. 23 LOU Projekttävling för upphandling som inte omfattas av direktivet Ramavtal Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ramavtal är inte ett förfarande i sig utan ramavtal upphandlas enligt något förfarande. Ramavtal är en avtalsform som innebär att en upphandlande myndighet har möjlighet att tilldela ett kontrakt, ett så kallat avrop, under ramavtalets löptid. Ramavtal är ett vanligt verktyg för anskaffning av varor och tjänster, och därför är det särskilt viktigt att bevaka när ramavtal upphandlas. Ramavtal finns i två varianter (med fastställda villkor eller med förnyad konkurrensutsättning) och dessa skiljer sig beträffande på vilket sätt kontrakt tilldelas det vill säga hur avropet sker. Avrop vid fastställda villkor Ramavtalet kan innehålla fastställda villkor vid tilldelning av kontrakt (avrop). Om ramavtalet har slutits med flera leverantörer ska tilldelningen av kontrakt ske utifrån den fastställda fördelningsnyckeln (vanligtvis rangordning) med de villkor som leverantören angivit i sitt anbud. Om den leverantör som är överst i rangordningen inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris eller enligt de övriga villkor, som är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas. Om ett ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt avtalsvillkoren. Avrop vid förnyad konkurrensutsättning Är inte alla villkor (exempelvis pris) fastställda i ramavtalet ska en förnyad konkurrensutsättning ske. Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet lämnas till ramavtalsleverantörerna. Dessa villkor får, om nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. I praktiken genomförs en miniupphandling. Tidsfrister Ramavtalsleverantörer ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. När den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska hänsyn tas till upphandlingens art och omfattning. Inköpscentral Ofta upphandlas ramavtal av en inköpscentral som genomför upphandlingen åt flera upphandlande myndigheter. Inköpscentraler kan vara rikstäckande (exempelvis Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet eller SKL Kommentus Inköpscentral, SKI) eller regionala. 12

15 Laghänvisning 2 kap. 15 LOU Definition 5 kap. 1 LOU Upphandling av ramavtal 5 kap. 4 LOU Ramavtal med en leverantör 5 kap. 5 LOU Ramavtal med flera leverantörer 5 kap. 6 LOU Avrop vid fastställda villkor 5 kap. 7 LOU Avrop vid förnyad konkurrensutsättning 15 kap. 2 LOU Ramavtal för upphandling som inte omfattas av direktivet Elektronisk auktion En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där, vid en upprepad process och med hjälp av elektroniskt medel, man presenterar nya lägre priser/och eller nya värden för vissa delar av anbuden. Auktionen genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden. Elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande. Om elektronisk auktion ska användas ska det anges i annonsen. Om en upphandlande myndighet avser genomföra en elektronisk auktion ska det av förfrågningsunderlaget bland annat framgå. 1. De delar av anbuden, vars värden kan kvantifieras och uttryckas i siffror eller procenttal, som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen. 2. De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för upphandlingen. 3. Vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske. 4. Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen, 5. På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden som kan ha bestämts. 6. Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om anslutningen till denna utrustning. Laghänvisning 2 kap. 6a LOU Definition 5 a kap. 1 LOU Tillämpningsområde 5 a kap. 3 LOU Annonsering 5 a kap. 4 LOU Förfrågningsunderlag Läs mer om Elektroniska auktioner i separat vägledning som finns att hämta på 13

16 2 Förbereda (anbudsgivning) Under detta avsnitt ges vägledning i hur du kan förbereda dig både innan och efter det att du hittat en intressant upphandling men ännu inte börjat skriva ditt anbud. 2.1 Undersök marknaden Identifiera de kommuner, landsting eller statliga myndigheter som kan tänkas vara i behov av dina varor eller tjänster och undersök hur dessa varor eller tjänster brukar upphandlas. Jämlika konkurrensmöjligheter Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att alla leverantörer ska behandlas lika och ha samma möjlighet att delta. Därför är upphandlande myndigheter ofta försiktiga vid dialog med leverantörer, särskilt under upphandlingsfasen och tiden närmast innan upphandlingen. Om en leverantör får för stor påverkan på förfrågningsunderlagets utformning kan det nämligen innebära en särbehandling av leverantören, vilken i sin tur kan innebära att upphandlingen i slutändan måste rättas eller göras om. Ta kontakt Upphandlande myndigheter är angelägna om att det skapas en effektiv konkurrens vid upphandlingar. Därför är det inte ovanligt att upphandlande myndigheter anordnar informationsträffar där planerade upphandlingar presenteras. Om inga informationsträffar är planerade kan du framföra önskemål om sådana. Vid kontakter med den upphandlande myndigheten kan du få reda på när eventuella nuvarande kontrakt löper ut när nästa upphandlingsprocess ska inledas vem som i dagsläget har kontrakt (du kan begära ut en kopia av kontraktet) vilken prisnivån är. Denna information finns ibland även tillgänglig på den upphandlande myndighetens webbplats. Marknadsför dina produkter Marknadsföring är en del av företagens vardag. Det är inte fel att mellan upphandlingarna kontakta beställare på upphandlande myndigheter och presentera sin verksamhet och utförda eller pågående kontrakt. En aktiv dialog är lärorik för båda parter. Kontakterna måste naturligtvis skötas professionellt så att dessa inte uppfattas som otillbörliga. De upphandlande myndigheterna är alltid måna om att kontakterna inte ska uppfattas som en förhandling eller att en upphandling påbörjats. Det innebär att företagen måste respektera om den upphandlande myndigheten meddelar att kontakter för tillfället är olämpliga. För att kunna marknadsföra din vara eller tjänst gäller det att vara ute i rätt tid, inte för tidigt när planerna på en ny upphandling ligger långt fram i tiden och inte heller för sent när den upphandlande myndigheten redan har gjort en behovsanalys och har bestämt kraven på det som ska upphandlas. 14

17 Tips Var aktiv och undersök hur den offentliga sektorn köper de produkter som ditt företag säljer. Marknadsför dina produkter men respektera att en upphandlande myndighet inte får ha kontakt med leverantörer på så sätt att en otillbörlig konkurrensfördel kan uppstå. Var tydlig med på vilket sätt ditt erbjudande är bättre än dina konkurrenters. Har du en innovativ lösning underlättar det om du kan beskriva det på ett kortfattat sätt. 2.2 Hitta affärsmöjligheterna Första steget mot att bli leverantör till den offentliga sektorn är att leta upp affärerna, det vill säga upphandlingarna. Huvudregeln är att upphandlingar ska annonseras för att skapa goda förutsättningar för en effektiv konkurrens. Var finns annonser om offentlig upphandling? Var den upphandlande myndigheten publicerar annonsen om upphandlingen beror på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Elektroniska databaser Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att annonsering ska ske på ett sätt som säkerställer att det blir en effektiv konkurrens. I de allra flesta fall väljer den upphandlande myndigheten att annonsera i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Detta är för övrigt ett krav vid urvalsförfarande. Exempel på svenska elektroniska databaser där annonser publiceras och annonsbevakningstjänster erbjuds är (i bokstavsordning) E-avrop Eniro upphandling Licitio Mercell OPIC Det kan finnas ytterligare databaser och bevakningstjänster. Annonser som publiceras i en databas sprids ofta till andra databaser, men det finns ingen garanti för att innehållet i en annonsdatabas är komplett och heltäckande. Annan form av annonsering Vid förenklat förfarande får annonsen publiceras på annat sätt än i en elektronisk databas under förutsättning att en effektiv konkurrens görs möjlig, till exempel genom annonsering i en branschtidning eller i en större dagstidning. Myndigheters webbplatser Det förekommer även att en upphandlande myndighet meddelar vilka upphandlingar som ska genomföras på sin webbplats samt lägger ut förfrågningsunderlaget för nedladdning. Undantag från annonsering Även om annonsering är huvudregeln finns det undantag. Vid en direktupphandling finns inget lagkrav på annonsering. Den upphandlande myndigheten får vända sig direkt till en eller flera leverantörer och begära in anbud. I sådana fall är det viktigt att den upphandlande myndigheten känner till ditt företag. 15

18 Förhandsannonsering Ibland annonserar en myndighet sin avsikt att tilldela ett kontrakt, en så kallad förhandsannonsering. Detta ger möjlighet för leverantörer att förbereda sig på en kommande upphandling. Tips Sök aktivt efter upphandlingar. Ett sätt att hålla sig uppdaterad om vilka upphandlingar som är aktuella är att prenumerera på en annonsbevakningstjänst hos något av de företag som tillhandahåller elektroniska databaser. Särskilt viktigt är det att bevaka när det sker ramavtalsupphandlingar, eftersom dessa ofta står för en stor del av den offentliga sektorns anskaffning och dessutom vanligen löper över flera år. Laghänvisning 15 kap. 4 LOU Annonsering vid förenklat förfarande 15 kap. 4 LOU Annonsering vid urvalsförfarande 7 kap. 2 LOU Förhandsannonsering 2.3 Roller inom den upphandlande myndigheten Inom en upphandlande myndighet finns vanligen en rollfördelning mellan de olika befattningar som deltar i upphandlingsprocessen. Var i organisationen upphandlingen sker och av vem kan emellertid variera. Den upphandlande myndigheten kan i vissa fall även anlita en extern konsult för exempelvis utformningen av förfrågningsunderlag. Beställaren och slutanvändaren Beställaren är sakkunnig och därmed kravställare för det som ska upphandlas och deltar aktivt såväl vid utformningen av kravspecifikationen (beskrivning av det som ska upphandlas) som vid prövningen och utvärderingen av anbuden. Därutöver kan också slutanvändaren delta i upphandlingen både som kravställare och vid anbudsprövningen. Upphandlaren Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen. Upphandlaren ansvarar för utformningen av förfrågningsunderlaget i sin helhet informationen till företagen under upphandlingsprocessen kvalificeringen av leverantörer prövningen och utvärderingen av anbuden (bland annat tillsammans med beställaren) upprättandet av tilldelningsbeslutet. 16

19 Upphandlaren upprättar också kontraktet, ibland tillsammans med den upphandlande myndighetens jurist. Inom vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen som sakkunnig och kravställare. När kontraktet har tecknats När kontraktet har tecknats går ansvaret över från den person eller de personer som haft ansvaret under upphandlingen till beställaren eller upphandlaren, alternativt till den projektansvarige eller den chef eller de chefer som ansvarar för kontraktsuppföljningen. Inom en upphandlande myndighet kan det även finnas medarbetare med rätt att göra avrop från befintliga ramavtal. Konsultjäv I de fall den upphandlande myndigheten anlitar en extern konsult för utformningen av förfrågningsunderlaget, eller annat förberedelsearbete inför en upphandling, kan otillbörliga konkurrensfördelar uppkomma för konsulten om denne också har för avsikt att lämna anbud i upphandlingen. En sådan situation kallas konsultjäv. Den upphandlande myndigheten bör också vara försiktig med att tillåta en anställd eller tidigare anställd att medverka vid och påverka exempelvis utformningen av förfrågningsunderlaget inför en upphandling som denne själv eller någon närstående person kan delta i som anbudsgivare. En konsult ska uteslutas från anbudsgivning om konsulten genom tidigare uppdrag hos myndigheten har styrt innehållet i kravspecifikationen så att den på ett eller annat sätt anpassats till konsultens produkter fått otillbörliga konkurrensfördelar genom information om exempelvis den upphandlande myndighetens krav, budget m.m. som andra anbudsgivare inte fått eller genom sin medverkan fått någon annan form av otillbörlig konkurrensfördel. Konsulten ska uteslutas i egenskap av anbudsgivare men konsulten får inte heller biträda en annan anbudsgivare. Det saknar i princip betydelse om konsulten anlitats direkt av den upphandlande myndigheten eller om konsulten medverkat som underkonsult. Sådana konkurrensfördelar som endast består i att konsulten är bättre påläst eller har ett visst tidsmässigt försprång framför andra anbudsgivare, anses vanligtvis inte som otillbörliga. Det är i dessa fall viktigt att anbudstiden görs tillräckligt lång så att alla anbudsgivare får samma möjlighet att tillgodogöra sig sådan information så att det tidsmässiga försprånget som konsulten har inte får någon egentlig betydelse. 2.4 Förbered ditt företag för att lämna anbud Begär ut förfrågningsunderlag och eventuellt vinnande anbud från avslutade upphandlingar för att bilda dig en uppfattning om vilka krav som kan komma att gälla i framtiden. En avgift tas ibland ut för att kopiera handlingarna. Krav i tidigare upphandlingar För att ett företag ska kunna bli antaget som leverantör krävs att det uppfyller de krav som ställts på leverantören och på varan eller tjänsten. För att vara konkurrenskraftigt måste anbudet även matcha de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget på bästa sätt. Förbered därför ditt företag inför de krav och tilldelningskriterier som du tror kan ställas i kommande upphandlingar som du vill delta i. 17

20 Exempel på krav på varan eller tjänsten är kvalitetsnivå nivå på miljöprestanda användbarhets- och tillgänglighetskrav prestanda säkerhet. Exempel på tilldelningskriterier är pris leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper driftskostnader kostnadseffektivitet kvalitet estetiska, funktionella och tekniska egenskaper service och tekniskt stöd. Det finns ett antal uteslutningsgrunder angivna i LOU. Den upphandlande myndigheten kan vara tvungen, alternativt välja, att utesluta ett företag som faller in under en av dessa uteslutningsgrunder. Exempel på uteslutningsgrunder den upphandlande myndigheten måste, om det kommer till dess kännedom, utesluta en leverantör om leverantören eller leverantörens företrädare enlig en lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till viss allvarlig ekonomisk brottslighet den upphandlande myndigheten får utesluta en leverantör som är försatt i konkurs eller likvidation eller är dömd för brott avseende yrkesutövningen den upphandlande myndigheten får utesluta en leverantör som har lagt ett onormalt lågt anbud och den upphandlande myndigheten inte fått någon tillfredsställande förklaring till detta från leverantören. Saknar ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet har du möjlighet att åberopa andra företags kapacitet för att uppnå de ställda kapacitetskraven. Du måste i anbudet eller anbudsansökan tillhandahålla ett åtagande från de andra företagen eller på annat sätt visa att du förfogar över de nödvändiga resurserna när kontraktet ska fullgöras. 18

21 Förbereda viktiga dokument I förfrågningsunderlaget anger den upphandlande myndigheten vilka dokument och vilka uppgifter som ska lämnas i den aktuella upphandlingen. Det är vanligt att nedanstående dokument ska ingå i anbudet. Ekonomisk ställning visas ofta genom årsredovisning eller balansräkning (de senaste 1-3 åren) kreditupplysning ansvarsförsäkring åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller alla krav och vill åberopa ett annat företags kapacitet). Teknisk och yrkesmässig kapacitet visas ofta genom förteckning över de viktigaste uppdragen (de senaste 1-3 åren) uppgifter om tekniska resurser beskrivning av teknisk utrustning och kvalitetssäkringsmetod uppgifter om utbildning och yrkeskvalifikationer för relevant personal uppgifter om antalet anställda, medeltal per år (de senaste 1-3 åren) uppgifter om verktyg, maskiner och teknisk utrustning som företaget förfogar över och som behövs för att fullgöra kontraktet prover, beskrivningar eller fotografier åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller krav och vill åberopa ett annat företags kapacitet). Övrigt: kopia på F-skattebevis kopia på registreringsbevis (om leverantörens bolagsform är sådan att det finns registreringsbevis) företagspresentation med företagsuppgifter och kontaktuppgifter bevis på kvalitetssäkring bevis på miljöledning kontaktuppgifter till referenser. Tips Vill du åberopa andra företags kapacitet bör du förbereda samarbete kring detta i god tid innan upphandlingen så att anbudet kan visa att ditt företag förfogar över de aktuella resurserna. Det är vanligt att samma typ av dokument och uppgifter efterfrågas vid upphandlingar, därför kan de med fördel sparas. Kontrollera dock att de är tillräckligt aktuella vid anbudslämningen. Skatter och socialförsäkringsavgifter. Den upphandlande myndigheten ska numera själv inhämta uppgifter om att leverantören sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. 19

22 Laghänvisning 15 kap. 13 LOU Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 13 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 15a LOU Tillgång till andra företags kapacitet 15 kap. 16 LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 15 kap. 17 LOU Onormalt låga anbud Är upphandlingen intressant? När du hittat en upphandling som verkar intressant hämtar du de dokument som utgör förfrågningsunderlaget. Du hämtar dem genom att ladda ner dem direkt från annonsen eller anger kontaktuppgifter för att få dem skickade till dig. Att ta del av förfrågningsunderlaget är i de flesta fall kostnadsfritt. Ibland önskar den upphandlande myndigheten kontaktuppgifter till de leverantörer som hämtar ut förfrågningsunderlag för att myndigheten vill kunna komma i kontakt med potentiella anbudsgivare. Sedan är det dags att läsa igenom förfrågningsunderlaget för att avgöra om upphandlingen kan leda till en bra affär. Den upphandlande myndigheten bestämmer För en anbudsgivare kan det uppfattas som onödigt eller felaktigt att vissa krav ställs eller att en viss utvärdering valts. Det står dock alltid den upphandlande myndigheten fritt att bestämma upphandlingens genomförande och innehåll så länge regler och principer iakttas. Anser du att upphandlingen är felaktigt utformad eller genomförd, tveka inte att ta kontakt med den upphandlande myndigheten. Bedöm om du kan lämna ett giltigt anbud En viktig sak vid offentlig upphandling är att affärer endast får göras med leverantörer som uppfyller alla de krav som ställs vid upphandlingen. Ett anbud får alltså inte antas om inte alla krav är uppfyllda, oavsett hur attraktivt anbudet kan vara i övrigt. Identifiera därför alla krav som ställs vid upphandlingen. Krav kan avse formerna kring upphandlingen, exempelvis när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid leverantören, exempelvis att skatter är betalda, ekonomisk ställning samt personalens erfarenhet och kompetens varan eller tjänsten, exempelvis kvalitet, funktion och andra egenskaper kontraktsvillkor, exempelvis fakturering och leveranstider. 20

23 Är det svårt att uppfylla ställda krav? Det finns flera alternativ om ditt företag har svårt att uppfylla kraven i en upphandling. Kan ditt företag inte uppfylla ställda leverantörskrav finns möjligheter att åberopa andra företags kapacitet. Då behöver du kunna visa att ditt företag förfogar över resurserna när kontraktet ska fullgöras, vilket kan visas genom ett åtagande från det andra företaget. Denna möjlighet gäller för krav som avser finansiell eller teknisk/yrkesmässig förmåga, däremot inte sådana krav som rör betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter. Gå samman med flera andra företag och lämna anbud som ett konsortium. Det är viktigt att det tydligt framgår hur konsortiet uppfyller de olika kraven i upphandlingen. En upphandlande myndighet kan dock ställa som krav att ett konsortium ska anta en viss juridisk form om det krävs för att kontraktet ska kunna fullgöras på ett godtagbart sätt. Använd dig av en underleverantör för att utföra kontraktet. Vanligtvis finns inga hinder mot att ett kontrakt kan fullgöras av underleverantörer. Det är alltid den leverantör som vinner upphandlingen som är ansvarig för att kontraktet fullgörs. En upphandlande myndighet kan dock vilja säkerställa att underleverantören är seriös och kan därför ställa krav på att underleverantören betalar skatter och avgifter etc. Avstå från att lämna anbud om du bedömer att du själv eller tillsammans med andra enligt ovan inte kan lämna ett anbud som klarar ställda krav i upphandlingen. Avstå också om du tror att du inte kan leverera det som du erbjuder i anbudet. Bedöm om du kan lämna ett konkurrenskraftigt anbud Det finns två olika grunder för tilldelning av kontrakt. Vilken grund som används ska anges i annonsen eller i förfrågningsunderlaget. De möjliga tilldelningsgrunderna är följande Lägst anbudspris. Av de anbud som uppfyller alla krav ska det anbud som har lägst pris väljas. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Av de anbud som uppfyller alla krav ska det anbud som bäst motsvarar tilldelningskriterierna väljas. När utvärderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud används, anger den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget vilka kriterier som gäller för tilldelning. Ta ställning till om vald grund för tilldelning och valda tilldelningskriterier av kontrakt passar ditt företag. Om du till exempel har möjlighet att erbjuda ett relativt lågt pris, är det fördelaktigt för dig om grunden lägst anbudspris är vald, under förutsättning att du i övrigt kan uppfylla de ställda kraven. Är grunden ekonomiskt mest fördelaktigt har den upphandlande myndigheten möjlighet att värdesätta annat än priset på varan eller tjänsten. 21

24 Tilldelningskriterier Exempel på tilldelningskriterier vid ekonomiskt mest fördelaktiga anbud: pris leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper driftkostnader kostnadseffektivitet kvalitet estetiska, funktionella och tekniska egenskaper service och tekniskt stöd. Kriterieviktning När det gäller upphandling under tröskelvärdena får den upphandlande myndigheten välja mellan viktning, viktning med intervall eller prioritetsordning. Vald modell ska framgå av annonsen, förfrågningsunderlaget eller ansökningsinbjudan. Exempel Alternativ A: Kvalitet 50 %, pris 30 % och leveranstid 20 % Alternativ B: Kvalitet %, pris % och leveranstid % Alternativ C: 1. Kvalitet 2. Pris 3. Leveranstid Den upphandlande myndigheten måste specificera vad den menar med kvalitet. Den upphandlande myndigheten kan också välja en modell där den sätter ett mervärde i kronor på vissa kvalitetsaspekter.! Kontrollera Läs igenom förfrågningsunderlaget och besvara följande frågor: Är kraven möjliga att uppfylla? Kan du utifrån tilldelningskriterierna lämna ett konkurrenskraftigt anbud? Är volymen intressant? Vissa upphandlingar är utformade på ett sådant sätt att anbudsgivaren kan lägga anbud på en eller flera delar av upphandlingen. Är det geografiska läget passande? Är den upphandlande myndigheten intressant som kund? Är kontraktsperioden passande? Är nivån för en eventuell prisjustering rimlig? Finns kapacitet att leverera det som efterfrågas? Finns det risk för att inte uppfylla kontraktet i något avseende med följd att vite eller skadestånd kan behöva betalas? Finns tid och resurser för att ta fram ett genomarbetat anbud? 22

25 Tips Lämna inte anbud om du inte uppfyller alla ställda krav. Uppfylls inte alla krav? Inled ett samarbete med ett annat företag och åberopa det företagets kapacitet eller gå samman med flera andra företag och lämna anbud som ett konsortium. Det räcker att uppfylla kvalificeringskraven, att uppfylla kraven med stor marginal gör inte anbudet mer kvalificerat. Om du planerar att använda underleverantörer kan du redan i anbudet behöva redovisa vilka underleverantörer som är aktuella och hur stor del av kontraktet det gäller. Saknar ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet har du möjlighet att åberopa andra företags kapacitet för att uppnå de ställda kapacitetskraven. Du ska i anbudet eller ansökan kunna visa att du förfogar över de nödvändiga resurserna när kontraktet ska fullgöras. Laghänvisning 15 kap. 16 LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 15 kap. 15 a LOU Tillgång till andra företags kapacitet 2.5 Ställ frågor För att kunna lämna ett bra anbud behöver du ha all nödvändig information om upphandlingen samt förstå det som står i förfrågningsunderlaget. Finns det oklarheter av något slag, ta kontakt med den upphandlande myndigheten. Otydligt förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt du ska inte behöva gissa vad som avses. Kontakta därför den upphandlande myndigheten och ställ de frågor som krävs för att du ska vara säker på att du vet vilka förutsättningar som gäller. Om du inte känner till de exakta förutsättningarna kan du inte heller lämna ett rättvisande anbud. Tilldelas ditt företag ett kontrakt via ett anbud som du lämnat utan att känna till de exakta förutsättningarna kan det bli en dålig affär för dig. Felaktigheter i förfrågningsunderlag Anser du att upphandlingen på något sätt strider mot de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna eller upphandlingsreglerna, exempelvis att kraven är diskriminerande, anbudstiden för kort eller utvärderingsmodellen felaktigt utformad, ska du inte tveka att ta kontakt med den upphandlande myndigheten. Om myndigheten instämmer i dina synpunkter kan åtgärder vidtas för att komma tillrätta med felaktigheterna. Om den upphandlande myndigheten väljer att inte vidta några åtgärder, kan du ansöka om överprövning hos en förvaltningsrätt för att låta den avgöra om förfrågningsunderlaget strider mot lagen. Ju tidigare felet påtalas desto bättre, eftersom du då kan undvika att lägga tid och pengar på att lämna ett anbud i en upphandling som riskerar att inte kunna slutföras på grund av felaktigheter. 23

26 Fråga direkt Ställ frågor direkt när de uppstår för att hinna ställa eventuella följdfrågor. I förfrågningsunderlaget finns det ofta angivet en sista dag för att ställa frågor och för den upphandlande myndigheten att publicera svar, förtydliganden och kompletteringar. Tanken med att publicera all information samtidigt är att skapa lika villkor för leverantörerna och ge alla samma chans att kunna lämna ett konkurrenskraftigt anbud. Fram till dess att upphandlingen är avslutad råder absolut sekretess. Den upphandlande myndigheten får därmed inte avslöja vem som ställt frågor. Frågor och svar om upphandlingen publiceras Samtliga frågor, svar, förtydliganden och kompletteringar ska publiceras på ett sådant sätt att alla anbudsgivare eller anbudssökande kan ta del av dem. Detta bör man vara medveten om som leverantör. Kontrollera löpande om något nytt publicerats eller om andra förutsättningar för upphandlingen har förändrats. En upphandlande myndighet ska lämna kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget senast sex dagar före sista anbudsdag, givet att frågan har ställts i god tid. Tips Läs igenom förfrågningsunderlaget i god tid. Ofta anges en sista dag för att ställa frågor om en upphandling, detta för att den upphandlande myndigheten ska kunna redovisa svaret till samtliga intresserade företag i god tid innan sista dagen att lämna anbud. Ta kontakt med myndigheten på det sätt som anges i förfrågningsunderlaget. Ta reda på vilka frågor och svar som kommit från andra intresserade företag. Ofta publiceras frågor och svar på en särskild webbsida eller så skickas de ut till de företag som den upphandlande myndigheten har kontaktuppgifter till. 24

27 3 Genomföra (lämna anbud) 3.1 Skriv anbud När du bestämt dig för att lämna ett anbud och fått svar på dina eventuella frågor är det dags att börja sammanställa ditt anbud. Lämna bästa anbud Lämna dina bästa villkor direkt. Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren endast har en chans att lämna sitt anbud. Var noga med att besvara alla frågor i förfrågningsunderlaget så att det framgår att alla krav uppfylls. Var även noga med att beskriva hur du kan uppfylla tilldelningskriterierna för att få bästa möjliga utfall i utvärderingen. Förhandling Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande, men förhandling får dock enbart ske på den upphandlande myndighetens initiativ. Räkna därför inte med att någon förhandling kommer att ske. Lämna ett korrekt och fullständigt anbud Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering, var därför noga med att anbudet är korrekt och komplett vid inlämningen. Det är nämligen inte ovanligt vid upphandlingar att det lämnas ofullständiga anbud som måste förkastas. Ta dig därför tid att kontrollera anbudet innan det lämnas. Svara på alla frågor Även om du som leverantör är känd av den upphandlande myndigheten, till följd av att du är en tidigare eller befintlig avtalspart till den upphandlande myndigheten, måste samtliga frågor besvaras. Den upphandlande myndigheten får inte beakta omständigheter som inte framgår av anbuden. Skriv därför anbudet som om du vänder dig till en mottagare som inte vet något alls om ditt företag och dess produkter. Utformning Följ anvisningarna för att lämna anbudet! Exempelvis använd anbudsformulär om det finns bifogat i förfrågningsunderlaget lämna anbudet i det antal exemplar som angivits i förfrågningsunderlaget signera samtliga dokument som ska undertecknas underteckna anbudet skicka med en elektronisk kopia, exempelvis ett USB-minne om det efterfrågas märk kuvertet på anvisat sätt, ofta ska anbud lämnas i kuvert utan företagsinformation lämna anbudet via en elektronisk plattform om det är möjligt se till att ditt anbud är författat på det eller de språk som krävs i förfrågningsunderlaget. 25

28 Vad gäller angående upphandlingssekretess? Absolut sekretess gäller till dess att ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt eller om att avbryta upphandlingen. Det innebär att inga uppgifter om lämnade anbud får ges av den upphandlande myndigheten under själva upphandlingsprocessen till annan än den som lämnat uppgiften. Efter upphandlingen, när tilldelningsbeslutet har meddelats, är huvudregeln att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga. Endast i de särskilda situationer som anges i lagstiftningen får uppgifter hos myndigheter även fortsättningsvis sekretessbeläggas, exempelvis uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifter röjs om det allmänna kan antas lida skada om uppgifterna röjs. Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas. Du som anbudsgivare kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta myndighetens sekretessprövning, men myndigheten gör oavsett det en självständig prövning i varje enskilt fall. Inlämning För sent inlämnade anbud får inte prövas. Om anbudet ska lämnas personligen eller via bud bör du säkerställa att receptionen är öppen. Den upphandlande myndigheten bestämmer på vilket sätt som anbuden ska lämnas. Har det angetts att anbudet ska lämnas som brev kan du exempelvis inte kräva att få lämna ditt anbud via e-post. Skicka anbudet med tidsmarginal! Det är ditt ansvar om anbudet blir försenat. 26

29 Tips Börja i god tid! Svara på alla frågor. Planera arbetet med anbudsskrivningen. Anbudstiden är begränsad och det gäller att bestämma vem som gör vad. Detta gäller särskilt om en underleverantör ska användas eller om anbudet ska lämnas från en gruppering av företag som ett konsortium. Ansträng dig för att anbudet ska vara läsvänligt och lätt att förstå. Tänk på att den upphandlande myndigheten ska utvärdera ett antal anbud och att det är tidskrävande att gå igenom ett anbud som är otydligt eller svårt att förstå. Svara på det som efterfrågas. Undvik alltför allmän eller säljande information utan besvara frågorna i förfrågningsunderlaget på ett tydligt och koncist sätt. Utgå inte från att den upphandlande myndigheten kan alla förkortningar och termer om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen. Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Använd eventuella anbudsformulär (skapa alltså inte ett eget formulär). Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras. Skicka med efterfrågad information och hänvisa inte till webbsidor eller andra källor som den upphandlande myndigheten måste hämta in. Avstå från att lämna ett anbud om inte samtliga krav kan uppfyllas. En upphandlande myndighet får inte anta ett anbud som inte uppfyller ställda krav. Lämna inga reservationer i anbudet. En upphandlande myndighet får inte anta ett anbud som inte uppfyller de krav som ställs. Ha god tidsmarginal för att lämna in anbudet. Det är på avsändarens ansvar att anbudet kommer fram inom angiven tid.! Kontrollera att det tydligt framgår i ditt anbud att alla ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument att dokumenten är aktuella (exempelvis ställs det ofta krav på att årsredovisningar inte får vara äldre än 1-3 år) att dina referensers kontaktinformation är uppdaterad. 27

30 Laghänvisning 15 kap. 12 LOU Rättelse av fel, förtydligande och komplettering 15 kap. 15 LOU Prövning av anbud och anbudsansökningar som har kommit i rätt tid 19 kap. 3 Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen Sekretess vid upphandling 3.2 Anbuden prövas Anbudsöppning På öppningsdagen ska samtliga anbud öppnas under närvaro av minst två personer från den upphandlande myndigheten. Arbetet protokollförs och sker under absolut sekretess. Leverantörer får inte närvara vid öppningen, men det finns möjlighet att låta en person som är utsedd av en handelskammare närvara (kostnaden för detta betalas av den som begär det). Alla anbud som kommit in i rätt tid ska prövas av den upphandlande myndigheten. Anbud inkomna inom rätt tid prövas i flera steg: formella krav, uteslutningsgrunder, leverantörskrav, krav på varan eller tjänsten samt anbudsutvärdering. Vad som är viktigt att veta är att den upphandlande myndigheten strikt måste pröva anbuden utifrån vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Formella krav En prövning inleds ofta av en kontroll av att de formella kraven är uppfyllda. Det kan avse saker som att anbuden är lämnade i tid, är utformade på rätt språk och i övrigt följer instruktionerna i förfrågningsunderlaget. Uteslutning I ett första skede i anbudsprövningen kontrolleras att leverantören är seriös och inte har begått vissa brott. Obligatoriska uteslutningsgrunder Om det kommer till den upphandlande myndighetens kännedom att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till viss allvarlig ekonomisk brottslighet, ska leverantören uteslutas från upphandlingen. Kontroll om det finns skäl för uteslutning på grund av brott sker endast vid grundad misstanke. Frivilliga uteslutningsgrunder En leverantör får uteslutas från upphandlingen om leverantören exempelvis är försatt i konkurs eller likvidation är dömd för brott avseende yrkesutövningen enlig en lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller inte fullgjort sina åtaganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter. Leverantörskvalificering I denna fas, som kallas leverantörskvalificering, kontrolleras att företaget uppfyller de krav på förmåga som har bedömts som nödvändiga för kontraktets genomförande. De uppställda kraven på leverantören kan avse ekonomisk kapacitet teknisk kapacitet yrkesmässig kapacitet. 28

31 De anbudsgivare som klarar kraven med liten marginal är lika kvalificerade som de anbudsgivare som klarar kraven med stor marginal. Krav på varan eller tjänsten I denna fas bedöms att anbuden uppfyller de krav som ställts på själva varan eller tjänsten. Utvärdering av anbuden Anbuden måste uppfylla alla ställda krav i förfrågningsunderlaget för att få vara med i utvärderingen. Efter kontroll av att kraven uppfylls utvärderas de kvarvarande anbuden enligt den valda grunden för tilldelning av kontrakt. Tilldelningsgrunderna är antingen lägsta anbudspris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Onormalt lågt pris Om den upphandlande myndigheten anser att priset på ett anbud är onormalt lågt, ska anbudsgivaren kontaktas skriftligen och ges möjlighet att förklara det låga priset. Om inte ett tillfredsställande svar ges får anbudet förkastas. Laghänvisning 15 kap. 11 LOU Öppnande av anbud 15 kap. 13 LOU Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 13 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 LOU Prövning av anbudsansökningar och anbud 15 kap. 16 LOU Tilldelningsgrunder 15 kap. 17 LOU Onormalt låga anbud 3.3 Bästa anbudet väljs Underrättelse När den upphandlande myndigheten har fattat ett beslut om vilken eller vilka leverantörer som myndigheten ska sluta kontrakt med, ska den underrätta samtliga anbudsgivare med ett tilldelningsbeslut. Även i de fall den upphandlande myndigheten fattar ett beslut om att avbryta en upphandling ska samtliga anbudsgivare underrättas. Innehållet i underrättelse om tilldelningsbeslut Underrättelse om tilldelningsbeslutet ska innehålla beslut om vem eller vilka leverantörer som ska tilldelas kontrakt och skälen för besluten information om vilka omständigheter som den upphandlande myndigheten tagit hänsyn till den tidsrymd under vilken kontrakt inte får ingås (avtalsspärr). Anledningen till att denna information ska finnas är att om du anser att beslutet är fel ska du kunna ta tillvara din rätt genom att ansöka om överprövning av tilldelningsbeslutet. Vid direktupphandling finns inget krav på avtalsspärr eller att tilldelningsbeslutet ska innehålla skäl för beslutet. 29

32 Information om det vinnande anbudets fördelar Om du har lämnat ett anbud som uppfyllt alla ställda krav men inte vunnit, kan du begära ytterligare information från den upphandlande myndigheten om de relativa fördelarna med det vinnande anbudet. Upphandlingens sekretess hävs I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet för tilldelning hävs upphandlingssekretessen. Huvudregeln är att anbud, beslut och protokoll i upphandlingen nu blir offentliga. Avtalsspärr - tidpunkt för tecknande av kontrakt Vid alla upphandlingsförfaranden kan upphandlingen prövas i sak av förvaltningsrätten. En ansökan om överprövning kan lämnas in till förvaltningsrätten fram till dess att avtalsspärren har löpt ut. Avtalsspärren löper minst 10 eller 15 dagar från det att den upphandlande myndigheten skickat tilldelningsbeslutet till anbudsgivarna eller avslutat upphandlingen på annat sätt. 10 dagar gäller i de fall tilldelningsbeslutet skickas elektroniskt, 15 dagar i de fall det skickats på annat sätt. Teckna kontrakt Vanligtvis är det den upphandlande myndigheten som formulerar kontraktet. Det ska alltid följa de kontraktsvillkor (kommersiella villkor) som angetts i förfrågningsunderlaget, med tillägg för innehållet i uppdraget som sådant. För att undvika alltför omfattande beskrivning av uppdraget i kontraktet kan en hänvisning ske till anbudet och förfrågningsunderlaget som sedan bilägges kontraktet och därmed bildar en kontraktshandling. I ramavtal kan det även finnas angivet förutsättningar då du som leverantör har rätt att tacka nej till ett avrop hur lång tid före tidpunkten för leverans den upphandlande myndigheten måste göra avrop för att du ska kunna säkerställa leveransen.! Kontrollera Teckna upphandlingskontrakt Kontrollera innan signeringen att kontraktet överensstämmer med annonsen förfrågningsunderlaget anbudet övriga dokument i förfrågningsunderlaget resultatet av en eventuell förhandling. Några väsentliga förändringar eller tillägg får inte göras. Kontrollera även att kontaktuppgifter och andra uppgifter om ditt företag är korrekta. Laghänvisning 15 kap. 19 LOU Underrättelse om beslut 15 kap. 19 LOU Upplysningar på begäran av en leverantör 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr 30

33 4 Följa upp 4.1 Dags att leverera Sätt dig in i detaljerna kring kontraktet och sprid information om affären till de inom ditt företag som berörs. Kontakta även den upphandlande myndigheten, som nu är din kund, för att lägga grunden för ett gott samarbete och för att diskutera hur och när leveransen ska ske. I kontraktet anges under vilken tidsperiod varan eller tjänsten ska levereras. Leveransen sker inte alltid direkt efter det att kontraktet tecknats. Om det gäller ett ramavtal är det en god idé att kontakta den eller de som kommer att avropa varan eller tjänsten för att bestämma rutinerna för avrop, om det inte framgår av ramavtalet. Det kan nämligen dröja innan ett behov av den aktuella varan eller tjänsten uppstår hos den upphandlande myndigheten. Ibland kan leveranser från tidigare kontrakt fortfarande pågå och ska avslutas innan det nya ramavtalet ska börja gälla. 4.2 Kontakt med kunden Att hålla en nära kontakt med din kontaktperson hos kunden minskar risken för att problem uppstår och ökar chansen att den upphandlande myndigheten förblir nöjd Leveransuppföljning Samverkan mellan parterna kan vara reglerad i kontraktet, exempelvis hur ofta möten ska hållas vilka som ska delta vad som ska avhandlas. Om det inte finns några bestämmelser om detta i kontraktet, får du tillsammans med kunden komma överens om hur ofta ni ska stämma av samarbetet. Det kan vara passande att vid kortare leveranser stämma av efter avslutad leverans. Löper leveransen under en längre tid behöver avstämning göras med jämna mellanrum. Förmedla gärna dina samlade åsikter kring samarbetet när kontraktstiden löper ut för att kunden ska kunna ta med sig dessa inför nästa upphandling Reklamationer En tät kontakt med kunden ökar förutsättningarna för ett problemfritt samarbete eftersom du tidigt kan fånga upp eventuellt missnöje och åtgärda det. Ibland uppstår dock ändå problem och hur du löser dessa kan ha stor betydelse för hur ditt företag uppfattas som leverantör Statistik Det är vanligt att det i kontraktet ingår att tillhandahålla statistik över hur mycket som har levererats under varje period och till vilken kostnad. Därför är det bra om du samlar dessa uppgifter på ett sådant sätt att du lätt kan ge informationen till kunden. 31

34 4.2.4 Kvalitetssäkring Försäkra dig om att dina medarbetare arbetar enligt uppställda kvalitetskriterier för att upprätthålla den i kontraktet överenskomna kvalitetsnivån. Dokumentera eventuellt kvalitetssäkrande arbete som ligger utöver kontrakterad nivå och återkoppla gärna till kunden. 4.3 Fakturering I kontraktet finns det ofta information om hur fakturan ska se ut och hur faktureringen ska ske. Generellt finns anvisningar angående fakturering i kontraktet. Anvisningarna kan gälla hur ofta fakturering ska ske till vilken adress fakturan ska skickas vilken information fakturan ska innehålla hur elektronisk fakturering ska gå till. Kontakta kunden om anvisningar saknas. Alla statliga myndigheter ska sedan 2008 kunna skicka och ta emot elektroniska fakturor. 4.4 Prisjustering och optioner Vid långvariga kontrakt och ramavtal är det vanligt med villkor för prisjustering, exempelvis efter att ett eller två år har passerat. Det vanligaste är att det i kontraktet finns en klausul som anger när och med hur mycket priset kan justeras (ofta i enlighet med ett av de index som SCB publicerar). Det är vanligt att leverantören ska komma in med en begäran om justering ett visst antal månader innan datumet för justering inträffar. Innehåller kontraktet en option på ytterligare leverans eller förlängning är det kunden som ensidigt bestämmer om optionen ska utnyttjas. Tips Initiativet och ansvaret för att prisjusteringen ska bli gjord ligger vanligtvis hos dig som leverantör, skapa därför en bevakningsrutin för detta. Påminn vid behov kunden om att de kan utnyttja optioner i kontraktet. 4.5 Utvärdera kontraktsperioden Det är viktigt att utvärdera vad kontraktsperioden har inneburit för dig, inte minst för att kunna fatta ett väl underbyggt beslut om du ska lämna anbud eller inte i en eventuell kommande upphandling. 32

35 4.5.1 Intern uppföljning Utvärdera hur kontraktsperioden har varit för dig för att få en helhetsbild av samarbetet. Ta ställning till följande Har kontraktet varit lönsamt? Har samarbetet fungerat väl? Har kontraktet gjort att företagets kapacitet har utökats och därmed gjort det möjligt för företaget att åta sig större projekt? Har kontraktet medfört att företaget vunnit marknadsandelar? Har kontraktet ökat kännedomen om företaget hos tänkbara framtida kunder? Har kontraktet varit tillräckligt fördelaktigt för att du ska kunna tänka dig att fortsätta arbeta på liknande sätt? Ny kontraktsperiod Om du är färdig med din utvärdering av kontraktsperioden när det börjar bli dags för en ny upphandling, kan du lättare fatta beslut om att delta i en kommande upphandling. Tips Vad har fungerat bra och dåligt? Ta med dig nyttiga erfarenheter inför nästa upphandling. 33

36 5 Fick du inte affären? 5.1 Om anbudet inte antas Om ditt anbud inte vann finns det anledning att närmare undersöka skälen för detta, dels för att ta lärdom till kommande upphandlingar och dels för att säkerställa att en upphandlande myndigheten inte brutit mot upphandlingslagstiftningen. Läs tilldelningsbeslutet Av tilldelningsbeslutet framgår vilken leverantör som vann upphandlingen och skälen för detta. Begär ut det vinnande anbudet Normalt är anbud offentliga handlingar, och därför kan du begära att få dessa från den upphandlande myndigheten genom att ringa eller e-posta. Hur lång tid det tar att få handlingarna varierar, men en begäran att få ut kopior av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. En avgift kan dock tas ut för att kopiera och skicka dem.! Kontrollera Ta reda på varför ditt anbud inte blev antaget. Berodde det på ett slarvfel? Om ett slarvfel är orsaken bör du eliminera risken att det händer igen i framtida upphandlingar. Var än mer noggrann när du läser förfrågningsunderlaget och utformar anbudet. Kunde du inte uppfylla ställda krav? Om kraven är för högt ställda för att du ska kunna uppfylla dem är det inte någon idé att lämna anbud. Den upphandlande myndigheten får inte anta ett anbud om inte samtliga krav är uppfyllda. De krav som ställdes i den genomförda upphandlingen kan komma att ställas även i kommande upphandlingar. För att kunna uppfylla dessa krav behöver du utveckla företaget eller inleda ett samarbete med andra företag. Lyckades du inte förmedla ditt erbjudande tillräckligt väl? Kanske har du kunnat uppfylla ett krav, men inte kunnat formulera det på ett sådant sätt att den upphandlande myndigheten förstått vad du menat. Om otydlighet är det som gjort att du inte fått kontraktet, behöver du se över ditt sätt att formulera dig. Enbart sådant som uttryckligen framgår i anbudet får utvärderas även om den upphandlande myndigheten eventuellt skulle ha andra kunskaper om ditt företag och ert sätt att arbeta. En upphandlande myndighet ska på förfrågan lämna information om de relativa fördelar som funnits i det vinnande anbudet. På förfrågan kan en upphandlande myndighet ibland även ge synpunkter på hur du kan förbättra ditt anbudsarbete inför framtida upphandlingar. 34

37 Avgör om upphandlingen gått rätt till När du vet av vilken anledning ditt anbud inte vann, kan du ta ställning till om du tycker att prövningen av anbuden har gått rätt till eller inte. Tips Begär ut vinnande anbud för att dra lärdom och få inspiration. Ta reda på orsaken till att ditt anbud inte vann. 5.2 Begära överprövning och skadestånd Anser du att den upphandlande myndigheten har gjort fel och brutit mot gällande lagstiftning vid upphandlingen och att du har lidit, eller kan komma att lida, skada kan du ansöka om överprövning. Det finns tre olika typer av överprövning: överprövning av en upphandling, överprövning av ett ingånget avtals giltighet, överprövning av ett beslut att avbryta en upphandling. Skadestånd kan betalas ut om en upphandlande myndighet inte följt LOU och det därigenom uppkommit skada för en leverantör Överprövning av en upphandling Förutsättningar En förutsättning för att du ska kunna nå framgång med din ansökan om överprövning är att upphandlingen har brutit mot LOU och att det har medfört, eller kan medföra, skada för dig som leverantör. Vad kan en ansökan om överprövning av en upphandling leda till? Att ansöka om överprövning av en upphandling kan resultera i att rätten beslutar att a) upphandlingen ska göras om b) upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse har gjorts c) ansökan om överprövning avslås. Tidsfrist för att ansöka om överprövning Om du anser att den upphandlande myndigheten har gjort fel under upphandlingen, har du möjlighet att ansöka om överprövning. Överprövning av upphandling kan ske fram till dess att avtalsspärren har löpt ut (avtalsspärren inleds när den upphandlande myndigheten underrättar anbudsgivarna om beslutet om tilldelning). Ifall det inte finns någon avtalsspärr, som exempelvis vid direktupphandling, kan överprövning av upphandlingen ske fram till dess att ett avtal har ingåtts. Därefter kan överprövning av avtalets giltighet göras (se nedan). Kontakta den upphandlande myndigheten Innan du ansöker om överprövning bör du kontakta den upphandlande myndigheten om det du anser inte har gått rätt till. En dialog kan undvika att en process inleds på grund av missförstånd. 35

38 Ansöka om överprövning av en upphandling Om du efter kontakt med den upphandlande myndigheten väljer att gå vidare med ärendet, måste ansökan om överprövning komma till förvaltningsrätten innan avtalsspärren har löpt ut. Laghänvisning 16 kap. 1 LOU Avtalsspärr 16 kap. 2 LOU Undantag från avtalsspärr 16 kap. 6 LOU Förutsättningar för överprövning Överprövning av ett avtals giltighet Förutsättningar Möjlighet till överprövning av ett avtals giltighet finns i följande situationer. Vid otillåtna direktupphandlingar, dvs. avtal som slutits utan att annonsering skett enligt bestämmelserna i LOU. Detta gäller inte om den upphandlande myndigheten har iakttagit förhandsinsyn (frivillig avtalsspärr). Om ett avtal slutits innan underrättelse om tilldelningsbeslut skickats, ett avtal har slutits i strid med ett interimistiskt beslut, en avtalsspärr eller en tiodagarsfrist och de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna eller någon annan bestämmelse i LOU har överträtts och detta har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada. Vid överträdelse av bestämmelserna om avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning, om detta har medfört att en leverantör har lidit skada eller kan komma att lida skada. Detta gäller inte om den upphandlande myndigheten har skickat en underrättelse om tilldelningsbeslut och iakttagit en frivillig avtalsspärr. En leverantör kan ändra talan i mål om överprövning av upphandlingen till överprövning av ett avtals giltighet om exempelvis ett avtal tecknas under tiden överprövningen av upphandlingen pågår. Tidsfrister vid överprövning av ett avtals giltighet En ansökan om överprövning av ett avtals giltighet ska ha kommit in till förvaltningsrätten inom sex månader från det att avtalet slöts. Det finns dock två undantag från denna regel. En ansökan om överprövning ska ha kommit in till förvaltningsrätten innan 30 dagar har gått från det att en efterannonsering har publicerats i TED om resultatet av en upphandling eller den upphandlande myndigheten har lämnat sådan information som avses i 9 kap. 10 LOU. Tidsfristen för att ansöka om överprövning kan endast förkortas om de krav som ställs på efterannonsering och upplysningar vid meddelande om tilldelning uppfylls. Innebörden av att ett avtal förklaras ogiltigt Konsekvensen av att ett avtal förklaras ogiltigt är att skyldigheten att fullgöra avtalet bortfaller för båda parter. Parternas förmögenhetssituation ska återställas till den situation som var innan kontraktet slöts. Detta innebär att om förpliktelser i avtalet helt eller delvis har uppfyllts ska prestationerna i första hand återgå. Om det inte är möjligt ska förmögenhetsläget återställas. 36

39 När ett avtal inte får ogiltigförklaras I följande fall kan ett avtal inte ogiltigförklaras om annonsering vid förhandsinsyn har skett om den upphandlande myndigheten har iakttagit en frivillig avtalsspärr efter kontraktstilldelningen med förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal om det finns tvingande hänsyn till ett allmänt intresse (exempelvis skydd av människors liv och hälsa). Förhandsinsyn Om en upphandlande myndighet vid en direktupphandling har annonserat sin avsikt att tilldela ett kontrakt med en så kallad förhandsinsyn, måste en ansökan om överprövning lämnas till förvaltningsrätten inom tio kalenderdagar från det att publicering av annonsen har skett. Laghänvisning 16 kap. 3 Förhandsinsyn 16 kap. 13 LOU Överprövning av avtals giltighet 16 kap LOU Undantag från ogiltighet av avtal 16 kap. 17 LOU Tidsfrister Överprövning av ett beslut att avbryta upphandlingen Du som leverantör kan begära överprövning i förvaltningsrätten av den upphandlande myndighetens beslut att avbryta upphandlingen. Ansökan om överprövning måste lämnas in till förvaltningsrätten inom tiden för avtalsspärr (10 eller 15 dagar beroende på vilket kommunikationsmedel som använts). Tidsfristen räknas från den dag den upphandlande myndigheten har skickat underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen och angett skälen för detta. Laghänvisning 16 kap. 12 LOU Tidsfrist 15 kap. 19 LOU Underrättelse vid avbrytande av upphandling Allmänna regler som gäller alla typer av överprövningar Till vilken domstol ska ansökan skickas? Ansökan skickas till den förvaltningsrätt inom vilken domkrets den upphandlande myndigheten ligger. Domstolsverket kan ge upplysning om vilken förvaltningsrätt som ansökan ska lämnas till. Vad kostar det att föra en domstolsprocess? Det kostar inget att ansöka om överprövning. Vardera parten står själv för sin kostnad för processen och eventuella ombud. 37

40 Hur sker domstolsprocessen? Domstolen avgör vanligtvis målet på grundval av de skriftliga handlingarna som lämnas in i målet (muntlig förhandling vid upphandlingsmål är ovanligt). Rätten beaktar inte omständigheter som inte har åberopats. Det är därför viktigt att du tydligt formulerar vad du anser vara fel vid upphandlingen och kan visa stöd för dina påståenden. Söndagsregeln Vid beräkningen av tidsfristen för att ansöka om överprövning ska den så kallade söndagsregeln tillämpas. Söndagsregeln innebär att om den sista dagen för att ansöka om överprövning inträffar på en helgdag (lördag eller söndag eller en annan helgdag) förlängs tiden till den närmaste vardagen. Förlängd avtalsspärr Om överprövning sker i första instans (förvaltningsrätten) förlängs avtalsspärren automatiskt under målets handläggning och upphör tio dagar efter det att domstolen har avgjort målet (så kallad tiodagarsfrist). Vid överprövning i högre instanser (kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen) krävs det att leverantören yrkar på ett formellt beslut från rätten för att förlänga avtalsspärren (ett så kallat interimistiskt beslut). Interimistiskt beslut När en avtalsspärr inte råder får förvaltningsdomstolen besluta att avtal inte får ingås innan något annat bestäms (så kallat interimistiskt beslut). Om ett interimistiskt beslut fattats gäller en tiodagarsfrist då avtal inte får ingås efter det att förvaltningsrätten eller kammarrätten har avgjort målet eller upphävt det interimistiska beslutet. En tiodagarsfrist gäller också när Högsta förvaltningsdomstolen har fattat ett interimistiskt beslut och återförvisat målet till lägre instans. Tiodagarsfristen är till för att ge tid till eventuella överklaganden till högre instanser. Laghänvisning 16 kap. 5 LOU Behörig domstol 16 kap. 8 LOU Förlängd avtalsspärr 16 kap. 9 LOU Interimistiskt beslut 16 kap. 10 LOU Tiodagarsfrist 16 kap. 18 LOU Söndagsregeln Skadestånd Förutsättningar Om du anser att du har lidit skada på grund av att en upphandlande myndighet har brutit mot bestämmelser i LOU kan du föra talan om skadestånd. Tidsfrist Inom ett år från den tidpunkt då ett avtal har slutits eller förklarats ogiltigt genom ett avgörande som vunnit laga kraft, har du möjlighet att föra en talan om skadestånd vid tingsrätten. Du kan ha rätt till ekonomisk ersättning (så kallat skadestånd) om en upphandlande myndighet inte har följt bestämmelserna i LOU. Skadeståndets storlek är beroende på överträdelsens karaktär, nedlagda kostnader och utsikterna till vinst. 38

41 Skadestånd kan utges för kostnader för att förbereda anbud och i övrigt delta i en upphandling (så kallat negativt kontraktsintresse) om en upphandlande myndighet har brutit mot en av bestämmelserna i LOU och denna överträdelse menligt har påverkat dina möjligheter att tilldelas kontraktet. Det är möjligt att flera deltagande anbudsgivare kan få skadestånd för nedlagda kostnader om en upphandlande myndighet inte följer bestämmelserna i LOU. Skadestånd kan utöver uppkomna kostnader även utges för utebliven vinst (så kallat positivt kontraktsintresse) om en upphandlande myndighet har brutit mot en av bestämmelserna i LOU och om du sannolikt hade tilldelats kontraktet om överträdelsen inte hade skett. Till vilken domstol skickas stämningsansökan? Stämningsansökan skickas till den tingsrätt inom vilken domkrets den upphandlande myndigheten ligger. Domstolsverket kan ge upplysning om vilken tingsrätt som ansökan ska lämnas till. Vad kostar det att föra en domstolsprocess? Det kostar 450 kr att inleda en skadeståndsprocess. Vanligtvis får den förlorande parten även stå för motpartens rättegångskostnader, exempelvis kostnad för advokat eller annat ombud. Hur sker domstolsprocessen? Domstolen avgör vanligtvis frågan efter en muntlig förhandling. Rätten beaktar inte omständigheter som inte har åberopats. Det är därför viktigt att du tydligt formulerar vad du anser vara fel vid upphandlingen och kan visa stöd för dina påståenden. Laghänvisning 16 kap. 20 LOU Skadestånd 16 kap. 21 LOU Tidsfrister 39